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“在我的工作生涯中，效率非常關(guān)鍵：投入到組織原始數據中的精力越少，投入到工作中的精力就越多。OneNote 是我多年以來(lái)夢(mèng)寐以求的組織與協(xié)作解決方案。”

Scott Bright 是總部設在西雅圖的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)公司— Synapse Product Development, LLC 的一位負責人。像這家小公司的其他員工一樣，Scott 有很多頭銜，如程序經(jīng)理、客戶(hù)經(jīng)理、信息技術(shù)經(jīng)理和設計工程師等等。

在 Microsoft Office OneNote 2003 面市之前，Scott 和同事依賴(lài) Microsoft Outlook® 來(lái)安排時(shí)間、彼此交流信息和跟蹤任務(wù)— 那時(shí)他們做的是書(shū)面筆記。將這些筆記鍵入到文檔或電子郵件中以及將交辦事項復制到 Outlook 中都需要大量的時(shí)間，但他們誰(shuí)也沒(méi)有這么多時(shí)間。

當時(shí)，客戶(hù)會(huì )議上有關(guān)項目的重要細節和計劃也是以書(shū)面形式捕獲的。如果時(shí)間允許，還會(huì )將筆記鍵入到員工計算機的活頁(yè)夾或文件夾中進(jìn)行存儲。轉錄并組織這些筆記的工作非常費時(shí)— 而公司里沒(méi)有誰(shuí)會(huì )有富余的時(shí)間。但是，如果沒(méi)有人做這些管理性的工作，就無(wú)法保證這些重要信息已經(jīng)記錄并使用一種便于共享的格式保存。

Scott 當時(shí)就認為公司需要一種更有效的方法來(lái)組織和跟蹤客戶(hù)開(kāi)發(fā)項目并在整個(gè)工作組內共享想法。他們需要一種能夠提供靈活的工作環(huán)境的軟件程序，而且這種程序要像 Microsoft Office Outlook® 2003 和 Microsoft Office Word 2003 那樣能夠提供組織和協(xié)作功能— 同時(shí)還不會(huì )限制創(chuàng )造力。

后來(lái) Scott 發(fā)現了 OneNote。從他使用該程序的第一天起，他做筆記的習慣就變得更加有條理、更加高效。OneNote 很快就成為他所有項目計劃活動(dòng)的一個(gè)方便的存儲中心?，F在，Scott 將 OneNote 用作存儲重要信息的倉庫，他利用這些信息來(lái)組織項目和人員并經(jīng)營(yíng)一個(gè)小型企業(yè)— 而且他的一些同事也開(kāi)始使用 OneNote 了。

注釋  本主題中介紹的某些功能僅在您已經(jīng)安裝了 Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 的情況下才可用。要了解有關(guān) Service Pack 及其下載方法的詳細信息，請參閱 OneNote 2003 中的 Service Pack 功能。

使用 OneNote 組織項目和經(jīng)營(yíng)企業(yè)

作為一名工程師兼顧問(wèn)，Scott 的企業(yè)重點(diǎn)考慮的是為客戶(hù)開(kāi)發(fā)具有創(chuàng )造性的解決方案。為實(shí)現這一目的，他必須及時(shí)而有條理地將會(huì )議細節和交辦事項傳達給公司內部的相應人員?，F在 Scott 通過(guò)使用 OneNote 解決了這一問(wèn)題，他可以在與客戶(hù)、開(kāi)發(fā)工作組或 Synapse 管理層會(huì )面時(shí)，一邊做筆記，一邊規劃項目并解決企業(yè)的發(fā)展與運營(yíng)問(wèn)題。由于所有這些信息都非常便于獲得，他可以很方便地將交辦事項傳達給工作組成員，并通過(guò)電子郵件共享筆記。下面讓我們看一下 Scott 是怎樣組織筆記本、捕獲信息以及與他人共享信息的。

組織信息：從知識庫到購物列表

Scott 的筆記本由具有特定主題的文件夾和分區組成，其中存有他與客戶(hù)、工作組成員分別或同時(shí)會(huì )面時(shí)對每個(gè)項目所做的筆記。這樣，他可以擁有所有業(yè)務(wù)往來(lái)的自動(dòng)歷史記錄。任何時(shí)候出現的問(wèn)題都可以通過(guò) OneNote 的搜索功能輕松找到。利用縱向邊緣上的頁(yè)選項卡和頂端的文件夾與分區選項卡，可以很容易地導航到項目、客戶(hù)、會(huì )議和特定問(wèn)題。

Scott 筆記本中的分區和文件夾囊括了從常用知識庫到日常管理的所有項目— 包括用于日用品列表的區域！做為一名工程師，Scott 在很大程度上依賴(lài)于他在其職業(yè)生涯中積累的各種技術(shù)與設計信息。相應地，Scott 創(chuàng )建了一個(gè)名為“知識庫”的文件夾。他使用該文件夾來(lái)存儲那些可能不屬于某個(gè)特定項目但卻在許多不同項目開(kāi)發(fā)過(guò)程中可能要經(jīng)常使用的信息。下圖顯示 Scott 的“知識庫”文件夾的組織方式。

與書(shū)面筆記本或文件系統不同的是，Scott 的“知識庫”文件夾很容易進(jìn)行搜索。他所要做的就是記住他要查找的概念中的一個(gè)單詞，然后利用 OneNote 的關(guān)鍵字搜索功能進(jìn)行搜索。所有包含該單詞的頁(yè)將立即顯示出來(lái)。

Scott 的 OneNote 筆記本中的其他文件夾和分區還包括：

• 會(huì )議筆記：  該文件夾根據不同類(lèi)型的內部會(huì )議（包括業(yè)務(wù)發(fā)展與策略）分成多個(gè)分區。
• 項目管理：  在該文件夾中，為每個(gè)客戶(hù)創(chuàng )建一個(gè)分區。在他與這些客戶(hù)或與開(kāi)發(fā)工作組會(huì )面時(shí)所做的筆記均存儲在這些分區中。
• 個(gè)人項目：  該文件夾中包括的分區用于住房項目和購物列表。
• 便箋：  這是 OneNote 中默認的便箋分區，Scott 使用該分區來(lái)存儲在網(wǎng)站上進(jìn)行信息檢索時(shí)所做的筆記，或者存儲在他要快速記錄信息但并不需要立即在筆記本中對其進(jìn)行組織的其他場(chǎng)合中所做的筆記。
• Pocket PC 筆記：  Scott 在基于 Windows Mobile 的 Pocket PC 上記錄的筆記以及在 Smartphone 上記錄的音頻筆記都復制到這一分區。在 Tablet PC 上記錄筆記不方便時(shí)，Scott 可以在他的 Pocket PC 上快速記錄筆記或在 Smartphone 上錄音。下次他將這些設備連接到計算機上時(shí)，筆記和錄音將自動(dòng)傳輸到 OneNote 中。

以多種形式捕獲筆記

在 Scott 與其他工程師進(jìn)行集體討論時(shí)，OneNote 為他們提供了所需的靈活性。在 OneNote 中，他們能夠以任意形式的草圖、框圖、手寫(xiě)筆記以及思維導圖技術(shù)等形式來(lái)捕獲想法。下圖所示為 Scott 筆記本中的一個(gè)框圖。

要將螺旋形活頁(yè)簿、小紙片、白板甚至是粘滯便箋上的草圖或筆記集中在一起并提供給他人不但非常困難，而且它們還很容易丟失。OneNote 的繪圖功能和手寫(xiě)功能使得那些使用筆式輸入設備或 Tablet PC 做筆記的工程師可以按他們所設想的方式來(lái)做筆記，并且還可以將這些筆記集中存儲在一個(gè)位置。這樣，共享和搜索各種集體討論筆記以及項目計劃筆記將更加方便。

包含錄音和錄像使工程師筆記本的內容更加豐富。OneNote 中記錄的產(chǎn)品演示、測試案例或使用方案的錄像非常適合于后期參考。 此外，錄音用于補充會(huì )議或演示的手寫(xiě)或鍵入筆記，它可以使與他人共享信息的活動(dòng)變成更豐富的體驗。

在 OneNote 和 Outlook 之間共享信息

由于 OneNote 與 Microsoft Office Outlook® 2003 之間緊密集成，這兩個(gè)程序已經(jīng)成為 Scott 的主要工作工具。他將 OneNote 用作日記簿，在其中保存與工程相關(guān)的所有筆記— 包括概念草圖、簡(jiǎn)略圖、機械操作及軟件的流程圖— 以及與管理問(wèn)題（如項目計劃細節和資源分配）有關(guān)的筆記。

Scott 使用筆記標記來(lái)標記他或其他工作組成員需要注意或在以后執行后續操作的項目。利用筆記標記摘要功能可以很快為自己和同事獲取待辦事項的列表。從 OneNote 中，Scott 可以基于這些項目創(chuàng )建 Outlook 任務(wù)，并將其發(fā)送給相應人員或為自己保存起來(lái)。在下圖中，您可以看到 Scott 的任務(wù)在 OneNote 中做了標記時(shí)所顯示的情形，以及在傳輸到 Outlook“任務(wù)”文件夾中之后所顯示的情形。

倡導在全公司范圍內協(xié)同工作

Scott 已經(jīng)注意到 OneNote 如何改進(jìn)公司內的信息共享方式。以前，他一直認為在紙上記錄的重要信息及創(chuàng )新信息對于開(kāi)發(fā)項目可能就沒(méi)有什么幫助。但現在不同了，他的工作組中的每個(gè)人都開(kāi)始將 OneNote 用作記錄想法的日記簿、日志、速寫(xiě)簿和知識庫。他們通過(guò)電子郵件或共享網(wǎng)絡(luò )位置以 OneNote 文件的形式來(lái)交換信息。

一些人還已經(jīng)開(kāi)始著(zhù)手共享的筆記記錄的例會(huì )，在會(huì )議中他們可以同時(shí)并實(shí)時(shí)地在共享筆記頁(yè)上繪圖或鍵入— 無(wú)論他們身處何方。在工程設計概念上的協(xié)作通常是一種視頻體驗，并且除非整個(gè)工作組可以看到構思、參與其中并發(fā)表看法，否則項目很難有重大突破。共享的筆記記錄例會(huì )消除了 在工作組成員無(wú)法會(huì )面時(shí)可能發(fā)生的交流障礙。無(wú)論在會(huì )堂里的另一個(gè)會(huì )議室還是在路上，他們都可以繼續協(xié)作并不斷推進(jìn)公司項目的發(fā)展。

盡管 Scott 的頭銜還與以前一樣多，但通過(guò)使用 OneNote，他的工作效率比以前有了大幅度提高，而且整個(gè)組織內的信息交流也變得更加暢通，因為現在一些重要息更容易交流。使用 OneNote，工程師可以自由進(jìn)行集體討論— 同時(shí)減輕了做書(shū)面筆記時(shí)必須要執行的跟蹤、轉錄和組織任務(wù)的負擔。通過(guò)共享 OneNote 頁(yè)，工作組間和工作組內的交流變得更加高效，協(xié)同工作變得比以前任何時(shí)候都容易。因為有了 OneNote，Scott 及部分同事現在能夠投入更多的時(shí)間為客戶(hù)開(kāi)發(fā)具有創(chuàng )造性的解決方案。而且，由于認識到他們現在可以更有可能采用會(huì )使其公司領(lǐng)先一步的信息，他可以更加泰然處之了。