很多人都有這樣的體會(huì )，每天工作緊張而忙碌，卻又常常被領(lǐng)導突然下達的命令把計劃打亂，郵件太多怎么也找不到想要的附件文檔，會(huì )議前的等待無(wú)奈又必須，到了下班時(shí)間才想起來(lái)還有幾項今天必須完成的任務(wù)。今天我就來(lái)幫助您解決這一困境，講解如何使用Outlook2007進(jìn)行有效的時(shí)間管理。

　　一、顏色與后續標記——郵件信息快速標注

　　每天早晨打開(kāi)Outlook，我們可能會(huì )收到大量的郵件：有些是領(lǐng)導分配的任務(wù)，有些是朋友發(fā)來(lái)的笑話(huà)，有些是同事提的問(wèn)題，有些是親友發(fā)來(lái)的祝福，還有一些是討厭的垃圾郵件。我們是不是應該仔細的閱讀每一封信逐一處理呢？我認為不應該這樣。我們應該先預覽郵件，判斷郵件的重要程度，刪除垃圾郵件，回復容易處理的郵件。對一些需要大量時(shí)間去處理或者需要后續提醒的郵件，用Outlook 2007的顏色與后續標記功能進(jìn)行標記。

　　在Outlook 2003中，顏色標記和后續標記是同一個(gè)概念。Outlook 2007中把他們分開(kāi)，變成兩個(gè)功能。其中，顏色標記可以對顏色進(jìn)行選擇、對名稱(chēng)進(jìn)行修改，同一封郵件可以標注多個(gè)顏色標記，方便對郵件進(jìn)行具體的規類(lèi)和管理。我們可以在顏色標記的方框上點(diǎn)擊鼠標右鍵，選擇“所有類(lèi)別”，在彈出的窗口中對顏色進(jìn)行命名。命名完后我們可以右鍵點(diǎn)擊顏色標記的方框，選擇適合這封信的顏色標記。

　　如果我們還需要對這封郵件的相關(guān)事件進(jìn)行后續工作，那么我們還需要添加后續標記。后續標記在Outlook 2007中不再僅僅是一個(gè)標記而已，它被賦予了時(shí)間節點(diǎn)的概念。設置后續標記的目的是提醒您在限定的時(shí)間內完成后續工作。我們可以看到在對郵件設置后續標記以后，“待辦事項欄”和“任務(wù)”中都相應的增加了提醒，提示您在限定的時(shí)間內完成該郵件的后續工作。