1.檔案工作職責
（1）集團各類(lèi)材料的形成、積累、整理和歸檔工作，要納入集團有關(guān)部門(mén)職責范圍和各項管理程序。
（2）集團檔案室集中統一管理集團的全部檔案，統籌規劃并負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、匯編，提供利用、維護檔案的完整、準確、系統、安全。
（3）集團檔案室負責對各部門(mén)、項目、各子公司進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導，培訓、監督、檢查各部門(mén)、項目、子公司檔案工作。
（4）各部門(mén)、項目、子公司配備專(zhuān)兼職檔案員一名，負責指導、監督、檢查所屬部門(mén)、項目、子公司檔案工作，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，切實(shí)落實(shí)集團檔案管理工作要求。
（5）加強檔案業(yè)務(wù)宣傳，提升全員檔案意識
2. 各部門(mén)資料管理規定
（1）檔案管理人員必須建立并登記《文件（合同）管理記錄目錄》和《文件（合同）借閱登記臺賬》
（2）部門(mén)檔案包括工作標準、工作計劃、工作成果，業(yè)務(wù)函件、合作單位信息庫、相關(guān)的合同協(xié)議、收款與付款資料、績(jì)效評價(jià)等
（3）員工負責按工作標準和工作計劃開(kāi)展具體工作、留下規范、及時(shí)、準確、完整的工作記錄，同時(shí)按用印統計表收集相關(guān)的文件資料，向部門(mén)經(jīng)理提交個(gè)人工作成果或合作方工作成果時(shí)，連同相關(guān)工作記錄和文件資料一起提交。
（4）項目竣工驗收后三個(gè)月內，各部門(mén)檔案管理員將本部門(mén)與該項目相關(guān)的資料移交綜合管理部。
4.對物業(yè)公司檔案資料的管理規定
物業(yè)公司行政人員兼職物業(yè)檔案資料管理工作，負責公司管理、公司合同、物業(yè)合同收集、整理、錄入、歸檔。并按規定的時(shí)間移交集團公司。物業(yè)管理、客戶(hù)檔案由物業(yè)公司自行整理，歸檔。
二、清鳳集團檔案管理基本要求
1.檔案收集
第一條 各部門(mén)負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及檔案管理人員的變動(dòng)情況,檔案管理人員還要做好統計工作，統計數據以原始數據為準，以便輸入計算機，充分利用計算機進(jìn)行檔案的輔助管理。
第二條 各部門(mén)文件資料原件需要移交公司檔案室保存的，由各部門(mén)進(jìn)行整理錄入檔案系統，并編制《XXX項目或部門(mén)移交目錄》，按要求向集團公司移交。
第三條 檔案材料的基本歸檔范圍（統計表附后）
2.檔案材料的保管與庫房管理
第一條 檔案保管
（1）各部門(mén)在提交檔案之前應指定專(zhuān)（兼）職檔案資料員保管檔案材料，將檔案材料放入專(zhuān)門(mén)的文件柜內，并達到防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵的要求。
（2）檔案管理人員要注意檔案的保密，不得遺失，一旦遺失，查清責任后由責任人填寫(xiě)遺失單，并接受公司相應處罰，重要資料應及時(shí)報案查找。
（3）公司人員如離職或調崗，在離職或調崗前要做好檔案的交接工作，避免遺失、泄密現象的發(fā)生。
3．檔案材料的移交
第一條 各部門(mén)必須按規定的時(shí)間向檔案室移交檔案并填寫(xiě)移交記錄，交接雙方簽字，如無(wú)雙方交接記錄或檔案系統無(wú)錄入記錄的檔案均視作未交，并追究當事人和相關(guān)部門(mén)責任。
第二條 檔案的移交時(shí)間
（1）各類(lèi)經(jīng)濟合同蓋完章后，于當天錄入檔案系統，最遲不能超過(guò)第三天。要求經(jīng)濟合同最后寫(xiě)明合同簽訂時(shí)間和合同經(jīng)辦人
（2）文書(shū)類(lèi)檔案按月提交，每月提交一次
（3）工商、股權、證明、人員資質(zhì)證類(lèi)檔案當日提交，最遲不能超過(guò)第三天
（4）人力資源類(lèi)按月提交
（5）各類(lèi)工程建設相關(guān)報批、手續、審核證件、批件、證書(shū)主辦人員拿到證件后次日經(jīng)部門(mén)負責人簽看后，原件即日存入集團公司檔案室，需用時(shí)嚴格辦理借用手續，保管者不得損壞、遺失。
（6）需立卷歸檔的各種工程審計類(lèi)資料，在審計報告發(fā)出一個(gè)月內，由項目主審人整理成卷送交集團公司檔案室歸檔。
（7）工程建設項目類(lèi)檔案應在工程項目竣工驗收后一個(gè)半月內向集團公司檔案室移交。
（8）榮譽(yù)實(shí)物類(lèi)檔案應在接收實(shí)物后一周內向集團公司檔案室移交。
（9）其它各類(lèi)資料原則上要求當日提交集團檔案室，特殊情況須暫存原件，必須在集團公司備案后并于當日將掃描件上傳檔案系統，
4.檔案借閱、使用權限
第一條 各部門(mén)人員根據工作需要，按照使用權限，可到檔案系統申請查閱（檔案系統用戶(hù)名單見(jiàn)附件）
第二條 機密檔案按照查閱的權限進(jìn)行查閱使用。
（1）查閱檔案資料要經(jīng)分管領(lǐng)導同意后，在檔案系統辦理借閱和復印登記。
（2）查閱機密檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準后，在檔案系統填寫(xiě)借問(wèn)申請或復印。
（3）檔案資料不得外借，如因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準并填寫(xiě)借閱、復印記錄后方可借閱或復印。
（4）檔案借用時(shí)間不得超過(guò)1月，1月后再續借。超過(guò)一個(gè)月未還和續借，視作私自留存。 檔案系統資料借閱時(shí)間不得超過(guò)24小時(shí)
（5）借用檔案資料人員不能轉借他人，必須在檔案室辦理歸還手續后、再辦理他人借取。
（6）利用者調離本單位或離職、退休、必須歸還全部所借檔案并經(jīng)檔案管理員簽字認可
（7）人員資質(zhì)證辦理領(lǐng)走，審批程序是綜合辦負責資質(zhì)維護主管—人資部經(jīng)理—建筑公司總經(jīng)理-集團公司總經(jīng)理
4.檔案鑒定銷(xiāo)毀
第一條 公司成立檔案鑒定小組，根據檔案內容的重要程度和保存期限對到期檔案進(jìn)行鑒定。
第二條 根據鑒定小組的鑒定結論，由檔案室填寫(xiě)到期檔案銷(xiāo)毀目錄記錄（見(jiàn)附表七），報總經(jīng)理批準后，予以銷(xiāo)毀。
第三條 對應歸檔文件材料拖延不歸檔的責任人，視情況予以罰款處理。
第四條 損壞、丟失、涂改、偽造或擅自銷(xiāo)毀公司具有保存價(jià)值檔案的，給予責任人行政處分。
第五條 工作中玩忽職守，造成泄密或檔案損失的，根據情節嚴重情況，給予責任人罰款、辭退等處分、直至追究其法律責任。
第六條 其他違反公司檔案管理規定的相關(guān)行為依照公司相應處罰制度執行
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