Microsoft Project Server 是一個(gè)配套程序，與 Microsoft Project Standard 和 Microsoft Project Professional 一起使用，可以在項目經(jīng)理、工作組成員和風(fēng)險承擔者之間進(jìn)行有效的工作組協(xié)作。這些人員可以使用稱(chēng)為 Microsoft Project Web Access 的基于 Web 的用戶(hù)友好界面來(lái)審閱和使用 Microsoft Project Server 信息。
為什么要使用 Microsoft Project Server？
Microsoft Project 通過(guò) Microsoft Project Server 為工作組協(xié)作提供有效的解決方案。二者結合可以為與項目組成員、其他項目經(jīng)理和風(fēng)險承擔者進(jìn)行有效地通訊提供巨大的靈活性和許多優(yōu)點(diǎn)：
★ 項目經(jīng)理可以向項目組成員分配任務(wù)，并跟蹤已完成的工作。他們可以自動(dòng)或手動(dòng)接受來(lái)自項目組成員的任務(wù)更新，并將更新的信息合并他們的項目中。
★ 他們還可以按所需格式請求和接收狀態(tài)報表，并將各個(gè)狀態(tài)報表合并到一個(gè)項目狀態(tài)報表中，然后他們可以將該報表提供給風(fēng)險承擔者。
★ 項目組成員可以審閱其任務(wù)分配，對項目經(jīng)理為其進(jìn)行的工作分配作出響應，定期發(fā)送已完成工作的更新。他們還可以創(chuàng )建新任務(wù)，并將這些任務(wù)發(fā)送給項目經(jīng)理進(jìn)行審批以及將這些任務(wù)合并到項目文件中。如有必要，他們可以將任務(wù)委托給其他項目組成員。
★ 他們可以在“甘特圖”中查看其任務(wù)，對其任務(wù)進(jìn)行分組、排序和篩選，以便側重于特定的詳細信息。根據 Microsoft Project Server 管理員賦予他們的權限，項目組成員還可以查看整個(gè)項目的最新信息，而不僅限于分配給他們任務(wù)。
★ 風(fēng)險承擔者（如其他項目經(jīng)理或主管人員）可以審閱項目、任務(wù)和資源信息，以便大概看一下項目的進(jìn)度。
Microsoft Project Web Access 的安裝要求
若要將 Microsoft Project Server 用于單位的工作組協(xié)作，則必須滿(mǎn)足下面的條件：
★項目經(jīng)理的計算機上必須安裝 Microsoft Project。
★ Microsoft Project Server 必須安裝在已安裝了 Internet Information Server (IIS) 5.0 或更高版本以及 Microsoft Windows 2000 Server 或更高版本的服務(wù)器計算機上。然后，工作組成員才能連接到 Intranet 或萬(wàn)維網(wǎng)上的項目信息。
★ Microsoft Project Web Access 需單獨授權。關(guān)于 Microsoft Project Web Access 授權的詳細信息，請參閱該產(chǎn)品的 Microsoft 最終用戶(hù)許可協(xié)議。
★ 需要使用諸如 Microsoft Internet Explorer 5.0（建議使用 5.5 版）或更高版本的瀏覽器來(lái)顯示 Web 站點(diǎn)上的項目信息。
★ 您必須安裝了以下 Microsoft Windows 系統之一：Windows 98、Windows Millennium Edition (Me)、Windows NT 4.0 Service Pack 6、Windows 2000 Professional、Windows XP Home 或者 Windows XP Professional。
★ 需要訪(fǎng)問(wèn) Microsoft Project Server 上項目信息的每個(gè)人都應當有網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)權和網(wǎng)絡(luò )標識。例如，若要識別 Intranet 上的聯(lián)機計算機并與之通訊，則每臺計算機都應當有唯一的網(wǎng)絡(luò )標識。系統管理員可以為您提供該信息。
★ 如果使用電子郵件通知，則所有要接收這類(lèi)郵件的人都必須安裝電子郵件程序。
訪(fǎng)問(wèn) Microsoft Project Server 的方法
作為使用 Microsoft Project 的項目經(jīng)理，您可以通過(guò)直接從 Microsoft Project 內訪(fǎng)問(wèn) Microsoft Project Server 輕松地與項目組成員交流項目信息。例如，您可以顯示來(lái)自 Microsoft Project Web Access Updates 頁(yè)的信息，該頁(yè)是一個(gè)事務(wù)處理頁(yè)，允許您在將更改合并到項目中之前先審閱和審批項目組成員進(jìn)行的更改。
來(lái)自 Microsoft Project Web Access 頁(yè)的信息顯示在 Microsoft Project 中，不具有 Microsoft Project Web Access 的功能，而您只能審閱與當前項目相關(guān)的信息（有關(guān)其他項目的任務(wù)和資源信息不顯示在 Microsoft Project 中）。
若要查看其他信息，可以使用 Web 瀏覽器直接訪(fǎng)問(wèn) Microsoft Project Web Access。項目組成員也使用 Web 瀏覽器來(lái)訪(fǎng)問(wèn)和響應 Microsoft Project Web Access 頁(yè)中顯示的信息。
根據所用的身份驗證方法，您和您的項目組成員可能輸入，也可能不輸入登錄信息（如用戶(hù)標識和密碼），以便在 Microsoft Project 或 Microsoft Project Web Access 中顯示 Microsoft Project Server 信息。
在 Microsoft Project Web Access 中可以查看什么信息？
和 Microsoft Project 中的視圖十分相似，這些視圖包括特定的域集和篩選器集，而且有特定的格式，只側重于項目的某些領(lǐng)域。
Microsoft Project Server 管理員定義和控制這些視圖并分配用戶(hù)權限，以便項目組成員、主管人員和風(fēng)險承擔者可以查看各自的所需信息。根據所分配的權限，這些人可能在 Microsoft Project Web Access 的特定視圖部分查看下列信息中的部分或全部：
★ 時(shí)間表顯示每個(gè)項目組成員的任務(wù)分配。
★ “項目”部分顯示當前項目的附加任務(wù)、資源和工作分配信息。
★ “文檔”部分顯示與項目相關(guān)的信息。
★ “問(wèn)題”部分顯示與項目相關(guān)的問(wèn)題及解答。
使用 Microsoft Project Server 跟蹤項目進(jìn)度的方法
當您和您的項目組成員開(kāi)始使用 Microsoft Project Server 在 Microsoft Project 和 Microsoft Project Web Access 之間交換信息后，跟蹤任務(wù)的進(jìn)度就成為一種輕松的雙向過(guò)程。
從 Microsoft Project 中，您將任務(wù)分配通知項目組成員。當您在 Microsoft Project Server 上發(fā)布任務(wù)分配時(shí)，項目組成員可以使用 Microsoft Project Web Access 中的時(shí)間表來(lái)審閱它們。然后他們就可以通過(guò)在完成分配給自己的任務(wù)工作時(shí)，在時(shí)間表中輸入實(shí)際信息來(lái)更改或更新其任務(wù)信息。
★ 從 Microsoft Project Web Access 中，項目組成員將任務(wù)更新和更改反饋給您。當項目組成員向您發(fā)送已更新的任務(wù)信息時(shí)，您可以將任務(wù)的進(jìn)度或任何任務(wù)更改合并到 Microsoft Project 中。任務(wù)更新可以隨時(shí)進(jìn)行，但您可以請求定期將任務(wù)更新發(fā)送給您，并且在它們過(guò)期之前發(fā)送提醒。
★ 項目經(jīng)理可以直接從 Microsoft Project 中進(jìn)行任務(wù)信息通訊，還可以訪(fǎng)問(wèn) Microsoft Project Server（通過(guò)使用 Microsoft Project Web Access）以控制項目組成員查看和更新項目信息的方式。
★ 項目組成員使用 Microsoft Project Web Access 在工作進(jìn)行時(shí)查看和更新他們的任務(wù)分配，并將該信息發(fā)送給 Microsoft Project Server。
★ 項目經(jīng)理批準后，信息在 Microsoft Project 和 Microsoft Project Server 之間就會(huì )實(shí)現同步。
將更改合并到項目中之后，您可以驗證它們對項目的影響，并進(jìn)行必要的調整。最后，您可以在 Microsoft Project Server 上張貼當前項目日程的快照，因此根據所擁有的權限，項目組成員可以使用 Microsoft Project Web Access 來(lái)審閱它。
使用 Microsoft Project Server進(jìn)行項目的文檔管理和問(wèn)題跟蹤
使用 Microsoft Project Server，可以很容易地管理與項目有關(guān)的文檔，并跟蹤在整個(gè)項目期間出現的問(wèn)題。
要想使用 Microsoft Project Server 中的文檔和問(wèn)題，首先必須安裝 SharePoint Team Services Server，并在該服務(wù)器上為您的項目創(chuàng )建子站點(diǎn)。關(guān)于設置 SharePoint Team Services 以管理文檔的詳細信息，請詢(xún)問(wèn)服務(wù)器管理員。
文檔可以自始至終向其他人提供有關(guān)項目的幫助信息。為了便于訪(fǎng)問(wèn)，管理員可以建立文檔庫。文檔庫有兩種不同的類(lèi)型：
★ 項目文檔庫 這類(lèi)文檔庫存儲著(zhù)與特定項目有關(guān)的文檔。是否能夠訪(fǎng)問(wèn)此庫中的文檔取決于為項目經(jīng)理、工作組成員和其他風(fēng)險承擔者設置的權限。必要的文檔屬性是由單位的管理員定義的。得到授權的用戶(hù)可以為項目創(chuàng )建其他文檔庫。默認情況下項目經(jīng)理有設計列表的權限，可以對特定的文檔庫進(jìn)行更改。
★ 公共文檔庫 這類(lèi)文檔庫存儲著(zhù)單位中所有用戶(hù)都能使用的文檔。對該庫中文檔的訪(fǎng)問(wèn)權由服務(wù)器管理員定義。盡管任何用戶(hù)都能向該庫提交文檔，但只有得到授權的用戶(hù)才能創(chuàng )建和自定義公共文檔庫。
問(wèn)題跟蹤可以改進(jìn)項目管理的效率和有效性，因為它允許您與工作組成員和風(fēng)險承擔者交流涉及問(wèn)題和相關(guān)操作的信息。
問(wèn)題可以與項目、任務(wù)和文檔關(guān)聯(lián)，這就使您能夠跟蹤它們的狀態(tài)，并且可以用問(wèn)題標記對問(wèn)題加以清楚地標記。取決于解決問(wèn)題所采取的操作，問(wèn)題可以以活動(dòng)、關(guān)閉或推遲等狀態(tài)出現。電子郵件通知可以警告您問(wèn)題已經(jīng)打開(kāi)、分配或更新。
