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需求一：阻止所有來(lái)自于internet的郵件。
　　在企業(yè)的郵箱管理中，有時(shí)候出于一些特定的目的，可能需要限制企業(yè)員工不能接受來(lái)自企業(yè)外部的郵件，而只能接收員工之間的內部郵件。這主要是出于提高企業(yè)郵箱服務(wù)器的安全性，同時(shí)，也是防止員工在上班時(shí)間處理自己的私人郵件。況且，企業(yè)很多員工，確實(shí)在上班時(shí)間不需要接收外部郵件。所以，企業(yè)郵箱管理人員希望能夠對外部郵件進(jìn)行限制，禁止員工利用公司郵箱接收外部郵件。

　　解決方案：

　　在“收件人管理”中，有個(gè)傳遞限制的管理選項。通過(guò)這個(gè)項目，可以實(shí)現這個(gè)目的。打開(kāi)傳遞限制對話(huà)框，里面有一個(gè)“僅來(lái)自通過(guò)身份驗證的用戶(hù)”復選框。選擇這個(gè)復選框的話(huà)，就表示這個(gè)只有企業(yè)的內部用戶(hù)，即在活動(dòng)目錄上通過(guò)身份驗證的用戶(hù)所發(fā)送的郵件，收件人才可以收到。這將阻止任何沒(méi)有通過(guò)Windows網(wǎng)絡(luò )身份驗證的人所發(fā)送的郵件。一般來(lái)說(shuō)，從企業(yè)外部人發(fā)送的郵件，其發(fā)送人地址都不會(huì )通過(guò)網(wǎng)絡(luò )身份驗證，所以，通過(guò)這個(gè)功能，可以有效的組織企業(yè)外部人所發(fā)送的郵件。

　　在這個(gè)收件人限制中，還可以設置一些例外的選項。如一個(gè)采購員，我們除了允許他接收內部員工發(fā)送的郵件之外，還允許其接收供應商那邊發(fā)送的郵件。此時(shí)，我們就可以為采購員配置一些例外選項，達到這個(gè)目的。我們選擇“來(lái)自任何人，除了”選項，然后，在下面添加入供應商那邊的地址。如此，該采購員雖然不能收到外部來(lái)的郵件，但是，只要供應商的郵件地址在這個(gè)例外的列表中，那么該采購員就可以收到這個(gè)郵件。只是作為郵箱管理員，工作量可能會(huì )大一點(diǎn)，需要及時(shí)更新這個(gè)郵件列表。但是，只要掌握了其中的規律，這個(gè)難度也不是很大，如可以根據供應商郵件的后綴名等方式，減少工作量。

　　需求二：郵件自動(dòng)轉發(fā)功能。

　　有時(shí)候，可能某個(gè)采購員請了七天的婚假，在這個(gè)假期內，業(yè)務(wù)還是需要處理。一般來(lái)說(shuō)，這個(gè)采購員在企業(yè)內部會(huì )有代理人。故，員工希望在他請假的這幾天，發(fā)送給他的郵件能夠自動(dòng)轉發(fā)給他的代理人，如此的話(huà)，他的工作才不會(huì )被耽誤。而且，用戶(hù)還希望，轉發(fā)后郵件在該采購員的帳戶(hù)中仍然存在。如此，采購員休假回來(lái)，還可以查看到底郵件上交代的事情有沒(méi)有一一處理完成。

　　而有時(shí)候，我們可能需要對某個(gè)用戶(hù)的郵件進(jìn)行監控，看看其是否有泄露公司機密的嫌疑或者跟供應商合謀損害公司的利益。此時(shí)，我們希望，該采購員所有接收的郵件都能夠轉發(fā)到一個(gè)特定的郵箱里，以方便我們稽核，等等。類(lèi)似的需求，我們都可以通過(guò)服務(wù)器的郵件自動(dòng)轉發(fā)功能來(lái)實(shí)現。

　　實(shí)現方式：

　　在服務(wù)器收件人的常規管理選項卡中，有一個(gè)功能，叫做“地址轉發(fā)”，就可以實(shí)現類(lèi)似的功能。若我們啟用這個(gè)功能，就可以在此輸入我們需要轉發(fā)的郵件地址，可以是一個(gè)，也可以同時(shí)轉發(fā)給多個(gè)人。同時(shí)，還可以選擇將郵件的副本同時(shí)轉發(fā)給我們確定的地址及用戶(hù)的郵箱。也就是說(shuō)，我們可以根據實(shí)際的需求，確定是否需要在原帳戶(hù)中保留郵件。若我們需要保留的話(huà)，則可以選種“轉發(fā)給轉發(fā)地址及用戶(hù)帳戶(hù)”，如此在郵件轉發(fā)后，在用戶(hù)的帳戶(hù)中郵件仍然會(huì )存在。同時(shí)，刪除其中一個(gè)郵箱的郵件，其他郵箱中，該郵件不會(huì )有影響。

　　在某些情況下，我們可能不需要把郵件再發(fā)送給原先的帳戶(hù)。如我們可以利用這個(gè)功能隱藏我們實(shí)際的收件人地址。如我們可能真正的收件人是A，但是，我們不希望外部的人知道這個(gè)郵件地址。如此，我們就可以再設置一個(gè)郵件帳戶(hù)B，把發(fā)往這個(gè)郵件帳戶(hù)的郵件都自動(dòng)轉發(fā)給A。這種情況下，我們就不需要在帳戶(hù)B上再保留郵件。否則的話(huà)，就會(huì )無(wú)端的浪費服務(wù)器很多寶貴的空間。

　　郵件自動(dòng)轉發(fā)功能，一般主要用于代理人之間的關(guān)系。如我認識一家企業(yè)，其是一家咨詢(xún)公司。如現在他們有個(gè)員工甲，其有個(gè)經(jīng)理姓趙。他們企業(yè)要求，客戶(hù)發(fā)送給甲的郵件，都需要同時(shí)發(fā)送給趙經(jīng)理。只有如此，趙經(jīng)理才能夠知道現在員工甲跟客戶(hù)溝通的到底如何了，有沒(méi)有遇到什么問(wèn)題，需不需要幫助，等等。若要實(shí)現這個(gè)需求的話(huà)，就可以利用這個(gè)“自動(dòng)轉發(fā)”功能來(lái)實(shí)現。

需求三：郵件委派。

　　我們在管理實(shí)務(wù)中，經(jīng)常會(huì )遇到郵件委派的問(wèn)題。如根據企業(yè)的管理要求，生產(chǎn)經(jīng)理要在每個(gè)星期一的時(shí)候，發(fā)一份本周的生成計劃給采購、倉庫、檢驗、財務(wù)、銷(xiāo)售等部門(mén)，讓他們可以提早進(jìn)行相關(guān)的工作安排，免得到時(shí)候手忙腳亂。遇到這種情況，我們一般的做法是，先由生產(chǎn)計劃人員做好生產(chǎn)計劃，然后把該計劃發(fā)郵件給生產(chǎn)經(jīng)理。生產(chǎn)經(jīng)理再把這個(gè)郵件轉發(fā)給其他部門(mén)。顯然，這么處理的話(huà)，中間要轉幾個(gè)彎，不是很方便?，F在企業(yè)希望，生產(chǎn)計劃員能否直接以生產(chǎn)經(jīng)理的名義，把這個(gè)生產(chǎn)計劃發(fā)給相關(guān)的部門(mén)呢?這就是郵件委派的問(wèn)題。

　　其實(shí)，郵件委派的問(wèn)題，不光是在企業(yè)內部發(fā)生。更有價(jià)值的使用，是在跟外部客戶(hù)進(jìn)行交流的過(guò)程中發(fā)生的。如有些企業(yè)每個(gè)月就會(huì )把公司最近開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品或者報價(jià)信息發(fā)送給客戶(hù)，這種情況下，一般不能以銷(xiāo)售員的名義發(fā)送，而應該是企業(yè)總經(jīng)理或者銷(xiāo)售總監的名義發(fā)送郵件。所以，有些企業(yè)就會(huì )把總經(jīng)理或者銷(xiāo)售總監的郵箱用戶(hù)名與密碼告訴銷(xiāo)售員，讓他們利用這個(gè)郵箱發(fā)送郵件。但是，明顯這不是很安全，銷(xiāo)售員知道了用戶(hù)名與密碼之后，就可以隨意的查看他們的郵箱，從而獲取一些他們不需要知道的信息，甚至一些客戶(hù)下單的意向，從而銷(xiāo)售員可以根據這個(gè)信息，把定單轉下給其他廠(chǎng)商，以謀取私利。若利用郵件委派功能的話(huà)，可以輕松的實(shí)現這個(gè)需求，而且，也不會(huì )有多大的安全威脅。

　　解決方案：

　　在郵箱服務(wù)器收件人管理中，有一個(gè)“管理委派”的功能。我們啟用這個(gè)功能之后，用戶(hù)就可以在這里輸入“委托人”的帳戶(hù)，如此的話(huà)，受委托人就可以利用委托人的名義，發(fā)送郵件。

　　利用郵件委派的好處就是，受委托人不需要知道委托人的郵箱密碼，只需要知道郵件地址，就可以實(shí)現郵件發(fā)送的功能。由于受委托人不知道委托人的郵箱密碼，如此的話(huà)，受委托人也就不能查看委托人的郵箱內容，這就可以保障委托人的油箱安全。而且，利用郵箱委派功能的話(huà)，還可以根據需要，在把郵件發(fā)送給其他人的時(shí)候，也同時(shí)發(fā)郵件給委托人，一方面告訴委托人，郵件已經(jīng)發(fā)送;另一方面，也是讓委托人查看郵件信息，是否齊全，等等。

　　需求四：突破郵件大小的限制。

　　筆者在以前的文章中，談到過(guò)可以設置用戶(hù)郵件收發(fā)大小的限制，從而保障服務(wù)器的性能。但是，在一些特殊的情況下，可能用戶(hù)還是需要發(fā)送一些大郵件，如帶有照片或者圖紙的附件等等。所以，有時(shí)候，企業(yè)中的個(gè)別用戶(hù)可能需要比全局配置上規定的所允許的容量更大的空間。為此，我們不需要在全局配置上進(jìn)行更改，直接在特定的收件人帳戶(hù)上進(jìn)行更改。

　　如行政部門(mén)的員工跟我們說(shuō)，他們現在需要接收一份大郵件，附件中有廣告公司給我們做廣告的樣板。但是，這個(gè)樣板比較大，已經(jīng)超出了郵件的大小限制。為此，他讓我更改郵箱的大小限制。遇到這種情況，該如何簡(jiǎn)便有效的解決呢?

　　解決方案：

　　打開(kāi)“傳遞限制”對話(huà)框，在最上方，就有“發(fā)送郵件大小”的頁(yè)簽。在這個(gè)頁(yè)簽中，默認情況下，其采用的是“使用默認限制”，也就是全局設置。我們在這個(gè)地方也可以自定義郵件發(fā)送大小，根據實(shí)際需要輸入我們需要的值。在此處的設置，優(yōu)先級別要比我們全局設置處要高?？梢酝黄迫衷O置出的郵件大小限制。

　　不過(guò)話(huà)說(shuō)回來(lái)，我一般不建議這么做。若員工需要接收大容量的郵件時(shí)，我們往往可以采用其他更廉價(jià)的方式。如可以通過(guò)FTP工具，設置一些即時(shí)聊天工具的文件傳輸功能來(lái)完成。而沒(méi)有必要一定要采用郵箱進(jìn)行發(fā)送。所以，一般最好不要利用郵箱服務(wù)器來(lái)傳送比較大的郵件及附件，畢竟這不是郵箱服務(wù)器的強項。根據測試，傳送大附件，FTP工具、即時(shí)傳送工具要比郵箱服務(wù)器效率及安全性都要高的多。