一、 著(zhù)裝方面
1、 在每天早上上班的頭十分鐘內，每位員工必須檢查衣著(zhù)及儀容儀表和個(gè)人區域的衛生整潔情況。所有員工上班應衣著(zhù)正式、 搭配得體、從頭到腳請適當修飾。注意個(gè)人清潔衛生，一天一換。
2、 男士除七、八兩月外，一律著(zhù)西裝、西褲、領(lǐng)帶及正規襯衫和皮鞋。每月修理鬢角一到二次。
3、 女士一律著(zhù)職業(yè)化服飾，化淡妝。
二、 維護整潔
1、 公共衛生由公司請專(zhuān)人打掃，請各位同事自覺(jué)維護干凈、整潔的辦公環(huán)境。
2、 每位員工必須負責所分配文件柜的內外整潔，并保持柜門(mén)的關(guān)閉。下班時(shí)要收拾整理好桌子的文件，資料等整齊地擺放在桌上，將文件柜上鎖，將當天的垃圾清理掉。員工的工作日記和重要文件等在下班后或人離開(kāi)辦公室后都必須鎖進(jìn)各人的抽屜和文件柜里。交一把備用鑰匙給行政部保管。
3、 員工離開(kāi)辦公桌或會(huì )議室，必須將所坐的辦公椅收回桌子放好。
4、 注意保持地面干凈，若有東西掉落地面應及時(shí)處理。
5、 在使用了傳真機或復印機后，所產(chǎn)生的錯誤報告或廢紙等，該使用者必須馬上處理，或扔掉或收作草稿紙；傳真后的稿件，發(fā)傳真者必須立即拿走。不能堆放在傳真機和復印機上面或附近。
6、 保持衣柜次序，各位員工請及時(shí)整理各自衣物，如需在公司換鞋，請將需更換的鞋子用鞋盒裝好。雨披請用袋子裝好，不得隨意堆放。
7、 辦公室內必須保持安靜，不得高聲談話(huà)，通電話(huà)時(shí)也必須注意音量，不能影響他人工作和公司整體形象?；ハ嘀g的交談保持1米的距離以?xún)取?br>8、 有商業(yè)推銷(xiāo)上門(mén)，若無(wú)意接待，請立即回絕，不要糾纏。若有意接待或客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)，請在門(mén)口洽談室或會(huì )議室里會(huì )談，但也須注意音量，不允許在辦公區域里接待。辦公室專(zhuān)門(mén)安排人員送茶水等。接待完客戶(hù)或會(huì )談結束后，由與會(huì )者中職位最低的員工收拾整理好桌椅、資料及杯子等。
三、公司的財產(chǎn)和財物
1、 員工應愛(ài)護公司的財產(chǎn)和財物，包括電腦、打印機、復印機、傳真機、打字機、碎紙機、手機和電話(huà)機等，必須愛(ài)惜使用。如有損壞，照價(jià)維修、照價(jià)賠償。公司發(fā)的文具等，如計算器、筆、本子等，員工必須保管好。如有遺失，自己負責原價(jià)補回。
2、 電腦及打印機的清潔及一般的維護由在座使用的員工負責。每天最后離開(kāi)辦公室的員工應注意將每臺電腦、復印機和打字機的電源關(guān)掉。
3、 電腦的日常維護由在座使用的員工負責，另有專(zhuān)人進(jìn)行電腦的維護。
4、 公司的電腦、傳真、打字機以及復印機原則上不能用于私人用途。若有特殊原因，須事先提出。
5、 公司配備的手提電腦不能擅自帶回家中使用。
6、 原則上不能將非本公司成員帶來(lái)本公司，更不能隨意使用公司的電腦和資料等。如有特殊情況，必須事先匯報同意。
7、 公司所購的書(shū)籍資料等，由行政部指定的專(zhuān)人（前臺）進(jìn)行登記、編號，并蓋上公章。若要借閱，須事先在行政部辦理借閱手續，最長(cháng)期限為2周，超出期限請續借。
8、 報紙由前臺管理，報夾上保留當周的報紙，當天的報紙不得缺失，每周對舊報紙進(jìn)行一次整理，放入指定地方。
四、通訊和快件
1、 公司電話(huà)和手機不能用于私人通話(huà)，家在外地的員工每?jì)芍芸稍谛菹r(shí)間與家里通話(huà)一次，原則上不超過(guò)5分鐘。平時(shí)的通話(huà)（包括手機和有線(xiàn)電話(huà)）都必須長(cháng)話(huà)短說(shuō)，言簡(jiǎn)意賅，清楚明了，控制音量。
2、 盡量用IP發(fā)送國際傳真，非特殊原因不能直接發(fā)送國際傳真。每次直撥?chē)H傳真和國際電話(huà)由各部門(mén)經(jīng)理簽名批準，在固定登記本上登記，注明收件人名址及頁(yè)數等。
3、 由公司安排專(zhuān)人在每天下班前將當天傳真報告打出，用透明文件夾裝好放在傳真機旁邊，以便各業(yè)務(wù)員查看。每月的傳真報告由專(zhuān)人管理，及時(shí)整理、回收。
4、 寄國際快遞包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排專(zhuān)人統一收發(fā)并登記，寄出之前必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字。國內速遞也由行政部統一收發(fā)并登記，國內重要快件使用簽收回執，確?？旒踩?。所有寄到公司的快件都由行政部簽收（周末或節假日送來(lái)的快件由加班人員或在辦公室的員工負責簽收），并在專(zhuān)用交接本上登記后交給收件人，并請收件人簽收。發(fā)票和回單拿來(lái)時(shí)，經(jīng)手人必須認真核對清楚后再交給財務(wù)統一支付。
五、日常工作
1、 例行工作
1．1． 樣品的堆放，各業(yè)務(wù)員在得到樣品后，請將樣品放入指定的柜子。樣品建立跟蹤系統，電子部和化工部分別安排專(zhuān)人在各自的樣品本上登記，注明客戶(hù)名稱(chēng)、樣品型號和數量、樣品來(lái)源、郵寄號碼等，以備查詢(xún)。付費樣品須注明情況和目的地。
1．2． 快件單子、各類(lèi)信封和報銷(xiāo)憑證，各位員工使用好后請放回指定的抽屜，不要互相混淆。
1．3． 公司員工應注意將個(gè)人物品、資料，重要文件等置放妥當。嚴格遵守與公司簽訂的保密協(xié)議，不得以任何方式將保密內容泄露到保密范圍以外（包括公司內部員工）。
1．4． 前臺接待人員應嚴格把關(guān)，不讓無(wú)關(guān)人員進(jìn)入公司。
1．5． 公司員工接待外來(lái)客人時(shí)，一般安排在會(huì )議室，進(jìn)入辦公室應有人陪同，并注意不讓其隨意走動(dòng)、坐在位子上翻看各種文件資料或使用公司電腦。
1．6． 公司各類(lèi)印章由行政部管理，印章須加鎖保存。印章原則上只允許在辦公室使用，未經(jīng)批準，任何人不得將公章帶出辦公室。使用印章必須登記，詳細注明用印事由、數量、申請人、用印日期。
1．7． 為提高員工體質(zhì)，公司將不定期舉行全民健身運動(dòng)，如無(wú)特殊情況，都必須參加。
2、 業(yè)務(wù)工作
2．1．每月5日前交上一個(gè)月的工作小結，由總經(jīng)理安排召開(kāi)部門(mén)例會(huì )，化工部和電子部各向總經(jīng)理提交報告，若遇到連續出差，可以再順延三天。
2．2．開(kāi)展新業(yè)務(wù)之前，必須提交一份客戶(hù)的資信調查報告給總經(jīng)理，包括商業(yè)信用、有效商業(yè)信息及銀行信用等。并且交給財務(wù)部。
2．3．為防范風(fēng)險，公司對信用證實(shí)行統一管理。業(yè)務(wù)員收到信用證后先仔細審證，盡量避免對我方不利的因素。財務(wù)部對信用證進(jìn)行登記復印一份交給財務(wù)統一管理并由財務(wù)再次審核。
2．4．所有與客戶(hù)往來(lái)的重要函件，包括電子郵件和傳真等，都必須抄送一份給總經(jīng)理。
2．5．所有單證、單據的審核包括提單的確認等都必須經(jīng)過(guò)兩個(gè)人的雙重審核方可放行。
2．6．每個(gè)人把自己手頭的文件，按每個(gè)客戶(hù)做成一份文件夾，里面的文件按時(shí)間順序排列，日期最近的放在最前面。每年年初將上年度前半年的文件整理成檔案盒，里面的文件排列順序與文件夾相同，交到行政部統一保管。
六、電話(huà)舉止
1． 電話(huà)鈴響時(shí)總機接線(xiàn)員須及時(shí)轉接，接轉電話(huà)時(shí)，看清對方要找的人在什么位置，再幫他轉到就近的分機，不需要再大聲提示這個(gè)人。其他人員不要在總機處接聽(tīng)電話(huà)。
2． 盡量向對方傳遞尊嚴和禮貌的訓練有素的聲音。對對方談的事情要表示出興趣，以清晰的聲音回答。絕對不要提高嗓門(mén)。
3． 在電話(huà)機旁常備有便箋和筆。如果有必要讓對方稍等，要有禮貌的告訴對方?；蛘咭欢ㄒㄒ恍r(shí)間尋找所需的信息資料時(shí)，應詢(xún)問(wèn)對方是否由你回電，若對方不愿掛斷，可以輕輕將話(huà)筒放在穩定的位置，以免對方聽(tīng)到一些不舒服的聲音。
4． 替同事接電話(huà)時(shí)，如果對方要找的人不在，先弄清該同事大致不在的時(shí)間長(cháng)短，再問(wèn)一下對方是否愿意等待，或留下口信或回電，絕對不要告訴對方此人上衛生間之類(lèi)的語(yǔ)言。如同事出差，不要將出差的地址和目的等詳細情況告訴對方。
5． 記錄口信應盡量逐字逐句記錄下來(lái)，記錄下來(lái)電者姓名、電話(huà)號碼，來(lái)電目的及其他信息。不要著(zhù)急，耐心聽(tīng)對方講話(huà)，如果對方的話(huà)不太理解，可以請求對方重復一遍。登記在電話(huà)記錄箋上，寫(xiě)明應接電話(huà)人姓名，來(lái)電者電話(huà)號碼等，最后是記錄者的簽名。
6． 篩選電話(huà)時(shí)，要機敏和藹，以免激怒對方，注意講話(huà)的方式。對方告訴你后，與要找的同事或領(lǐng)導商量一下，是要回避還是立刻接通。此時(shí)要注意按MUTE鍵，以免對方聽(tīng)到你們的對話(huà)，否則是非常不禮貌的。
7． 當接電話(huà)的人有客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)或與領(lǐng)導談話(huà)時(shí)，可以幫忙接聽(tīng)或為其記錄口信，不要將 此人叫出來(lái)接聽(tīng)電話(huà)，否則對客戶(hù)和領(lǐng)導是不禮貌的。
8． 打傳呼時(shí)請將回電的分機號碼告訴傳呼小姐，減輕前臺工作量。 如果打的是自動(dòng)臺， 請及時(shí)通知總機，并告知總機被傳呼人的姓名，以便總機準確處理。
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