簡(jiǎn)單、易用的RSS源，使相關(guān)的信息唾手可得輕松共享信息，將電子郵件發(fā)送至OneNote用戶(hù)OneNote和Outlook巧妙結合，幫你跟蹤重要任務(wù)司馬浩天教官現就職于美國科迪亞公司，任亞太區銷(xiāo)售總監。他是公司中國辦事處的第一任負責人，任職期間開(kāi)拓了一個(gè)全新的中國市場(chǎng)。司馬教官認為，在日常工作中，Office辦公軟件，無(wú)論是Outlook 、Excel還是Word，都為他今天的成就立下了汗馬功勞。在此，他將帶領(lǐng)大家一道從Office 2007的各種實(shí)用技巧中受益。
作為一名銷(xiāo)售工作人員，常常面臨過(guò)多的工作信息和大量的具體事務(wù)，今天我們要共同探討如何使用Microsoft Office 2007提供的強大支持工具，來(lái)快速獲取和組織信息，幫助我們處理日常繁雜的工作。 在繁忙的一天中，你需要不斷地獲取最新的信息，以便協(xié)調公司的各項業(yè)務(wù)，所以大量的事情在等著(zhù)你去處理：
你已經(jīng)習慣經(jīng)常去某些網(wǎng)站看看，從中查找相關(guān)的資料； 某些網(wǎng)站上張貼了有關(guān)你公司的產(chǎn)品信息，你需要了解最新的潛在客戶(hù)信息； 你需要將客戶(hù)發(fā)來(lái)的郵件進(jìn)行一系列處理，以便答復客戶(hù)與跟蹤重要的項目任務(wù)； ……
利用全新的Microsoft Office 2007支持工具，可以幫助你通過(guò)最簡(jiǎn)單的工作方式來(lái)迅速處理以上的工作：
訂閱你所經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的網(wǎng)站的RSS源，幫助你始終獲取其最新的信息； 你可以在Microsoft Outlook 2007中快速獲得客戶(hù)給你發(fā)來(lái)的訂貨單郵件； 對一些重要郵件進(jìn)行特殊的處理與標記，以便動(dòng)態(tài)跟蹤其當前的工作任務(wù)； ……
如果你需要不斷地從不同網(wǎng)站上獲得最新的IT技術(shù)消息，例如，最新軟件熱點(diǎn)新聞、軟件的故障診斷與技術(shù)支持、最受歡迎的下載資源等等，那么你需要記住這些經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的網(wǎng)站，才能看到這些信息。事實(shí)上，如果你在Microsoft Outlook 2007中添加了這些網(wǎng)站的RSS源，你就可以自動(dòng)接收最新的IT技術(shù)信息了。
在Outlook 2007中添加RSS源的具體步驟如下：
1) 執行菜單欄中的【工具】|【帳戶(hù)設置】命令，打開(kāi)“帳戶(hù)設置”對話(huà)框的“RSS源”選項卡，如圖1所示。
圖1 “賬戶(hù)設置”對話(huà)框
2) 在“RSS源”選項卡中單擊【新建】按鈕，打開(kāi)“新建RSS源”對話(huà)框，并輸入經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的網(wǎng)站的RSS源地址。輸入完成以后，單擊【添加】按鈕，在隨后打開(kāi)的“RSS源選項”對話(huà)框中，對RSS源的名稱(chēng)、下載方式等進(jìn)行設置，如圖2所示。
圖2 添加RSS源
3) 單擊【確定】按鈕，完成RSS源的添加過(guò)程。關(guān)閉Outlook的“賬戶(hù)設置”對話(huà)框后，此時(shí)，你便可以在Outlook界面的“RSS源”文件夾中查看來(lái)自多個(gè)網(wǎng)站的最新IT技術(shù)信息，如圖3所示。RSS會(huì )將內容摘要傳遞給你，你可以通過(guò)單擊鏈接來(lái)決定要閱讀哪些特定的文章。
圖3 利用Outlook提供的RSS聚合器查看來(lái)自多個(gè)網(wǎng)站的內容
此外，你還可以將RSS源共享給其他的同事。在Outlook 2007的RSS源文件夾中，選擇要共享的RSS源（例如，中國-簡(jiǎn)體中文），然后執行菜單欄中的【動(dòng)作】|【共享此源】命令，在隨后打開(kāi)的“RSS源-共享”郵件窗口中選擇收件人，然后直接發(fā)送即可。當其他同事收到你發(fā)送過(guò)來(lái)的共享RSS源郵件后，只需單擊【添加此RSS源】按鈕（如圖4所示），即可將該源添加到自己的RSS源中了。
圖4 共享他人發(fā)送的RSS源
你可能每天都會(huì )面對批量的訂貨單郵件，你并不希望錯過(guò)任何一個(gè)客戶(hù)的訂貨單，但是處理大量的郵件可能會(huì )使你力不從心。事實(shí)上，在Microsoft Outlook 2007中，你只需輕松單擊一下鼠標就可以將指定的電子郵件發(fā)送給Microsoft OneNote 2007用戶(hù)了，OneNote用戶(hù)會(huì )更加有效地協(xié)調你來(lái)輕松處理這些郵件。
打開(kāi)一封指定的電子郵件，在郵件窗口的功能區中單擊“郵件”選項卡，接著(zhù)單擊“OneNote”功能組中的“發(fā)送至OneNote”按鈕，該郵件的內容及附件將直接發(fā)送至OneNote中，如圖5所示。
圖5 將指定的電子郵件發(fā)送至Microsoft OneNote 2007中
Microsoft OneNote 2007是一種數字筆記本，它提供了一種靈活的方式，將文本內容、圖片、數字手寫(xiě)筆記、聲音和影片，甚至是來(lái)自其他Office辦公軟件的信息收集起來(lái)集中地進(jìn)行管理。例如：在如圖5所示的OneNote中，對來(lái)自Outlook的訂貨單郵件內容創(chuàng )建任務(wù)并進(jìn)行筆記標記，以便與Outlook任務(wù)同步更新，從而幫助你更加高效地管理與跟蹤重要的事項，其操作步驟如下：
1) 在如圖5所示的OneNote中，將鼠標定位在“貨運的方式”文本之前，然后單擊“常用”工具欄上的【任務(wù)】按鈕，在其下拉列表中單擊【今天】命令，插入一個(gè)今天需要確定的Outlook任務(wù)標志（紅色的旗幟）。同樣，可以為其他事項創(chuàng )建不同時(shí)期的Outlook任務(wù)，如圖6所示。如果某項任務(wù)已經(jīng)完成，只需單擊紅色的旗幟，將該任務(wù)標記為完成，與此同時(shí)，你就可以在Outlook中動(dòng)態(tài)跟蹤該項任務(wù)的狀態(tài)了。
圖6 在OneNote中創(chuàng )建Outlook任務(wù)
2) 如果希望設置更多的任務(wù)細節，則可以在“任務(wù)”下拉列表中，單擊【在Outlook中打開(kāi)任務(wù)】命令，打開(kāi)Outlook的任務(wù)窗口（如圖7所示），在此可以設置各項任務(wù)的開(kāi)始與截止時(shí)間、狀態(tài)、優(yōu)先級、完成率、提醒等等。
圖7 在Outlook中打開(kāi)任務(wù)
3) 此外，你還可以對各項任務(wù)進(jìn)行筆記標記，單擊“常用”工具欄上的【標記】按鈕，在其下拉列表中可以為不同的任務(wù)選擇不同的標記符號，例如，為“貨運的方式”選擇“重要”的星形筆記標記，為“確定什么時(shí)候可以發(fā)貨”選擇“待辦事項”筆記標記等等，從而幫助你更加直觀(guān)地跟蹤這些任務(wù)的狀態(tài)，如圖8所示。
圖8 利用“筆記標記”跟蹤重要任務(wù)
