[摘 要] 介紹學(xué)院網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)系統的主要功能,文獻參考了“中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)”分析了內外網(wǎng)絡(luò )連接的方法,根據具體需求情況,給出相應的應用方案,對涉及到的有關(guān)技術(shù)也做出了相應的研究與分析。
[關(guān)鍵詞] 高等院校 網(wǎng)絡(luò ) 辦公自動(dòng)化
懷化職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所公辦全日制高等院校,學(xué)院的辦公環(huán)境還相對比較傳統,初步實(shí)現了以計算機為核心的辦公模式。最近幾年來(lái)通過(guò)計算機技術(shù)在學(xué)院各部門(mén)的教學(xué)、科研、辦公等各個(gè)環(huán)節的相互滲透,一定程度上提高工作效率和質(zhì)量。
一、辦公狀況
學(xué)院辦公行政部門(mén)以及各系或多或少都建立了掛靠在學(xué)院網(wǎng)站下的獨立網(wǎng)頁(yè)。各個(gè)部門(mén)信息共享率低,辦公效率不太理想。辦公室行政部門(mén)發(fā)出通知、會(huì )議精神和文件等沒(méi)有通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )傳輸,而是通過(guò)人工方法,打印文稿一級級地傳達。大概的工作流程還是通過(guò)費時(shí)、費力的電話(huà)及會(huì )議來(lái)完成。此工作方式現在效果不錯,不過(guò)高效性無(wú)法達到。
隨著(zhù)學(xué)院改革發(fā)展上水平,提倡“低碳”節約型辦學(xué)思路,可以利用剛剛改造好的高性能的校園網(wǎng)絡(luò ),把校內信息共享給師生家長(cháng),真正實(shí)現網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化管理。
二、系統功能
根據學(xué)院的辦公需求,系統至少應具備五個(gè)功能模塊:
2.1信息管理系統(MIS)
信息管理系統(Management Information System),是一個(gè)以人為主導,利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò )通信設備以及其他辦公設備,進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護,提高效率為目的,支持管理高層決策、中層控制、基層運作的高度集成化的管理系統。主要指的是進(jìn)行日常信息管理操作的系統,包括信息的發(fā)布、公文處理、文件管理和教學(xué)管理等。
2.2.網(wǎng)絡(luò )應用
系統網(wǎng)絡(luò )功能中包括各種的網(wǎng)絡(luò )應用:收發(fā)電子郵件、瀏覽內網(wǎng)與外網(wǎng)網(wǎng)站、發(fā)布自己的公共信息以及與網(wǎng)內外其他人交流。所有這些都需要內網(wǎng)與外網(wǎng)之間通過(guò)相應的機制進(jìn)行聯(lián)接。
2.3行政事務(wù)管理
主要功能是對人事、財務(wù)、教務(wù)、后勤等進(jìn)行管理,實(shí)現各管理部門(mén)的辦公自動(dòng)化。其中財務(wù)管理當中的數據安全問(wèn)題尤為重要。
2.4會(huì )議管理
主要功能:對公文、校務(wù)信息、簡(jiǎn)報、報告等文件批示進(jìn)行數據庫存儲管理;提交參會(huì )人員名單、發(fā)送會(huì )議通知等。
2.5個(gè)人事務(wù)管理
包括:個(gè)人計劃管理、領(lǐng)導日程安排、電話(huà)簿、名片簿等與個(gè)人管理功能。其中領(lǐng)導安排以簡(jiǎn)報、報告、請示、會(huì )議活動(dòng)通知為根據,安排領(lǐng)導出差,會(huì )議活動(dòng)等工作。工作安排由辦公室統一協(xié)調,系統可方便地瀏覽領(lǐng)導近期的活動(dòng)安排。
三、系統網(wǎng)絡(luò )拓撲結構
網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化系統,在網(wǎng)絡(luò )結構上分為內、外部網(wǎng)兩個(gè)部分,內部網(wǎng)主要用于學(xué)院內部各部門(mén)機構之間或上下級之間的信息交換、信息處理;外部網(wǎng)主要用于學(xué)院與外部用戶(hù)的溝通及信息的發(fā)布和采集。將整個(gè)網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化系統模型的總體設計目標:建立一個(gè)以網(wǎng)絡(luò )管理中心為中心,覆蓋全院辦公樓、教學(xué)樓和實(shí)驗樓,各院系的通信樞扭。
系統網(wǎng)絡(luò )拓撲結構示意圖
系統網(wǎng)絡(luò )不僅包括內外網(wǎng)常見(jiàn)的網(wǎng)絡(luò )基礎應用開(kāi)發(fā),如E-MAIL、WWW服務(wù)、論壇等,而且包括專(zhuān)用的應用程序開(kāi)發(fā),如前面的功能需求:信息管理系統(MIS)和其他的管理系統,相關(guān)的系統結構和實(shí)現方式各有不同。系統網(wǎng)絡(luò )中的用戶(hù)群不是很多,但是應用系統較多,為了保障系統網(wǎng)絡(luò )安全,應該從網(wǎng)絡(luò )連接設備、網(wǎng)絡(luò )操作系統以及數據庫當中著(zhù)手相應的認證與授權。
根據部門(mén)關(guān)系和工作流程從邏輯結構上和物理結構上,合理規劃邏輯子網(wǎng)、劃分用戶(hù)分組以及權限問(wèn)題。數據需要保密的可以直接通過(guò)外網(wǎng)建立自身加密機制,開(kāi)辟專(zhuān)有的數據通道,組件虛擬專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )。系統網(wǎng)絡(luò )的穩定性和可靠性是保障整個(gè)系統網(wǎng)絡(luò )正常運作的重要條件。
四、結束語(yǔ)
網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化系統實(shí)現后,將為學(xué)院提供廣泛的網(wǎng)絡(luò )應用服務(wù)。主要功能有:文件服務(wù)、電子郵件、數據查詢(xún)信息等服務(wù)。目前只有教務(wù)處的局域網(wǎng)已連接到了Internet上,教務(wù)管理實(shí)現了“無(wú)紙化”辦公。由此,網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化系統的建設必將大大提高學(xué)院管理水平。信息時(shí)代在重視網(wǎng)絡(luò )化辦公、提高工作效率的同時(shí),內部管理制度也是一個(gè)不可忽略的軟因素。
參 考 文 獻
[1] 吳華洋.高等院校辦公自動(dòng)化系統的設計實(shí)現[J].黑龍江大學(xué)自然科學(xué)學(xué)報,2005
[2] 王玉蓮,亢臨,李中青.學(xué)校辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )系統的設計思想[J].山西大學(xué)學(xué)報(自然科學(xué)版),1999
[3] 梁浩.一種通用辦公自動(dòng)化系統的設計與實(shí)現[J].計算機工程與應用,1996
[4] 賈宏錦,李志勛.辦公網(wǎng)絡(luò )安全研究[J].科技咨詢(xún)導報,2007
聯(lián)系客服
