《
首席信息官》
ICXO.COM ( 日期：2006-03-15 14:08)
企業(yè)信息化的第一步應該抓基礎管理信息化。首先，通過(guò)企業(yè)基本資源的信息化，建立和改造企業(yè)的基礎管理；第二步是企業(yè)資源計劃（ERP），降低管理成本和提高運營(yíng)效率，集成業(yè)務(wù)處理；第三步才考慮企業(yè)間的合作，利用外部資源，進(jìn)行供應鏈合作，使得業(yè)務(wù)效率最大化等。最后，才步入電子商務(wù)時(shí)代，形成一個(gè)更為廣大的電子商務(wù)社區，最大地增值、不斷地創(chuàng )新、協(xié)作地商業(yè)運作。
我國的企業(yè)發(fā)展信息化已經(jīng)20多年，有很多失敗的案例，導致了數以?xún)|計的浪費。其原因就是不從根本做起，沒(méi)有解決基礎管理的問(wèn)題，一味從技術(shù)的角度去考慮信息化的問(wèn)題，忽視自身的實(shí)際狀況和持續承受能力。
因此，信息化建設必須由以下四方面的策略考慮:
發(fā)展目標信息化一定要總體規劃，分步實(shí)施，否則既不能為業(yè)務(wù)帶來(lái)好處，又不能為新的增長(cháng)創(chuàng )造條件，可能最后造成很大的浪費。
管理模式管理和信息建設規劃要同步做，努力創(chuàng )建一種集中分布式的管理模式。所謂集中分布式，就是既要把一部分權力集中起來(lái)，進(jìn)行有效控制，又要讓各個(gè)點(diǎn)能夠靈活地分散經(jīng)營(yíng)。再次，就是重視跨行業(yè)的協(xié)同模式，企業(yè)和供應商、和客戶(hù)、和投資者、和科研單位之間的協(xié)同模式是否進(jìn)行了有效的組合。
企業(yè)的應用基礎，要充分考慮員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、經(jīng)理的管理素質(zhì)、變革能力、整個(gè)外部應用環(huán)境等。
未來(lái)發(fā)展基礎，因為信息化的投入肯定不是一次性的，需要考慮維護成本、持續投入、主流平臺等。
ERP管理思想及其實(shí)施
(一)ERP：現代企業(yè)管理思想
企業(yè)資源計劃(ERP)是90年代初期由美國著(zhù)名的咨詢(xún)公司首先提出的，它是在物料需求計劃(MRP)和制造資源計劃(MRPⅡ)的基礎上發(fā)展起來(lái)的更高層次的管理理念和模式。從MRP到MRPⅡ，再到ERP，每一次進(jìn)展都是重大質(zhì)的飛躍，卻又一脈相承，前兩者已成為ERP的應有之義。
首先，ERP是供應鏈管理的信息集成系統。
第一，在整個(gè)ERP系統中，供應鏈系統是整個(gè)企業(yè)運行的基礎。它將企業(yè)流程看作是一個(gè)緊密連接的供應鏈，鏈上的每一環(huán)節都含有“供”與“需”兩方面，包括采購及外協(xié)子系統、生產(chǎn)計劃及執行子系統、質(zhì)量管理子系統、設備維護子系統、物流及庫存管理子系統、銷(xiāo)售及分銷(xiāo)子系統。實(shí)施過(guò)程中，ERP系統涉及到采購管理、銷(xiāo)售管理、生產(chǎn)計劃、財務(wù)管理、成本管理、人力資源管理、客戶(hù)關(guān)系管理，甚至知識鏈管理。具體涉及到供應商、制造工廠(chǎng)、分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò )和客戶(hù)等。
供應鏈中除了“物流”、“資金流”、“信息流”外，還有“增值流”和“工作流”。在加強對資金流和信息流的控制之下，供應鏈管理要上升到對價(jià)值鏈的控制，其本質(zhì)是增值鏈，ERP要提供企業(yè)分析增值過(guò)程的功能?？梢哉f(shuō)，現代企業(yè)管理在外觀(guān)上追求利潤，內涵則是追求企業(yè)資源的合理高效利用。
第二，ERP同企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組密切相關(guān)，兩者的結合是必然趨勢。為提高企業(yè)供應鏈管理的競爭優(yōu)勢，必然帶來(lái)企業(yè)業(yè)務(wù)流程、信息流程和組織機構的變革，而系統應用程序的使用也必須隨企業(yè)業(yè)務(wù)流程的變化而相應調整。在此種情況下，傳統MRPⅡ對環(huán)境變化的“應變性”才能上升為ERP系統通過(guò)網(wǎng)絡(luò )信息對內外環(huán)境變化的“能動(dòng)性”。
第三，ERP采用了計算機和網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)的最新成就，除了普遍采用的圖形用戶(hù)界面技術(shù)、SQL結構化查詢(xún)語(yǔ)言、關(guān)系數據庫管理系統、面向對象技術(shù)、第四代語(yǔ)言／計算機輔助軟件工程、客戶(hù)機／服務(wù)器和分布式數據處理系統等技術(shù)外，還要實(shí)現不同平臺互操作，采用適用于網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的編程軟件，以加強用戶(hù)自定義的靈活性和可配置功能。因此，在功能上，除了傳統的制造、供銷(xiāo)、財務(wù)功能外，它還支持物料流通體系的倉儲運輸管理、在線(xiàn)分析處理、售后服務(wù)及質(zhì)量反饋，支持生產(chǎn)保障系統的質(zhì)量管理、設備管理，支持跨國經(jīng)營(yíng)管理，可滿(mǎn)足不同地區、各類(lèi)工廠(chǎng)、多語(yǔ)種、多幣制的要求，支持遠程通信和電子商務(wù)及數據交換，支持工作模型的動(dòng)態(tài)變化，支持企業(yè)資本運營(yíng)管理及標準管理等。當然，ERP的基本應用對象仍是制造業(yè)。
因此，ERP是承載先進(jìn)管理思想的媒體，是先進(jìn)管理哲學(xué)、理論和方法的軟件封裝，是企業(yè)業(yè)務(wù)流和多維信息的高度集成。ERP不僅面向供應鏈，體現精益生產(chǎn)、敏捷制造和同步工程的精神，并必然結合全面質(zhì)量管理以保證質(zhì)量、使客戶(hù)滿(mǎn)意，結合準時(shí)生產(chǎn)以消除無(wú)效浪費，結合約束理論來(lái)定義瓶頸環(huán)節、消除制約因素。
其次，ERP使企業(yè)競爭有了新的涵義。在實(shí)踐中，企業(yè)和其銷(xiāo)售代理、客戶(hù)和供應商的關(guān)系，從簡(jiǎn)單地業(yè)務(wù)往來(lái)對象成為利益共享的合作伙伴關(guān)系。這是現代管理觀(guān)念的重大轉變。這種合作伙伴關(guān)系組成企業(yè)的供應鏈，成為“精益生產(chǎn)”的核心思想。當企業(yè)的基本合作伙伴滿(mǎn)足不了企業(yè)特定產(chǎn)品的生產(chǎn)要求，企業(yè)就會(huì )“同步”組織一個(gè)短期供應鏈，進(jìn)行“敏捷制造。因此，當前企業(yè)的競爭不是企業(yè)間的競爭，而是一個(gè)企業(yè)的供應鏈同競爭對手的供應鏈間的競爭。
最后，ERP提供了一條明晰的工作思路。在企業(yè)管理之中，首先要確定企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標是什么，而不是走一步看一步，生產(chǎn)什么賣(mài)什么。如今企業(yè)必須結合市場(chǎng)來(lái)確定自己的經(jīng)營(yíng)目標。這里包括要認識現今的市場(chǎng)概念以及市場(chǎng)現狀，具體到企業(yè)根據這個(gè)市場(chǎng)來(lái)生產(chǎn)什么、生產(chǎn)多少、什么時(shí)間生產(chǎn)，從而細化并體現到企業(yè)的生產(chǎn)計劃之中。下一步，企業(yè)必須估算完成目標需投入的資源，這些資源包括物料、資金、設備、技術(shù)及信息等。接下來(lái)，對照設立的目標，企業(yè)必須對自身的資源狀況作出分析，現有多少庫存、有多大的設備生產(chǎn)能力、有多少資金儲備等等，在此基礎上可看出企業(yè)還缺少什么資源。那么就會(huì )產(chǎn)生另一個(gè)問(wèn)題，如何保證短缺資源的供給，可具體到采購、生產(chǎn)的每個(gè)環(huán)節。由此，企業(yè)可進(jìn)入到執行控制以及財務(wù)核算的流程，并對照目標不斷進(jìn)行調整。
一句話(huà)，通過(guò)引進(jìn)ERP軟件系統，最重要的是引進(jìn)了新的管理思想和改進(jìn)生產(chǎn)計劃與控制的模式。
(二)ERP問(wèn)題分析
1、決策問(wèn)題
在戰略規劃上，每個(gè)企業(yè)都應有一個(gè)長(cháng)期的IT系統規劃，在此基礎上明確ERP系統的實(shí)施范圍和內容，缺少I(mǎi)T支持的ERP項目將隱含著(zhù)巨大的風(fēng)險。因此，在項目準備時(shí)，就應選擇好硬件和網(wǎng)絡(luò )方案，選擇好ERP系統和評估咨詢(xún)伙伴。另一方面，應用ERP不是一般意義上的企業(yè)信息化建設，也不應只看作一個(gè)簡(jiǎn)單的計算機硬件、應用軟件和互聯(lián)網(wǎng)系統的建設，否則它的實(shí)施將缺乏戰略意義。應用ERP須結合企業(yè)自身的特點(diǎn)，對ERP項目進(jìn)行需求分析，認真研究ERP的作用、特點(diǎn)及其適用條件和范圍。在短缺經(jīng)濟條件下，企業(yè)拼命爭技改、搶項目、搞基建、換設備，導致制造能力大量過(guò)剩，銷(xiāo)售和供應能力則很弱。
在決策問(wèn)題中，特別應提到選擇ERP軟件的問(wèn)題。
首先，許多企業(yè)實(shí)施ERP系統只因為別的企業(yè)也在運用。軟件選擇并不只是技術(shù)部門(mén)的事，必須要有業(yè)務(wù)人員和高級管理人員的參與。軟件選擇問(wèn)題就源于企業(yè)沒(méi)有定義好自己的需求，也沒(méi)有恰當評估要選擇的ERP系統，當兩者不能匹配時(shí)，問(wèn)題就產(chǎn)生了。缺乏明確的實(shí)施期望和企業(yè)目標是導致ERP實(shí)施失敗的根本原因。
其次，ERP軟件本身也存在許多不足。國外的ERP軟件較成熟，系統集成性好、穩定性強，容易滿(mǎn)足企業(yè)的需求程度，而國內的ERP軟件則本土化些，較符合中國的會(huì )計制度。選擇必須要深思熟慮。
最后，ERP系統還有一個(gè)客戶(hù)化的問(wèn)題。各類(lèi)企業(yè)的生產(chǎn)規模和類(lèi)型各不相同，特別是中國企業(yè)和國外企業(yè)相比，企業(yè)管理機制不同，人員素質(zhì)差別較大，國外的ERP軟件對于中國企業(yè)就有一個(gè)國情、廠(chǎng)情的問(wèn)題。企業(yè)的變化是絕對的，ERP系統必須具備良好的柔性，能夠方便用戶(hù)二次開(kāi)發(fā)，否則企業(yè)套上的就是一副枷鎖。在二次開(kāi)發(fā)前，企業(yè)還要慎重考慮、認真分析，在修改軟件和改革企業(yè)現行管理制度上做出選擇。
由此可見(jiàn)，企業(yè)減少決策問(wèn)題，就要明確企業(yè)的需求，明確管理要達到的目標，并看到實(shí)際管理中存在的問(wèn)題；軟件選擇時(shí)要考慮系統的開(kāi)放性及軟件對企業(yè)的適用程度，立足于企業(yè)當前和今后發(fā)展的需要；商品化軟件應有配備齊全的文檔資料，以滿(mǎn)足用戶(hù)化及二次開(kāi)發(fā)的需求；選擇軟件時(shí)還要考慮供應商的信譽(yù)和實(shí)力，應有良好售后服務(wù)的支持；同時(shí)，企業(yè)原有資源在實(shí)施ERP軟件時(shí)應能得到保護。
2、實(shí)施問(wèn)題
在ERP系統的實(shí)施過(guò)程中會(huì )碰到各種問(wèn)題，主要有實(shí)施隊伍的組織、成本控制、質(zhì)量管理和結果評價(jià)問(wèn)題。
首先，ERP項目實(shí)施小組的成員應由具有豐富管理經(jīng)驗的咨詢(xún)人員和企業(yè)中的管理人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員組成，系統完全外包或僅由內部人員進(jìn)行都會(huì )增加系統實(shí)施的風(fēng)險。管理人員缺乏領(lǐng)導能力也是風(fēng)險來(lái)源之一。在實(shí)施中協(xié)調各部門(mén)的工作、統籌安排所有參與人員、提高工作效率、避免扯皮現象則是降低問(wèn)題的必要條件。
其次，要對實(shí)施成本進(jìn)行控制。實(shí)施成本包括硬件費用、軟件費用、培訓費用、咨詢(xún)費用以及維護費用等。而總體如何合理安排費用，將成本控制在預算之內，降低成本，是企業(yè)要認真考慮的問(wèn)題。
ERP項目的投資之大足以令CEO發(fā)慌，成本很難控制，并且企業(yè)往往會(huì )漏計其中的某些成本。第一，培訓費用是最難控制的預算項目，ERP培訓費用的不變規則是培訓費用和時(shí)間將遠遠超過(guò)你的預期，幾乎每個(gè)員工都必須學(xué)會(huì )一套全新的流程，ERP項目最重要的是強迫你在管理上做許多改變。如果培訓費用不到位，企業(yè)將在以后付出更高的成本。第二，ERP與企業(yè)其它軟件連接的集成測試成本也會(huì )被遺漏，連接工作消耗的時(shí)間和費用會(huì )超出你的預期。第三，數據的轉換和分析也需花費大量的資金，原系統中的數據必須修正到與ERP實(shí)施流程相匹配，數據更新將是一件繁重的工作，而且還需根據企業(yè)的需求進(jìn)行分析。第四，咨詢(xún)費用將很昂貴，企業(yè)必須謹慎聘請咨詢(xún)顧問(wèn)，并明確規定其應達到的咨詢(xún)目標。
最后，要對ERP項目的實(shí)施質(zhì)量和結果作出評價(jià)。評價(jià)實(shí)施效果時(shí)，要對照實(shí)施目標，運用客觀(guān)的評價(jià)標準和科學(xué)的評價(jià)方法，不能忽略任何環(huán)節。特別在項目流程中，應健全ERP項目的管理體制和運作機制，采用項目管理技術(shù)對實(shí)施過(guò)程進(jìn)行控制和管理，科學(xué)實(shí)施計劃、明確階段成果、嚴格成果審核、通暢信息傳遞，兼顧控制和效率。
因此，科學(xué)的實(shí)施辦法和程序是降低實(shí)施問(wèn)題的主要方面。實(shí)施ERP項目時(shí)，要總體規劃、全面實(shí)施、模塊清晰、重點(diǎn)突破、有序進(jìn)行；要設立專(zhuān)項機構，最高決策人員要參加到領(lǐng)導小組中，并具備足夠權威和協(xié)調能力以及豐富的管理經(jīng)驗；對ERP項目涉及的人員則要分別進(jìn)行項目培訓，使管理技術(shù)和信息技術(shù)有機結合；系統用戶(hù)化之后，準備基礎數據進(jìn)行模擬測試是不可或缺的一個(gè)環(huán)節；走出磨合期后，系統就可以切換運行了。
3、其他問(wèn)題
首先是安全問(wèn)題。在安全管理上，普遍存在著(zhù)不重視系統安全的現象。計算機系統存在被非法入侵的可能性風(fēng)險。自然社會(huì )中則往往有意外事故或災難發(fā)生，如水災、火災等，這會(huì )給ERP系統帶來(lái)毀滅性的打擊。面對這些風(fēng)險，企業(yè)應有周到的準備，在一開(kāi)始就建立遠程備份和恢復機制。
其次是外圍問(wèn)題。企業(yè)選擇的ERP系統如不符合政府法規或行業(yè)要求，會(huì )導致違規行為，問(wèn)題由此發(fā)生；項目如不能按期完成，會(huì )導致股東、客戶(hù)及供應商的不滿(mǎn)，企業(yè)將承擔違約風(fēng)險；當國內或世界經(jīng)濟出現波動(dòng)時(shí)，企業(yè)可能沒(méi)有足夠的資金來(lái)維持ERP項目，這需要企業(yè)對國際形勢和世界經(jīng)濟具備前瞻性的預測能力。
