中華人民共和國國家標準
檔案分類(lèi)標引規則
GB/T15418-94 國家技術(shù)監督局1994-12-28批準 1995-08-01實(shí)施
1 主題內容與適用范圍
1.1 為了正確進(jìn)行檔案分類(lèi)標引,選用恰當的標識表達檔案文獻的主題，保證檔案分類(lèi)標引的質(zhì)量，提高檢索效果，實(shí)現檔案資源共享，特制訂本規則。
1.2 本規則適用于各級各類(lèi)檔案館（室）使用《 中國檔案分類(lèi)法》對所藏各種類(lèi)型的檔案進(jìn)行分類(lèi)標引。
1.3 本規則適用于編制檔案分類(lèi)目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數據庫的檔案分類(lèi)標引工作。
2 引用標準
GB 3860 文獻主題標引規則
GB3792.5 檔案著(zhù)錄規則
ISO 5963-1985(E) 文獻工作──文獻審讀、主題分析與選定標引詞的方法
3 術(shù)語(yǔ)
3.1 檔案
過(guò)去和現在的國家機構、社會(huì )組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.2 《中國檔案分類(lèi)法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《中檔法》）
用于對檔案進(jìn)行分類(lèi)標引的工具。包括：《中華人民共和國檔案分類(lèi)表》、《清代檔案分類(lèi)表》、《民國檔案分類(lèi)表》以及《新民主主義革命檔案分類(lèi)表》。
3.3 主表
檔案分類(lèi)法的主體，是一種文獻分類(lèi)體系的具體體現?！吨袊鴻n案分類(lèi)法》的主表是以國家機構、社會(huì )組織從事社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎組成的逐級展開(kāi)的邏輯系統。
3.4 復分表
也稱(chēng)附表、輔助表。在編制《中檔法》時(shí)，將主表中采用同一標準進(jìn)一步細分的相同類(lèi)目合并起來(lái)，并配以號碼編排成表，附于正表之后。以節省篇幅，供主表的類(lèi)目進(jìn)一步細分使用。復分表按其應用的不同范圍分為通用復分表和專(zhuān)類(lèi)復分表等。
3.5 分類(lèi)表索引
將主表中的類(lèi)目（包括注釋?zhuān)└木幊芍黝}標目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來(lái)，并標明分類(lèi)號，指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。
3.6 檔案分類(lèi)標引
將檔案主題的自然語(yǔ)言轉換成檔案分類(lèi)檢索語(yǔ)言的過(guò)程，也就是對檔案進(jìn)行主題分析的結果賦予分類(lèi)號標識的過(guò)程。檔案條目按所賦予的分類(lèi)號排列起來(lái)，就形成了一個(gè)與分類(lèi)體系相同的邏輯系統，從而達到系統反應檔案，便于檢索、利用。
3.7 類(lèi)目
又稱(chēng)類(lèi)名，是一些在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案總稱(chēng)。類(lèi)目規定了一類(lèi)檔案的性質(zhì)和內容范圍，以便區別于其它的檔案。類(lèi)目是檔案分類(lèi)表的構成單元。一個(gè)類(lèi)目一般包括一個(gè)檔案主題，但有時(shí)也包括一個(gè)以上的檔案主題，形成一個(gè)類(lèi)組。
3.8 分類(lèi)號
類(lèi)目的簡(jiǎn)明編碼、標記符號，可固定全部類(lèi)目的先后次序和明確一個(gè)類(lèi)目在分類(lèi)體系中的特定位置以便于標引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。
3.9 類(lèi)目注釋
對類(lèi)目的說(shuō)明，用于明確類(lèi)目的內容范圍，指出類(lèi)目之間的關(guān)系，規定需要使用的特殊分類(lèi)方法。
3.10 檔案主題
文件或案卷中用以表達檔案記述和反映的事物內容的總稱(chēng)，即檔案的中心內容。一份文件或一個(gè)案卷可以有一個(gè)以上的主題。
3.11 檔案館
永久保管檔案并向社會(huì )提供服務(wù)的單獨設置的文化事業(yè)機構。
3.12 檔案室
國家機構、社會(huì )組織、企業(yè)、事業(yè)單位內部設置的文化事業(yè)機構。
3.13 立檔單位
構成檔案全宗的國家機構、社會(huì )組織、個(gè)人或生產(chǎn)建設、科研項目的組織者。
3.14 全宗
一個(gè)國家機構、社會(huì )組織、個(gè)人或同一生產(chǎn)、建設、科研活動(dòng)形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案的基本分類(lèi)和管理單位。
3.15 案卷
由互有聯(lián)系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內的，裝訂或不裝訂的檔案保管單位。
3.16 文件
是為處理各種事務(wù)而按著(zhù)規范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。
3.17 卷內目錄
案卷內登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內文件之前。
3.18 卷內備考表：卷內文件狀況的記錄，通常排列在卷內文件之后。
4 分類(lèi)標引基本規則
4.1 檔案分類(lèi)標引的依據是以國家機構、社會(huì )組織從事社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎，結合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類(lèi)標引時(shí)，應對檔案文件進(jìn)行周密的主題分析，把握所論述的對象，準確地給予分類(lèi)標識。
4.2 檔案分類(lèi)標引應依據《中國檔案分類(lèi)法》及其使用指南。
4.3 檔案分類(lèi)標引時(shí),要正確地理解類(lèi)目涵義和范圍，避免脫離類(lèi)目之間的聯(lián)系和類(lèi)目注釋的限定片面地理解類(lèi)目涵義。
4.4 檔案分類(lèi)標引應充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式,根據檔案的具體內容和用途，選定適當的標引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標出確切的分類(lèi)號外，必要時(shí)可對其他主題附加相應的分類(lèi)號。
4.5 檔案分類(lèi)標引必須按專(zhuān)指性的要求,分入恰當的類(lèi)目，切不可分入較寬的上位類(lèi)或較窄的下位類(lèi)。當分類(lèi)表中無(wú)恰當的類(lèi)目時(shí)，可分入范圍較大的類(lèi)目（上位類(lèi)）或與檔案內容密切相關(guān)的類(lèi)目。
4.6 檔案分類(lèi)標引應保持一致性。各種文本、載體類(lèi)型的同一主題檔案所標引的分類(lèi)號均應一致。遇有某些難以分類(lèi)和分類(lèi)表上無(wú)恰當類(lèi)目可歸的檔案，無(wú)論歸入上位類(lèi)或歸入與其密切相關(guān)的類(lèi)目，以及增設類(lèi)目，都應作出記錄，以后遇有類(lèi)似情況，均按此處理。
5 各種類(lèi)型檔案分類(lèi)標引規則
5.1 檔案分類(lèi)表的選用
5.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類(lèi)表》進(jìn)行分類(lèi)標引。 該表的一級類(lèi)目適用于清代以前各歷史時(shí)期檔案的分類(lèi)標引。
5.1.2 民國檔案使用《民國檔案分類(lèi)表》進(jìn)行分類(lèi)標引。
5.1.3 革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類(lèi)表》進(jìn)行分類(lèi)標引。
5.1.4 中華人民共和國時(shí)期的檔案使用《中國檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)標引。
5.1.4.1 國家綜合檔案館、黨政機關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國時(shí)期的檔案應選使《中國檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)標引。
5.1.4.2 專(zhuān)業(yè)檔案館（室） 、部門(mén)檔案館（室）、企業(yè)事業(yè)單位檔案館（室），在使用《中國檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)標引時(shí)，本專(zhuān)業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標引。
5.2 檔案分類(lèi)標引級次。 一般以文件級、案卷級為單元進(jìn)行分類(lèi)標引。若遇檔案內容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個(gè)案卷情況，也可以作為一個(gè)單元進(jìn)行分類(lèi)標引。
6 各種主題檔案分類(lèi)標引規則
6.1 主題的類(lèi)型
主題的類(lèi)型依據檔案內容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復合主題（多元主題），多主題則由幾個(gè)單主題組成。
6.2 單主題檔案的分類(lèi)標引
6.2.1 單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類(lèi)目標引，若是從一個(gè)方面對主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類(lèi)目標引；若是從多方面對主題論述，一般只依主題所屬類(lèi)目作整體標引。
6.2.2 文件或案卷論述的主題內容互相交叉時(shí)應依據 《中國檔案分類(lèi)法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規定進(jìn)行標引。
6.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國家、地區、民族、時(shí)代等因素時(shí)，若《中國檔案分類(lèi)法》中注明需要復分則應標出復分號，否則可以省略。
6.3 多主題檔案的標引
6.3.1 文件、案卷論述的是兩個(gè)以上的主題,標引時(shí)應充分考慮利用者的檢索需要、參考價(jià)值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確定給予一個(gè)或幾個(gè)分類(lèi)號。
6.3.2 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是并列關(guān)系,參考價(jià)值大，除對第一主題按其屬性給予分類(lèi)號外，第二、第三主題也應按其屬性給予分類(lèi)號，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。
6.3.3 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是從屬關(guān)系,即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類(lèi)目作整體標引，若較小主題具有檢索價(jià)值，也可依小主題的所屬類(lèi)目作互見(jiàn)標引。
6.3.4 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是因果或影響關(guān)系,一般依結果或受影響的主題所屬類(lèi)目標引。對于互為因果的、互相影響的主題做全面標引。
6.3.5 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間,一個(gè)主題應用于多個(gè)主題，一般依被應用主題所屬類(lèi)目標引。必要時(shí)可以對其他主題附加相應的分類(lèi)號。
7 檔案分類(lèi)標引工作程序
7.1 研讀分類(lèi)法──標引人員在標引工作開(kāi)始時(shí)，應系統研讀《中國檔案分類(lèi)法》的編制說(shuō)明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類(lèi)原則、體系結構、標識符號、類(lèi)目注釋?zhuān)媲迳衔活?lèi)、同位類(lèi)、下位類(lèi)、理論與應用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。
7.2 檔案主題分析──應充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過(guò)分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內容和涉及的主要問(wèn)題，判明其屬性特征，以便正確歸類(lèi)。
7.2.1 分析題名──文件和案卷的題名,是責任者或立卷人對檔案內容的概括，在題名準確反映檔案的中心內容的情況下，分析題名能直觀(guān)地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫(xiě)上的缺陷，不能準確地、直接地揭示主題內容，所以不能作為分類(lèi)標引的唯一依據，還應瀏覽正文。
7.2.2 瀏覽正文──通過(guò)分析題名不能確定檔案的確切內容和類(lèi)別時(shí)，應瀏覽文件、案卷的正文。重點(diǎn)閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫(xiě)目的和意圖，從而確定檔案內容論述或涉及的主題。
7.2.3 查閱文件版頭和案卷封面──黨、政機關(guān)行文都有固定的文件版頭，標明發(fā)文機關(guān)的全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)、發(fā)文字號，文尾有發(fā)文機關(guān)、抄送機關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標記有密級、緩急時(shí)限、閱讀范圍等。案卷封面上有機關(guān)全稱(chēng)和組織機構名稱(chēng)、案卷題名、年度日期、保管期限、檔號以及卷內目錄、卷末備考表等。它對于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價(jià)值等，都能提供一定的參考。
7.3 判定類(lèi)別──進(jìn)行主題分析后,須確定對文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應予以標引，能為利用者提供檢索途徑。然后根據主題性質(zhì)，到《中國檔案分類(lèi)法》中查找其所屬的類(lèi)目。
7.4 標引分類(lèi)號──是用《中國檔案分類(lèi)法》中的類(lèi)號來(lái)表達檔案主題性質(zhì)的標引過(guò)程，也就是將判定的類(lèi)別賦予分類(lèi)標識。給予分類(lèi)號，應根據文件、案卷內容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對象、檢索需求等特點(diǎn)，采用恰當的方式和方法，準確、一致、適度地標引出來(lái)。遇有難以分類(lèi)的新事物、新主題的檔案材料，分類(lèi)表上無(wú)確切類(lèi)目可歸時(shí)，各檔案館、室可增設新類(lèi)目予以分類(lèi)標引，同時(shí)上報《中檔法》編委會(huì )確認。今后若遇到同類(lèi)主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。
7.5 審校──審校是分類(lèi)標引的最后一道工序,是確保標引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內容包括檢查驗證檔案的內容是否得到全面的分析，主題概念是否準確、恰當、辨類(lèi)是否準確，同類(lèi)檔案是否歸類(lèi)一致，標引的類(lèi)號是否充分、完整、準確，書(shū)寫(xiě)是否正確無(wú)誤。審校程序分為自校、互校和總校。
7.5.1 自校──標引審校的第一環(huán)節。標引人員通過(guò)對自己標引結果的校對，遇有主題分析不準，歸檔不當，前后不一致，符號舛誤，應及時(shí)予以糾正。
7.5.2 互校──標引審校的第二環(huán)節。標引人員通過(guò)對標引結果的相互校對，糾正因個(gè)人理解不同引起的錯誤，保持彼此之間標引的一致性。
7.5.3 總校──標引審校的最重要環(huán)節。在自校、互校后,必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔任總校。通過(guò)總校進(jìn)一步消除檔案主題分析與標引過(guò)程中的誤差，保證標引工作的整體優(yōu)化。同時(shí)可以對標引工作中所遇問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，統籌考慮合理的解決方案。
8 檔案分類(lèi)標引質(zhì)量管理
8.1 衡量標引工作質(zhì)量的因素──主要指標引的客觀(guān)性、專(zhuān)指性、全面性、一致性與適當的標引深度。影響標引工作質(zhì)量的因素是：標引工作的組織管理、標引人員的業(yè)務(wù)水平和《中國檔案分類(lèi)法》本身的質(zhì)量。
8.2 制定分類(lèi)標引的規章制度──各單位可制定標引工作細則。它是在檔案分類(lèi)標引規則的基礎上，結合本館、室的檔案實(shí)際和利用者檢索習慣而制定的工作條例。具體內容包括：分類(lèi)標引的程序和具體組織規程；《中國檔案分類(lèi)法》簡(jiǎn)表、行業(yè)表、復分表的使用范圍和使用方法，集中歸類(lèi)與分散歸類(lèi)、交替類(lèi)目的采用、標引的深度，以及標引責任制等等。
8.3 分類(lèi)標引人員的素質(zhì)和要求── 標引人員應具備所標引檔案的專(zhuān)業(yè)知識和檔案學(xué)知識；熟悉本館、室的檔案分類(lèi)方法，并能用來(lái)標引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準確歸類(lèi)的能力；認真負責，周密細致，有良好的職業(yè)道德。標引人員宜實(shí)行專(zhuān)業(yè)分工，并保持相對穩定。
8.4 建立標引人員與利用者的聯(lián)系──標引人員應多與利用者接觸，聽(tīng)取利用者對分類(lèi)標引工作的要求、批評和建議，并通過(guò)對利用者提問(wèn)和檢索結果的分析不斷改進(jìn)工作。
8.5 加強《中國檔案分類(lèi)法》的管理──各檔案館、室在使用《中檔法》過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題和處理方法要作記錄，并填定“修改意見(jiàn)登記表”,報送主管部門(mén),以便對《中國檔案分類(lèi)法》定期增補和修改，使之日臻完善?！ ?br style="FONT-FAMILY: ">附加說(shuō)明：
本標準由全國情報文獻標準化技術(shù)委員會(huì )第五分委員會(huì )提出。
本標準由《中國檔案分類(lèi)法》編委會(huì )起草。
本標準主要起草人鄒步英、鄧紹興、郭文柄、王光越。
