一、概述
目前在許多企業(yè)集團內部有一個(gè)需要解決的問(wèn)題就是遍及全國的幾十家之多多家分之機構和總部之間傳遞需要簽署的企業(yè)內部文件繁多，基本都是利用傳真件進(jìn)行簽署然后回傳，這樣一是傳真件的管理比較困
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我 們提供了一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的解決方案來(lái)解決這樣一個(gè)工作流的問(wèn)題。簡(jiǎn)單地說(shuō)，工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)。我們可以將整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程 看作是一條河，其中流過(guò)的就是工作流?；ヂ?lián)網(wǎng)的強大功能使很多企業(yè)充分利用了網(wǎng)絡(luò )的優(yōu)勢，利用先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò )化管理系統及時(shí)發(fā)布企業(yè)動(dòng)態(tài)信息，及時(shí)接收 市場(chǎng)、客戶(hù)的反饋信息，有效管理、處理企業(yè)內部各種信息。
二、目標
如果我們從系統功能角度對上述應用做一粗淺的分析，就會(huì )發(fā)現應用需求以及辦公人員對信息處理的操作方式方面有著(zhù)以下共同特點(diǎn)，這些功能需求是我們選擇合適的系統必須考慮的判斷依據：
工作流自動(dòng)化應用
幾
乎所有的業(yè)務(wù)過(guò)程都是工作流，應用系統的核心就是—內部公文審批流轉處理等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門(mén)以及
其他部門(mén)的處理（如簽署、會(huì )簽），最終到達流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，通過(guò)數據庫管理工作流信息，通過(guò)電子郵件推動(dòng)工作流程，提供手機短消息的提醒功能，主動(dòng)與被動(dòng)相結合，并對協(xié)同工作和移動(dòng)辦公方式完全支持。
經(jīng)常使用的電子郵件功能
信
息是日常工作、決策科學(xué)化的基礎。電子郵件系統（以及更加廣泛意義上的報文傳遞系統）作為信息傳遞與共享的工具，滿(mǎn)足系統最基本的通信需求。換言之，電子
郵件系統是基礎通信系統。每一個(gè)用戶(hù)通過(guò)關(guān)注自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來(lái)回檢查不同的應用系統，看看哪些是需要處理
的工作。
強大的數據處理和查詢(xún)功能
很多信息的表達與處理方式的要求，是不同于傳統數據類(lèi)型的。處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此工作流系統是典型的文檔處理系統。雖然文檔數據庫一般都包含了對傳統數據類(lèi)型的存儲、處理運算能力，但是大量、高強度的數據統計和運算、分析能力往往是其不足之處。系統針對工作流的具體需求，提供對各種數據的高效率存儲，檢索和管理功能。
強大的安全保密功能
安
全性的完整實(shí)現依賴(lài)于制定和執行嚴格的規章制度與管理規范。工作流所處理的信息一般涉及單位的機密，而且不同的工作人員在不同的時(shí)刻對工作信息的處理權限
也是不同的，因此安全控制、保密功能成為工作流得以投入使用的先決條件。系統的安全性控制要求一般包括防止非法用戶(hù)侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電
子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
與其它軟件系統的集成
辦
公自動(dòng)化系統決不是獨立的應用系統。在任何一個(gè)單位內部都存在著(zhù)其他業(yè)務(wù)應用系統，辦公自動(dòng)化系統作為企業(yè)內部網(wǎng)（Intranet）的重要應用已經(jīng)跨越
到與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等等，與外部網(wǎng)絡(luò )世界實(shí)現溝通和共享，對外宣傳展示自己，還可進(jìn)一步提供網(wǎng)絡(luò )服務(wù)，為下一步電子商
務(wù)的全面實(shí)施打好基礎。
三、系統特點(diǎn)
簡(jiǎn)單易用
系統具有具有易用性，非常容易實(shí)施。無(wú)須專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員就可操作、維護。從而更易為使用者所接受，降低推廣難度，減少培訓的工作量，在最短的時(shí)間內讓非專(zhuān)業(yè)人員輕松上手。系統強調的用戶(hù)界面的友好性和易用性。
手寫(xiě)簽名和電子印章
可以針對在系統中流轉的Word文檔，進(jìn)行手寫(xiě)簽批和簽蓋電子印章，同時(shí)簽署過(guò)意見(jiàn)的Word文件在以后的流程中就不能進(jìn)行篡改了以確保內容的安全性。
高度靈活性與可自定義性
系統提供了高度的靈活性和可擴展性。用戶(hù)可以進(jìn)行工作流設置，使所有使用人員能夠按照自己的業(yè)務(wù)流程隨心所欲的設置各種工作流，包括發(fā)文、收文、審批、簽發(fā)等通用工作流和結合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的業(yè)務(wù)工作流。
全面支持Internet/Intranet
基于B/S架構的系統，面向Intranet/Internet，具有內在的支持WWW協(xié)議的功能，能夠通過(guò)該系統輕松的實(shí)現隨時(shí)隨地的移動(dòng)辦公。同時(shí)，利用Web服務(wù)和TCP/IP協(xié)議，實(shí)現跨地區辦公，整合系統的資源，實(shí)時(shí)在線(xiàn)辦公，提高辦公效率。
短消息的提醒功能
通過(guò)設置，可以通過(guò)短消息的提醒機制，來(lái)催促流程的進(jìn)行，利用多種方式來(lái)提高工作的整體效率。
嚴密的多級管理權限功能
根據操作人員的等級，實(shí)現多級權限管理員，保證了多層次的系統安全等級。
四、功能模塊介紹
一、日常辦公
日常辦公模塊是各個(gè)員工共有的辦公管理模塊，全面真實(shí)的結合了當前單位辦公中的主要事務(wù)處理的過(guò)程和內容。
流 程的自定義。任何工作流的形成都是需要不同角色的工作人員共同參與構成的，那么日常的工作可以通過(guò)歸納整理，將不同類(lèi)型的協(xié)同工作定義成數字化的工作流， 結合日常使用的規范格式的報表模板，在系統中定義出各種工作流。這個(gè)過(guò)程叫做工作的自定義，以后公司內部開(kāi)展工作，就是按照這個(gè)流程來(lái)進(jìn)行協(xié)同工作，系統 會(huì )自動(dòng)跟蹤、分發(fā)、提醒各流程節點(diǎn)上的員工去參與各項工作。雙進(jìn)工作流系統提供了強大的工作流的自定義功能，能方便地和Word文檔進(jìn)行結合，同時(shí)自定義 的各種要素可以深入到Word內部，也就是需要用戶(hù)輸入的關(guān)鍵詞內容可以直接帶入到Word文檔里面。
在流程的簽批順序上，提供兩種方式：
一、自動(dòng)類(lèi)型，就是工作流按照事先自定義的流程去流轉，可以固定指派簽批順序，也可以在會(huì )簽的時(shí)候，任意此節點(diǎn)參與會(huì )簽的人員都無(wú)順序地進(jìn)行簽批。
二、自由指定類(lèi)型，也就是這種類(lèi)型的工作流，需要人員去干預流程的走向，屬于特殊類(lèi)型的工作流。
公 文管理模塊： 包括公文起草、簽辦、公文的跟蹤運轉以及辦畢文件的歸檔處理。根據工作流的定義權限，不同角色的人員可以發(fā)起各類(lèi)工作流，再發(fā)送給下一個(gè)節點(diǎn)，由下一節點(diǎn) 的工作人員填寫(xiě)擬辦意見(jiàn)、會(huì )辦意見(jiàn)及其他信息等。 在公文的整個(gè)審批流程結束后，將被自動(dòng)發(fā)送到起草人員的節點(diǎn)上，同時(shí)參與該工作流的人員在自己的歷史工作記錄中是可以查看到該文檔的,可以也可以將該文發(fā) 送到公用模塊上，以進(jìn)行歸檔管理，讓沒(méi)有參與該流程的其他人員也能檢索到該文檔。
公 文管理模塊在網(wǎng)上實(shí)現來(lái)文的簽收、批分、圈閱、批閱、承辦、會(huì )辦、退回、強制收回等工作，領(lǐng)導可以直接使用手寫(xiě)板或者數位屏在WORD上進(jìn)行簽批，同時(shí)可 以保存到后臺系統，以便后續流程查看領(lǐng)導的筆跡留痕。系統自動(dòng)利用站內短信或者手機短信息完成辦理過(guò)程中的超期提示、催辦、辦結通知，以加快辦理過(guò)程。從 來(lái)文登錄到歸檔立卷，系統為您減輕工作負擔，真實(shí)記載公文辦理的軌跡，提高了工作效率。同時(shí)，利用數據庫自動(dòng)保存整個(gè)處理流程，并提供方便的全文檢索功 能，既保證所有數據都記錄在案，又解決了歷史文檔難以追朔的難題。
在流 程中的Word文檔，是可以利用手寫(xiě)板或者數位屏進(jìn)行手寫(xiě)筆跡簽批功能和簽署電子印章功能的。凡是簽署過(guò)手寫(xiě)意見(jiàn)或者電子印章的Word文檔，其內容是不 能再進(jìn)行篡改的，以確保信息的安全。根據具體情況，我們推薦綜合地配置不同設備來(lái)實(shí)現不同的功能，在總部可以考慮配備一定數量的手寫(xiě)板給領(lǐng)導使用，領(lǐng)導利 用手寫(xiě)簽批功能在公文上簽署意見(jiàn)；其他部門(mén)和分支機構，我們推薦使用電子印章進(jìn)行簽批工作，電子印章是利用電子印章生成器在有水印的底紋上簽署自己的名 字，然后將該名字的矢量信息保存到特殊的設備上，以方便下次調用。我們提供類(lèi)試U盤(pán)大小的Ekey作為電子鑰匙。
eKey（智能密碼鑰匙）是集智能卡和USB接口技術(shù)于一體的安全設備。它具有數字簽名、數據加解密和證書(shū)存儲等功能，適用于電子政務(wù)、電子商務(wù)、信息保密、網(wǎng)上銀行等應用領(lǐng)域。eKey系列產(chǎn)品是現代計算機網(wǎng)絡(luò )中很好的客戶(hù)端信息安全產(chǎn)品，可為建立系統的安全平臺提供快捷、安全的客戶(hù)端解決方案。
二、公用信息
公共信息是用于企事業(yè)單位內部進(jìn)行信息發(fā)布、信息共享的場(chǎng)所。
信 息平臺 功能概述： 信息平臺是一個(gè)復合式的信息庫系統，配合當前國際流行的知識庫管理形式，能夠通過(guò)信息平臺提供各類(lèi)需要的政策法規、單位公報、事務(wù)信息、文件、機構信息、 人事信息、國內外新聞、列車(chē)時(shí)刻表、航班信息以及其他各種需要隨時(shí)查看和調閱的信息。 系統利用了全文檢索的最新技術(shù)，提供了所有文件信息的存儲和檢索，為領(lǐng)導和職員的辦公和決策提供了充分的參考信息?？梢哉f(shuō)，信息平臺也是一個(gè)所有人交流的 橋梁。 模塊通過(guò)一套完整的權限管理系統，能夠具體到每個(gè)人的讀寫(xiě)，修改和只讀權限，使信息的安全性得到非常好的保護。 信息平臺可以根據特定的需要把系統劃分成如下幾個(gè)部分，分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行相關(guān)的信息采集和發(fā)布。
信息平臺的架構是可以自定義的，可以按照分支機構來(lái)設置，這樣比較形象地表達了企業(yè)內部的結構，同時(shí)也能方便地檢索查看各部門(mén)的情況。
三、電子論壇
功
能概述：
為用戶(hù)提供一個(gè)相互學(xué)習和交流的場(chǎng)所，用戶(hù)可以隨時(shí)進(jìn)入感興趣的話(huà)題，參加討論和交流?？梢栽O定討論范圍，實(shí)現討論組功能，還可以建立新的討論話(huà)題。
具體內容： 按照話(huà)題內容劃分討論區，設置討論區主管，監管討論區內的文章。 設置精華區，可以把有意義的套路內容摘錄到精華區中。以便于大家查看。
內容查詢(xún)：按照日期、發(fā)表人、內容全文索引等進(jìn)行組合模糊查詢(xún)。
四、個(gè)人辦公
個(gè)人辦公模塊充分體現了每個(gè)人日常辦公中的方方面面的管理。不僅僅是工作內容，該模塊的設置提供了許多人性化的功能，讓日常辦公不再枯燥閉塞。 個(gè)人辦公模塊主要包括的內容有：
電子郵件
電子郵件是辦公自動(dòng)化系統中最基本的功能，通過(guò)電子郵件可以方便地起草、發(fā)送電子郵件，瀏覽接收到的電子郵件并分類(lèi)存檔，可以實(shí)現各類(lèi)信息在單位各部門(mén)及個(gè)人之間進(jìn)行快速、高效、安全的傳遞，此外還可以連接國際互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現全球化通信。
2、個(gè)人聯(lián)系和工作安排
用于安排個(gè)人的各種活動(dòng)。日程安排主要用于提供活動(dòng)時(shí)間表，確保按時(shí)參加各項活動(dòng)?？梢愿鶕才抛詣?dòng)提醒今日要進(jìn)行的各項活動(dòng)，可以總結并打印出本人在任意時(shí)段的活動(dòng)大事記。
3. 人員在線(xiàn)交流
通過(guò)本模塊，單位人員之間可以隨時(shí)進(jìn)行查詢(xún)和交流。通過(guò)查詢(xún)相關(guān)人員的目前狀態(tài)（出差、請假、在崗、離線(xiàn)等），可以隨時(shí)得知對方的情況。同時(shí)，利用在線(xiàn)實(shí)時(shí)發(fā)送消息，避免了電話(huà)的唐突和對周?chē)挠绊?，也可以進(jìn)行一些單對單的信息交流。
五、系統配置
定制公文類(lèi)型
可以設置所有新建公文的時(shí)候用戶(hù)可以選擇的公文模板格式。這些格式可以使用Word來(lái)進(jìn)行生成，導入，并設置公文圖標。
公告欄管理
用于發(fā)布重要信息和通知，清理公告欄里的過(guò)期信息等。
系統賬號管理
用于給所有在人事管理里面添加了資料的人員分配登錄賬號?？紤]到中文賬號的不可管理因素，對每個(gè)人員都要分配一個(gè)系統登錄賬號以及其密碼。這個(gè)賬號只能唯一對應一個(gè)在人員管理里面的設置的人員。
4、交流論壇管理
主要用于對信息論壇的數據進(jìn)行整理，使版面保持干凈。同時(shí)能夠對版面進(jìn)行各種管理。
5、菜單管理
系統管理員可以根據單位的具體情況，對每個(gè)用戶(hù)能使用的菜單進(jìn)行配置，使確保每個(gè)用戶(hù)的使用權限。
6、短消息的提醒功能
通過(guò)設置，可以通過(guò)短消息的提醒機制，來(lái)催促流程的進(jìn)行，利用多種方式來(lái)提高工作的整體效率。
五、技術(shù)服務(wù)計劃
本
公司是專(zhuān)業(yè)計算機軟件開(kāi)發(fā)和系統集成公司。在軟件開(kāi)發(fā)方面積累了豐富的經(jīng)驗。為確保最終用戶(hù)項目調研至建成的過(guò)程順利進(jìn)行，我們竭誠為用戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)的技術(shù)
服務(wù)。選拔經(jīng)驗豐富的工程技術(shù)人員作為售前、售后技術(shù)服務(wù)工程師及技術(shù)培訓教員。構成完整的售前、售后及培訓的服務(wù)體系，滿(mǎn)足用戶(hù)高標準的技術(shù)要求。
售前、售后義務(wù)技術(shù)咨詢(xún)
用戶(hù)構想技術(shù)方案和擬定技術(shù)要求期間，提供滿(mǎn)足用戶(hù)要求的最新的計算機信息及技術(shù)的介紹，推薦國內外成功的信息管理范例，解答在技術(shù)和應用方面的疑問(wèn)，提出切實(shí)可行，具有良好性能價(jià)格比的技術(shù)參考方案，幫助用戶(hù)開(kāi)闊思路，擬訂出合理的技術(shù)要求。
系 統安裝之后，良好的技術(shù)服務(wù)是保護用戶(hù)投資，發(fā)揮系統效率不可缺少的保證。技術(shù)服務(wù)人員隨時(shí)解答用戶(hù)在系統使用過(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題，提出妥善的解決辦 法。以豐富的維護經(jīng)驗向用戶(hù)提出建議，及時(shí)向用戶(hù)介紹最新技術(shù)信息，幫助用戶(hù)在使用過(guò)程中進(jìn)一步了解和掌握最新的管理方法，發(fā)揮系統的全部功能潛力。
系統安裝試運行
本公司負責安裝和調試。安裝結束隨即開(kāi)始調試和試運行，使整個(gè)系統處于正常的工作狀態(tài)，接受以雙方認可的驗收標準驗收，確保驗收通過(guò)的系統進(jìn)入正常工作狀態(tài)。
技術(shù)維護
本公司對所提供的軟件和系統，自驗收之日起一年免費維護。在期限內，利用電話(huà)或現場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)等多種方式進(jìn)行服務(wù)，所有由于設計質(zhì)量問(wèn)題而導致的故障將得到免費維護，保證系統正常工作。技術(shù)維護內容包括：
定期電話(huà)訪(fǎng)問(wèn)
定期了解系統的使用情況，及時(shí)聽(tīng)取客戶(hù)對系統工作狀況的意見(jiàn)，幫助用戶(hù)合理地使用計算機信息系統。
定期走訪(fǎng)用戶(hù)
定期走訪(fǎng)用戶(hù)。查找影響使用的不良因素，糾正不妥當的使用和維護方法。防患于未然，避免不必要的故障發(fā)生。
聯(lián)系客服
