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　　每到期中期末處理學(xué)習成績(jì)單是件令人頭疼的事，既要準確又要快捷。如何能利用我們熟悉的辦公軟件完成這個(gè)工作呢?下面我們將給大家介紹如何利用Word 和Excel 這兩個(gè)軟件解決這個(gè)問(wèn)題。

　　一、建立學(xué)生成績(jì)數據

　　要將學(xué)生的成績(jì)錄入到Excel中，保存為“成績(jì)數據.xls”如圖1所示:

圖1

　　錄入學(xué)生的各門(mén)學(xué)科的成績(jì)，通訊地址以及郵政編碼以及其他相關(guān)信息。除了學(xué)科成績(jì)，其他信息以后可以繼續使用，郵編和通訊地址可以在打印郵寄學(xué)生成績(jì)信封的時(shí)候使用。

　　二、設計學(xué)生成績(jì)單樣式

　　打開(kāi)word 設計學(xué)生成績(jì)單樣式(如圖2):

圖2

　　保存為“學(xué)生成績(jì)通知單模板.doc”。

　　三、批量生產(chǎn)學(xué)生成績(jì)單

　　現在我們就要開(kāi)始批量生產(chǎn)學(xué)生成績(jì)單了。在工具菜單下單際“信函與郵件”菜單，在展開(kāi)的菜單中選擇“郵件合并”。合并過(guò)程分幾步進(jìn)行:

　　第一步，選擇文檔類(lèi)型。Word提供了“信函”、“電子郵件”、“信封”、“標簽”、“目錄”五種文檔類(lèi)型。這里我們選擇“信函”類(lèi)型。

　　第二步，選擇開(kāi)始文檔?？梢赃x擇“使用當前文檔”，“從現有文檔開(kāi)始”和“從模板開(kāi)始”。這里我們選擇“使用當前文檔”。

　　第三步，選擇收件人。 “選擇收件人”中的收件人這里是指待處理的學(xué)生成績(jì)數據。點(diǎn)擊“瀏覽”選擇前面建立的“成績(jì)數據.xls”文件。出現如下的對話(huà)框，選擇你的數據所在的表，這里選擇sheet1$(如圖3)，單擊“確定”按鈕。

圖3

　　出現圖4所示的郵件合并收件人對話(huà)框

圖4

　　(在這個(gè)對話(huà)框中可以對數據進(jìn)行選擇、篩選等工作。)

　　四、填空。

　　選擇“其他項目”彈出如圖5所示的對話(huà)框

圖5

　　分別在適當的位置插入合并域，進(jìn)行填空就可以了。如圖6

圖6

　　打開(kāi)“工具”菜單，選擇“選擇信函與郵件”中的“顯示郵件合并工具欄”。顯示如圖7

圖7

　　單擊

　　五、完成合并，大功告成!

　　“編輯個(gè)人信函”合并到新文檔選擇要合并的范圍，單擊確定就可以在合并的新文檔中看到所有學(xué)生的成績(jì)單了。如圖8

圖8

　　如果要郵寄給學(xué)生的話(huà)，可以郵件合并功能中的信封文檔類(lèi)型，依據信封的大小進(jìn)行設計。如果有興趣的話(huà)，不妨試一試。