作者：劉航琦，稼軒律師事務(wù)所實(shí)習律師
根據《公司法》第三十六條規定，有限責任公司股東會(huì )由全體股東組成。股東會(huì )是公司的權力機構，依照本法行使職權?！豆痉ā返谌邨l第一款對股東會(huì )的職權列舉規定如下：
(一)決定公司的經(jīng)營(yíng)方針和投資計劃；
(二)選舉和更換非由職工代表?yè)蔚亩?、監事，決定有關(guān)董事、監事的報酬事項；
(三)審議批準董事會(huì )的報告；
(四)審議批準監事會(huì )或者監事的報告；
(五)審議批準公司的年度財務(wù)預算方案、決算方案；
(六)審議批準公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；
(七)對公司增加或者減少注冊資本作出決議；
(八)對發(fā)行公司債券作出決議；
(九)對公司合并、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議；
(十)修改公司章程；
(十一)公司章程規定的其他職權。
值得注意的是，股東會(huì )并非常設機構，而是以會(huì )議形式運行的。除了公司法第三十七條第二款規定的例外情況——即“對前款所列事項股東以書(shū)面形式一致表示同意的，可以不召開(kāi)股東會(huì )會(huì )議，直接作出決定，并由全體股東在決定文件上簽名、蓋章?！?，股東會(huì )行使職權須以會(huì )議方式進(jìn)行。有限公司如何順利召開(kāi)股東會(huì )，使之發(fā)揮應有的職能？股東會(huì )的召開(kāi)應當經(jīng)過(guò)哪些法定程序？如何避免因程序瑕疵影響股東會(huì )決議的效力？本文擬就此作以歸納和闡釋。
一、召開(kāi)時(shí)間
根據《公司法》第三十九條規定，股東會(huì )會(huì )議分為定期會(huì )議與臨時(shí)會(huì )議，二者召開(kāi)的時(shí)間有所不同。定期會(huì )議應當依照公司章程的規定按時(shí)召開(kāi)，實(shí)務(wù)中多數公司一年召開(kāi)一次定期會(huì )議；臨時(shí)會(huì )議的召開(kāi)時(shí)間并不固定，需由法定主體提議后才能召開(kāi)。具體如下：
二、會(huì )議召集
根據《公司法》第二十二條第二款規定， 股東會(huì )或者股東大會(huì )、董事會(huì )的會(huì )議召集程序、表決方式違反法律、行政法規或者公司章程，或者決議內容違反公司章程的，股東可以自決議作出之日起六十日內，請求人民法院撤銷(xiāo)?？梢?jiàn)，召集程序不合法或不合乎章程規定，將會(huì )影響股東會(huì )決議的法律效力，因此股東會(huì )會(huì )議的召集程序應當引起重視，從程序上杜絕瑕疵，從而防范因決議被撤銷(xiāo)帶來(lái)的法律風(fēng)險。召集程序的具體內容及流程如下：
（一）確定召集人
召開(kāi)股東會(huì )之前首先要確認召集人。召集人負責會(huì )議通知的發(fā)放以及會(huì )議整體安排等重要事項。根據《公司法》第四十條的規定，股東會(huì )會(huì )議的召集人有按以下順位確定：董事會(huì )（執行董事）→ 監事會(huì )（監事）→ 代表1/10以上表決權的股東，即首先應當由董事會(huì )召集；董事會(huì )不能履行或者不履行召集股東會(huì )會(huì )議職責的，由監事會(huì )召集；監事會(huì )不召集的，代表十分之一以上表決權的股東可以自行召集。
（二）發(fā)出通知
1、通知發(fā)出的主體
會(huì )議通知人即為本次會(huì )議的召集人。
2、通知的對象
召開(kāi)股東會(huì )會(huì )議應通知公司全體股東。股東參加股東會(huì )會(huì )議與其出資情況無(wú)關(guān)，無(wú)論該股東是否已實(shí)繳出資，也無(wú)論其持股多少，只要其為記載于股東名冊的合法股東，均有權利參加會(huì )議。
另外，召開(kāi)股東會(huì )會(huì )議也應當通知需要列席的人員。根據公司法第150條的規定，若股東會(huì )要求董事、監事、高級管理人員列席會(huì )議的，董、監、高應當列席并接受股東的質(zhì)詢(xún)。因此，若存在有必要列席的董事、監事、高管等，股東會(huì )會(huì )議通知也應當按時(shí)送達上述人員。
實(shí)務(wù)中，稼軒律師在服務(wù)過(guò)程中，經(jīng)常被企業(yè)邀請協(xié)助會(huì )議籌備和召開(kāi)過(guò)程的指導和見(jiàn)證，經(jīng)驗表明，有律師參與的股東會(huì )會(huì )議程序和內容兩方面均表現了較高的質(zhì)量，能有效避免法律風(fēng)險。
3、通知的送達
（1）實(shí)踐中，建議首選郵寄送達的方式。該種方式能夠確保通知準確送達并方便留存證據。選擇該種方式需注意以下幾點(diǎn)：
①收件地址應確保有效，首選公司章程等內部文件中經(jīng)本人確認的預留地址（此時(shí)便更加顯得在協(xié)議或章程中約定聯(lián)系方式的條款有多么必要?。?，其次應選擇開(kāi)會(huì )人實(shí)際可以接收到的地址；
②寄送之后，請取回并妥善留存蓋有郵戳的EMS快遞底單或登陸郵政官網(wǎng)打印送達簽收的物流信息。
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（2）電子郵件、派專(zhuān)人送達等可作為補充方式。若公司留有本人確認的電子郵件地址，可向該地址發(fā)送股東會(huì )會(huì )議通知，建議通知人提前在郵箱中設置郵件查看的自動(dòng)發(fā)送回執，以便將對方打開(kāi)郵件的證據予以固定留存。若知道股東所在地，可派專(zhuān)人送達并讓簽收人在送達回執上簽字，不簽字的需留存相關(guān)證明。
（3）窮盡上述方式均未能送達的，可選擇公告方式送達。通過(guò)報紙公告發(fā)布開(kāi)會(huì )通知或在公司的公告欄張貼股東會(huì )召開(kāi)通知。
4、通知的時(shí)間
根據公司法的規定，有限公司召開(kāi)股東會(huì )應當提前15日通知，但是公司章程另有規定或者全體股東另有約定的除外。因此，若章程另有約定，則通知時(shí)間可以少于15日。
需注意的是，一般認為通知期限不包括在途時(shí)間，應以股東收到通知之日為準，且通知的時(shí)間不包括開(kāi)會(huì )當日。在通知文件中，落款時(shí)間尤為重要，必須符合公司法或章程對于通知時(shí)間的規定。
5、通知的內容
會(huì )議通知的內容應當包括會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、明確的議題以及與議題相關(guān)的附件等。
需注意：在會(huì )議通知發(fā)出后，召集人不得再提出通知中未列出的新事項。如需修改審議事項的，應當修改后重新確定會(huì )議時(shí)間并重新發(fā)出通知。通過(guò)會(huì )議通知，股東可以先行了解待審議的具體事項，并充分調查、考量并形成內部意見(jiàn)，以便在股東會(huì )會(huì )議上充分討論，并作出合理有效的決策。
三、召開(kāi)股東會(huì )
（一）開(kāi)會(huì )前的準備程序
1、確定會(huì )議主持人。會(huì )議主持人負責掌握會(huì )議進(jìn)程、維持會(huì )議秩序等，對于推動(dòng)股東會(huì )會(huì )議的順利召開(kāi)具有重要作用。根據《公司法》第40條的規定，股東會(huì )會(huì )議的主持人與召集人有關(guān)，具體而言：
（1）董事會(huì )召集。若股東會(huì )會(huì )議是董事會(huì )召集，則董事長(cháng)是主持人。董事長(cháng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長(cháng)主持;副董事長(cháng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數以上董事共同推舉一名董事主持。（即：董事長(cháng) → 副董事長(cháng) → 半數以上董事共同推舉一名董事）
（2）監事會(huì )召集。若股東會(huì )會(huì )議是監事會(huì )召集，則監事會(huì )主席是主持人。
（3）股東召集。若股東會(huì )會(huì )議是股東召集，則由該股東自行主持。
2、準備并發(fā)放會(huì )議材料。開(kāi)會(huì )前應當將會(huì )議相關(guān)文件準備完畢，臨會(huì )前將表決票發(fā)放給各參會(huì )股東，并將與議案相關(guān)的文件提前打印成冊發(fā)放給各參會(huì )股東及列席人員，以便在開(kāi)會(huì )過(guò)程中股東能夠全面了解議案內容與決策風(fēng)險。
3、股東簽到。到會(huì )股東應在股東會(huì )簽表上簽到，并在指定位置入座。這時(shí)還應查驗股東身份，若存在自然人股東委托他人代為出席會(huì )議的情況，需收集授權委托書(shū)等資料。
4、統計到會(huì )股東人數及持股比例。會(huì )議開(kāi)始前相關(guān)人員統計到會(huì )股東人數、持股比例等并交給主持人宣布。
5、宣布會(huì )議開(kāi)始：主持人宣布到會(huì )人數及所代表的股權比例符合公司法及公司章程關(guān)于召開(kāi)股東會(huì )會(huì )議的相關(guān)規定，股東會(huì )合法有效，會(huì )議開(kāi)始。
（二）逐項審議各項議案
按照會(huì )議流程，由各負責人逐項展示、講解各項議案，股東間可充分討論、質(zhì)詢(xún)，對議案提出建議與意見(jiàn)。
（三）對議案進(jìn)行表決
1、享有表決權的主體
原則上，所有出席會(huì )議的股東均享有表決權。
2、按照出資比例確定股東享有的表決權及例外
《公司法》第四十二條規定：“股東會(huì )會(huì )議由股東按照出資比例行使表決權；但是，公司章程另有規定的除外?！碑斍皩?shí)務(wù)中，在章程無(wú)另外約定的情況下，股東一般按照其認繳的出資比例行使表決權。股東權利是基于股東資格享有的對公司的管理權和資產(chǎn)收益權，因此股東行使表決權與是否實(shí)繳出資無(wú)必然關(guān)系。另外，從實(shí)操的角度看，若采用實(shí)繳比例表決，則可能出現股東均未實(shí)繳的情況，公司股東會(huì )將無(wú)法召開(kāi)，因此，《公司法》第42條規定的按出資比例行使表決權，應理解為認繳比例。
若章程另有約定，則應按照章程約定行使表決權，比如：公司章程約定每位股東享有的表決權相同或股東按照一人一票表決，也未嘗不可。
3、表決方式
出席會(huì )議的股東，應當對提交表決的每項議案發(fā)表同意、反對或棄權的意見(jiàn)，在表決票上明確作出選擇，實(shí)踐中一般采取記名方式投票表決。有些公司還會(huì )專(zhuān)門(mén)安排監票人負責監票。
4、決議通過(guò)規則
股東會(huì )的決議有普通決議和特別決議之分。一般而言，股東會(huì )作出普通決議，應當經(jīng)代表過(guò)半數表決權的股東通過(guò)。股東會(huì )作出特別決議，應當經(jīng)代表2/3以上表決權的股東通過(guò)。
分類(lèi) | 審議內容 | 通過(guò)規則 |
普通決議 | （1）決定公司的經(jīng)營(yíng)方針和投資計劃。（2）選舉和更換非由職工代表?yè)蔚亩?，決定董事報酬。（3）審議批準董事會(huì )的報告。（4）審議批準監事會(huì )或者監事的報告。（5）審議批準公司的年度財務(wù)預算方案、決算方案。（6）審議批準公司的利潤分配方案和彌補虧損方案。（7）決定發(fā)行公司債券 | “實(shí)行資本多數決”； 由公司章程自行規定 |
特殊決議 | （1）決定公司增加、減少注冊資本 | 必須經(jīng)代表2/3以上表決權的股東通過(guò) （不可用章程改變） |
（2）決定公司合并、分立、解散、變更形式。 | ||
（3）修改公司章程。 |
需注意，上述規定的二分之一與三分之二的比例為議案表決通過(guò)的最低標準，公司章程可在公司法允許的范圍內另行約定。例如，公司章程可在通過(guò)比例的基礎上增設其他條件或提高決議通過(guò)的比例，但不能降低限度，否則屬于違反公司法的強行規定。
6、主持人宣讀決議并詢(xún)問(wèn)股東是否存在異議。
（四）形成股東會(huì )決議、制作會(huì )議記錄并簽字
1、形成股東會(huì )決議
股東會(huì )會(huì )議召開(kāi)完畢后應當形成合法有效的股東會(huì )決議，決議內容應當包括出席會(huì )議的股東人數及其代表的表決權總和、每項議案的表決結果、各項議案表決通過(guò)的具體比例及表決方式等。股東會(huì )決議的結果應當真實(shí)、客觀(guān)，不得偽造，不得違反法律法規及公司章程。各參會(huì )股東應在決議上簽字確認。
2、制作會(huì )議記錄
（1）《公司法》第四十一條規定，股東會(huì )應當對所議事項的決定作成會(huì )議記錄，出席會(huì )議的股東應當在會(huì )議記錄上簽名。會(huì )議結束后，各股東應核對會(huì )議記錄并確認簽字。
（2）會(huì )議記錄一般記載以下內容：①會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、召集人；②出席會(huì )議的股東和代理人；③會(huì )議主持人以及列席會(huì )議的人員；④每項議案的審議經(jīng)過(guò)、發(fā)言要點(diǎn)和表決結果；⑤股東的質(zhì)詢(xún)意見(jiàn)或建議以及相應的答復或說(shuō)明；⑥計票人、監票人姓名等。
綜上，本文就有限公司股東會(huì )的召開(kāi)程序作了簡(jiǎn)要解讀，希望對各位讀者有所幫助。股東會(huì )會(huì )議的召開(kāi)事關(guān)公司及股東利益，應當予以重視，從程序上保障股東權利、規范公司經(jīng)營(yíng)決策流程，防范公司治理風(fēng)險，為公司合理決策、合法決策提供法律指引和法律保障。
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