新建文檔
我們講了Word第一課后，有位朋友和我說(shuō)用起來(lái)太麻煩了，問(wèn)他怎么個(gè)麻煩法，他說(shuō)，有時(shí)要打印幾份文件，每打印一份就要退出一次Word重來(lái)，所以特別麻煩。 其實(shí)根本用不著(zhù)退出Word。你可以在Word里面關(guān)掉已經(jīng)打印出來(lái)的文件，然后新建一個(gè)文檔或者打開(kāi)另外的文檔，同時(shí)打開(kāi)幾個(gè)文件也可以。
怎么做呢？很簡(jiǎn)單的，先看新建文檔。我們打開(kāi)Word。Word啟動(dòng)之后自動(dòng)建立了一個(gè)新文檔，注意現在標題欄上的文檔名稱(chēng)是“文檔1.doc”，單擊工具欄上的"新建空白文檔"按鈕，現在我們就又新建了一個(gè)空白的文檔，它的名字叫做“文檔2.doc”。再單擊這個(gè)按鈕，就出現了“文檔3”。這是我們新建一個(gè)文檔最常用的方法。
建立新文檔 還 有幾種 方法：
1通過(guò)“開(kāi) 始”菜單 的“新建Office 文檔”命 令來(lái) 建立：
單 擊“開(kāi)始” 按鈕，單擊 “新建 Office 文檔”命令
打開(kāi)“新建Office文檔”對話(huà)框，選擇“空文檔”：
單擊“確定”按鈕，出現了Word的啟動(dòng)畫(huà)面，我們就建立了一個(gè)新的Word文檔。
2使用快捷鍵來(lái)建立： 在Word中按Ctrl+N鍵，可以建立一個(gè)新的空白文檔。
3在Word中使用“文件”菜單的“新建”命令來(lái)建立：
4在“我的電腦”和“資源管理器”中使用“新建”命令來(lái)建立：
5使用右鍵菜單來(lái)建立： 在桌面上空白處單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中單擊“新建”項，從彈出的子菜單中選擇“Microsoft Word文檔”，給這個(gè)文檔起好名字，這個(gè)文檔就建立好了。
打開(kāi)文檔
怎么在Word里打開(kāi)以前存盤(pán)的文檔呢？我的朋友說(shuō)他一直都是先退出Word，然后去雙擊要打開(kāi)的文件，Word就會(huì )自動(dòng)啟動(dòng)并打開(kāi)那個(gè)文件。
其實(shí)打開(kāi)和新建一樣，不用退出Word也可以打開(kāi)文件，單擊工具欄上的“打開(kāi)”按鈕，就可以打開(kāi)一個(gè)“打開(kāi)文件”對話(huà)框。
我們來(lái)看看怎么打開(kāi)D盤(pán)“笑話(huà)”文件夾中的“笑話(huà).doc”。
單擊這個(gè)下拉列表框，從彈出的列表中選擇“D：”，也就是D盤(pán)，現在下面的文件列表中出現的就是D盤(pán)的內容了，雙擊打開(kāi)這個(gè)“笑話(huà)”文件夾，列表中就出現了“笑話(huà).doc”文件，選中這個(gè)文件，單擊“打開(kāi)”按鈕，就打開(kāi)這個(gè)文件了。
打開(kāi)文檔 還 有幾種 方法：
1通過(guò)“開(kāi)始”菜單的“打開(kāi)Office文檔”命令來(lái)打開(kāi)；
2在Word里按“Ctrl+O”鍵。 在Word中使用“文件”菜單的“打開(kāi)”命令。
3使用“文件”菜單中的歷史記錄來(lái)打開(kāi)文檔：打開(kāi)“文件”菜單，在下面有一欄顯示了我們最近打開(kāi)過(guò)的文檔，單擊其中的一條，就可以打開(kāi)相應的文檔了；
我們還可以設置這個(gè)文檔顯示的數目：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框，單擊“常規”選項卡，在這里有一個(gè)“列出最近使用文件？個(gè)”選項，輸入框中可以輸入文件的數目，而清除這個(gè)復選框則可以讓W(xué)ord不再記憶曾經(jīng)打開(kāi)的文件。
保存文檔
現在我們來(lái)看看保存文檔。這次我們講一點(diǎn)新東西：
打開(kāi)“另存為”對話(huà)框；這里有一個(gè)“新建文件夾”按鈕，它可是很有用的：我們平時(shí)的文件都是分類(lèi)存放的，而有時(shí)要保存編輯的稿件，覺(jué)得放到哪里都不合適，這時(shí)我們就可以新建一個(gè)文件夾把文件放到里面。單擊這個(gè)“新建文件夾”按鈕，在打開(kāi)的對話(huà)框中輸入文件夾的名字“稿件”，
單擊“確定”按鈕，回到“另存為”對話(huà)框；輸入文檔的名字，單擊“保存”按鈕，我們就可以把文檔保存在新建的文件夾中了。
多文檔切換
不過(guò)現在就有另一個(gè)問(wèn)題了，現在我們打開(kāi)了幾個(gè)文檔，而不是像以前那樣只打開(kāi)一個(gè)文檔，如果我們想從現在這個(gè)文檔切換到另外的一個(gè)文檔中，該怎 么辦呢？一般的辦法是使用窗口菜單來(lái)切換當前編輯的文檔。
打開(kāi)窗口菜單，菜單的最下面列出了我們打開(kāi)的 所有文檔，帶有對號的是當前編輯的文檔，單擊“文檔2.doc”，就切換到了“文檔2.doc”。 當然你也 可以按下ALT+TAB鍵來(lái)切換，這是Word 2000新增的切換功能。
關(guān)閉文檔和退出Word
現在我們打開(kāi)了多個(gè)文檔，假如我們現在要關(guān)閉這個(gè)“文檔2.doc”，單擊標題欄上的這個(gè)“關(guān)閉”按鈕就可以了。 你可能要問(wèn)，這個(gè)按鈕不是退出Word時(shí)用的嗎？是這樣，在只打開(kāi)了一個(gè)文檔時(shí)是點(diǎn)這個(gè)按鈕會(huì )退出Word，但在同時(shí)打開(kāi)了幾個(gè)文檔時(shí)，它的作用就只是關(guān)閉當前編輯的文檔了?，F在我們只有一個(gè)打開(kāi)的文檔，在剛才的關(guān)閉按鈕的下面，也就是菜單欄的最右端，又出現了一個(gè)關(guān)閉按鈕?，F在標題欄上的“關(guān)閉”按鈕的作用是關(guān)閉當前編輯的文件并且退出Word，而菜單欄上的“關(guān)閉”按鈕就只是關(guān)閉當前文檔，
而不退出Word了。
在打開(kāi)了幾個(gè)文檔的時(shí)候可以直接退出Word，打開(kāi)“文件”菜單，選擇“退出”命令，就可以直接退出Word了。選擇這個(gè)命令后，出現了一個(gè)對話(huà)框，這是提示我們要關(guān)閉的文檔沒(méi)有存盤(pán)，要不要現在保存，
這是Word的一項功能。如果在上次保存之后你又對文檔做了改動(dòng)，它就會(huì )提醒你進(jìn)行保存；現在的這些文件都沒(méi)有保存價(jià)值，所以我們選擇“否”。不過(guò)你以后遇到這個(gè)對話(huà)框時(shí)可要想清楚，是不是要保存。 雖然忘了保存文件時(shí)，退出Word會(huì )提醒你存盤(pán)，但你也要養成經(jīng)常保存文件的習慣。不然萬(wàn)一遇到停電之類(lèi)的特殊情況，可是誰(shuí)也幫不了你。
文檔的保護
有時(shí)編輯的文檔不希望別人進(jìn)行修改，這時(shí)可以給文檔設置一個(gè)口令，把文檔保護起來(lái)：打開(kāi)“工具”菜單，單擊“選項”命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框，單擊“保存”選項卡，在“修改權限密碼”文本框中輸入一個(gè)密碼，單擊“確定”按鈕，此時(shí)會(huì )出現一個(gè)“確認密碼”對話(huà)框，再一次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，密碼就設置好了，關(guān)閉并保存文檔，再打開(kāi)它，就會(huì )出現一個(gè)“密碼”對話(huà)框，要求我們輸入一個(gè)密碼，否則就只能以只讀方式打開(kāi)文檔。
如果你不希望別人看到文檔的內容，還可以設置一個(gè)“打開(kāi)權限密碼”，打開(kāi)“選項”對話(huà)框，在“常規”選項卡的“打開(kāi)權限密碼”正文框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕，彈出“確認密碼”對話(huà)框，再次輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣保存退出，再打開(kāi)文檔時(shí)會(huì )彈出一個(gè)“密碼”對話(huà)框，現在如果不輸入密碼就不能打開(kāi)文檔了。要是不想要密碼了，打開(kāi)“選項”對話(huà)框，在兩個(gè)密碼的正文框里把密碼清除就可以了。
要是把密碼忘了，你最好和微軟的人聯(lián)系，讓他們幫你來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。
在Word中還可以對文檔的一部分內容設置修改口令，防止別人修改，方法是打開(kāi)“工具”菜單，單擊“保護文檔”命令，在“保護文檔”對話(huà)框中選擇要保護的內容，比如批注、修訂等，輸入密碼，單擊“確定”按鈕，同樣會(huì )出現一個(gè)“確認密碼”對話(huà)框，確認一下密碼就可以了?！ ?
存為Web頁(yè)面
把一個(gè)文檔保存成一個(gè)網(wǎng)頁(yè)：打開(kāi)“文件”菜單，單擊“另存為Web頁(yè)”命令，打開(kāi)“另存為”對話(huà)框，選擇保存的文件夾，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，就可以保存出一個(gè)Web頁(yè)來(lái)。
不過(guò)在保存時(shí)會(huì )丟失一部分格式的設置，因為在頁(yè)面視圖中的某些格式在瀏覽器中是無(wú)法實(shí)現的，單擊“繼續”按鈕，Word自動(dòng)轉到了Web版式視圖中，在這里設置的格式就可以在瀏覽器中完全顯示了。
打開(kāi)“文件”菜單，單擊“Web頁(yè)預覽”按鈕，就可以直接用瀏覽器來(lái)查看所做網(wǎng)頁(yè)的實(shí)際效果了。在Word 2000中可以直接從打開(kāi)對話(huà)框中打開(kāi)并編輯Web文件夾中的文檔，也可以直接把文檔保存到Web文件夾中。
在IE5中單擊“編輯”按鈕的下拉箭頭，選擇“使用Microsoft Word for windows進(jìn)行編輯”，可以啟動(dòng)Word對網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行編輯。
Web文件夾是Office 2000中增加的一個(gè)功能，它允許你將Office文檔直接保存到Web服務(wù)器上，以方便文檔的更新。
設置Web文件夾：打開(kāi)“我的電腦”，雙擊“Web文件夾”圖標，打開(kāi)“Web文件夾”，雙擊“添加Web文件夾”圖標，打開(kāi)“添加Web文件夾”對話(huà)框，在“請鍵入要添加的位置”輸入框中輸入放置Web文件夾的URL，單擊“下一步”按鈕，輸入這個(gè)Web文件夾的名稱(chēng)，單擊“完成”按鈕，一個(gè)Web文件夾就建立好了。
使用Web文件夾：在Word的打開(kāi)和保存對話(huà)框的左邊有一個(gè)Web文件夾按鈕，單擊這個(gè)按鈕，雙擊文檔要打開(kāi)或保存的文件夾，選擇文檔打開(kāi)或輸入名稱(chēng)保存就可以了。
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