關(guān)于股東會(huì )或董事會(huì )決議應否撤銷(xiāo)的問(wèn)題。寶X公司致函保X公司要求更改原定于2013年5月22日召開(kāi)的董事會(huì )時(shí)間，保X公司未予復函是否同意更改會(huì )議時(shí)間，在未經(jīng)進(jìn)一步協(xié)商確定會(huì )議時(shí)間的情況下，保X公司所發(fā)出的2013年5月22日臨時(shí)股東會(huì )和2013年5月22日第二屆董事會(huì )第一次會(huì )議的通知并未生效。
保X公司主張其已經(jīng)以郵寄的方式通知馬X參加2013年9月29日董事會(huì )，但其提交的三份郵寄單上均注明為退回，其亦未能提供其他證據證明其已將該次董事會(huì )的召開(kāi)時(shí)間通知了董事馬X，故不能認定有效通知馬X參加該次董事會(huì )。
保X公司提交郵寄快遞單擬證明其已通知寶X公司參加2013年11月7日股東會(huì )臨時(shí)會(huì )，但該郵寄快遞單顯示無(wú)人簽收，保X公司亦未提供其他證據證明其已將該次股東會(huì )臨時(shí)會(huì )的召開(kāi)時(shí)間通知了寶X公司，故不能認定其有效通知寶X公司參加該次股東會(huì )臨時(shí)會(huì )。
綜上，保X公司主張其已有效通知寶X公司、馬X參加上案涉股東會(huì )、董事會(huì )，缺乏事實(shí)依據，本院不予采納。
同時(shí)，除法律或公司章程規定的情形外，股東會(huì )或董事會(huì )應召開(kāi)會(huì )議通過(guò)表決作出決議。保X公司并不能提交證據證明其已實(shí)際召開(kāi)案涉股東會(huì )或董事會(huì )，案涉股東會(huì )或董事會(huì )決議并不具有不召開(kāi)會(huì )議即可直接作出決議的情形。故保X公司未經(jīng)召開(kāi)股東會(huì )、董事會(huì )即作出上述股東會(huì )或董事會(huì )決議，不符合法律或公司章程的規定。
綜上所述，保X公司未通知寶X公司或馬X參加案涉股東會(huì )或董事會(huì )，案涉會(huì )議也并未實(shí)際召開(kāi)，故寶X公司有權依法請求撤銷(xiāo)該四份股東會(huì )或董事會(huì )決議。
1、召開(kāi)股東會(huì )或董事會(huì )時(shí)，需要按照公司《章程》或《章程》沒(méi)有約定的情況下提前15日通知各相關(guān)股東或董事，已完成召開(kāi)股東會(huì )或董事會(huì )的程序要件，避免事后其他股東或董事起訴撤銷(xiāo)股東會(huì )決議或董事會(huì )決議。
2、公司向股東或公司發(fā)送會(huì )議通知時(shí)需要包括具體召開(kāi)會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、召集人、本次會(huì )議的議案等信息。
3、《會(huì )議通知》最好選擇EMS郵政快遞郵寄，并以電子郵件或手機短信或微信等即時(shí)通訊工具通知股東或董事相關(guān)會(huì )議通知內容，避免事后股東或董事不接收《會(huì )議通知》。
4、召開(kāi)會(huì )議時(shí)最好能夠全程錄音錄像，不一定非要對會(huì )議召開(kāi)過(guò)程的錄音錄像做公證程序，只要保留相應影像資料即可。
5、會(huì )議召開(kāi)要保留會(huì )議記錄，會(huì )議形成的決議要參與股東在決議文書(shū)及會(huì )議記錄上簽字，公司并注意建檔保留相應記錄。
