我們每天早上打開(kāi)電腦,收到的郵件中有重要的、也有不重要的,那些重要的郵件,就像我們引子中的大石頭,應該先處理,但是這些大石頭的事件不一定很緊急,所以我們將這些大石頭用鼠標拖放到日歷,以免需要處理時(shí)找不到對應的郵件,用鼠標拖動(dòng)郵件到日歷的圖標上。

您會(huì )發(fā)現,Outlook會(huì )自動(dòng)為當前的郵件創(chuàng )建一個(gè)約會(huì )。

1 設定完約會(huì )的開(kāi)始時(shí)間和提醒,2 點(diǎn)擊保存并關(guān)閉。
Outlook就會(huì )自動(dòng)將該郵件的內容作為約會(huì )保存在日歷上,利用這個(gè)方法設定重要的的郵件,可以確保重要的但是不是很緊急的事件不會(huì )被遺忘,系統還可以智能提醒,如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手機,該信息還將同步到手機上,隨時(shí)提醒您。

接下來(lái)需要處理的內容是小石子。
有些郵件也比較重要,但是只是需要在一個(gè)截止日期之前做完就好了,對于這些郵件我們的處理方法類(lèi)似上述方法,但是有所不同。
按照前面的方法,將郵件直接拖放至任務(wù)選項,如下

拖放完成之后,系統會(huì )自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)新的任務(wù),并且自動(dòng)將郵件的正文作為任務(wù)的內容,我們只需要設定任務(wù)截至時(shí)間、任務(wù)的提醒就可以讓聰明的Outlook幫助我們記憶該任務(wù)了。

然后進(jìn)入到任務(wù)的管理界面,這里存放了各種“小石子”(需要做的事情),我們可以很方便的管理這些小石子,相當于一個(gè)很好的To-Do-List, 但是不需要手動(dòng)建立,只要從Mail 拖放放就好了。

處理完了小石子,接下來(lái)的工作便是處理“沙子”(需要處理但是不是特別緊急的事情,比如新聞郵件,公司公告等),這個(gè)時(shí)候我們可以利用Outlook 2003 的優(yōu)秀特性標記來(lái)設定:鼠標點(diǎn)擊電子郵件右側的小旗子,小旗子會(huì )變成紅色,如圖:

隨后,在Outlook的郵件收藏夾中我們可以看到有若干封標有后續標志的郵件。

等自己有一些較短暫空余時(shí)間的時(shí)候,我們就可以考慮去處理這些標有后續標志的郵件,當我我們處理完郵件后,點(diǎn)擊紅色小旗幟,該封郵件就會(huì )從Outlook的標有后續標志的郵件中消失,這樣,我們很快就可以知道還有多少比較瑣碎的事情沒(méi)有處理。

通過(guò)以上的學(xué)習,我們會(huì )發(fā)現電子郵件的收件箱只是一個(gè)郵件接收工具,真正的處理事務(wù)完全可以通過(guò)日歷、任務(wù)、后續標志和收藏夾完成。
下圖是一個(gè)匯總表
| 功能特性 | 適合存放的事件 | 類(lèi)比 |
| 日歷 | 重要緊急或不緊急的事件(需要連續穩定的時(shí)間工作) | 大石塊 |
| 任務(wù) | 重要,不緊急、必須完成的事件 | 小石塊 |
| 后續標志 | 不重要、緊急或不緊急的事情 | 沙子 |
所以我們處理事情的順序應該是自上而下,這樣工作效率才會(huì )高。
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