目 錄

第一章 總 則 1

第二章 檔案管理機構和職責 2

第三章 綜合檔案資料的內容 4

第四章 檔案資料的立卷與歸檔 5

第五章 檔案資料的保管和利用 8

第六章 檔案資料的借閱與保密 9

第七章 檔案資料的鑒定與銷(xiāo)毀 10

第八章 獎勵與懲罰 11

第九章 附 則 12

第一章 總 則

第一條 為加強公司綜合檔案資料的科學(xué)管理，使公司檔案資料管理規范化、制度化，充分發(fā)揮檔案資料的作用，更好地為經(jīng)濟建設服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規定》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等有關(guān)規定，結合本公司的實(shí)際，制定本規定。

第二條 綜合檔案資料是指公司在日常工作和在開(kāi)展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、技術(shù)管理等各項工作中所形成的具有價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表、技術(shù)資料、報表、憑證、帳冊、照片、錄音、錄像、電子數據、光盤(pán)等。

第三條 公司的檔案是公司的歷史記錄，是公司寶貴財富的一部分。為維護檔案資料的完整和安全，并便于利用，公司綜合檔案資料由公司辦公室統一管理。

第四條 綜合檔案資料管理工作是公司工作的重要組成部分，是維護公司經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。各級領(lǐng)導必須高度重視，并切實(shí)加強對綜合檔案資料管理工作的領(lǐng)導。

第二章 檔案管理機構和職責

第五條 成立公司檔案資料綜合管理領(lǐng)導小組，由公司分管辦公室工作的領(lǐng)導分管，并任組長(cháng)；公司各部門(mén)負責人為領(lǐng)導小組成員。公司檔案資料綜合管理領(lǐng)導小組下設辦公室，公司辦公室分管文秘工作的副主任為辦公室主任，成員由各部（室）資料（檔案）員組成。

其主要職責是：

1、貫徹執行黨和國家的檔案工作方針、政策、規定、標準、制度和辦法。

2、對公司的綜合檔案資料工作進(jìn)行指導、協(xié)調、監督和檢查。

3、組織交流檔案工作經(jīng)驗和檔案工作人員（含資料員）的培訓。

第六條 公司辦公室下設檔案資料室，配備兼職檔案員。

其主要職責是：

1、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規定》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》的有關(guān)規定和公司有關(guān)檔案資料管理制度。

2、對各部門(mén)檔案資料的收集、整理、立卷歸檔工作進(jìn)行指導和監督。

3、組織對檔案資料進(jìn)行鑒定，按規定的程序及時(shí)對到期的檔案資料進(jìn)行銷(xiāo)毀或處理。

4、辦理檔案資料的借閱、閱覽，及對公司的檔案資料進(jìn)行匯總統計。

5、對查檔人員熱情服務(wù)，按章辦事。

6、貫徹執行黨和國家保密、保衛制度，確保檔案和機密的安全。

7、組織檔案（資料）人員參加各種形式的檔案專(zhuān)業(yè)培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

8、做好檔案庫房的清潔和安全保衛工作，做到恒溫、恒濕、防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防霉變。

9、按規定定期向有關(guān)部門(mén)移交公司永久性檔案。

第七條 公司各部（室）、根據實(shí)際情況指定1名以上人員兼任本部門(mén)資料（檔案）員，負責本部門(mén)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保管和移交等工作。為保證檔案資料管理工作的正常開(kāi)展，各部門(mén)應保持檔案（資料）員的相對穩定。

第八條 公司信息中心協(xié)助檔案室做好電子公文的歸檔工作以及檔案資料的電子化管理工作。

第九條 資料（檔案）員的工作職責：

1、認真貫徹執行黨和國家的有關(guān)檔案工作的方針、政策和規章制度。

2、熱愛(ài)資料（檔案）工作，努力鉆研業(yè)務(wù)，掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高工作水平。

3、制訂本部門(mén)檔案工作計劃、管理制度和實(shí)施細則。

4、負責對本部門(mén)的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作；負責保管本部門(mén)的檔案資料，并積極提供檔案利用的便利條件。

5、經(jīng)常向公司檔案室反映檔案資料管理中存在的問(wèn)題，按規定定期向公司檔案室報送檔案資料統計（目錄）表，或向公司檔案室移交已按要求整理的檔案資料。

6、檔案管理要規范化、科學(xué)化、標準化、系統化，要積極利用現代科學(xué)技術(shù)手段提高檔案資料管理的質(zhì)量和效率。

7、嚴格執行檔案借閱制度和保密制度，做到不失密，不泄密。

8、對查檔人員熱情服務(wù)，按章辦事。

9、做好檔案庫房的清潔和安全保衛工作，做到恒溫、恒濕、防火、防盜、防蟲(chóng)、防塵、防霉變。

第三章 綜合檔案資料的內容

第十條 文書(shū)檔案資料，是公司日常工作（除經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理工作）中形成的有保存價(jià)值的全部文件材料、聲像材料。

第十一條 經(jīng)營(yíng)管理檔案資料，是公司在開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的有保存價(jià)值的全部文件材料。

第十二條 生產(chǎn)技術(shù)管理檔案資料，是公司在開(kāi)展業(yè)務(wù)管理工作中形成的有保存價(jià)值的文件材料。具體包括生產(chǎn)管理、車(chē)間管理、技術(shù)管理等具體業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，以及開(kāi)展質(zhì)量等認證、培訓工作和解決重大技術(shù)問(wèn)題形成的文件材料。

第十三條 會(huì )計檔案資料，包括報表、帳簿、憑證、財務(wù)審計報告書(shū)等文件材料。

第十四條 勞動(dòng)人事檔案資料，包括正式調入公司的員工的檔案、員工個(gè)人（工作）檔案。

第十五條 物資檔案，是公司形成的有保存價(jià)值的房產(chǎn)資料，和公司購置的單價(jià)較高的（屬固定資產(chǎn)類(lèi)）的設備儀器文件材料,包括采購合同、采購發(fā)票（可存復印件）、技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、保修卡等。

第十六條 其他對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的文件材料。

第四章 檔案資料的立卷與歸檔

第十七條 根據國家《檔案法》第十條規定，對應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向公司檔案室或本部門(mén)資料（檔案）員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據為己有。

第十八條 公司各類(lèi)檔案資料的立卷與歸檔的范圍、保管期限參見(jiàn)《公司各類(lèi)檔案資料歸檔范圍及保管期限表》（附后）。

第十九條 公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中辦理完畢且有保存價(jià)值的文書(shū)材料等都應整理立卷、歸檔。

第二十條 歸檔材料質(zhì)量要求

1、歸檔文書(shū)材料的正本、附件和定稿不分離，收進(jìn)與發(fā)出的文件屬歸檔范圍的應完整、齊全。

2、文書(shū)材料立卷一般應按照年度——機構——問(wèn)題為主要特征進(jìn)行立卷，保持文件之間的自然聯(lián)系，符合整理立卷的原則。

３、歸檔的文件材料必須準確地反映公司或本部門(mén)工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌。

４、歸檔的文件材料應準確地劃分保存價(jià)值，分類(lèi)立卷整理。卷內文件頁(yè)號、卷內目錄、案卷封面、封底備考表應填寫(xiě)清楚；用詞準確、簡(jiǎn)練；案卷裝訂結實(shí)，外表美觀(guān)。

５、歸檔的文件材料必須做到線(xiàn)條、字跡、圖象清楚，紙質(zhì)優(yōu)良，格式統一，書(shū)寫(xiě)工整，簽發(fā)、批閱文件材料要求使用碳素、藍黑墨水。

第二十一條 檔案資料立卷歸檔時(shí)間

1、文書(shū)檔案資料：各類(lèi)文書(shū)檔案資料應于次年4月底前完成立卷歸檔工作。其中，聲像檔案要求自形成后1個(gè)月內由相應部門(mén)整理立卷，并移交公司檔案室歸檔，凡歸檔的照片、底片、錄音帶、光盤(pán)等必須配備文字說(shuō)明活動(dòng)內容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物（職務(wù)）、攝錄者姓名等。

2、經(jīng)營(yíng)管理檔案資料：按類(lèi)別分別進(jìn)行整理立卷,在次年4月份前完成立卷歸檔工作。其中，對于已經(jīng)履行完畢的經(jīng)濟合同，應將屬于歸檔范圍的合同文件資料收集齊全，按要求整理立卷，確定保管期限，經(jīng)部門(mén)負責人審查后，于次年4月底前編造合同檔案全年目錄。

3、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案資料：在3個(gè)月內整理歸檔；對年度上交給公司的整個(gè)生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、設計管理等檔案資料（指某年度完成的所有資料）在次年4月份前完成整理歸檔工作。

4、會(huì )計檔案資料：按會(huì )計檔案管理制度，由財務(wù)部門(mén)整理立卷，裝訂成冊，編制檔案目錄一式三份。

5、勞動(dòng)人事檔案資料。對正式調入公司的員工，在其調入后的3個(gè)月內完成其人事檔案的整理工作；在日常工作中形成的應歸入其檔案中的材料，應在材料形成后的15天內放入其人事檔案中。對公司全體員工，均應對其建立員工個(gè)人（工作）檔案，一般在其來(lái)公司工作后的10天內完成個(gè)人（工作）檔案的建立（具體應歸檔的資料名稱(chēng)，參照公司《人事（勞動(dòng)）管理規定》和《員工檔案（資料）管理規定》執行）；在日常工作中形成的應歸入其工作檔案中的材料，應在材料形成后的10天內放入其個(gè)人（工作）檔案中。

6、物資檔案。房產(chǎn)檔案自工程項目竣工驗收后3個(gè)月內由相應部門(mén)整理立卷，并移交公司檔案室歸檔。設備儀器檔案資料，在安裝使用后3個(gè)月內由相關(guān)部門(mén)將有關(guān)資料立卷歸檔。

第二十二條 檔案材料歸檔份數：凡屬公司發(fā)出的文件，必須歸檔二份，一份立卷歸檔，一份匯集成冊作為輔助檔案以便利用；其他檔案門(mén)類(lèi)的材料歸檔一份。歸檔文件材料應為原件。

第五章 檔案資料的保管和利用

第二十三條 公司的全部檔案資料為一個(gè)全宗，全宗內各種檔案按不同門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)、編號統一管理。

第二十四條 考慮到實(shí)際工作需要，公司檔案資料實(shí)行“統一管理、分類(lèi)保管”的原則進(jìn)行管理，即公司的檔案資料在業(yè)務(wù)上由辦公室統一管理，但檔案資料可以按類(lèi)分開(kāi)保管。各部門(mén)在日常工作中需要經(jīng)常查閱或利用的檔案資料由各部門(mén)自行保管，但必須在規定時(shí)間向公司檔案室辦理移交手續并辦理借閱手續，公司檔案室對各部門(mén)保管的檔案資料不定期進(jìn)行檢查、指導。

第二十五條 各部門(mén)形成的各門(mén)類(lèi)檔案應在次年4月份前向公司檔案室移交，移交時(shí)應提交檔案資料目錄清單。公司檔案室根據各部門(mén)移交的檔案資料情況，每年5月份前匯總公司總的檔案資料目錄。

第二十六條 各類(lèi)檔案須按規定的保管要求，專(zhuān)柜存放。存放方法要科學(xué)，便于查找。

第二十七條 公司的檔案資料將根據實(shí)際條件逐步推行電子化管理。

第二十八條 公司員工查閱檔案資料（保密資料另有規定的除外），必須辦理登記審批手續，經(jīng)批準后方可查閱。查閱人員對所供的檔案應負安全、保密的責任，需要復印檔案者應向檔案室提出申請，經(jīng)批準方可復印。

第二十九條 檔案資料的接收、移交、銷(xiāo)毀、利用都應進(jìn)行登記和統計。

第三十條 庫藏檔案要做到帳、物相符，每年進(jìn)行清理、核對，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。

第三十一條 檔案庫房（存放檔案資料的地方）要做到“八防”（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光、防高溫、防污染），確保檔案資料安全。定期檢查檔案保管質(zhì)量，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)向部門(mén)領(lǐng)導或公司主管領(lǐng)導匯報，采取措施加以解決。

第六章 檔案資料的借閱與保密

第三十二條 公司相關(guān)部門(mén)根據實(shí)際工作需要，可借閱相應門(mén)類(lèi)的檔案資料。公司員工因工作需要，可借閱檔案資料。借閱檔案資料必須履行借閱審批手續，填寫(xiě)借單。

第三十三條 一般檔案可以外借使用，時(shí)間不超過(guò)一個(gè)月（由部門(mén)整體借閱的除外），到期不歸還者，由公司檔案室責成本人迅速歸還。

第三十四條 保密檔案資料一般不外借，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，只限在檔案室查閱。

第三十五條 借閱檔案資料者，不得隨意將檔案資料轉借他人，未經(jīng)批準不得復印檔案內容，不準隨意涂改、勾畫(huà)、批注、拆卷、抽頁(yè)、裁剪檔案資料或損壞檔案，如發(fā)現損壞或丟失檔案資料的，應視其情節輕重追究責任。

第三十六條 員工因工作調動(dòng)離職時(shí)，必須歸還所借檔案資料，并要檔案管理員簽字后方可辦理離職手續。

第三十七條 檔案管理人員必須認真貫徹執行國家《保密法》和《檔案法》及公司的《保密與回避規定》，增強保密觀(guān)念，克服“無(wú)密可?！钡乃枷?。對需要保密的檔案資料，必須守口如瓶。嚴防發(fā)生失密、泄密事件。

第三十八條 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不準將檔案資料私自帶出或借給他人，不得攜帶秘密檔案、資料到商店或娛樂(lè )場(chǎng)所，做到不失密、泄密。

第三十九條 丟失檔案資料，必須立即向公司檔案室或領(lǐng)導小組報告，并如實(shí)反映情況，積極查找。

第七章 檔案資料的鑒定與銷(xiāo)毀

第四十條 公司綜合檔案資料的保管期限，分為永久、長(cháng)期和短期三種。永久為永遠保存的檔案，長(cháng)期為16-50年，短期為15年以下。

第四十一條 檔案資料的鑒定工作，由各類(lèi)檔案的鑒定小組（根據檔案資料的門(mén)類(lèi)，鑒定小組成員由公司分管該業(yè)務(wù)的領(lǐng)導和部門(mén)領(lǐng)導、資料檔案員組成）根據檔案資料的保存價(jià)值、保管期限，按規定的程序進(jìn)行鑒定。公司檔案室定期檢查檔案資料的保管期限，對已超過(guò)保管期限的檔案，提請各檔案鑒定小組鑒定。

第四十二條 對已失去保存價(jià)值的檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀的，應登記造冊，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定，報公司分管領(lǐng)導批準，由鑒定小組成員兩人以上簽名和監銷(xiāo)。銷(xiāo)毀目錄須報送公司檔案室。

第八章 獎勵與懲罰

第四十三條 檔案資料管理工作情況，納入各部門(mén)和部門(mén)負責人年度考核（考評）內容。

第四十四條 對檔案資料管理工作不重視、工作不力，檔案資料管理工作做得差的部門(mén)，追究該部門(mén)領(lǐng)導和資料（檔案）員的責任，并給予相應的行政處分或經(jīng)濟處罰。

第四十五條 公司檔案室每年單獨對各部門(mén)資料（檔案）員考核一次，對在檔案資料管理工作中做出貢獻且成績(jì)顯著(zhù)者，報經(jīng)公司批準，給予相應的物質(zhì)和精神獎勵。

第四十六條 凡損壞、擅自抄錄、涂改、偽造、銷(xiāo)毀檔案資料的，必須根據有關(guān)規定，視其情節輕重給予行政處分或法律制裁。

第九章 附 則

第四十七條 公司各類(lèi)檔案資料的具體整理和歸檔辦法，由公司另制定綜合檔案資料管理實(shí)施細則。

第四十八條 本制度如與國家和省檔案管理部門(mén)的規定有抵觸的，以上級的規定為準。

第四十九條 本制度由公司辦公室負責解釋。

第五十條 本制度自下發(fā)之日起開(kāi)始執行。