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這樣的情景聽(tīng)起來(lái)是不是似曾相識？Maria 是一個(gè)負責管理眾多項目的管理人員。她不是轉戰于各種會(huì )議，就是忙于同小組成員一道收集信息和解決問(wèn)題。在這種情況下，Maria 很容易被項目信息、會(huì )議記錄和電子郵件弄得暈頭轉向。

幸運的是，Maria 使用 OneNote 和 Outlook 處理她的大部分工作。她利用 OneNote 作會(huì )議記錄和收集每個(gè)項目所需要的全部信息。利用 Outlook 發(fā)送和接收所有電子郵件、記錄客戶(hù)聯(lián)系信息、安排會(huì )議和約會(huì )。這樣的結果是會(huì )產(chǎn)生大量的信息，Maria 需要與她的團隊和客戶(hù)共享這些信息，還要對其進(jìn)行組織以便輕松地找到需要的信息。

由于 Maria 利用 OneNote 作會(huì )議記錄，利用 Outlook 安排會(huì )議，因此她可以直接將每個(gè)會(huì )議的出席人員列表、會(huì )議的時(shí)間地點(diǎn)以及議程直接復制到 OneNote 中的會(huì )議記錄中。此外，她還能夠從 OneNote 中捕獲新客戶(hù)的聯(lián)系信息，以及任務(wù)和約會(huì )，然后將所有信息輕松地導入 Outlook。

開(kāi)會(huì )時(shí)，Maria 喜歡用 OneNote 作筆記。甚至在離開(kāi)會(huì )議室之前，她就可以快速組織這些筆記，并將其以 Outlook 電子郵件形式發(fā)送給團隊成員，這一切只需單擊 OneNote 工具欄上的一個(gè)按鈕即可迅速完成。筆記會(huì )顯示在電子郵件正文中，筆記文件本身則自動(dòng)以附件的形式附加在電子郵件中，這樣 Maria 的團隊成員即可將該頁(yè)添加到他們各自的 OneNote 筆記本中。

繁忙的一天結束了，Maria 終于可以瀏覽她的 Outlook 收件箱，閱讀當天收到的郵件了。她必然會(huì )發(fā)現許多需要保留、組織和再次使用的信息碎片。

Maria 有不少訣竅，可以有條理地保存這些信息并輕松自如地使用它們。她在 Outlook 中為來(lái)自特定人員或涉及特定項目的郵件建立了“搜索文件夾” —— 一種虛擬文件夾，其中包含符合特定搜索條件的所有電子郵件的視圖。Maria 還在“收件箱”中設定了一些規則，將直接發(fā)給她的郵件用一種顏色顯示，而將轉發(fā)給她的郵件用另一種顏色顯示。這樣有助于區分哪些郵件需要優(yōu)先回復。最后，Maria 還對她認為有必要保持關(guān)注的所有郵件加以標記，以便日后查找。

對于在 OneNote 中所做的筆記，Maria 同樣有她絕妙的組織訣竅。 首先，她在筆記本中為手頭的每個(gè)項目都創(chuàng )建了一個(gè)文件夾。在每個(gè)文件夾內，她又劃分出許多分區，從而進(jìn)一步組織每個(gè)項目。在作筆記時(shí)，Maria 使用“待辦事項”筆記標記來(lái)標注需要記住的所有操作項。日后，她可以使用“筆記標記摘要”任務(wù)窗格來(lái)查看所有做過(guò)標記的筆記。她甚至還可以創(chuàng )建一個(gè)匯總頁(yè)，將所有“待辦事項”一次列出。

借助 OneNote，Maria 還可以輕松地查找她所需要的任何信息。例如，如果她打算查找關(guān)于某個(gè)客戶(hù)的信息，可以在含有該客戶(hù)名稱(chēng)的筆記中搜索。如果她知道筆記所在的具體文件夾或分區，則可以縮小搜索范圍；否則，可以選擇在整個(gè)筆記本中搜索。

Maria 每天可能會(huì )有大量的信息需要處理，但有了 OneNote 和 Outlook 的幫助，她便可以對信息流操控自如。