前幾天就對時(shí)間管理有些新的想法，并不是一時(shí)興起，而是來(lái)自長(cháng)久的累積，原本只是粗略的碎片，卻逐漸變成更加有組織的結構。很久以前，我就對把資訊 放在正確的地方，并讓自己一目了然這件事情很感興趣，看了許多的書(shū)（尤其是幾位日本作家梅棹忠夫、黑川康正、野口悠紀雄等），對資料整理有了些概念，接著(zhù) 自己1998年左右研習了心智圖（Mind Map），并且上了孫易新老師的心智圖課程，對資訊整理也有更好的概念。，到了2002年看到GTD作者David Allen，運用收件匣、行動(dòng)清單、任務(wù)清單等概念，就能把自己的人生大小事項整理得清清楚楚，2006年開(kāi)始寫(xiě)晨間日記，越來(lái)越有興趣，于是好好研究起 時(shí)間管理來(lái)了。
我覺(jué)得把自己身邊、心中的各種虛擬的資訊整理出來(lái)，是一種幫助我們訓練深度思維的好方法，我也介紹幾種對我影響深遠的資料管理方式，作為這篇文章的主題。
（1）索引卡
前兩天，看到BNI長(cháng)富分會(huì )的新會(huì )員俊明使用索引卡記錄開(kāi)會(huì )的心得，發(fā)現每次開(kāi)會(huì )時(shí)，他都會(huì )持續這個(gè)習慣，心中很是佩服。
對索引卡這個(gè)工具感興趣是因為日本人梅棹忠夫先生的書(shū)籍〈知識誕生的奧秘〉，梅棹忠夫是一位人類(lèi)學(xué)家，在田野調查時(shí)，為了整理大量的資訊，和幾位好 友開(kāi)發(fā)出利用索引卡分門(mén)別類(lèi)整理知識領(lǐng)域的方法，這本書(shū)在日本轟動(dòng)一時(shí)，對我的影響也很深遠，自己寫(xiě)文章的方式，受到這本書(shū)很大的影響。
在寫(xiě)作時(shí)，我會(huì )在腦中或電腦前，構思出要寫(xiě)的主題及幾個(gè)主要的點(diǎn)子，進(jìn)入寫(xiě)作的時(shí)候，就隨機組合這些經(jīng)驗及想法，組合成句子及段落，結合經(jīng)驗及故事，加上圖像及相片，就”拼貼”出文章，沒(méi)想到也頗受歡迎。
不僅如此，累積寫(xiě)成的千篇文章，更形成強大的知識資料庫，可以隨時(shí)搜尋自己以前寫(xiě)過(guò)的文章，找到當時(shí)的想法，作為思維的素材，并能透過(guò)網(wǎng)路廣泛地方向，兩岸數百萬(wàn)次的點(diǎn)閱，結交許多好朋友呢。
雖然我不像是俊明制作紙本的索引卡，但是一篇篇的部落格文章，卻像數位索引卡，感謝梅棹忠夫先生，您的觀(guān)念讓我受益良多。
（2）心智圖
最近有些馬來(lái)西亞培訓屆的朋友來(lái)臺灣，我負責周四招待他們的工作，于是規劃了半天的平溪線(xiàn)行程，為了讓行程更好，我采心智圖的方式來(lái)繪制，并和老大討論（老大是火車(chē)迷，我們會(huì )搭乘平溪線(xiàn)的火車(chē)），讓整個(gè)的企劃更加完整。
心智圖是我很喜歡的規劃想法的工具，大概是在1995年左右閱讀Tony Buzan的書(shū)籍，接著(zhù)很幸運地在1998年左右上了當時(shí)華人第一位認證的心智圖法教師孫易新老師課程，讓我和大師智慧直接接軌。
使用心智圖十多年下來(lái)，我發(fā)現可以分成兩大類(lèi)，涂鴉及打字心智圖。我自己既喜歡用涂鴉的方式來(lái)繪制心智圖，也喜歡用打字的方式來(lái)制作心智圖，兩者各有其優(yōu)點(diǎn)
涂鴉心智圖，常常繪制在紙張或iPad，借著(zhù)涂鴉的方式，把心中的感受細細描述，讓心智圖中充滿(mǎn)情感。
打字心智圖，迅速有效把各種資訊組織成數位的模式，并可以快速察覺(jué)自己計劃中邏輯欠缺的所在，最后印出來(lái)檢查，讓整個(gè)心智圖更完整。
心智圖的最大好處，就是”鳥(niǎo)瞰”的概念，所有的資訊，就整合在一張紙的范圍之內，更加容易掌握事物的全貌，并抓到執行重點(diǎn)，這是我學(xué)習到的技術(shù)中，非常有效的一種。
（3）GTD
從2002年我拿到Getting Things Done (繁體中文書(shū)名)后，一天就把書(shū)給看完，并且瘋狂地試用各種工具，寫(xiě)文章，發(fā)表演講，兩度到美國去上 David Allen親身授課，在華人區域推廣GTD的概念（以上老婆都可以證明，呵呵），到目前成為講師，說(shuō)起來(lái)真是一趟瘋狂的旅程。在這些年中，有三個(gè)概念我覺(jué) 得是很重要的的。
GTD的第一個(gè)概念叫做”收件匣”，腦袋的空間有限，但是我們要處理的資訊可是越來(lái)越多，因此，需要一個(gè)強力的收件匣，把這些內心虛擬的雜事放進(jìn)去。我也運用了這個(gè)概念制作了一個(gè)iPhone App:Getideaz，不斷操練這個(gè)收件匣的習慣。
GTD的精華之一就在于”下一步行動(dòng)”，不論是遇到一件懸而未決的事情，開(kāi)會(huì )到了最后的關(guān)口，就應該有人提出來(lái)這一句話(huà)”下一步行動(dòng)是什么？”這樣 才能讓整個(gè)事情繼續運行。多年研究GTD后，我發(fā)覺(jué)把下一步行動(dòng)整合在一個(gè)清單，讓我們能夠批次地處理行動(dòng)很重要，這就是時(shí)間管理的行動(dòng)清單。
GTD有一個(gè)經(jīng)典的流程圖，若是看著(zhù)流程圖，就會(huì )看到第三個(gè)重要的概念”任務(wù)”，任務(wù)是指需要多個(gè)行動(dòng)才能完成的事情，小至一趟國外的出差，大到結 婚典禮的籌備，創(chuàng )業(yè)的整個(gè)架構，都可以說(shuō)是一個(gè)任務(wù)。很多個(gè)任務(wù)擠在一起時(shí)，就形成了任務(wù)清單，這是GTD第三個(gè)精華所在，并延伸到六個(gè)高度的層次。
GTD是個(gè)很迷人的時(shí)間理論架構，除了很有心靈課程的內涵(David Allen長(cháng)期受到心靈課程的薰陶)，還有很多實(shí)務(wù)的工具（Omnifocus、Things、mylifeorganized、Life Balance、Plan Plus等各種程式），很多同好討論，值得您深入研究喔。
結語(yǔ)
最近研究Joel Spolsky推出的云端服務(wù)Trello，讓我想要把索引卡、心智圖、GTD這三個(gè)概念整理一下，因為發(fā)現Trello的時(shí)間管理概念，和這三者息息相關(guān)。
首先，Trello最基本的概念叫做”Card”，整個(gè)服務(wù)就像是整理好許多張的卡片，這就很像是索引卡的概念。
其次，Trello的”Board”概念，把整個(gè)任務(wù)放在一張頁(yè)面下，這是一種鳥(niǎo)瞰的概念，和心智圖有關(guān)。
最后，Trello很容易當做收件匣、行動(dòng)清單、及任務(wù)清單使用，有很多國外的朋友將之當成時(shí)間管理的工具來(lái)使用。
也就是說(shuō)，我發(fā)現有機會(huì )可以找出整合索引卡、心智圖、GTD種種概念的工具，這件事讓我覺(jué)得很興奮。也歡迎大家來(lái)試用這個(gè)免費的云端服務(wù)，除之之外，也別忘記下載Trello免費的iPhone App，非常好用喔。
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