為健全完善賓館的各項管理制度，加強對賓館檔案的科學(xué)管理，有效地保護和利用檔案，結合本賓館實(shí)際情況，特制定本制度。
一、歸檔范圍
（一）賓館重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、會(huì )議紀要等。
（二）上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本賓館有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規劃、計劃、通知等文件材料。
（三）賓館對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
（四）賓館的請示、報告與上級機關(guān)的批復。
（五）賓館反映主要職能活動(dòng)的管理制度、報告、總結等。
（六）賓館的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表。
（七）賓館的財務(wù)檔案。
（八）賓館與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
（九）賓館員工人力資源（人事）檔案。
（十）本賓館的歷史沿革、大事記及反映本賓館重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等資料。
二、檔案管理體制
賓館統一由總經(jīng)辦負責管理檔案，并設置檔案管理員崗位，專(zhuān)人負責檔案管理工作。
三、檔案管理員的職責
（一）有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，熱心服務(wù)，能維護史實(shí)，遵紀守法。
（二）掌握系統的檔案專(zhuān)業(yè)知識，具備比較全面的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識。
（三）科學(xué)管理檔案，全面了解檔案和檔案工作情況。
（四）建立科學(xué)總目錄、案卷目錄?？茖W(xué)分類(lèi)，陳列有序。
（五）嚴防泄密事件發(fā)生。查閱檔案，需說(shuō)明查閱內容，領(lǐng)導審批，并登記簽字。查閱中只查批準查閱內容，不準查閱其他資料。嚴禁個(gè)人行為借閱、復制。單位或組織借閱檔案，由檔案管理員直接送還，不可交由他人保管。
（六）指導各處室收集資料，科學(xué)分類(lèi)，按時(shí)組卷歸檔，檢查重要資料是否遺失、殘缺、規范。
（七）注意防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)。保持室內、柜架、卷宗潔凈，空氣流通。
四、資料的收集與整理
檔案的收集整理工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門(mén)將辦理完畢的文件材料，經(jīng)過(guò)挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。
（一）賓館的歸檔資料實(shí)行“年度歸檔”制度，每年二月份為賓館檔案資料歸檔期。
（二）賓館的文書(shū)立卷、檔案管理工作，采取集中和分散相結會(huì )的方法。賓館的檔案由總經(jīng)辦負責立卷歸檔；賓館各部室的檔案由各部門(mén)立卷后交總經(jīng)辦檔案室歸檔；人事檔案由總經(jīng)辦副主任（主管人事、勞資）負責清理歸檔；財務(wù)室檔案由計財部經(jīng)理負責清理歸檔。各部門(mén)在年初向賓館檔案室移交上一年度經(jīng)整理的檔案資料（屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內）。賓館檔案室按規定向省局檔案室移交永久保存的檔案。在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。
（三）凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。
（四）各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
五、資料歸檔要求
（一）材料完整齊全。
（二）系統、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯(lián)系，區分它們不同的保存價(jià)值。文件分類(lèi)準確、立卷合理。
（三）立卷時(shí)，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。
（四）在進(jìn)行卷內文件排列時(shí)，要合理安排文件的先后秩序，按時(shí)間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進(jìn)行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。
（五）由檔案部門(mén)對業(yè)務(wù)部門(mén)加以指導，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊上簽字。
（六）檔案室在收到業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔和各類(lèi)文件后進(jìn)行分流排列編日，作進(jìn)一步的整理和局部調整等。
六、部門(mén)歸檔要求
（一）編制立卷項目，將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內，便于次年立卷。
（二）文件按時(shí)間順序排列，最近的在最上面。
（三）定時(shí)交檔案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交兩次，次年上半年和下半年各一次。
（四）記錄檔案文件材料須用碳素筆寫(xiě)。在無(wú)特殊情況下，須用A4紙。
七、檔案管理
賓館檔案室做到防火、防水、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防霉、防光，對永久檔案要重點(diǎn)保護。對被損壞的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補。嚴格檢查制度，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行處理。
八、檔案的借閱
（一）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)辦主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱、歸還手續。
（二）因工作需要，賓館的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)辦主任核批。
（三）賓館檔案密級分為機密、秘密兩個(gè)級別，機密級檔案經(jīng)總經(jīng)理批準后，只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)副總經(jīng)理批準后可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任審批。
（四）財務(wù)檔案資料必須經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，方可查閱。
九、檔案借閱者必須遵守的規定
（一）愛(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
（二）注意安全保密，未經(jīng)許可，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借。
十、檔案的銷(xiāo)毀
（一）賓館任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀賓館檔案資料。
（二）當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《賓館檔案資料銷(xiāo)毀審批表》，交總經(jīng)辦主任審核后，報總經(jīng)理批準后執行。
（三）凡屬于機密級的檔案資料，必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)辦主任批準后方可銷(xiāo)毀。
（四）經(jīng)批準銷(xiāo)毀的賓館檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《賓館檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
（五）在銷(xiāo)毀賓館檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
十一、檔案管理人員要努力學(xué)習、鉆研業(yè)務(wù)。自覺(jué)接受局機關(guān)檔案管理人員和檔案管理行政部門(mén)的檢查和指導。
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