給文件加密碼
有的文件內容比較機密，往往不希望別人打開(kāi)查閱或修改，這時(shí)可以給這個(gè)文件加上密碼，操作方法如下：
首先打開(kāi)要加密的word文檔，單擊菜單欄中的“工具”選項，單擊彈出的菜單中的“選項”命令，在彈出的對話(huà)框中單擊“保存”標簽，在彈出的選項卡的下半部分你就可以看到“打開(kāi)權限密碼”和“修改權限密碼”兩個(gè)輸入框，根據你的需要，在其中一個(gè)對話(huà)框里輸入你自己的密碼，再次確認密碼，然后單擊“確定”按鈕即可。比如，你在“打開(kāi)權限密碼”對話(huà)框里輸入密碼，那么你以后打開(kāi)這個(gè)文件，系統就會(huì )要求你輸入密碼，否則無(wú)法打開(kāi)。所以，你一定要牢記剛才輸入的密碼！
定時(shí)自動(dòng)保護文件
在操作過(guò)程中，有時(shí)會(huì )因為進(jìn)行某項操作導致死機，有時(shí)碰到突然停電等等其它原因，結果造成數據丟失。為了在一定程度上減少損失，可以用Word中的自動(dòng)保護功能讓系統自動(dòng)定時(shí)保存文件，具體操作步驟如下：
首先單擊菜單欄中的“工具”選項，然后單擊菜單中的“選項”命令，在彈出的對話(huà)框中單擊“保存”標簽，在彈出的選項卡的下半部分你就可以看到“自動(dòng)保護時(shí)間間隔”輸入框，在框中輸入自動(dòng)保護的間隔時(shí)間，單擊“確定”按鈕即可。
此時(shí)即可放心地操作而不必擔心數據會(huì )大量丟失了!
快速保存
首先，要設置啟用快速保存：設置快速保存的方法為:單擊“工具”菜單中“選項”命令，在“選項”對話(huà)框中選擇“保存”標簽卡，然后選中“快速保存”復選框即可?？焖俅蜷_(kāi)和保存文檔。然后，word的菜單會(huì )生相應的變化，選擇“文件”菜單，在菜單最下方出現最近編輯過(guò)的四個(gè)文件名，單擊其中一項，便可快速打開(kāi)相應文檔?！翱焖俦４妗睂?shí)際是每次保存的時(shí)候，只保存改變過(guò)的內容，用它可以節省保存時(shí)間。
多處剪切，一處粘貼
用圖文場(chǎng)移動(dòng)多個(gè)對象。圖文場(chǎng)是Word中另外一種剪切板，可以存儲已剪切的多個(gè)項目。你可用它移動(dòng)兩個(gè)或更多不相鄰的項目。具體方法為:⑴選中要移動(dòng)的文本或圖形，再按下Ctrl+F3組合鍵移至圖文場(chǎng)，對每個(gè)要移的項目重復此步驟;⑵單擊要插入圖文場(chǎng)的位置；⑶若插入圖文場(chǎng)內容而并清空圖文場(chǎng)，可按下Ctrl+Shift+F3組合鍵，若只插入圖文場(chǎng)內容而不清空圖文場(chǎng)，可按住Shift鍵，選擇“插入”菜單中“自動(dòng)圖文集”命令，再單擊“自動(dòng)圖文集”，然后在“請在此鍵入自動(dòng)圖文集詞條”框中，單擊“圖文場(chǎng)”，選擇“插入”按鈕。
順便說(shuō)一句，你若要查看圖文場(chǎng)內容，可選擇“插入”菜單中“自動(dòng)圖文集”命令，再單擊自動(dòng)圖文集名稱(chēng)列表中的“圖文場(chǎng)”， Word在“預覽”框中可顯示內容。
文字塊的快速、重復錄入方法
用自動(dòng)圖文集提高輸入效率。在錄入文字時(shí)經(jīng)常遇到一小塊文字需要重復錄入，這時(shí)你可以用自動(dòng)圖文集來(lái)解決該問(wèn)題，這種方法就是用“圖文集詞條”代替要錄入的文字，在編輯正文時(shí)，只需輸入相應的詞條，Word即可將它自動(dòng)轉換成自動(dòng)圖文集中的內容。若要添加自動(dòng)圖文集，可選擇“工具”菜單中“自動(dòng)更正”命令，單擊“自動(dòng)圖文集”標簽卡，然后選擇“添加”按鈕進(jìn)行編輯添加，編輯好后單擊“確定”按鈕。如你添加了“詞條”“賽迪網(wǎng)信息技術(shù)有限公司”后，只要你錄入“賽迪”兩個(gè)字后，屏幕上會(huì )立即顯示整個(gè)詞條，擊回車(chē)鍵這個(gè)“詞條”便被添加文檔中。
插入中英對譯的翻譯結果
注意:首先，要確認“詞典”命令出現在菜單上，按Alt+Shift+F7試試，沒(méi)反映？安裝吧——用word安裝盤(pán)安裝詞典組件才行。
用詞典進(jìn)行翻譯。在編輯文檔時(shí)，常會(huì )遇到一些生詞難以弄懂，這時(shí)你求助于Word的中英——英中詞典，即可在Word中進(jìn)行動(dòng)態(tài)互譯了。使用的方法是:⑴從“工具”菜單中選擇“語(yǔ)言”，然后單擊“詞典”命令，也可按Alt+Shift+F7組合鍵啟動(dòng)詞典，這時(shí)出現“詞典”對話(huà)框;⑵鍵入要查閱的內容，你可查閱英文單詞或詞組的中文解釋或是中文字詞對應的英文單詞;⑶單擊“插入”按鈕，可以將互譯的單詞插入到文本中，單擊“翻譯”按鈕，可以在“替換為翻譯”列表框內顯示該詞的含義、多種解釋及詞性等;⑷在“查閱”列表框內單擊其中單詞，右邊會(huì )自動(dòng)顯出相應的翻譯結果。
同時(shí)編輯長(cháng)文檔的多個(gè)部分
同時(shí)編輯同一文檔的多個(gè)部分。處理長(cháng)文檔時(shí)可將文檔的不同部分同時(shí)顯示出來(lái)以供編輯，這里有兩種方法實(shí)現該功能。
方法一:利用不同的窗口顯示同一文檔的不同部分，首先打開(kāi)需顯示的文檔，然后單擊“窗口”菜單的“新建窗口”菜單項，這樣屏幕上就會(huì )產(chǎn)生一個(gè)新窗口，顯示的是同一文檔，你可以通過(guò)窗口切換和窗口滾動(dòng)技術(shù)，使不同的窗口顯示同一文檔的不同部分。
方法二:用同一窗口的子窗口顯示同一文檔的不同部分，即單擊“窗口”菜單的“拆分”菜單項，將當前文檔窗口分割為兩個(gè)子窗口，且兩個(gè)子窗口都是激活的，你可以對任何一個(gè)子窗口獨立地進(jìn)行操作。要想結束這種子窗口狀態(tài)，可以單擊“窗口”菜單的“取消拆分”“菜單項”。
同時(shí)保存或關(guān)閉多個(gè)文檔
同時(shí)保存多個(gè)文檔。當同時(shí)打開(kāi)了多個(gè)文檔時(shí)，若要同時(shí)保存和關(guān)閉所有文檔，可按住Shift鍵，再單“文件”菜單。這時(shí)菜單中將包含“全部關(guān)閉”和“全部保存”兩個(gè)菜單項，你只需單擊其中之一即可。
在長(cháng)文檔中快速漫游
在文檔中漫游。單擊常用工具欄上（就是有“新建”和“打開(kāi)”按鈕的那個(gè)工具欄，靠近右邊，唉，沒(méi)辦法學(xué)問(wèn)多了，蓋都蓋不?。┑摹拔臋n結構圖”按鈕，然后再單擊文檔結構圖中要跳轉的標題即可至文檔中相應位置。文檔結構圖將在一個(gè)單獨的窗格中顯示文檔標題，你可通過(guò)文檔結構圖在整個(gè)文檔中快速漫游并追蹤特定位置。在文檔結構圖中，可選擇顯示的內容級別，調整文檔結構圖的大小。若標題太長(cháng)，超出文檔結構圖寬度，不必調整窗口大小，只需將鼠標指針在標題上稍作停留，即可看到整個(gè)標題。
加入動(dòng)態(tài)文字
讓文檔動(dòng)起來(lái)。在Word97文檔中使用動(dòng)態(tài)文字能使文檔更為生動(dòng)，增強文檔的視覺(jué)效果。為文字添加動(dòng)態(tài)效果的方法是：
⑴選定要添加動(dòng)態(tài)效果的文字。
⑵單擊“格式”菜單中的“字體”項打開(kāi)字體對話(huà)框，然后單擊“動(dòng)態(tài)效果”選項框。
⑶在“動(dòng)態(tài)效果”框中單擊所需效果（如赤水情深、禮花綻放、七彩霓虹、閃爍背景等），然后單擊“確定”按鈕即可。若要取消動(dòng)態(tài)效果，可單擊“動(dòng)態(tài)效果”框中的“無(wú)”選項。
添加彩色背景
為文檔添加彩色背景。Word97你可為改變文檔的背景以使眼睛舒適，為文檔添加背景的方法是：
⑴單擊“格式”菜單中的“背景”項，然后在彈出的圖形菜單中單擊所需要的填充色或單擊“填充效果”項。
⑵如果在上一步單擊“填充效果”項，就會(huì )打開(kāi)“填充效果”對話(huà)框，可以以其中選擇過(guò)渡、紋理或帶圖案的背景。
⑶選好各項后，單擊“確定”按鈕即可。
添加常用中文標點(diǎn)和其它符號工具欄
添加標點(diǎn)符號工具欄。利用工具欄可快速地執行命令，裝上標點(diǎn)工具欄后你就可方便地輸入標點(diǎn)符號了。將位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夾中的模塊文件Symbar.dot復制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夾中，然后重新啟動(dòng)Word97，就可以得到標點(diǎn)符號工具欄，你可以通過(guò)“插入”菜單中的“符號”來(lái)選擇標點(diǎn)符號。
為文檔設置密碼。設置密碼的方法：
⑴單擊“文件”菜單的“另存為”菜單項打開(kāi)“另存為”對話(huà)框。
⑵在“文件”框中輸入欲賦賦予文檔的新文件名。
⑶單擊“選項”按鈕，打開(kāi)有“保存”選項卡的“保存”對話(huà)框。
⑷往“打開(kāi)權限密碼”文本框中輸入密碼。密碼區分大小寫(xiě)，并且最多只能有15個(gè)字符，這些字符可以是字母、數字或符號。每輸入一個(gè)密碼字符，文本框內就會(huì )顯示一個(gè)星號。
⑸單擊“確定”按鈕，打開(kāi)“確認密碼”對話(huà)框，往“請再鍵入一遍打開(kāi)權限密碼”框中再輸入一遍密碼，以確保無(wú)誤。
⑹單擊“確定”按鈕返回“另存為”對話(huà)框。
⑺單擊“保存“按鈕保存文件。
意外關(guān)機，自動(dòng)恢復文檔
對付死機的補救方法。若Word發(fā)生意外死鎖，重新啟動(dòng)之后，還有可能部分地恢復以前的工作。方法為:
⑴啟動(dòng)Word，單擊“打開(kāi)”命令。
⑵在文件夾列表中，雙擊Windows文件夾內的Temp文件夾，在“文件類(lèi)型”框中選擇“所有文件”。
⑶打開(kāi)恢復的文檔，每個(gè)恢復的文檔都命名為“自動(dòng)恢復保存的文件名”，擴展名doc。
⑷單擊“保存”命令按鈕，在“文件名”框中輸入文件名，當看到詢(xún)問(wèn)是否替換已有文檔的提示信息時(shí)單擊“是”，這樣你就可以用現在的文件名打開(kāi)并編輯文檔了。
使用格式刷
在Word中，可以使用“格式刷”方便地將某種格式復制到多個(gè)段落，操作方法為：
1．選定要進(jìn)行格式復制的文字，雙擊“格式刷”工具按鈕，這時(shí)鼠標指針會(huì )變成格式刷形狀；
2．將鼠標移至要改變格式的段落，單擊鼠標左鍵，或者在文檔中選定要改變格式的文字；
3．重復步驟2，可進(jìn)行多次復制操作，直到再次單擊“格式刷”工具按鈕完成操作。
選定文字的技巧
1．用鼠標快速選定。雙擊鼠標左鍵，在Word 97中可選定一個(gè)由空格和標點(diǎn)符號分隔的短句，在Word 2000中可選定一個(gè)默認的詞；三擊鼠標左鍵，選定一段正文。
2．使用選定欄。選定欄是文檔窗口左邊界和頁(yè)面上文本區左邊界之間不可見(jiàn)的一欄，當鼠標指針移到選定欄上時(shí)，指針形狀會(huì )自動(dòng)變成一個(gè)指向右上方的箭頭，這時(shí)單擊鼠標左鍵可以選定指針所指行的整行文字，雙擊鼠標左鍵可以選定指針所指段的整段文字，三擊鼠標左鍵可以將正在編輯的文檔全部文字選定。
3．選定一列文字。將光標置于欲選定列的任意一角，按住alt鍵后，拖動(dòng)鼠標指針至該列的對角處，可選定一列文字。
4．使用快捷鍵f8：按f8第一次，打開(kāi)“擴展”模式；按第二次，選中當前詞；按第三次，選中整個(gè)句子；按第四次，選中當前段落；按第五次，選中整個(gè)文檔。
取消自動(dòng)編號列表
在Word中，提供了許多智能化的自動(dòng)功能，確實(shí)很方便，但許多Word用戶(hù)并不習慣，“自動(dòng)編號列表”就是一例。關(guān)掉此項功能的方法是：
1．單擊“工具→自動(dòng)更正”選單，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對話(huà)框；
2．在Word 97中單擊“自動(dòng)功能”選項卡；在Word 2000中單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡；
3．消除“自動(dòng)編號列表”復選框中的復選標志（√），單擊“確定”按鈕。
給跨頁(yè)的表格自動(dòng)添加表頭
如果你在Word中制作的表格有多頁(yè)，往往需要從第二頁(yè)開(kāi)始的每一頁(yè)都有與第一頁(yè)相同的表頭，這時(shí)，可按以下步驟進(jìn)行操作：
1．選定第一頁(yè)的表頭（表頭有多行時(shí)要選定多行）；
2．在“表格”選單上，單擊“標題行重復”。
編輯時(shí)的快速定位
按下shift＋f5組合鍵可以將插入點(diǎn)返回到上次編輯的文檔位置。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，第四次按shift＋f5組合鍵插入點(diǎn)會(huì )回到當前的編輯位置。如果是在打開(kāi)文檔之后按shift＋f5，可以將插入點(diǎn)移動(dòng)到上次退出Word時(shí)最近一次的編輯位置。
示過(guò)寬文檔
在打開(kāi)文檔時(shí)，有時(shí)會(huì )發(fā)現因為文檔過(guò)寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧！這時(shí)我們可以重新調整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“視圖”選項，然后選中“窗口內自動(dòng)換行”復選框即可。我們也可以通過(guò)改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁(yè)面視圖中的文檔窗口。這時(shí)我們單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁(yè)寬”選項即可。我們還可以切換到W eb版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。
改變文檔的缺省目錄
所有Office文檔的缺省目錄是C盤(pán)下的My Documents文件夾，根據工作需要，我們可以輕松地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項”命令，單擊“文件位置”選項卡，會(huì )顯示一列選項和它們當前存儲的目錄。在“文件類(lèi)型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對話(huà)框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。
另有妙用的Ctrl＋Z
大家都知道，Ctrl＋Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們在編寫(xiě)文檔過(guò)程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復到以前的某一步。但你知道嗎？Ctrl＋Z還有特殊的作用。先舉一個(gè)例子，在沒(méi)有改變W o rd缺省設置的情況下，在空行中輸入：“1、計算機的實(shí)際應用”，系統會(huì )自動(dòng)將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问?，并在下一行添加了?、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說(shuō)第一行中的“1、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選。這時(shí)，Ctrl＋Z就發(fā)揮作用了。我們在輸入“1、計算機的實(shí)際應用”敲回車(chē)后，順手按一下Ctrl＋Z，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。原來(lái)系統有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動(dòng)更正。比如我們輸入“1、計算機的實(shí)際應用”并敲回車(chē)后，系統做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號的形式。我們按了一下Ctrl＋Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒(méi)發(fā)生一樣，系統“自動(dòng)更正”的內容可以在“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”選項下更改，這里就不再細說(shuō)了。大家可以根據此原理去發(fā)現Ctrl＋Z的妙用。
關(guān)閉語(yǔ)法錯誤標記
在鍵入時(shí)，Word可以對我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查，在頁(yè)面上可以看到紅紅綠綠的波浪線(xiàn)。如果你覺(jué)得這些線(xiàn)太影響視覺(jué)效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫(xiě)和語(yǔ)法狀態(tài)”圖標上單擊鼠標右鍵，選擇“隱藏語(yǔ)法錯誤”項，語(yǔ)法檢查出來(lái)的錯誤標記就全都不見(jiàn)了。如果要詳細設定，可以在右鍵菜單中選擇“選項”，在“選項”對話(huà)框中單擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”選項，在這里我們可以詳細設定拼寫(xiě)和語(yǔ)法的屬性。
控制轉換的字體
有時(shí)打開(kāi)別人傳來(lái)的文檔，發(fā)現里面含有自己計算機中尚未安裝的字體。如果打開(kāi)的文檔中包含這樣的字體，Word會(huì )將字體替換為機器中已安裝的字體。如何來(lái)選擇要替換的字體呢？我們可以這樣做：?jiǎn)螕簟肮ぞ邫凇辈藛沃械摹斑x項”命令，再單擊“兼容性”選項。在“字體替換”中的“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱(chēng)。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊“確定”，系統就會(huì )按要求進(jìn)行字體的轉換。
將樣式傳給其他文檔
某一文檔中創(chuàng )建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用其中一種，可以用下面的方法。打開(kāi)一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對話(huà)框中選擇“管理器”按鈕。在“管理器”對話(huà)框中，打開(kāi)的文檔中的一列樣式會(huì )顯示在左邊，Normal. dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復制”按鈕，就將其添加到了右側的列表中。
防止打印表格空白頁(yè)
如果在Word中制作一個(gè)滿(mǎn)頁(yè)的表格，Word總會(huì )多一個(gè)回車(chē)符獨占下一頁(yè)，而且刪除不掉。打印時(shí)，要么走一張空紙，要么只能選擇打印當前頁(yè)，挺麻煩的。解決辦法是：將光標定位到獨占一頁(yè)的這行，選擇［格式］→［段落］，將［行距］設置為“固定值→1磅”就可以了。
取消自動(dòng)添加超鏈接
我們在Word中輸入一個(gè)網(wǎng)址或郵箱地址后，Word總是將它們自動(dòng)轉換成藍色的超鏈接，該怎么取消呢？其實(shí)，你只要選擇［工具］→［選項］中的［拼寫(xiě)和語(yǔ)法］，將“忽略Internet和文件地址”選中即可?；蛘弋敵霈F自動(dòng)鏈接時(shí)，馬上按[Ctrl+Z]，即可取消。
選擇文檔保存位置
Word保存文件時(shí)，總是默認保存在“我的文檔”中，可是我的個(gè)人文件從來(lái)不保存在C盤(pán)上，而是有一個(gè)固定的其他分區來(lái)保存，每次選擇保存位置太麻煩了。有的同學(xué)會(huì )先在保存位置新建一個(gè)Word文檔并輸入文件名，然后雙擊打開(kāi)，再書(shū)寫(xiě)內容，這樣，再保存時(shí)就不會(huì )提示保存位置了。這雖然是一種方法，但不是最好的。一勞永逸的方法是：選擇［工具］→［選項］中的［文件位置］，文件類(lèi)型選為“文檔”，再單擊［修改］按鈕，選擇文檔保存位置，完成后單擊［確定］按鈕即可。
倒“?！钡闹谱?div style="height:15px;">
在撰寫(xiě)教案或論文時(shí)，經(jīng)常要遇到圖文混排，即文本框和自選圖形的混排，但有時(shí)文本框卻無(wú)法實(shí)現某些特殊功能，比如說(shuō)倒寫(xiě)的紅“?！弊滞ㄟ^(guò)文本框就無(wú)法實(shí)現，在這種情況下，通過(guò)插入藝術(shù)字就很容易實(shí)現。具體操作步驟如下：
1. 單擊“視圖”菜單，選中“工具欄”，再選中級聯(lián)菜單中的“繪圖”命令，啟動(dòng)“繪圖”工具欄。
2. 單擊“自選圖形”下的“基本形狀”命令，選中第四個(gè)圖形，菱形。
3. 設置插入點(diǎn)，單擊鼠標左鍵，出現一規則菱形。
4. 設置自選圖形格式，填充為紅色，無(wú)線(xiàn)條色。
5. 設置插入點(diǎn)，單擊“插入”下的圖片命令，選擇“藝術(shù)字”。選擇第一種藝術(shù)字式樣，單擊[確定]。
6. 彈出“編輯藝術(shù)字文字”對話(huà)框，輸入“?！弊?，并設置字型為“華文行楷”，字號“48”，填充為“黑色”。
7. 選中“?！弊?，單擊“繪圖”選擇“旋轉或翻轉”命令，做兩次左轉。
8. 將圖2和圖4進(jìn)行組合。選中圖2，按住[Shift]鍵不放，再選擇圖4，此時(shí)兩張圖片同時(shí)被選中，選擇“繪圖”菜單，點(diǎn)擊[組合]命令。
9. 最后，將“?！弊峙c自選圖形格式對齊。首先選中圖形，再選擇“繪圖”菜單，點(diǎn)擊[對齊或分布]命令，選中水平居中和垂直居中。這樣“倒福字”圖片就制作成功了。
在Word文檔中插入公式后，行距便會(huì )變得很大，簡(jiǎn)單的調整段落的行距是行不通的。逐個(gè)點(diǎn)選公式，然后拖動(dòng)下角的箭頭倒可以將它任意放大縮小以調整行距，但是如果在一篇文檔中使用了大量的公式，這種操作顯然太麻煩，手工操作也容易使得公式大小不一，一些小的公式還會(huì )影響到顯示的效果。
選中要進(jìn)行操作的那些行，依次單擊菜單命令“格式→段落”，打開(kāi)“段落”對話(huà)框；單擊“縮進(jìn)和間距”選項卡，將間距的“段前”和“段后”都調整為“0行”；將“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊網(wǎng)格”復選項前的小勾去掉，如圖2所示，最后單擊“確定”按鈕即可。
