我們每天早上打開(kāi)電腦，收到的郵件中有重要的、也有不重要的，那些重要的郵件，就像我們引子中的大石頭，應該先處理，但是這些大石頭的事件不一定很緊急，所以我們將這些大石頭用鼠標拖放到日歷，以免需要處理時(shí)找不到對應的郵件，用鼠標拖動(dòng)郵件到日歷的圖標上。
您會(huì )發(fā)現，Outlook會(huì )自動(dòng)為當前的郵件創(chuàng )建一個(gè)約會(huì )。
1 設定完約會(huì )的開(kāi)始時(shí)間和提醒，2 點(diǎn)擊保存并關(guān)閉。
Outlook就會(huì )自動(dòng)將該郵件的內容作為約會(huì )保存在日歷上，利用這個(gè)方法設定重要的的郵件，可以確保重要的但是不是很緊急的事件不會(huì )被遺忘，系統還可以智能提醒，如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手機，該信息還將同步到手機上，隨時(shí)提醒您。
接下來(lái)需要處理的內容是小石子。
有些郵件也比較重要，但是只是需要在一個(gè)截止日期之前做完就好了，對于這些郵件我們的處理方法類(lèi)似上述方法，但是有所不同。
按照前面的方法，將郵件直接拖放至任務(wù)選項，如下
拖放完成之后，系統會(huì )自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)新的任務(wù)，并且自動(dòng)將郵件的正文作為任務(wù)的內容，我們只需要設定任務(wù)截至時(shí)間、任務(wù)的提醒就可以讓聰明的Outlook幫助我們記憶該任務(wù)了。
然后進(jìn)入到任務(wù)的管理界面，這里存放了各種“小石子”(需要做的事情)，我們可以很方便的管理這些小石子，相當于一個(gè)很好的To-Do-List, 但是不需要手動(dòng)建立，只要從Mail 拖放放就好了。
處理完了小石子，接下來(lái)的工作便是處理“沙子”（需要處理但是不是特別緊急的事情，比如新聞郵件，公司公告等），這個(gè)時(shí)候我們可以利用Outlook 2003 的優(yōu)秀特性標記來(lái)設定：鼠標點(diǎn)擊電子郵件右側的小旗子，小旗子會(huì )變成紅色，如圖：
隨后，在Outlook的郵件收藏夾中我們可以看到有若干封標有后續標志的郵件。
等自己有一些較短暫空余時(shí)間的時(shí)候，我們就可以考慮去處理這些標有后續標志的郵件，當我我們處理完郵件后，點(diǎn)擊紅色小旗幟，該封郵件就會(huì )從Outlook的標有后續標志的郵件中消失，這樣，我們很快就可以知道還有多少比較瑣碎的事情沒(méi)有處理。
通過(guò)以上的學(xué)習，我們會(huì )發(fā)現電子郵件的收件箱只是一個(gè)郵件接收工具，真正的處理事務(wù)完全可以通過(guò)日歷、任務(wù)、后續標志和收藏夾完成。
下圖是一個(gè)匯總表
| 功能特性 | 適合存放的事件 | 類(lèi)比 |
| 日歷 | 重要緊急或不緊急的事件（需要連續穩定的時(shí)間工作） | 大石塊 |
| 任務(wù) | 重要，不緊急、必須完成的事件 | 小石塊 |
| 后續標志 | 不重要、緊急或不緊急的事情 | 沙子 |
所以我們處理事情的順序應該是自上而下，這樣工作效率才會(huì )高。
聯(lián)系客服
