| 《商界》雜志 文/水一方(編譯) 我的數字化工作 比爾·蓋茨 (微軟總裁) 走進(jìn)我的辦公室，你會(huì )發(fā)現這里已經(jīng)沒(méi)有什么紙質(zhì)文件。辦公桌上，三臺顯示器一字排開(kāi)：左邊的屏幕顯示我的電子郵件列表，中間的屏幕上通常是我正在閱讀或回復的電子郵件，右邊的屏幕則用于瀏覽網(wǎng)頁(yè)。這樣，在工作的時(shí)候，我就能夠隨時(shí)察看是否有新郵件。收到新的郵件后，我還可以一邊閱讀，一邊打開(kāi)電子郵件中的鏈接，瀏覽相關(guān)網(wǎng)頁(yè)。 今天，提筆寫(xiě)信已經(jīng)成為一件稀罕事，人們不禁擔心：會(huì )不會(huì )有一天電子郵件也會(huì )變得如此呢？對此，我的回答是“不!”因為你總有些信息是想針對特定的一批人的，而且你還想讓他們知道，你在以信譽(yù)擔保，接觸這些信息不會(huì )出現問(wèn)題。所以，電子郵件將永遠是交流的一種方式。 15年來(lái)，電子郵件是我最主要的工作方式，只用兩個(gè)電子郵件(分別是工作的和私人的)，我就能應付一切。最終，那些電話(huà)號碼都將被扔進(jìn)垃圾堆，所有的事情都會(huì )圍繞著(zhù)郵件用戶(hù)名進(jìn)行。但我很難習慣即時(shí)信息，如果那樣，會(huì )有多少人來(lái)打擾我？如果我拒絕他們，他們又會(huì )怎么想？ 每天我都要收到大約100封電子郵件，我使用Exchange產(chǎn)品的白名單和黑名單功能，來(lái)管理我的郵件。我的白名單上是微軟內部人員以及我經(jīng)常聯(lián)系的人，而在黑名單上的，則是那些經(jīng)常給我發(fā)送垃圾郵件的人。同時(shí)，助理也會(huì )向我提供一份其他電子郵件列表，這樣，我可以隨時(shí)了解到人們對于微軟的評價(jià)以及他們的需求。 對于每一份電子郵件，我的郵箱會(huì )按照內容和重要性的差異將它們一一分類(lèi)、標記。這樣，我一到辦公室，就可以將主要精力放在作了標記的重要電子郵件上。如果收到新郵件，Outlook也會(huì )在右側屏幕底部彈出一個(gè)提示框，但通常我都不會(huì )理睬它，除非是高優(yōu)先級的主題。 現在，報紙已經(jīng)不再是不可或缺的，我獲得的90%對新聞都來(lái)自于互聯(lián)網(wǎng)。出外參加會(huì )議時(shí)，我都會(huì )隨身攜帶一臺筆記本電腦，它與我辦公室的電腦完全同步，因此我可以隨時(shí)獲得需要的所有文件。此外，我的筆記本電腦上還安裝了一個(gè)名為“OneNote”的便箋記錄和管理軟件，所以我所有的便箋也都采用了數字格式。 白色書(shū)寫(xiě)板是我的辦公室里少有的低技術(shù)含量的設備。我有各種顏色的筆，在與其他人討論或者自己獨自思考的時(shí)候，可以用它們記錄下各種想法。在一些微軟辦公室里，書(shū)寫(xiě)板上的內容可以轉化為圖像，直接傳送到計算機里，這時(shí)它就像是一臺巨大的平板電腦。我的書(shū)寫(xiě)板目前還不具備這樣的功能，但也許明年就會(huì )有了?，F在，如果有這樣的設備，我會(huì )毫不猶豫地扔掉筆和筆記本，立刻投入到它的懷抱。 怎樣管理兩家世界500強企業(yè) 卡洛斯·高森 (雷諾和尼桑公司首席執行官) 我每個(gè)月都要從巴黎飛到東京，并在那兒呆上1到2周。這段時(shí)間內，我總是不停地參加尼桑的各種會(huì )議：執行委員會(huì )會(huì )議、產(chǎn)品設計會(huì )議、產(chǎn)品決定會(huì )議、投資會(huì )議、董事會(huì )會(huì )議——所有重要的會(huì )議都在這周舉行。在雷諾，還有一大堆的會(huì )議等著(zhù)我，因此，我只負責做出決定，具體的項目實(shí)施，都交給其他人去執行。 我的每個(gè)月都是不一樣的。三月份，我會(huì )在美國呆一周(同時(shí)聽(tīng)取尼桑在北美市場(chǎng)的運作狀況報告)，然后去日本7天，最后兩周留給法國。這是固定的，每個(gè)人都知道我第一周在巴黎，第三周在日本。 在法國、日本和美國，我各有一位助手，他們分別精通兩種語(yǔ)言，負責篩選所有的郵件和文檔。他們清楚地知道哪些是我感興趣的話(huà)題，哪些應當轉發(fā)給其他的董事會(huì )成員。這樣的分工合作讓我們工作起來(lái)更有效率。同樣，對于只有一個(gè)主題的非日常例會(huì )，我也有十分嚴格的要求：時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)半小時(shí)，一半的時(shí)間用于陳述，一半用于討論。 清晨，是最佳的思考時(shí)間，我總是要求8點(diǎn)之前不舉行任何會(huì )議。我一般6點(diǎn)起床，當需要更多思考時(shí)間的時(shí)候，我會(huì )起得更早一些。但是，如果不能保證6小時(shí)的睡眠時(shí)間，我工作起來(lái)就會(huì )無(wú)精打采。 當然，同時(shí)干兩份工作也是有風(fēng)險的。你可能會(huì )丟失一些細節，不得不犧牲一些東西。以前在日本尼桑公司的時(shí)候，我每個(gè)月都會(huì )走訪(fǎng)一位經(jīng)銷(xiāo)商，每?jì)扇齻€(gè)月去參觀(guān)一家工廠(chǎng)。但現在，每6個(gè)月我只能會(huì )見(jiàn)一個(gè)經(jīng)銷(xiāo)商，一年才去一家工廠(chǎng)。 同時(shí)，和問(wèn)題保持一定的距離也是非常重要的。我不會(huì )把工作帶回家。周末，我喜歡和家人呆在一起，陪我的四個(gè)孩子玩耍。這樣，當我星期一上班的時(shí)候，就能夠更深入地看問(wèn)題，或許就會(huì )有一些好點(diǎn)子。 排除干擾 比爾·格羅斯 (太平洋投資管理公司首席投資官) 早上4∶30，我走下住宅的地下室，打開(kāi)Bloomberg和Telerate的數據終端機，查看10年期國債的變化、全球債券市場(chǎng)的情況、各種貨幣的匯率情況，以及股票和債券指數。然后，經(jīng)過(guò)12分鐘車(chē)程到達紐波特海灘，進(jìn)入太平洋投資管理公司的交易大廳。 頭一兩個(gè)小時(shí)是熟悉市場(chǎng)情況以及各種經(jīng)濟數據報告。大量重要的宏觀(guān)數據(如國內生產(chǎn)總值、失業(yè)人數以及其他就業(yè)統計數字)通常在凌晨5點(diǎn)半左右公布。這些因素會(huì )影響經(jīng)濟增長(cháng)和通脹率上漲，并進(jìn)而影響債券價(jià)格。我必須充分掌握這些情況，才能作出準確的判斷， 對于一位投資經(jīng)理來(lái)說(shuō)，排除干擾顯得尤為重要。你必須把信息量減小到最低水平，否則一天時(shí)間就耗在了閱讀不同的觀(guān)點(diǎn)上。對于不感興趣的郵件，我不看也不回復。和那些技術(shù)追新族不同，我沒(méi)有手機，也沒(méi)有黑霉掌上電腦，這樣，除非我主動(dòng)和外界聯(lián)系，別人很難找到我。除了打給我妻子，我每天只打三四個(gè)電話(huà)，我的座右銘是：我不想與外界聯(lián)系，我希望與世隔絕。 對我而言，一天中最重要的時(shí)間并不在交易大廳。每天早晨8點(diǎn)半，我起身離開(kāi)辦公桌，去馬路對面的俱樂(lè )部健身。從8點(diǎn)半到10點(diǎn)，我在那里用一個(gè)半小時(shí)左右練習瑜珈、健身。這一個(gè)半小時(shí)是我一天中最寶貴的時(shí)間。過(guò)去30年里，只有兩三次有人穿過(guò)馬路跑來(lái)告訴我趕快回辦公室。我的一些最好的想法實(shí)際上就是當我倒立練瑜珈時(shí)想出來(lái)的。我離開(kāi)辦公室，離開(kāi)喧囂的環(huán)境，離開(kāi)彭博資訊的大屏幕──還有呢，倒立也增加了大腦的血流量。在做了約45分鐘的自行車(chē)練習和10到15分鐘的瑜珈之后，或許靈光就會(huì )突然閃現。 休息一會(huì )兒，即使是加班的時(shí)候 雷富禮 (寶潔公司董事長(cháng)、總裁) 我已經(jīng)學(xué)會(huì )了如何調控我的精力。過(guò)去我只注意如何管理自己的時(shí)間。我早晨5點(diǎn)到5點(diǎn)半之間起床。我先鍛煉，然后在6點(diǎn)半到7點(diǎn)之間到辦公室，接下來(lái)一直埋頭工作，直到晚上7點(diǎn)。下班回家后我會(huì )與妻子小聚片刻，之后再投入工作。 每天都有一大堆的事情在等著(zhù)我，因此我非常注意調整自己的精神和身體狀態(tài)。 在我接受這份工作的第一年，每個(gè)周六和周日早晨我都要工作?，F在，我集中精力工作一個(gè)小時(shí)或一個(gè)半小時(shí)。然后，我會(huì )休息5至15分鐘，四處走走，和大家聊聊天。 這些都是我從寶潔公司為管理人員舉辦的一個(gè)“公司運動(dòng)員”的活動(dòng)中學(xué)到的。在那個(gè)為期兩天的活動(dòng)中，我還學(xué)會(huì )了改變自己的飲食習慣。過(guò)去，我幾乎不吃早餐?，F在我要喝一杯果汁和一杯酸奶，還要吃半個(gè)百吉餅。而且我一天吃五六頓，這是為了控制血糖水平，我可不希望自己的血糖水平忽高忽低。 “公司運動(dòng)員”項目的另一項內容是有關(guān)精神方面的，也就是讓你做到心平氣和。我正在學(xué)習沉思。我有60%的時(shí)間在出差，每當這時(shí)，我發(fā)現晚上在酒店房間里靜思5分鐘、10分鐘或15分鐘的效果，與健身鍛煉一樣好?？偟膩?lái)說(shuō)，我覺(jué)得比以前更了解自己了。這一切有助于讓我在巨大的壓力下保持冷靜。 我喜歡與人交談，這是了解別人想法的最好方式，可以避免一些獨斷專(zhuān)行的愚蠢決定。正因為如此，我的辦公室以及整個(gè)高級經(jīng)理辦公區都是開(kāi)放式的。一般來(lái)講，CEO的辦公室通常不是什么溫馨好客的地方，但為了讓大家覺(jué)得自己可以來(lái)這里和我談?wù)?，我們配備了模樣滑稽的粉紅色和淡黃綠色的椅子，它們的坐墊和靠背都是軟的，框架是鍍鉻金屬制的。事實(shí)證明，這是很有效果的，輕松的環(huán)境不會(huì )讓人產(chǎn)生緊張和拘謹的感覺(jué)，才能暢所欲言。 周日晚上，我會(huì )和人力資源部的狄克·安東尼談?wù)勎覀兊念I(lǐng)導力開(kāi)發(fā)計劃。我擔任CEO后沒(méi)多久，我們就開(kāi)始了這項工作，因為我知道自己能夠為公司做出的最大貢獻，就是幫助下一代領(lǐng)導人做到最好。 電話(huà)無(wú)處不在 漢克·鮑爾森 (高盛公司董事長(cháng)兼首席執行官) 我從來(lái)沒(méi)用過(guò)電子郵件，但我卻對語(yǔ)音郵件青睞有加。我每天要處理幾百封語(yǔ)音郵件，而且我會(huì )立即回復每個(gè)電話(huà)，無(wú)論對方是客戶(hù)還是公司員工。偶爾有些難纏的人打來(lái)電話(huà)，我就把他們轉給我的助理朱莉。但是，朱莉從不幫我篩選語(yǔ)音郵件，高盛公司的人必須能夠隨時(shí)聯(lián)絡(luò )到我，客戶(hù)也必須能夠聯(lián)絡(luò )到我。 我一直在花大量的時(shí)間打電話(huà)。甚至在上世紀80年代，手機還是個(gè)新鮮玩意兒的時(shí)候，我就開(kāi)始用了。當時(shí)，還在芝加哥，我一邊拿著(zhù)磚塊一樣的摩托羅拉手機打電話(huà)，一邊走出火車(chē)站，直奔辦公室。今年圣誕節，我和妻子溫蒂、女兒阿曼達和女婿一起在智利徒步旅行了10天，在此期間，女兒給我拍下了許多拿著(zhù)大個(gè)兒的衛星電話(huà)通話(huà)的照片。 今年1月回到辦公室上班的第一個(gè)星期里，我總共給60位CEO打了電話(huà)，祝他們新年快樂(lè )。我以前從未這樣做過(guò)，不過(guò)這種做法棒極了。我問(wèn)了他們公司的發(fā)展情況，以及他們與高盛公司的關(guān)系。 我有三分之一的時(shí)間用于培養高盛公司的職員和企業(yè)文化。我抽出時(shí)間去商學(xué)院，并且親自主持招聘工作。去年，我們開(kāi)了一個(gè)董事長(cháng)論壇，目的是提高人們對商業(yè)判斷力的重要性的認識。我講了不下25節課，高盛公司在亞洲、歐洲和美國的1200名總經(jīng)理都聽(tīng)了我的課。這就是在構建公司文化，潛移默化的影響有時(shí)候更有力、更持久。 公司40%的收入來(lái)自美國以外的市場(chǎng)，因此我需要經(jīng)常出差。身體是革命的本錢(qián)，所以即使在出差的時(shí)候我也不忘鍛煉身體。我每次去中國的時(shí)候(16年來(lái)，我去過(guò)大約70次)，都乘坐早晨6點(diǎn)到達的航班，這也是飛機著(zhù)陸的最早時(shí)間。我一入住酒店，就直接去健身房踩單車(chē)。隨后，從8點(diǎn)開(kāi)始，我連續工作，直到晚上9點(diǎn)。第二天一切照舊。我會(huì )確保在晚上離開(kāi)，這樣我就能在第二天一大早回到紐約的辦公室上班。
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