MyLife Organized軟件使用非常方便，快捷，占用更少的內存。你只需要運行文件夾下的mlo.exe程序（它也能被運行在USB設備中），暫時(shí)不用時(shí)可以將程序最小化到系統托盤(pán)中，以方便下次打開(kāi)。
The MyLife Organized制作團隊非常關(guān)注程序的易用性，他們?yōu)榉奖愦蠹业氖褂?，為很多常用功能都設置了快捷鍵。
引用一個(gè)用戶(hù)的評價(jià):“首先，談?wù)勎覍@個(gè)程序的感覺(jué)，這個(gè)程序非常輕量級，因為很多日程管理軟件或者任務(wù)管理軟件都非常的臃腫緩慢，而這個(gè)程序啟動(dòng)，設置都非常的快速，設計上很簡(jiǎn)約，高效，實(shí)用，這就是我為什么喜歡它”
MyLife Organized軟件允許用戶(hù)跟蹤所有現在想做、明天或者將來(lái)想做的事情，大綱管理器(outline)有點(diǎn)類(lèi)似于windows的窗口管理器。
大綱管理器幫助你組織任務(wù)、子任務(wù)、項目和子項目等。MyLife Organized程序擁有易用且直觀(guān)的界面，在這個(gè)見(jiàn)面中，用戶(hù)可以進(jìn)行拖拽，撤消操作，排序子任務(wù)，搜索，字體和顏色設置還有自動(dòng)保存等功能。
通過(guò)點(diǎn)擊“Hide completed tasks”（隱藏完成的任務(wù)）你可以隱藏掉所有已經(jīng)完成的任務(wù)，你也可以通過(guò)選中“Hide the branch in todo(在下一步列表中隱藏此任務(wù)及其子任務(wù))”臨時(shí)的隱藏一個(gè)任務(wù)（包括他的所有子任務(wù)）。還可以為每個(gè)任務(wù)添加支持URL連接的文本注釋.
當你在大綱管理器個(gè)輸入完成所有的目標、項目和任務(wù)后，MyLife Organized軟件能自動(dòng)選擇那些需要立刻關(guān)注的任務(wù)，并將它們放到下一步列表中。只有最符合時(shí)間條件的計劃任務(wù)才會(huì )出現在下一步列表中。你能通過(guò)設置不同的場(chǎng)景對下一步列表進(jìn)行篩選。每次你完成一個(gè)任務(wù)的時(shí)候，下一步列表會(huì )自動(dòng)進(jìn)行更新和重新排序。
下一步列表的排序依賴(lài)于你在任務(wù)參數中的設置。大概分為兩種：
1.層次優(yōu)先級
如果在設置任務(wù)參數的時(shí)候不是特別在意那些選項的話(huà)，這是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的方式。
2. 加成計算后的優(yōu)先級
這種方式是高一級的方式，如果你在任務(wù)的參數上設置的都非常精確的話(huà)，你會(huì )發(fā)現MyLife Organized會(huì )為你產(chǎn)生一個(gè)優(yōu)先次序排列非常完美的下一步列表。
如果想更進(jìn)一步了解，請參考程序的幫助文檔。
對于每一個(gè)任務(wù)，它的重要性指的是對于完成該任務(wù)的父任務(wù)所起到的重要性級別，用戶(hù)可以通過(guò)拖動(dòng)重要性設置滑塊增加重要性。
注意：在其他的任務(wù)管理軟件中，如果設置了優(yōu)先級的話(huà)，這個(gè)設置可能是一個(gè)絕對值，然而在MLO中,一個(gè)任務(wù)的重要性卻只是相對于它的父任務(wù)下的其他子任務(wù)而言，如果你增加了父任務(wù)的優(yōu)先級，那么父任務(wù)下的所有子任務(wù)的優(yōu)先級都會(huì )提高。
將你的MindManager思維導圖轉換成可執行的下一步列表只需要一個(gè)點(diǎn)擊。
導入（Import）和導出（Export）命令被用來(lái)在MLO和其他程序間進(jìn)行數據的轉換。
導出:
最新版本中, MyLife Organized程序能導出為以下的格式:
1) MLO XML 文檔
2) 制表符分隔的文本文檔
3) Excel XML 文檔
4) MindManager XML 文檔
導入:
支持的導入格式：
1) MLO XML 文檔
2) 制表符分隔的文本文檔
3) MindManager XML 文檔
XML和制表符分隔的文本文檔是被廣泛支持的標準格式文檔。
導入到Excel xml文檔后，你就可以使用EXCEL的強大功能創(chuàng )建和打印任何報告。舉個(gè)例子，你可以用Excel的篩選功能選出你上周已經(jīng)完成的所有任務(wù)并打印它們。
導出功能也可以被用來(lái)作為任務(wù)和項目的備份，或者是保存作為一個(gè)模板，以便將來(lái)在你需要的時(shí)候導入。
在最新版的MyLife Organized程序（僅限于標準版和專(zhuān)業(yè)版）安裝包中已經(jīng)包含了許多模板。比如：
· GTDZonesOfFocus – Getting Things Done 方法的實(shí)現
· Traditional-FranklinConvey – 富蘭克林科威方法的實(shí)現
· ControlJournal – Control Journal 方法的實(shí)現
注意：免費版只能導入、導出制表符分隔的文本文檔格式和MLO XML格式，免費版本不能讀取從專(zhuān)業(yè)版和標準版保存的xml文檔。免費版本也不包含上述模板。
簡(jiǎn)單的最小化MLO程序到你的系統托盤(pán)中，以便你下次方便的打開(kāi)。你可以設定一個(gè)組合鍵，利用組合鍵在你需要的時(shí)候呼出程序。
因為MLO對界面定制非常的自由，你可以只打開(kāi)那些現在真正需要的功能。它既可以作為一個(gè)簡(jiǎn)單的大綱管理器，管理一些例如列表、書(shū)簽、簡(jiǎn)單的想法之類(lèi)的簡(jiǎn)單資料，也可以作為強大的可同步到OUTLOOK的任務(wù)列表管理器。
在你的任務(wù)列表中有許多任務(wù)都只能在某個(gè)特定的地方或者環(huán)境里完成，你可以為這些任務(wù)指定適當的場(chǎng)景以便你能在下一步列表中對這些任務(wù)進(jìn)行篩選。
因為場(chǎng)景可以包含別的場(chǎng)景，因此你可以很容易的構造出一個(gè)與你每天所處地點(diǎn)和環(huán)境相適應的現實(shí)模型。這個(gè)模型將幫助你將焦點(diǎn)始終放在與環(huán)境相適應的任務(wù)上。
舉個(gè)例子：場(chǎng)景“打電話(huà)”和“上網(wǎng)”都可以被包含到 “家里”這個(gè)場(chǎng)景，所以設想你有個(gè)任務(wù)“給小吳打電話(huà)”設置的場(chǎng)景是“打電話(huà)”，那么你在篩選“家里”這個(gè)場(chǎng)景的時(shí)候，“給小吳打電話(huà)”這個(gè)任務(wù)也會(huì )顯示出來(lái)，因為“打電話(huà)”這個(gè)場(chǎng)景屬于“家里”這個(gè)場(chǎng)景。
設置場(chǎng)景包含其他場(chǎng)景，通過(guò)菜單ToolsàManage contexts可以看到。
場(chǎng)景也可以有時(shí)間設定，比如說(shuō)@office，你可以設置它的時(shí)間表是周一到周五的朝九晚五，如果現在時(shí)間晚上的話(huà)，所有被設置為場(chǎng)景@office的任務(wù)將不會(huì )被顯示在任務(wù)列表中，除非你在篩選選項中選擇了“Include closed”（包含關(guān)閉的場(chǎng)景）。
MLO可以幫助組織你的目標計劃。你可以將某個(gè)任務(wù)設定為周目標、月目標或者是年目標。通過(guò)“Goals View”目標視圖可以很方便的查看你設定的這些目標。
菜單：Views->Task Views->projects
MyLife Organized任務(wù)能被指定開(kāi)始日期時(shí)間和結束日期時(shí)間。如果這個(gè)任務(wù)在下一步任務(wù)列表中出現的話(huà)，你應該盡快在結束日期前完成，如果一個(gè)任務(wù)在結束日期逼近或者到期的時(shí)候仍然沒(méi)有完成，這個(gè)任務(wù)會(huì )被高亮顯示，以提醒你關(guān)注它。
你還可以設置重復任務(wù)，比如你創(chuàng )建了一個(gè)叫做“發(fā)送狀態(tài)報告”的任務(wù)，會(huì )在每個(gè)月的第一天被執行。在設置“重復”選項時(shí)還有些其他選項等你來(lái)發(fā)掘，比如你可以設置某個(gè)任務(wù)在所有子任務(wù)完成時(shí)自動(dòng)再次產(chǎn)生。
你能為任務(wù)設置需要花費的時(shí)間，比如設置了一個(gè)需要30分鐘完成的任務(wù)。然后你在下一步任務(wù)列表中篩選那些需要30分鐘的任務(wù)，這個(gè)任務(wù)就被篩選出來(lái)了?？吹搅藛?？多么有效的利用時(shí)間。
MyLife Organized有一套很先進(jìn)的提醒系統。你能為任何任務(wù)設置提醒事件和提醒方式。提醒方式多種多樣，比如你可以運行一個(gè)程序，發(fā)送電子郵件，顯示彈出窗口或者只是一個(gè)響鈴。MLO也能根據你的設置在一個(gè)時(shí)間間隔內重復的發(fā)送提醒。
比如下面的提醒方式：在早上8點(diǎn)10分響鈴，每隔20分鐘響一次，重復三次。
如果你在一個(gè)項目任務(wù)下有很復雜，分支很多的任務(wù)列表，你可以試試“Zoom”縮放功能,縮放功能可以只顯示該任務(wù)的子任務(wù)，所有其他任務(wù)都會(huì )被臨時(shí)隱藏。
注意：如果你使用了縮放隱藏（zoom in）功能，那些被隱藏的功能也不會(huì )在“下一步列表”中顯示，即使這個(gè)任務(wù)已經(jīng)到了需要被顯示的時(shí)候。只有你取消了縮放功能，這個(gè)任務(wù)才會(huì )出現在“下一步列表”中。
在任務(wù)選項/基本選項中，當你選中“Complete Subtasks in Order（按順序完成子任務(wù)）”時(shí)，那么該任務(wù)下的所有子任務(wù)只有在前一個(gè)子任務(wù)已經(jīng)完成的情況下才會(huì )出現在下一步任務(wù)列表中。
在任務(wù)選項/依賴(lài)（Dependencies）選項中，你可以為這個(gè)任務(wù)制定依賴(lài)任務(wù)，也就是說(shuō)，只有那些依賴(lài)任務(wù)完成的情況下，這個(gè)任務(wù)才會(huì )出現在下一步列表中。
上面的方法會(huì )在項目管理中經(jīng)常用到。
你可以從大綱視圖和下一步列表視圖打印任務(wù)列表。
程序預定義了一些打印設置和模版，當你打印的時(shí)候可以根據你需要打印想要的信息。
MyLife Organized打印子系統基于可定義的模版，因此你可以修改模版以達到你的需求。
當你正在其他應用程序窗口工作的時(shí)候，通過(guò)快捷鍵或者托盤(pán)圖標可以調出快捷任務(wù)輸入窗口，非常方便。
在快捷任務(wù)輸入窗口中描述任務(wù)時(shí)你可以根據MLO指定的語(yǔ)法規則輸入任務(wù)的細節。比如“給小王打電話(huà) tomorrow 3pm remind me 10 min in advance”任務(wù)“給小王打電話(huà)”被加入到任務(wù)列表時(shí)已經(jīng)被指定了完成日期、時(shí)間，并設置了提醒。此部分的任務(wù)比較復雜，請參考軟件的幫助文檔。
你可以直接從Outlook程序中拖放郵件、任務(wù)到MLO的任務(wù)列表中，Outlook項的內容會(huì )和一些相關(guān)的信息被放到MLO中的任務(wù)說(shuō)明中。多個(gè)Outlook項可以同時(shí)被拖放過(guò)來(lái)。
在MyLife Organized中，你可以為任務(wù)設置“This is a project”（這是一個(gè)項目）選項，以后我們就可以在“Projects View”（項目視圖）這里看到項目的進(jìn)展情況。項目視圖的打開(kāi)方式：菜單中點(diǎn)擊View->Task views->Projects.
項目的完成百分比也是根據它下面的子任務(wù)完成情況和子任務(wù)的“Effort”(努力的程度)決定。如果一個(gè)子任務(wù)的“努力程度”項”很高的話(huà)，那么這樣的任務(wù)在項目中占得百分比就會(huì )很高。
MLO能直接從你的Outlook目錄導入任務(wù)，并保持兩者同步。
MLO和Outlook的同步只需要菜單上的一步操作，從而使你既可以在Outlook又可以在MLO上保持一致的任務(wù)，這樣做讓能你充分享受到兩個(gè)軟件帶來(lái)的便利。
假如你還是用Outlook和其他的便攜設備進(jìn)行同步，利用上面的方式，就間接做到了MLO與你的其他設備間的同步。
在高級同步選項中已經(jīng)預設了MLO和Palm之間的同步。
注意：上面談到的只是同步的問(wèn)題，如果僅僅使用MyLife Organized是不需要Outlook的。
如果你想隨時(shí)隨地的訪(fǎng)問(wèn)你的任務(wù)列表，那么可以試試MyLife Organized的PocketPC版本，PocketPC版本和PC版本可以實(shí)時(shí)的完美同步。
同步方式舉例:當你在PPC版本上修改了一個(gè)任務(wù)，同時(shí)又在桌面版上修改了一個(gè)任務(wù)，那么同步時(shí)兩者的同步會(huì )同時(shí)體現出來(lái)，合并時(shí)自動(dòng)的。
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