《歸檔文件整理規則》對歸檔文件的整理方法作了靈活而又具體的規定，認真研讀，仔細揣摩，深刻領(lǐng)會(huì )，大有所獲?，F結合縣級基層檔案館室的工作實(shí)際，就《歸檔文件整理規則》中的分類(lèi)以及檔號編制問(wèn)題提一些不成熟的見(jiàn)解，與各位同仁商榷。
一、歸檔文件的分類(lèi)
《歸檔文件整理規則》對文件分類(lèi)規定：歸檔文件可以采用年度——機構（問(wèn)題）——保管期限分類(lèi)法或保管期限——年度——機構（問(wèn)題）分類(lèi)法等，同一全宗應保持分類(lèi)方案的穩定。按機構（問(wèn)題）分類(lèi)，本項可以視情況予以取舍。筆者理解為：形成文件較多的大的機關(guān)單位可以按年度——機構（問(wèn)題）——保管期限分類(lèi)法進(jìn)行三級分類(lèi)，形成文件較少的小的機關(guān)單位則可按年度——保管期限進(jìn)行二級分類(lèi)。事實(shí)上，在縣級以下機關(guān)單位，文件形成都不多，可采用年度——保管期限二級分類(lèi)法，即在同一年度內將文件分為永久、長(cháng)期、短期三個(gè)保管期限，在同一保管期限內不再按機構或問(wèn)題分類(lèi)，而是直接按時(shí)間順序排列文件。這樣做有四點(diǎn)理由：一是便于文件材料的及時(shí)歸檔和利用。設想一下，如果實(shí)行三級分類(lèi)，檔案人員就要等到年終歸檔文件收集齊全后，進(jìn)行集中分類(lèi)，要花很長(cháng)時(shí)間才能完成分類(lèi)、排列、編號、編目、裝盒一系列歸檔工作，以后才能提供利用，平時(shí)利用文件就難查找。而實(shí)行二級分類(lèi)，文書(shū)檔案人員在文件辦理完畢后，即可將文件準確劃分保管期限，加蓋歸檔章后入盒歸檔，平時(shí)就能完成文件歸檔工作，既簡(jiǎn)化了程序，又不影響平時(shí)利用檔案。二是不影響計算機檢索檔案原件。在計算機管理文檔的前提下，對于查閱文件而言，只要歸檔文件存放位置正確，那么，是否按機構（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，都不影響計算機檢索，計算機可以從機構、主題詞、責任者、文種等各個(gè)特征進(jìn)行檢索。三是不影響文件之間的有機聯(lián)系。過(guò)去立卷，要按機構或問(wèn)題分類(lèi)，將相同類(lèi)型文件放在一起組卷，目的是保持文件間的有機聯(lián)系，便于案卷標題的編制，最終便于手工檢索。而現在是計算機管理文檔，同類(lèi)文件不管其實(shí)體是否存放在一起，計算機都可以將同類(lèi)文件找出排列在一起，就是說(shuō)，同類(lèi)文件是否存放在同一盒中已無(wú)關(guān)緊要，計算機可以幫你實(shí)現文件之間的有機聯(lián)系。四是減少了歸檔工作量，提高了歸檔工作效率。不按機構或問(wèn)題分類(lèi)，又減少了一道工序，編制件號也只需編三個(gè)流水號，減少了若干個(gè)流水號，這樣可以減少相當大的工作量，工作效率也會(huì )隨之提高。所以，縣級機關(guān)有必要對歸檔文件的分類(lèi)進(jìn)行簡(jiǎn)化，舍去機構（問(wèn)題）這一類(lèi)，分清年度和保管期限即可。
二、歸檔文件的檔號編制
《歸檔文件整理規則》關(guān)于檔號的編制規定：歸檔文件應按照分類(lèi)方案和排列順序逐件編號，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問(wèn)題）等選擇項（不選用時(shí)無(wú)需設置）。筆者理解為：如果分類(lèi)方案是三級分類(lèi)，則檔號編制結構為：全宗號——年度——機構（問(wèn)題）——保管期限——件號五層。全宗號、年度、保管期限、件號都可用字符表示，而機構（問(wèn)題）只能用漢字，無(wú)法用字符表示，如果人為用數字代替，則各單位所用數字代表的類(lèi)別就不一樣，要識別該數字的含義，就得查分類(lèi)方案。如果分類(lèi)方案實(shí)行二級分類(lèi)，則檔號編制結構為：全宗號——年度——保管期限代號——件號四層，都可用字符表示，例如：024——1998——2——14。與過(guò)去的檔號（全宗號——目錄號——案卷號——頁(yè)號）比較，不同的是取消了目錄號，代之以年度；取消了案卷號，代之以件號；取消了頁(yè)號，增加了保管期限代號。過(guò)去的檔號規則是：在同一全宗內不得有相同的目錄號；在同一目錄內不得有相同的案卷號；在同一案卷內不得有相同的頁(yè)號。而現在的檔號規則可理解為，在同一全宗內不可缺少年度；在同一年度內不得有相同的保管期限；在同一保管期限內不得有相同的件號。
筆者認為：《歸檔文件整理規則》沒(méi)有能充分考慮檔案館室的銜接問(wèn)題，因此在件號和盒號問(wèn)題上值得商榷。
《歸檔文件整理規則》規定：件號的編制包括室編件號和館編件號，館編件號在檔案移交進(jìn)館時(shí)編制，按進(jìn)館要求標注。實(shí)際上，室編件號和館編件號可以合二為一，因為兩者之間并沒(méi)有矛盾沖突，檔案室編的件號，在檔案移交進(jìn)館后，檔案館可照樣使用；如果有增補的歸檔文件，則可接在最后一份件號之后續編件號，也無(wú)需重編件號。且重編件號也不符合基層工作的實(shí)際情況，檔案接受進(jìn)館時(shí)，再重新編制件號，則會(huì )增加很大的工作量，人力物力都跟不上。
關(guān)于盒號是否作為檔號？《歸檔文件整理規則》規定：“在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制盒號”。就是說(shuō)：在檔案室，盒號不作為檔號，可不編，檔案室只有一個(gè)全宗號，要調閱檔案原件，知道年度——保管期限代號——件號就可調出。而在檔案館，有上百個(gè)全宗，如果沒(méi)有盒號，那么調閱檔案原件就必須知道全宗號——年度——保管期限代號——件號，四號缺一不可。如果給一個(gè)全宗的所有檔案盒編一個(gè)流水號，即盒號，那么，調閱檔案原件只要知道文件所在的全宗號和盒號就可調出，調檔的速度就會(huì )大大提高。如此說(shuō)來(lái)，在檔案館，盒號作為檔案原件存放的確切位置是不可缺少的，盒號在調檔時(shí)代替了年度——保管期限代號——件號的功能。那么，這就要求我們在將檔案移交進(jìn)館編制盒號的同時(shí)，應在歸檔文件目錄中標注各件所在的盒號，也就是說(shuō)，歸檔文件目錄應增加盒號項，這樣錄入計算機后，如調閱某份文件，只要輸入文件名，就可查出此份文件的全宗號和盒號，便能迅速調出原件，大大提高查檔工作效率。
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