文/左前鋒
注意個(gè)人知識管理，意味著(zhù)經(jīng)營(yíng)個(gè)人"無(wú)形資產(chǎn)"，提升個(gè)人價(jià)值和個(gè)人競爭力
很多人之所以對知識管理抱有戒心，主要是認為企業(yè)實(shí)施知識管理，就如同企業(yè)從自己身上榨取知識一樣，以致讓自己不再重要。
從調查了解的情況看，企業(yè)、經(jīng)理人個(gè)人之所以不把知識管理作為必須馬上解決的要項，不是因為不知道知識管理重要，而是因為知識管理不像ERP等那樣，實(shí)施成功就會(huì )馬上產(chǎn)生看得見(jiàn)的、可量化的成效。
知識管理創(chuàng )造的價(jià)值主要是間接性的（當然，出售知識庫及相關(guān)服務(wù)也能產(chǎn)生直接價(jià)值），難以量化，它的主要意義在于支持企業(yè)或個(gè)人把事做好，做得更有效率并可規避風(fēng)險。 這讓知識管理在企業(yè)和個(gè)人心目中都變得有點(diǎn)可有可無(wú)了。
個(gè)人為什么需要知識管理？
迄今為止，各種有關(guān)知識管理的理論和專(zhuān)業(yè)文章一再強調著(zhù)機構知識管理對一個(gè)機構（尤其是商業(yè)機構）的發(fā)展至關(guān)重要，但卻極少有文章對經(jīng)理人個(gè)人的知識管理進(jìn)行闡述，而個(gè)人知識管理，對經(jīng)理人個(gè)人的工作及成長(cháng)都有著(zhù)非常實(shí)際的效用，經(jīng)理人本身對此也缺乏足夠的認識。
下面我們以章經(jīng)理為例，說(shuō)明個(gè)人為什么需要知識管理，以及他是如何實(shí)施個(gè)人知識管理的。
其實(shí)，不同層級的經(jīng)理人都可從知識管理中受益。對個(gè)人來(lái)說(shuō)，知識管理有哪些實(shí)際作用呢？
章先生是一家國內機電設備生產(chǎn)企業(yè)的市場(chǎng)部經(jīng)理，他將其歸結為5個(gè)方面：
讓自己養成不斷學(xué)習的良好習慣和意識，為個(gè)人能力和事業(yè)的可持續發(fā)展打下堅實(shí)的基礎；
使自己有計劃地建立個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識體系，有針對性地吸收和補充所需的專(zhuān)業(yè)知識資源；
持續性地學(xué)習、更新、提高個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識和工作技能以提升個(gè)人價(jià)值和競爭力；
有效率地提取所需的知識資源用于實(shí)際工作以獲得良好的個(gè)人工作績(jì)效（效率和效果）；
更好地展示個(gè)人的學(xué)習能力和工作能力，在所在的機構中成為知識交流的重要元素并獲得更好的個(gè)人事業(yè)發(fā)展機遇。對管理工作來(lái)說(shuō)，因經(jīng)理層級的不同，知識管理的實(shí)際作用也不同：
1 高層經(jīng)理
知識管理對企業(yè)決策層的實(shí)際作用，可以歸結為主要的5個(gè)方面：
建立知識型、學(xué)習型的企業(yè)文化和工作學(xué)習氛圍，提高企業(yè)凝聚力和戰斗力；企業(yè)內員工養成不斷學(xué)習的良好習慣和意識，為本企業(yè)的競爭力和事業(yè)的可持續發(fā)展打下堅實(shí)的基礎；
有計劃地建立本企業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識體系，形成完善、有序且不斷提升的企業(yè)知識資源，推動(dòng)企業(yè)的可持續發(fā)展；企業(yè)的知識管理部門(mén)有組織、有計劃、有針對性地吸收和補充所需的專(zhuān)業(yè)知識資源（企業(yè)內部、企業(yè)外部），節省員工的資料搜集和整理時(shí)間以提高整個(gè)企業(yè)的工作效率；
企業(yè)內員工在知識管理的基礎上實(shí)現本企業(yè)的知識共享，員工有效率地從知識庫提取所需的知識資源用于實(shí)際工作以爭取良好的企業(yè)工作績(jì)效（效率和效果），并通過(guò)知識交流的渠道獲得內外部專(zhuān)家和同事的指導和意見(jiàn)，令到單個(gè)員工分別掌握的專(zhuān)業(yè)知識有可能發(fā)揮以倍數計的效果；
盡可能地將知識資源沉淀固化在機構知識庫中，降低由于企業(yè)內員工流動(dòng)和知識老化、弱化所引致的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險；
在商界活動(dòng)中展示企業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識、經(jīng)營(yíng)管理能力、企業(yè)文化和企業(yè)形象，取得更好的事業(yè)發(fā)展機遇（社會(huì )聲望、商業(yè)機會(huì )）。
2 中層經(jīng)理
知識管理對企業(yè)部門(mén)主管管理其所在部門(mén)的實(shí)際作用，與高層經(jīng)理的類(lèi)似，可以歸結為主要的5個(gè)方面，不同之處是高層經(jīng)理針對的是整個(gè)企業(yè)或一大塊業(yè)務(wù)，而部門(mén)經(jīng)理針對的是自己負責的部門(mén)這個(gè)層面。
章經(jīng)理認為，正是因為知識管理在中國還處于理念傳播和實(shí)踐運用的初級階段，所以探討知識管理的實(shí)際作用太有必要了。
經(jīng)營(yíng)個(gè)人"無(wú)形資產(chǎn)"
現今競爭非常激烈，個(gè)人要確保跟上時(shí)代節拍而免于被無(wú)情淘汰，必須"持續地學(xué)習"以掌握所需的專(zhuān)業(yè)知識資源。隨著(zhù)個(gè)人已經(jīng)掌握的以及需要進(jìn)一步掌握的知識資源的數量不斷增多而類(lèi)型日趨復雜，經(jīng)理人必須有效地管理這筆高價(jià)值的個(gè)人"無(wú)形資產(chǎn)"，才能在職業(yè)生涯規劃和職場(chǎng)競爭這兩個(gè)方面最終達到預期的目標。
知識管理對個(gè)人的現實(shí)意義，在于建立專(zhuān)業(yè)知識和實(shí)踐能力不斷提高的基石，從而為個(gè)人能力和事業(yè)的可持續發(fā)展打下堅實(shí)的基礎。
注意個(gè)人知識管理，意味著(zhù)經(jīng)營(yíng)個(gè)人"無(wú)形資產(chǎn)"，提升個(gè)人價(jià)值和個(gè)人競爭力。
那么，在實(shí)施個(gè)人知識管理的過(guò)程中一般會(huì )遇到哪些難題呢？哪些方法和資源可以輔助解決或緩解個(gè)人知識管理實(shí)施中的難題呢？
如果企業(yè)已經(jīng)實(shí)施了知識管理，個(gè)人還有必要進(jìn)行個(gè)人知識管理嗎？
答案是肯定的。機構知識管理與個(gè)人知識管理目的性、針對性都不同，需要互補而不能相互取代，當然實(shí)施個(gè)人知識管理時(shí)不要做與公司規定、職業(yè)道德相悖的事。
1分析個(gè)人對專(zhuān)業(yè)知識資源的需求
作為個(gè)人知識管理的起點(diǎn)，職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士，需要對個(gè)人在工作和學(xué)習中所需要掌握和應用的專(zhuān)業(yè)知識資源進(jìn)行具體的分析，以確定相關(guān)知識的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)和每個(gè)知識類(lèi)別下的知識要素類(lèi)型。
知識的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)一般包括商務(wù)類(lèi)（宏觀(guān)經(jīng)濟、行業(yè)經(jīng)濟、商務(wù)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等）、技術(shù)類(lèi)（通訊技術(shù)、生物技術(shù)、航空技術(shù)、航天技術(shù)等）等，而知識要素類(lèi)型則包括： Know What--事實(shí)(即：是什么？）； Know Why--規律、原理、規則（即：為什么？）； Know How--方法、能力、技藝（即：怎樣做？）； Know Who--專(zhuān)家、人力資源、服務(wù)機構（即：誰(shuí)能做？）； Know Where--渠道、來(lái)源（即：哪里有？）。
在進(jìn)行需求分析時(shí)，基本的原則是要立足現在，放眼未來(lái)。這其中有三個(gè)誤區：
一是有些經(jīng)理人把知識需求擴大化或超前化，這造成了極大的工作量和不必要的時(shí)間消耗，正確的做法是著(zhù)眼于實(shí)用，著(zhù)眼于工作的現實(shí)，同時(shí)也兼顧未來(lái)工作的需要及提升自身的需要； 二是知識分類(lèi)不足夠細化，使用時(shí)極不方便，一般的做法是每個(gè)細分端的文件夾里的文件最好不超過(guò)20個(gè)，如果超過(guò)就可以考慮再細分；
三是在分類(lèi)上自己做一套，與企業(yè)的知識管理平臺的分類(lèi)不同，其實(shí)個(gè)人知識管理的知識分類(lèi)要盡量跟機構知識管理的知識分類(lèi)相吻合。
2 選擇個(gè)人知識管理系統
在全面分析個(gè)人對專(zhuān)業(yè)知識資源的需求后，職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士可以根據實(shí)際情況選擇實(shí)施個(gè)人知識管理的軟件平臺。一般分為三種，但這三種不是對立的，你可以三種類(lèi)型都同時(shí)擁有。
一是個(gè)人建立知識文件夾以收藏資料。這種類(lèi)型的知識管理是一般的人都能做到也一直在做的，也就是用自己的專(zhuān)用電腦來(lái)操作個(gè)人知識管理，不需其他應用軟件，類(lèi)似于文檔管理的方式來(lái)進(jìn)行個(gè)人知識管理。適合于管理的個(gè)人專(zhuān)有、機密、不希望共享的特定知識內容和知識渠道。這種模式完全個(gè)性化設置，僅跟隨個(gè)人，獨立于機構。缺點(diǎn)是功能簡(jiǎn)單，僅能滿(mǎn)足個(gè)人知識管理的初級需要。
二是使用企業(yè)知識管理系統的個(gè)性化平臺。這種類(lèi)型的前提條件是自己所在企業(yè)已經(jīng)實(shí)施知識管理。缺點(diǎn)是無(wú)法完全滿(mǎn)足個(gè)性化需要，離職后便無(wú)法使用，必須接受機構系統的管理監控，機構外部的知識內容和渠道不夠豐富，知識分類(lèi)體系由機構設置，難以自由調整，部分內容為機構特有、機密的，不允許下載。
三是使用第三方知識管理平臺（如DAOchina.com）。這種類(lèi)型的功能類(lèi)似于第二種類(lèi)型，但它提供跨機構的共享和交流平臺，在線(xiàn)隨時(shí)使用，不依附于機構知識管理系統，離職后仍可使用，需要上網(wǎng)、付費等，但知識資源內容往往是通用內容，缺乏特定專(zhuān)題或機密內容的知識資源。
在三種類(lèi)型中，第一種是最基本的也是很有效的模式，雖然它的作用是有限的，但可以解決基本的工作和學(xué)習的需要。如果條件允許，再加上第二種、第三種類(lèi)型的知識管理平臺，有這樣龐大的知識資源在你的背后作支撐，你就如虎添冀了。
3 建立個(gè)人知識管理的準則
在沒(méi)有專(zhuān)業(yè)知識管理系統的支持而需要個(gè)人自行建立知識文件夾進(jìn)行知識管理的情況下，經(jīng)理人在開(kāi)始實(shí)施知識管理工作前一般需要建立起個(gè)人的知識命名及編碼準則（書(shū)面文件），以便知識資源在分類(lèi)存儲和提取使用時(shí)均有章可循。
此外，為了個(gè)人知識管理的長(cháng)期有序實(shí)施，還有必要建立起另外一些準則（書(shū)面文件）以規范知識內容更新及刪除、共享交流等操作的原則、時(shí)間安排、操作細則等。這些"準則"雖然看似可有可無(wú)，但可以避免隨著(zhù)時(shí)間的推移、熱情的消退而導致知識"管理工作"不規范、混亂，避免前期花了大量時(shí)間和心血建立起來(lái)的個(gè)人知識體系慢慢變得雜亂無(wú)序而失去應有的效果。
"簡(jiǎn)短明了、單一不重復、輔以數字編碼以便按所需的順序顯示"，這是知識類(lèi)別的命名準則基本原則。以章經(jīng)理為例，他在建立知識類(lèi)別時(shí)一般遵循以下這個(gè)原則：命名簡(jiǎn)短、注明時(shí)間、作者或來(lái)源等，一目了然。
4 建立個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識體系
這個(gè)步驟最關(guān)鍵的是你不斷把獲得的知識存放到細分端的文件夾里。在選擇個(gè)人知識管理的軟件平臺后，職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士需要初始化設置相關(guān)的軟件系統，然后將所擁有的知識資源分類(lèi)納入個(gè)人知識管理體系，以便在實(shí)際工作和學(xué)習中使用。
以"個(gè)人建立知識文件夾以收藏資料"類(lèi)型為例：
初始化設置：按照前述的知識專(zhuān)業(yè)分類(lèi)和每個(gè)知識類(lèi)別下的知識要素類(lèi)型設置多級的文件夾體系；
分類(lèi)納入知識資源：按照知識命名及編碼的準則，命名及編碼后分類(lèi)保存在相關(guān)的文件夾內。
這個(gè)步驟有一個(gè)訣竅，即充分利用"收藏夾"的功能。"收藏夾"在Word、Excel、PowerPoint、Explorer應用軟件中均有，"收藏夾"里的文件都存在"Favorites"這個(gè)文件夾里。只要你把知識分類(lèi)存放好，一點(diǎn)"收藏夾"，查找非常方便。至于安全性，只要經(jīng)常備份你的知識庫就可以了。
5 維護及提高個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識體系
在完成個(gè)人知識體系的初始設置后，知識管理工作對于職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士來(lái)說(shuō)的最大難度在于"持之以恒"，即長(cháng)期有序地按照既定的"準則"和實(shí)際的工作及學(xué)習需要維護及不斷提高個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識體系：
添加新的知識資源（包括知識類(lèi)別）；
更新、修改或刪除部分知識資源；
調整共享的設置；
與他人進(jìn)行互動(dòng)的知識資源交流；
不斷完善個(gè)人知識管理各項準則。
6 在實(shí)際工作中應用專(zhuān)業(yè)知識資源
個(gè)人知識管理體系的應用主要是為了在實(shí)際工作及學(xué)習中獲得良好的績(jì)效，而利用系統或平臺所提供的軟件功能從知識庫中提取所需的知識資源，利用系統提供的知識渠道去提取系統以外的知識資源，利用系統提供的知識交流平臺與相關(guān)的專(zhuān)家及其他用戶(hù)進(jìn)行知識交流。 對于利用自建的知識文件夾來(lái)進(jìn)行知識管理的職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士，一般僅能利用操作系統提供的路徑檢索和簡(jiǎn)單搜索功能去查找所需的知識資源，而專(zhuān)業(yè)的知識管理系統則可以提供更為高級的應用功能：
定制搜索功能：設定較為復雜的搜索條件、多關(guān)鍵字的組合、全文檢索；
路徑檢索功能：標準化且便捷的知識路徑、知識路徑可收藏以便再次查找；
知識交流平臺：協(xié)助通過(guò)機構內部或跨機構的專(zhuān)家渠道和專(zhuān)業(yè)社區與他人進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識交流、記錄交流的過(guò)程和重要內容、在交流中形成新的知識資源。
7 與機構知識管理互動(dòng)
個(gè)人知識管理可以輔助職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士提高專(zhuān)業(yè)知識水平和工作能力，直接創(chuàng )造理想的績(jì)效和事業(yè)發(fā)展機會(huì )。此外，有效的個(gè)人知識管理還能夠間接地創(chuàng )造許多有形和無(wú)形的價(jià)值及事業(yè)發(fā)展機遇：
通過(guò)在所屬機構內和跨機構的網(wǎng)上社區中展示個(gè)人知識管理的成果，可以更好地展示個(gè)人的學(xué)習能力和工作能力，取得認同和發(fā)展機遇；
如果可以在所屬機構中成為知識交流的重要元素，更將取得在知識和能力方面的權威、專(zhuān)家以至領(lǐng)導地位，從而獲得更好的事業(yè)發(fā)展機遇； 通過(guò)參與網(wǎng)上知識管理平臺（含專(zhuān)家網(wǎng)絡(luò )和專(zhuān)業(yè)社區）的知識交流，還可以協(xié)助職業(yè)經(jīng)理人和專(zhuān)業(yè)人士在更廣闊的空間內展示個(gè)人才能、結識同道同行，進(jìn)而獲得更好的事業(yè)發(fā)展平臺和商業(yè)發(fā)展機會(huì )。
因此，在實(shí)施個(gè)人知識管理的同時(shí)，經(jīng)理人還應該積極地參與以及推動(dòng)所屬機構的機構知識管理，以及參與跨機構的網(wǎng)上專(zhuān)業(yè)知識交流。通過(guò)知識互動(dòng)，既可以實(shí)現對個(gè)人知識管理體系的必要補充，也能夠為個(gè)人事業(yè)發(fā)展和人際網(wǎng)絡(luò )擴展爭取更多的機會(huì )
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