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在此系列的前兩篇文章中，我們回顧了GTD的基本概念和習慣，以及其缺失與局限。本文想研究一下如何改進(jìn)與個(gè)性化我們自己的GTD系統。其實(shí)眾多Blogger在這方面的思考已經(jīng)為我們找到了工具的最佳實(shí)踐以及問(wèn)題的解決方案，我們只需要“拿來(lái)”就可以了。這里我希望本文能激發(fā)有經(jīng)驗GTDer的靈感，也希望本文能成為眾多剛開(kāi)始接觸GTD（或者完全不了解GTD）的朋友的開(kāi)端。

所謂GTD，是Getting Things Done的縮寫(xiě)，基本相當于中文里面“今日事要今日畢”里面的“事”“畢”，也就是把事情搞定。這里不多做介紹。想了解的同學(xué)可以移步GTDLife仔細讀一讀什么是GTD。這里我綜合了前面對GTD的分析以及眾多對GTD的改進(jìn)，并總結成四個(gè)工具和四個(gè)習慣（其實(shí)我有點(diǎn)想叫它“事畢”系統，哈哈）。這里的工具其實(shí)是概念，你用什么實(shí)現它都可以（紙筆、手機、互聯(lián)網(wǎng)或者客戶(hù)端軟件，只要你喜歡）。工具基本上是可以馬上應用起來(lái)的。習慣則需要一定的時(shí)間來(lái)建立和適應。畢竟掌握一個(gè)新工具也需要時(shí)間去習慣它嘛~

這四個(gè)工具是：工作籃，下一步行動(dòng)，項目，日歷。

四個(gè)習慣則是：收集，處理，行動(dòng)，計劃和回顧。

當然，這4+4并不一定適合所有人。希望朋友們多多留言與我們討論。

寫(xiě)完發(fā)現文章太長(cháng)，分兩部分發(fā)吧，先是四個(gè)工具：）

1. 工作籃（Inbox）

工作籃是這個(gè)系統開(kāi)始的地方。工作籃可以是一個(gè)紙質(zhì)的筆記本，可以是PC桌面上的一個(gè)文本文檔，可以是Outlook里的任務(wù)，或者專(zhuān)業(yè)GTD工具里的Inbox。不管是老板丟過(guò)來(lái)一項新工作，還是想到一個(gè)創(chuàng )業(yè)的好點(diǎn)子，或者準備愚人節來(lái)一個(gè)大點(diǎn)的整人計劃，別管那么多，統統先丟進(jìn)工作籃里面。設置工作籃的目的是清空大腦，從而達到“心如止水”的狀態(tài)。因為做一件事情的時(shí)候不停提醒自己另外一件事情確實(shí)是一件很煩人的事情。注意把任何進(jìn)入我們生活的事情都丟進(jìn)去，這樣才能清空大腦。關(guān)于工作籃，有一些小提示：

• 注意至少有一個(gè)工作籃是隨身攜帶，方便快捷的。

這樣才能隨時(shí)隨地記下我們的想法，像我這種記憶力不好的人尤其有用。關(guān)于這點(diǎn)yibie比我說(shuō)的好：

相信我，這個(gè)是在GTD中最重要的工具。通過(guò)這個(gè)我們才能捕捉大腦里面那稍縱即逝的想法，才能知道自己一直以來(lái)想做什么，想要什么。這個(gè)工具的要求是，穩定、便捷，呼之即來(lái)?yè)]之即去，沒(méi)有過(guò)多的環(huán)節，你所要做的就是記錄。除此之外，這個(gè)工具，不必擁有其它任何用途。

而且這個(gè)工具最好不會(huì )阻礙你把想法變成工作籃里的輸入。比如我就比較習慣用紙筆，這樣輸入沒(méi)有障礙。

• 你可能會(huì )有不止一個(gè)工作籃，但是最好越少越好。

這點(diǎn)是Lifehack的Back to Basics: Your Inbox里面講到的，下面那一點(diǎn)也是。比如說(shuō)你沒(méi)有必要把你的電子郵件全部抄寫(xiě)同步到你的紙質(zhì)筆記本上（想想那個(gè)工作量），否則就有點(diǎn)強迫癥了…… 但是最好減少你的郵箱的數量，把所有郵件轉發(fā)到同一個(gè)郵箱里會(huì )是一個(gè)不錯的主意。ZTD（簡(jiǎn)單做）里面講，最好把你的工作籃減少到4-7個(gè)（他把裝紙的盒子，裝臟衣服的袋子，信箱什么都算上了）。

• 光弄一個(gè)工作籃并不能幫你提高效率。

也就是說(shuō)我們還得建立起來(lái)一些習慣處理工作籃。一方面我們要信任工作籃，把所有東西都放進(jìn)去。另一方面我們又要及時(shí)處理工作籃。否則一個(gè)塞滿(mǎn)了任務(wù)的工作籃跟堆得亂七八糟的桌面并沒(méi)有什么差別。四個(gè)習慣的第一個(gè)和第二個(gè)都和工作籃有關(guān)，稍后會(huì )講到。

• 如果放進(jìn)工作籃的時(shí)候能區分一下任務(wù)的輕重緩急就更好了。

前面我們分析到GTD的一個(gè)問(wèn)題是不能區分輕重緩急，如果在把任務(wù)放進(jìn)工作籃的時(shí)候加上輕重緩急，至少可以為我們處理的時(shí)候提供依據。

2. 下一步行動(dòng)（Next Actions）

下一步行動(dòng)是你行動(dòng)的參考，是一個(gè)清晰且可執行的行動(dòng)的列表。在GTD中這個(gè)列表非常長(cháng)，長(cháng)到我們需要加上“情境”，并且依照多個(gè)原則（環(huán)境，時(shí)間，精力，重要性）去從中選擇適合當前做的工作。GTD這么做的邏輯是生活中太多突發(fā)事件，而這些突發(fā)事件是不能被計劃，所以提前安排工作的重要性是不可能的。但是我覺(jué)得并不是所有人都忙到每一個(gè)突發(fā)事件都需要馬上處理。這些事情往往只需要及時(shí)處理就可以了。關(guān)于下一步行動(dòng)，ZTD里面取消掉了這個(gè)列表，而是計劃這個(gè)習慣中提到：

最重要的任務(wù)：每天早上，馬上決定今日最重要的任務(wù)。這和你的重大事件很相似，每日選擇1-3個(gè)最重要的任務(wù)，而這其中可能包括一個(gè)你已經(jīng)安排了的重大事件和其它幾個(gè)最重要的任務(wù)。同樣的，盡量將它們安排在盡可能早的時(shí)段。如果安排的太晚，你常常會(huì )被其他的任務(wù)干擾，而導致任務(wù)失敗。

我覺(jué)得下一步行動(dòng)這個(gè)列表蠻好的，只是太長(cháng)這個(gè)毛病需要修正一下。那么就每天只放進(jìn)去第二天計劃的任務(wù)就行了（假設你每天晚上會(huì )處理收件箱。其實(shí)這樣下一步行動(dòng)就變成了明日事項^^）。而放進(jìn)去的過(guò)程中，把重要的任務(wù)（也就是ZTD中講的Most Important Things, MITs）放到前面，如果你喜歡的話(huà)，再把前面標個(gè)星號。這樣的話(huà)每天完成列表上的任務(wù)，今日事今日畢，豈不快哉？不過(guò)要做到這一點(diǎn)，肯定要做到準確估計自己的工作效率和工作量，您得是時(shí)間很好的朋友，這需要長(cháng)時(shí)間的訓練咯（yibie昨天的文章里有相關(guān)討論）。至于如何按照這個(gè)列表行動(dòng)，在后面的行動(dòng)這個(gè)習慣里會(huì )有詳細討論。

那么每天丟進(jìn)工作籃的事情太多，多到你放進(jìn)下一步行動(dòng)的時(shí)候賽都塞不下，怎么辦？一個(gè)可能是你往自己背上背負的東西太多了，那么試著(zhù)放下一些東西吧?？纯次覀円郧疤岬降倪@句話(huà)：

假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其他方法，你也同樣無(wú)法完成它們；而且倘若不借助某一件事優(yōu)先的次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。

另外一種情況，則是你可能把本來(lái)是一個(gè)項目的事情，當做了一個(gè)可執行的行動(dòng)放進(jìn)了這個(gè)列表。這會(huì )導致你分配給它的時(shí)間也比較多，也容易導致你的拖延和時(shí)間估計失誤。這就要用到項目這個(gè)工具了。

3. 項目（Projects/Lists）

任何不能一步完成的任務(wù)，其實(shí)都可以作為一個(gè)項目。在GTD中，則是用的“清單”這個(gè)概念。因為項目基本上也是由一步步行動(dòng)組成，所以基本上也可以列成一個(gè)清單。但是在GTD中，項目是和下一步行動(dòng)寫(xiě)到一章中的，所以難免讓人有點(diǎn)迷惑。再加上“有時(shí)/也許”清單，“等待”清單，就更讓人迷惑了。其實(shí)正如Steve Pavlina在GTD缺失的另一半里面所說(shuō)的，他們是不同層次的東西。關(guān)系可以描述為這樣：

項目，以及各種各樣的清單

工作籃，下一步行動(dòng)

為什么這么分？其實(shí)是由我們使用它們的頻率決定的。工作籃和下一步行動(dòng)我們會(huì )每天多次用到，是執行層面上的工具。雖然它們本質(zhì)上也是清單，但是因為這種頻繁的使用而跟其他清單區別開(kāi)來(lái)。而項目和各種清單，我們可能每天回顧一次，比較懶的時(shí)候可能2-3天甚至一周才能回顧一次。它們很大程度上起到計劃和備忘的作用。在工作中，我們很有可能需要同時(shí)推進(jìn)多個(gè)任務(wù)（比如一個(gè)朋友的7個(gè)跨國項目:P）。那么每一個(gè)任務(wù)就可以作為一個(gè)項目。再加上各種各樣的列表，比如“有時(shí)/也許”清單，比如購物清單，如此等等。

至于用什么工具來(lái)管理項目？我傾向于認為個(gè)人項目一般都不那么復雜，所以不用動(dòng)用很“重”的項目管理工具。實(shí)際上動(dòng)用這種“殺牛刀”的結果往往是“計劃趕不上變化”。因此任何能方便你管理列表的工具都可以用來(lái)管理項目。比如我喜歡的紙筆工具，比如天方喜歡的toodledo，以及各種各樣根據GTD設計出來(lái)的軟件和工具。

4. 日歷（Calendar）

剩下的就是日歷了。GTD中講到：

日程表應該只顯示“重要而艱巨的工作”，圍繞著(zhù)它推進(jìn)你其余的行動(dòng)。

然而，根據人們記錄每天工作計劃的老習慣，許多人希望把行動(dòng)放在他們有心情去完成這件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那時(shí)，也許情況就會(huì )發(fā)生變化了，因此這件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住這種種情況。你需要依賴(lài)你的日程表，把它視為一塊圣域。它界定了你每天所有的責任的嚴格精確的界限。當你忙碌的時(shí)候，這些工作也應該能夠一目了然。如果日程表中包括你必須在某一天搞定的工作，事情也就簡(jiǎn)單多了。

ZTD中鼓勵把每周的大石頭放進(jìn)日歷里面。不過(guò)我覺(jué)得上面這段話(huà)說(shuō)的有道理，還是不要提前一周把石頭放進(jìn)日歷里面比較好。提前一天放也許比較有預見(jiàn)性。不過(guò)既然我們已經(jīng)在“下一步行動(dòng)”清單中確定了重要的事情，也就沒(méi)有必要重復了。還是把日歷看得“神圣”一點(diǎn)吧^^

另外，你還可以把一些需要每天完成的常規事項放進(jìn)日歷里面。我覺(jué)得這個(gè)日歷最好是電子形式的，這樣它可以在需要的時(shí)候自動(dòng)提醒我們（比如手機上的日歷工具，Google Calendar的SMS和Email提醒等等）。我們在日程表，提醒，以及截止日期里曾經(jīng)詳細討論過(guò)這方面的內容，以及日程表的形式問(wèn)題。有興趣的話(huà)點(diǎn)擊鏈接看看咯。

四個(gè)工具介紹完了，這是我們讀完之后可以馬上建立起來(lái)的系統。至于用什么實(shí)現，那并不是最重要的。當然，得選你自己喜歡，用起來(lái)舒服的工具。不過(guò)要熟練使用這些工具，以及形成相應的習慣，可能需要一定時(shí)間。李笑來(lái)老師說(shuō)：

養成任何一個(gè)新的習慣都不容易。需要多久才能真正成為習慣，與天生的一樣自然呢？我的經(jīng)驗告訴我，一般需要五年的時(shí)間。對，是五年的時(shí)間。我看到過(guò)很多書(shū)籍上說(shuō)，兩個(gè)星期就可以養成一個(gè)習慣；我想，也許是我笨吧。

至于要形成那四個(gè)習慣，才能更好的“今日事今日畢”，以及有哪些注意事項和行動(dòng)指南，我們下篇接著(zhù)討論。

您的GTD經(jīng)驗和思考會(huì )給我們及其他讀者帶來(lái)新的視角。您覺(jué)得這篇文章有什么問(wèn)題或者需要改進(jìn)的地方，在留言里跟我們討論咯^^