使用Project 2000管理項目 原作者：席相霖
網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù)是現代管理科學(xué)中比較盛行的一種科學(xué)管理方法。它以縮短工期、提高效率、節約勞力、降低消耗為目標。采用這種技術(shù)，不僅可在計劃制定期間求得工期、資源、成本的優(yōu)化，更重要的是可在計劃的執行過(guò)程中，通過(guò)信息反饋，進(jìn)行有效的監督、控制和調整，能夠保證項目預定目標的實(shí)現。
Project 2000是一個(gè)功能強、管理細膩、操作方便的項目管理網(wǎng)絡(luò )計劃軟件。它提供了一套完整的項目描述和計算的方法及模型，所生成的圖、表或文件，使所有參加項目工作的人員對于項目的理解達到共識，從而能夠協(xié)調一致地工作，出色地完成項目。
Project 2000的理論基礎是國際上公認的關(guān)鍵路徑法(CPM)和計劃評審技術(shù)(PERT)。它采用的網(wǎng)絡(luò )模型為肯定型網(wǎng)絡(luò )。它是如何幫助用戶(hù)管理好項目的呢？讓我們從以下幾個(gè)方面探討。
從容不迫，快速制定計劃
為建設20層高的一棟大樓編制計劃，按常規的方法，用戶(hù)要完成一份正確的網(wǎng)絡(luò )計劃圖，至少要一個(gè)星期的時(shí)間進(jìn)行設計、參數計算、校對直至成圖。如果需要在原方案上做些修改，用戶(hù)就不得不重新再算一遍，時(shí)間成倍地增長(cháng)，無(wú)法適應當前變化迅速的形勢。Project 2000則把用戶(hù)最費時(shí)、費力的工作都承擔起來(lái)，使用戶(hù)能輕松愉快地完成項目計劃的制定工作。Project 2000只需要用戶(hù)提供基本的數據，如項目任務(wù)的名稱(chēng)、持續時(shí)間、在任務(wù)上工作的人員和設備的工作量，以及項目任務(wù)之間的關(guān)系就足夠了，其他的工作它都會(huì )自動(dòng)地為用戶(hù)完成。像前面所說(shuō)的大樓，一個(gè)項目經(jīng)理，只需要2個(gè)小時(shí)就可以做完這個(gè)項目計劃，如果用戶(hù)要修改、增刪、優(yōu)化，用戶(hù)只需把要修改的地方輸入或Project 2000，它會(huì )按用戶(hù)新的意圖自動(dòng)重新計算，在幾秒內就給用戶(hù)出結果。以前，用戶(hù)需要自己計算出關(guān)鍵路徑，計算每個(gè)任務(wù)的時(shí)差，而Project 2000會(huì )自動(dòng)計算出關(guān)鍵路徑和每個(gè)任務(wù)、整個(gè)項目的開(kāi)工、完工日期，告訴用戶(hù)項目能否如期竣工以及資源分配是否合理。
按部就班，管理工作任務(wù)
項目是由一個(gè)一個(gè)的活動(dòng)、工作、任務(wù)組成的。當這些活動(dòng)、工作、任務(wù)一一最終完成后，項目也就完成。Project 2000把為完成項目所安排的這些活動(dòng)抽象為“任務(wù)”，根據具體項目?jì)热?，也稱(chēng)為“工序”，“事件”等等。一個(gè)項目就是由眾多具有特定依賴(lài)關(guān)系的任務(wù)組織起來(lái)的。管好任務(wù)是Project 2000的重要內容之一。
一個(gè)項目經(jīng)理經(jīng)常關(guān)心的是項目任務(wù)已經(jīng)完成了多少？原計劃是怎樣的？還有多少工作量需要完成？按當前的進(jìn)度能否完成預定目標？根據經(jīng)理的這些思路，Project 2000把一個(gè)任務(wù)劃分為以下4個(gè)階段進(jìn)行管理，即: 比較基準計劃（原始計劃）、當前計劃、實(shí)際計劃和待執行計劃(剩余計劃或未完成計劃)。它為每個(gè)階段的計劃都設置了數據域，用戶(hù)隨時(shí)都可以查看。這幾個(gè)計劃所代表的內容和它們的關(guān)系是怎樣的呢？
比較基準計劃（原始計劃） 這里的計劃數據記錄了最初制定項目計劃時(shí)項目的狀態(tài)情況。由于項目一旦開(kāi)始運作執行，項目計劃總是處于動(dòng)態(tài)變化中，如何評價(jià)實(shí)際實(shí)施的計劃的好壞？與最初安排的計劃相比，是按計劃、超前還是落后了？為了給項目經(jīng)理隨時(shí)進(jìn)行比較提供素材，Project 2000把最初編制的計劃作為“比較基準”存儲起來(lái)，這個(gè)計劃數據在項目調整過(guò)程中始終保持不變，無(wú)論何時(shí)，當需要原始計劃數據時(shí)用戶(hù)都可以從這個(gè)計劃數據域中得到。
當前計劃 項目啟動(dòng)以后，由于主觀(guān)或客觀(guān)的原因，有些任務(wù)提前，有些任務(wù)拖后，計劃總是處在變化中，完全按原始計劃執行的幾乎沒(méi)有，這才真正反映項目實(shí)際。為此，Project 2000設置了“當前計劃”域，并把它作為整個(gè)計劃的重點(diǎn)，向用戶(hù)提供極為詳細的數據。例如: 開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間、工期、總時(shí)差、自由時(shí)差、工作量及費用等。由于當前計劃是根據實(shí)際已經(jīng)發(fā)生的計劃和任務(wù)間的制約關(guān)系而計算出來(lái)的，因此，它對于項目計劃的管理和預測都具有現實(shí)意義和指導意義。
實(shí)際計劃 實(shí)際計劃是指那些已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施但未完成，或已經(jīng)全部完成的任務(wù)計劃。已經(jīng)實(shí)際執行的計劃在項目管理中的重要性有2點(diǎn)，即它是計算項目產(chǎn)值的依據，也是規劃和預測當前和未來(lái)計劃的基本信息。Project 2000設置“實(shí)際計劃”數據域，讓用戶(hù)把已經(jīng)完成的工作和未完成的工作區分得一清二楚。一旦一個(gè)任務(wù)的實(shí)際計劃生效，Project 2000會(huì )按實(shí)際計劃自動(dòng)修正當前計劃，并且據此計算和預測整個(gè)項目計劃。
待執行計劃 對于經(jīng)理而言，不僅要考慮一個(gè)任務(wù)已經(jīng)完成了多少，還必須知道還有多少剩余的工作量需要完成，這就是Project 2000為經(jīng)理們設置的“剩余計劃”，或“待執行計劃”。如果一個(gè)任務(wù)已經(jīng)開(kāi)始但還沒(méi)有做完，系統會(huì )根據完成情況自動(dòng)計算剩余工作量，并重新測算需要的工期和成本。
用戶(hù)把采集到的項目任務(wù)完成和變動(dòng)情況輸入到Project 2000后,系統就按項目實(shí)際發(fā)生的數據進(jìn)行整個(gè)項目計劃的計算，確定新的關(guān)鍵路徑，預測整個(gè)項目前景。用戶(hù)可在同一張表上或橫道圖上查看到一個(gè)任務(wù)“比較基準計劃”、“已經(jīng)完成的計劃”和“待執行的計劃”的各種數據，依據這些充分的數據進(jìn)行精心安排調配，定會(huì )按期完成項目。
有條不紊，管理各類(lèi)資源
人員、臺班設備和資金是項目經(jīng)理關(guān)心的另一個(gè)重要議題。用戶(hù)每時(shí)每刻都在考慮著(zhù)在項目的每個(gè)階段需要多少技工、小工？需要多少運輸設備？需要多少資金？Project 2000也為用戶(hù)考慮到這些問(wèn)題。它把在完成項目任務(wù)活動(dòng)中投入的人員、機械臺班設備和材料、資金等抽象化為“資源”。“資源管理”是Project 2000的第二項重要功能。它能幫助用戶(hù)管理好如下的事項。
輔助建立資源庫。自動(dòng)檢查資源在分配過(guò)程中是否有“沖突”。由于用戶(hù)在為任務(wù)分配資源時(shí)是按照實(shí)際需要分配的，并沒(méi)有把注意力放在是否在某段時(shí)間內會(huì )超出資源實(shí)際擁有量，因此沖突經(jīng)常發(fā)生。Project 2000根據每個(gè)任務(wù)的資源使用情況計算整個(gè)項目的資源需求曲線(xiàn)，自動(dòng)指出“超負荷分配”發(fā)生在那些任務(wù)上，幫助用戶(hù)分析調整。Project 2000能夠幫助用戶(hù)自動(dòng)進(jìn)行資源平衡。
Project 2000自動(dòng)為用戶(hù)排出每個(gè)資源承擔的任務(wù)上的日程、工作量和成本表。對于時(shí)刻處在變化之中的項目計劃來(lái)說(shuō)，由人工來(lái)統計資源在整個(gè)項目中的安排日程是一件非常煩瑣的事情，但Project 2000卻能提供完善的清單。Project 2000提供的“資源使用狀態(tài)”視圖，逐個(gè)資源列出他們承擔的任務(wù)、在每個(gè)任務(wù)上工作的日期、人數、工作量、費用、累計工作量和累計費用等等。
用戶(hù)經(jīng)常需要從項目評價(jià)的角度看看項目運作的情況，“掙得值法”是國際上通用的評價(jià)方法。Project 2000早已為項目、為任務(wù)、為資源計算投入/產(chǎn)出分析指標作好了準備，它為用戶(hù)計算如下項目：
·BCWS 工作計劃執行的預算成本
·BCWP 工作已經(jīng)執行的預算成本
·ACWP 工作已經(jīng)執行的實(shí)際成本
·SV 進(jìn)度差異--工作已經(jīng)執行預算成本和工作計劃執行預算成本差異
·CV 成本差異--工作已經(jīng)執行的預算成本和實(shí)際成本差異
·BAC 竣工時(shí)的預算成本
·FAC 竣工時(shí)的預測成本
用戶(hù)只要用鼠標鍵選擇相應的表格，就能看到這些指標的真實(shí)數據，對于每個(gè)運作情況做出科學(xué)的評估分析，不需要自己再做任何計算。
八面玲瓏，全面描述項目
為了管理好項目，用戶(hù)需要反映項目情況的各種圖形，需要得到各種數據，需要各種報告，以便向領(lǐng)導或董事會(huì )匯報。這些事已經(jīng)不再需要用戶(hù)親自動(dòng)手去畫(huà)、去寫(xiě)，Project 2000不僅為用戶(hù)制定了計劃，也為用戶(hù)提供了能反映項目全部狀態(tài)的豐富的圖形和文字報告。用戶(hù)需要什么數據它就能為用戶(hù)提供出來(lái)。
網(wǎng)絡(luò )圖 網(wǎng)絡(luò )圖是以描述任務(wù)關(guān)系為重點(diǎn)的信息，Project 2000本身提供了單代號網(wǎng)絡(luò )圖，這是與國際上接軌的。如果用戶(hù)習慣使用雙代號網(wǎng)絡(luò )圖，中國科學(xué)院計算所、北京中科項目管理研究所為用戶(hù)開(kāi)發(fā)了雙代號網(wǎng)絡(luò )圖處理系統AonAPlot。在Project 2000的網(wǎng)絡(luò )圖上用戶(hù)可以選擇任意5種任務(wù)信息進(jìn)行顯示。通過(guò)選擇不同類(lèi)別的信息，用戶(hù)可以建立基本信息網(wǎng)絡(luò )圖、基線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )圖、跟蹤網(wǎng)絡(luò )圖及費用網(wǎng)絡(luò )圖等等。
橫道圖 橫道圖是以表述任務(wù)時(shí)間關(guān)系為重點(diǎn)的信息。Project 2000把橫道圖和表結合在一起，使得用戶(hù)既能以圖形方式形象地查看任務(wù)信息，又能看到具體的數據，便于理解項目。橫道圖上可以顯示出工序的關(guān)系線(xiàn)，不僅能看出每個(gè)任務(wù)的開(kāi)工、完工時(shí)間，而且能夠知道任務(wù)的緊前和緊后工序，就像在網(wǎng)絡(luò )圖上工作一樣?？梢园压ば蛐畔⒅苯语@示在橫道條的四周。減少了需要經(jīng)常把橫道條和任務(wù)名稱(chēng)一一對應的麻煩，使用戶(hù)把注意力集中在分析重要信息上。橫道圖上可以把每個(gè)任務(wù)的基線(xiàn)計劃、當前計劃、實(shí)際計劃、完成百分比、時(shí)差同時(shí)顯示出來(lái)，便于進(jìn)行綜合分析。
資源圖 資源圖是以反映資源使用狀況為重點(diǎn)的信息。Project 2000為資源分析和跟蹤提供了８種圖形，包括了資源方方面面的信息，它既可以顯示單個(gè)資源的信息圖，也可以顯示全部資源的信息圖。
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