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個(gè)人管理 － 認識無(wú)壓工作GTD

　　每個(gè)人每天的時(shí)間都一樣,都是24個(gè)小時(shí),不會(huì )因為你管理的好就變成48小時(shí)了,所以時(shí)間并不能管理,而我們更多的是通過(guò)管理自己來(lái)掌控時(shí)間。在《個(gè)人管理 - 時(shí)間管理GTD流程圖》中介紹了GTD的總體流程圖，組內有人也希望我給大家講一下，本篇將基于我個(gè)人對GTD的理解和網(wǎng)上的一些搜集，給大家更為具體的介紹一下什么是GTD，以便大家能夠更好的應用GTD。

適合人群

　　GTD（Getting Things Done）來(lái)自于David Allen的一本暢銷(xiāo)書(shū)《GettingThingsDone》，國內的中文翻譯本《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》，這本書(shū)我也只是簡(jiǎn)單看過(guò)兩遍，現在也只能算入門(mén)吧，感興趣可以去親身讀讀看。我覺(jué)得GTD方法適合的人群是那些喜歡想事情，做的事情多的人，對于那么工作輕松、不愿意思考問(wèn)題的人來(lái)說(shuō)，了解GTD可能沒(méi)有多大用處。

　　如果同時(shí)具有下面幾種情形，GTD或許適合你:

1. 做事條理至上，重流程大于重結果
2. 即便算不上理想主義，但終還是有些想法(目標)
3. 有，或是想要有自己的原則
4. 追求的目標：高效無(wú)壓工作，充分享受生活

 理念

　　 GTD認為人生最大的不安的來(lái)源不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒(méi)有做，你跟人說(shuō)了你要做卻沒(méi)有做。GTD就是要確保你所有該做的事情都做到。DavidAllen認為，壓力不是來(lái)自任務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。我們要做的，就是逐一清點(diǎn)大腦里的這些事務(wù)，將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的文件系統中，比如實(shí)實(shí)在在的工具籃、紙質(zhì)記事簿、電子記事簿和郵箱等。
　　GTD的理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD 其實(shí)就是兩點(diǎn)：

1. 清空你大腦的內存：
   通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現實(shí)中已經(jīng)完成多少成反比。把所有要做的事情分門(mén)別類(lèi)，另外存放在一個(gè)邏輯性強而又可靠的系統中去。大腦是用來(lái)思考的，不是用來(lái)記事的。我們的大腦每天耗費太多時(shí)間提醒我們該做又沒(méi)做的事情，應該把大腦從這種思維中解放出來(lái)。 　　 　　
2. 把任何任務(wù)和項目具體成行動(dòng)：
   不管是什么任務(wù)項目，我們要問(wèn)的問(wèn)題是下一個(gè)動(dòng)作是什么？只有這樣才能把計劃具體化，才能讓我們隨時(shí)把握該做什么。這樣一來(lái)，在一個(gè)給定時(shí)間具體采取一個(gè)給定行動(dòng)（action）的時(shí)候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動(dòng)選擇有信心。 　　

流程圖

　　GTD 不只是類(lèi)似“要珍惜時(shí)間”之類(lèi)的格言或感悟，而是一套特別具體的方法，具體流程如下圖所示：

 

核心步驟

上面流程圖表明了主要原則，以下鏈上wiki的文字描述以下：

 搜集

把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在A(yíng)llen稱(chēng)之為‘水桶’的地方：一個(gè)收件箱，電子郵箱，磁帶，筆記本，PDA，或者它們的組合。把你腦子里的任何東西都拿出來(lái)放到你的搜集設備里，準備好做下一步的處理。每星期所有的水桶都應該被至少清空一次。

 處理

處理你的收件箱要遵循一個(gè)嚴格的工作流程：

• 從最上面開(kāi)始。
• 一次處理一項。
• 不把任何東西放回收件箱。
• 如果任何一項需要做：

• 做（兩分鐘原則：任何事情如果花的時(shí)間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個(gè)分水嶺，這樣的時(shí)間和正式地推遲一個(gè)動(dòng)作所花的時(shí)間差不多。）
• 委托別人完成，或者
• 把它延期。

• 否則

• 把它存檔以便查詢(xún)，
• 把它扔掉，或者
• 使它成熟以便下一步的處理

 組織

Allen描述了一個(gè)建議的列表集合，你可以用來(lái)跟蹤需要關(guān)注的項目：

• 待辦事項(Next actions) -對于每個(gè)需要你關(guān)注的事項，定好什么是你可以實(shí)際采取的下一步行動(dòng)。例如，如果事項為“寫(xiě)項目報告”，下一步行動(dòng)可能會(huì )是“給Fred發(fā)郵件開(kāi)個(gè)簡(jiǎn)短會(huì ) 議”，或者“給Jim打電話(huà)問(wèn)報告的要求”，或者類(lèi)似的事情。雖然要完成這個(gè)事項，可能會(huì )有很多的步驟和行動(dòng)，但是其中一定會(huì )有你需要首先去做的事情，這 樣的事情就應該被記錄在“下一步行動(dòng)”列表上。較好的做法是把這些事項根據能夠被完成的“環(huán)境”整理分類(lèi)，例如“在辦公室”,“用電話(huà)”,“在商場(chǎng)”.
• 方案(Projects) - 每個(gè)需要多于一個(gè)實(shí)際的行動(dòng)才能達到的生活或者工作中的“開(kāi)放式回路”就是一個(gè)“項目”.使用跟蹤以及周期性的回顧來(lái)確保每個(gè)項目都有一個(gè)下一步的行動(dòng)進(jìn)行下去。
• 等待(Waiting for) - 當你已經(jīng)指派了一個(gè)事項給其他人或者在項目進(jìn)行下去之前需要等待外部的事件，就應當在你的系統當中跟蹤以及定期檢查是否已經(jīng)可以采取行動(dòng)或者需要發(fā)出一個(gè)提醒。
• 日程表(Someday/Maybe) - 這些事情你需要在某個(gè)點(diǎn)去做，但是不是馬上。例如：“學(xué)習中文”，或者“進(jìn)行一個(gè)潛水假期”.

對于跟蹤你的預約和委托，一個(gè)日歷也是重要的；另外，Allen特別推薦日歷應該被用在他所謂的“硬工程”上：必須在某個(gè)特定的期限之前完成的事情，或者在約定的時(shí)間和地點(diǎn)完成的會(huì )議和約會(huì ).“待辦”事項應該用在下一步行動(dòng)列表當中。

GTD的最后一個(gè)關(guān)鍵組織模塊是歸檔系統.“GettingThingsDone”書(shū)里說(shuō)如果要用一個(gè)歸檔系統，那它必須得是簡(jiǎn)單易用和有趣。即使是一張紙，如果你需要用來(lái)記錄參考信息，如果不屬于你已經(jīng)有的一個(gè)目錄，也要有自己的文件組織方式。Allen的建議是你可以維護一個(gè)按照字母順序組織的歸檔系統，這樣可以比較容易快速的存儲和提取你所想要的信息。

Google的Gmail的用戶(hù)可以用創(chuàng )建標簽的方式來(lái)創(chuàng )建“待辦事項”和“項目”，這種方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮書(shū)中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在線(xiàn)的電子郵件系統中實(shí)施。

回顧 

如果你不至少每天或者只要你有時(shí)間就回顧檢查，那么你的行動(dòng)和提醒的列表將會(huì )變的毫無(wú)用處。以你當時(shí)擁有的精力，資源和時(shí)間，決定什么是對你來(lái)說(shuō)最重要的事情，然后做。如果你傾向于拖延，你可能會(huì )老是做最容易的事情，避免那些難的。為了解決這個(gè)問(wèn)題，你可以一個(gè)接一個(gè)地做列表上的事情，按照它們的順序，就象你處理你的收件箱一樣。

至少以星期為周期，GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動(dòng)”,“項目”和“等待”的事項，確保所有的新任務(wù)或者即將到來(lái)的事件都進(jìn)入你的系統，而且所有的事情都更新到符合最新的情況。Allen建議制作一個(gè)難題檔案來(lái)幫助你更新你關(guān)于主要行動(dòng)的記憶。

行動(dòng)

如果你把你的時(shí)間都花在組織工作、而不是做它們，那么這樣的系統是不好的！David Allen的觀(guān)點(diǎn)是，如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡(jiǎn)單、容易、有趣的話(huà)，那你就比較不會(huì )拖延、或者被太多的“開(kāi)放性回路”所壓倒。

GTD與Scrum

　　當我學(xué)習Scrum時(shí)，發(fā)現它其實(shí)和GTD有很多類(lèi)似地方。

收集

　　Scrum 之 product Backlog

處理

　　不可以：直接從backlog中刪除

　　延遲：設置優(yōu)先級，處理后續處理先后順序

組織

　　Scrum之 Sprint計劃會(huì )議

回顧

　　Scrum之 回顧會(huì )議

行動(dòng)

　　

工具

　　紙+筆、Excel、網(wǎng)絡(luò )軟件、單機軟件?。═hinkingRock）

　　其中：ThinkingRock是一款跨平臺的免費的GTD軟件（需要JAVA）。它可以幫助收集和轉換你的想法（thoughts），使之成為可完成的行動(dòng)（action）、任務(wù)（Project）或者存儲為信息（information）、將來(lái)可能做的事情（futurepossibilities）。它的收集和轉換方法完全按照Getting Things Done設計的，簡(jiǎn)單易用，且非常強大。
因為我們的想法沒(méi)有被收集整理，所以我們總是在不斷地思考自己需要什么或者現在要做什么。若總讓大腦停留在思考要什么，完成什么，和使用大腦記憶這些事件的層次，那么大腦就會(huì )沒(méi)有多余地時(shí)間去考慮一件事情該怎么完成了。只有考慮如何完成一件事情才最重要，否者你的想法都是沒(méi)意義的。這就是為什么彌縫推薦ThinkingRock。ThinkingRock的收集非常簡(jiǎn)單，只要把現在所有的存在于腦海中的想法全部都存到系統中。接著(zhù)把所有的想法一個(gè)一個(gè)地過(guò)濾一遍，計劃每個(gè)想法需要做什么，要怎么做，要取得什么樣的結果。

 

個(gè)人學(xué)習GTD實(shí)踐

收集

　　在收集階段要注意盡可能地控制收集工具的數量，夠用即可。我跟蹤技術(shù)動(dòng)態(tài)、技術(shù)資源和系統知識學(xué)習主要來(lái)自于網(wǎng)頁(yè)、技術(shù)blog和書(shū)籍。我使用firefox的Read it later插件來(lái)管理待看網(wǎng)頁(yè)、使用Google閱讀器來(lái)管理，用豆瓣管理我的讀書(shū)資源，如下圖所示：

 

處理

　　對于blog閱讀：從上往下逐條查看、一次一項、永不放回、每日處理

1. 不可以
   1. 不看不感興趣或沒(méi)有多大價(jià)值的文章（）
2. 可以
   
   1. 對于比較短并當時(shí)就能看完的我會(huì )立即看完（執行）
   2. 對于準備留著(zhù)晚上看，或者周末看的，我會(huì )給這篇文檔加星標來(lái)標記等待閱讀（延遲）
   3. 對于有時(shí)需要別人知道的，有時(shí)我會(huì )推薦（指派）

組織

　　通過(guò)閱讀后，對于知識的學(xué)習和實(shí)踐的思考，我會(huì )把寫(xiě)blog列為待辦事項

回顧

　　這段時(shí)間完成了什么？下個(gè)月我會(huì )做什么？離我的理想還有多遠？

行動(dòng)

　　根據近期需要、時(shí)間和精力來(lái)安排讀書(shū)內容

現在敏捷社區有一個(gè)新的“番茄”技術(shù)，也是用來(lái)管理時(shí)間的，參考 《“番茄”讓時(shí)間變成我們的朋友》