如果你在做這樣的工作：為每個(gè)客戶(hù)打印信封、向每個(gè)參加會(huì )議的客戶(hù)發(fā)送邀請函……就會(huì )被龐大的數據量導致的巨額加班工作徹底嚇倒：客戶(hù)的數量可能是幾百個(gè)甚至上千個(gè)，每個(gè)人的地址都不一樣；參加會(huì )議的人到會(huì )時(shí)間和住宿安排各不相同……盡管公司的數據庫或Excel表中已經(jīng)有了現成的數據，可是，要基于這些數據制作各式各樣的信封、文檔、郵件，用復制/粘貼的老辦法嗎？沒(méi)有人會(huì )傻到這種程度，準備熬幾個(gè)通宵來(lái)做這樣的重復工作。
解決上述各種問(wèn)題的錦囊妙計就是用Word的“郵件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。
如果要向每個(gè)客戶(hù)發(fā)信，就需要為每個(gè)客戶(hù)打印信封。要是用手抄信封的土辦法，不僅容易出錯，還會(huì )效率低下，極度疲勞。
用郵件合并就簡(jiǎn)單多了：首先需要在Word中制作出一個(gè)信封文檔，這個(gè)文檔稱(chēng)作“主文檔”。然后將它與存放客戶(hù)數據的Excel表或數據庫建立連接關(guān)系，存放數據的文件稱(chēng)作“數據源”。最后將主文檔和數據源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每個(gè)信封上的收信人地址等內容是不一樣的。
圖1 信封制作向導
如果出現下面的提示，說(shuō)明該功能尚未安裝，拿出你的office光盤(pán)，然后單擊【是】按鈕。
單擊【下一步】按鈕，選擇標準信封樣式，如圖2所示。在“信封樣式”中，可從下拉列表中選擇與您手邊的信封尺寸規格相同的信封。
圖2 選擇標準信封樣式
單擊【下一步】按鈕，選擇生成信封的方式，如圖3所示。由于目前只需制作一個(gè)信封作為郵件合并的主文檔，因此選擇“生成單個(gè)信封”即可。還可以選中“打印郵政編碼邊框”選項。
圖3 怎樣生成信封
單擊【下一步】按鈕，輸入收件人的姓名、地址和郵編，如圖4所示。由于此信封是主文檔，供將來(lái)批量生成的信封做模板，因此無(wú)需填寫(xiě)姓名和地址等信息，按圖示填寫(xiě)提示文字即可。
圖4 輸入收件人的姓名、地址和郵編
單擊【下一步】按鈕，輸入寄信人的姓名、地址和郵編，如圖5所示。將來(lái)批量生成的每個(gè)信封上都需要填寫(xiě)同樣的寄信人信息，按圖示填寫(xiě)正確的寄信人信息即可。
圖5 輸入寄信人的姓名、地址和郵編
單擊【下一步】按鈕，完成信封的制作，如圖6所示。
圖6 完成信封的制作
單擊【完成】按鈕，即可得到制作好的信封，如圖7所示。
圖7 制作好的信封
這個(gè)信封文檔就是郵件合并功能中需要使用的主文檔。主文檔中要預先設計好文檔的格式和頁(yè)面設置，并預先填好將來(lái)在批量生成的每個(gè)文檔中出現的內容相同的文字（例如：發(fā)件人的地址、姓名和郵編）。在批量生成的每個(gè)文檔中內容不同的部分可以輸入提示性文字（例如：城市、地址等）。
按照上述原則，只需在“姓名 職務(wù)”后添加一個(gè)“收”字，以便讓它出現在之后生成的每個(gè)文檔中。其他文字都已經(jīng)在向導中添加完畢。
在進(jìn)行郵件合并之前，可以先瀏覽一下數據文件。數據文件一般可以是Excel表格、Access數據庫或Word表格，甚至還可以來(lái)自SQL Server或Oracle數據庫。本例以Excel文件作為數據源，如圖8所示。
圖8 作為數據源的Excel文件
用作數據源的文檔，應在第1行存放每列數據的標題，數據按行依次排列在表格中。
瀏覽完數據之后，就可以關(guān)閉數據文檔了。郵件合并時(shí)會(huì )自動(dòng)打開(kāi)該文檔。
從菜單選擇【工具】|【信函與郵件】|【郵件合并向導】命令，在右側的任務(wù)窗格中會(huì )顯示郵件合并的步驟，如圖9所示。
郵件合并的第1步是選擇文檔類(lèi)型，共有“信函、電子郵件、信封、標簽和目錄”等類(lèi)型。本例選擇“信函”類(lèi)型即可（如果選擇“信封”類(lèi)型，則會(huì )新建一個(gè)信封并刪除當前文檔中的內容。如果信封是特殊尺寸，無(wú)法在前面的“信封制作向導”中選取合適的信封，可以在這里制作特殊信封。）
單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，顯示步驟2，如圖10所示。在步驟2中可選擇開(kāi)始文檔（主文檔），選擇“使用當前文檔”即可。
單擊“下一步：選取收件人”，顯示步驟3，如圖11所示。在步驟3中可選擇收件人（數據源），選擇“使用現有列表”即可，表示使用現有的Excel或數據庫等文件作為數據源。
圖9 選擇文檔類(lèi)型 | 圖10 選擇開(kāi)始文檔 | 圖11 選擇收件人 |
單擊如圖11所示中鼠標指針所在位置的“瀏覽”命令，顯示“選取數據源”對話(huà)框，如圖12所示。
圖12 選擇數據源
找到數據文件所在的位置，本例的數據文件是“客戶(hù)資料.xls”，選中文件后單擊【打開(kāi)】按鈕，顯示“選擇表格”對話(huà)框，如圖13所示。
選中“客戶(hù)信息”表，單擊【確定】按鈕，顯示“郵件合并收件人”對話(huà)框，如圖14所示。在這個(gè)對話(huà)框中列出了Excel表中的數據，可對數據進(jìn)行篩選，只選擇某些數據進(jìn)行郵件合并。例如，如果只希望給所有華北地區的客戶(hù)發(fā)送信件，可單擊“地區”列標題右側的三角形箭頭，并選擇“華北”，如圖14所示。
圖13 選擇表格
圖14 篩選數據
單擊【確定】按鈕，完成數據源設置。
在如圖11所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：撰寫(xiě)信函”，顯示步驟4，如圖15所示。
圖15 撰寫(xiě)信函
在文檔中選中“郵政編碼”處的提示文字，如圖16所示。
圖16 選中提示文字
在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“其他項目”命令，顯示“插入合并域”對話(huà)框，如圖17所示。其中所列的域分別對應Excel表中的每列標題。選中“郵政編碼”，并單擊【插入】按鈕，即可用域替代被選中的提示文字。域中的內容會(huì )在以后合并時(shí)采用數據源中的數據自動(dòng)變化。
圖17 插入合并域
用同樣的方法分別選中文檔中的“城市 地址”、“姓名 職務(wù)”等提示文字，并在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“其他項目”命令，分別插入“城市”、“地址”、“聯(lián)系人姓名”和“聯(lián)系人頭銜”域。此時(shí)主文檔中的提示文字全部被域替代（灰色底紋表示其中的內容是域，在合并之后不會(huì )顯示或打印出來(lái)），域中的數據將是可變數據，如圖18所示。
圖18 插入合并域后的主文檔
在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：預覽信函”，顯示步驟5，如圖19所示。單擊如圖19所示中鼠標指針所在位置的箭頭，即可預覽即將生成的每個(gè)信封中的內容，如圖20所示。在預覽時(shí)如果希望將來(lái)生成的信封中不包含個(gè)別收件人，可在預覽到該收件人時(shí)，在如圖19所示中單擊【排除此收件人】按鈕。
圖19 預覽信函
圖20 預覽效果
在如圖19所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：完成合并”，顯示步驟6，如圖21所示。
圖21 完成合并
如果要直接打印合并后的所有信封，可在如圖21所示中單擊“打印”命令。也可以在如圖21所示中單擊“編輯個(gè)人信函”命令，顯示“合并到新文檔”對話(huà)框，如圖22所示?？蛇x擇合并全部數據或指定范圍的數據。本例選擇“全部”。
圖22 合并到新文檔
合并后的新文檔如圖23所示，其中包含了每個(gè)客戶(hù)的信封。注意凡是合并域的位置，都會(huì )自動(dòng)采用Excel表格中的數據，凡是錄入的文字，都會(huì )原樣保留在每個(gè)信封中。
圖23 郵件合并后的新文檔
如果對合并后的文檔不滿(mǎn)意，可以回到主文檔進(jìn)行修改，然后重新合并。
如果以后經(jīng)常要針對同一數據源進(jìn)行同樣的郵件合并（例如下次要給所有的東北客戶(hù)發(fā)送信件），不必每次重新設計主文檔，只需將當前的主文檔保存，以后打開(kāi)主文檔時(shí)會(huì )自動(dòng)鏈接到數據源。在郵件合并向導的步驟5中單擊“編輯收件人列表”命令，如圖19所示，即可篩選不同的數據進(jìn)行合并。
郵件合并功能將Word文檔和存儲數據的文檔或數據庫連接在一起，成批地將數據填寫(xiě)到文檔的指定位置，從而極大地提高了批量文檔的制作效率。數據量越大，這種效率的提升越顯著(zhù)。比起采用抄寫(xiě)或復制/粘貼的方法，效率的提升遠遠不止一百倍。
郵件合并的用法令人拍案叫絕，然而，它的用法還不僅僅是信封的制作，在很多場(chǎng)合下都可以使用，例如：打印工資條、打印證書(shū)等等。在以后的內容中，將進(jìn)一步介紹更多巧妙的用法。
聯(lián)系客服
