智趣相投：了解什么是項目管理信息系統，肯定不可少的就是先了解什么是項目管理。項目管理是管理學(xué)的一個(gè)分支學(xué)科 ，對項目管理的定義是：指在項目活動(dòng)中運用專(zhuān)門(mén)的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現或超過(guò)設定的需求和期望的過(guò)程。項目管理是對一些與成功地達成一系列目標相關(guān)的活動(dòng)（譬如任務(wù)）的整體監測和管控。這包括策劃、進(jìn)度計劃和維護組成項目的活動(dòng)的進(jìn)展。而項目管理信息系統，即是對此活動(dòng)的一類(lèi)系統，從項目管理信息系統主要包括項目投資控制、進(jìn)度 控制、質(zhì)量控制、合同管理和系統維護等功能模塊可看出項目管理信息系統主要功能?！铰?lián)資訊。
項目信息管理系統
什么是項目管理信息系統
項目管理信息系統是計算機輔助項目管理的工具，為項目目標的實(shí)現提供了強有力的幫助。
項目管理信息系統能夠幫助進(jìn)行費用估算，并收集相關(guān)信息來(lái)計算掙得值和繪制S曲線(xiàn)，能夠進(jìn)行復雜的時(shí)間和資源調度，還能夠幫助進(jìn)行風(fēng)險分析和形成適宜的不可預見(jiàn)費用計劃等等。例如，項目計劃圖表（PERT圖、甘特圖）的繪制，項目關(guān)鍵路徑的計算、項目成本的核算、項目計劃的調整、資源平衡計劃的制定與調整以及動(dòng)態(tài)控制等都可以借助于項目管理信息系統。
項目管理信息系統中采用的方法即項目管理的方法，主要是運用動(dòng)態(tài)控制原理，對項目管 理的投資、進(jìn)度和質(zhì)量方面的實(shí)際值與計劃值相比較，找出偏差，分析原因，采取措施，從而達到控制效果。因此，項目管理信息系統主要包括項目投資控制、進(jìn)度 控制、質(zhì)量控制、合同管理和系統維護等功能模塊。
項目管理信息系統 基本結構
項目管理信息系統的基本結構包括系統的范圍、外部基本結構與處理流程及內部基本結構與處理流程3部分。項目管理信息系統的范圍與外部處理流程實(shí)質(zhì)上是項目生命周期在信息管理過(guò)程中的邏輯展開(kāi)，項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程是項目管理職能在信息處理過(guò)程中的客觀(guān)反映。項目管理信息系統的性能、效率和作用首先不取決于系統的內部結構與功能，而取決于系統的外部接口結構與環(huán)境，這是項目管理信息系統區別于企業(yè)管理信息系統的特點(diǎn)與規律。
1、項目管理信息系統的范圍與外部處理流程規劃
正確規劃項目管理信息系統的外部結構與功能，首先必須正確建立項目信息源的總體結構與處理流程。例如，一個(gè)較大型建設項目的信息管理范圍涵蓋了項目業(yè)主、 規劃設計單位、勘察設計單位、技經(jīng)設計單位、主管部門(mén)(規劃、建設、土地、計劃、環(huán)保、質(zhì)監、金融、工商等)、施工單位、設備制造與供應商、材料供應商、 調試單位、監理單位等眾多項目參與方(信息源)，每個(gè)項目參與方即是項目信息的供方(源頭)，也是項目信息的需方(用戶(hù))，每個(gè)項目參與方由于其在項目生 命周期中所處的階段與工作不同，相應的項目管理信息系統的結構和功能會(huì )有所不同。
對于投資業(yè)主，必須在項目概念階段對項目管理信息系統的內部信息處理流程和外部信息供需關(guān)系進(jìn)行戰略規劃與設計。對于外部信息需求，必須在招標文件中向所 有供應商明確指明本項目信息系統擬采用的網(wǎng)絡(luò )平臺、數據庫平臺、安全控制平臺等系統特性；對于項目管理中常用的工具軟件、如項目計劃編制軟件、財務(wù)軟件、 進(jìn)度控制軟件、圖紙檔案管理軟件等，必須明確指明業(yè)主擬采購的廠(chǎng)商、版本號及數據接口。必須在全部采購開(kāi)始之前，按照標準化要求統一和規范項目管理信息系 統外部處理流程，業(yè)主項目管理信息系統的范圍與外部處理流程規劃設計報告必須作為全部采購招標文件的重要附件和當然標的。
2、項目管理信息系統的內部基本結構與處理流程規劃
1）項目管理信息系統的內部結構
大型建設項目管理信息系統從內部功能上一般包括項目進(jìn)度信息、造價(jià)信息、質(zhì)量信息、安全信息、合同信息、財務(wù)信息、物料信息、圖(紙文)檔信息、辦公與決 策信息等9大管理系統和管理功能；但處于不同項目生命周期階段的信息系統，其核心功能和目標會(huì )有所側重和區別。如對于規劃階段的項目設計管理信息系統，圖 檔處理是系統的核心功能；對于實(shí)施階段的業(yè)主項目管理信息系統，項目進(jìn)度、質(zhì)量和造價(jià)三大控制信息的一體化集成處理是系統的主要目標；對于實(shí)施階段的項目 監理信息系統，質(zhì)量信息的實(shí)時(shí)采集與監控是系統的核心目標等等。
2）項目管理信息系統的處理流程規劃
由于系統的結構與功能目標的差異，不同項目生命周期的項目管理信息系統的內部處理流程也有所不同。一般來(lái)講，項目業(yè)主管理信息系統內部處理流程的規劃設計原則是：施工機具需求計劃等項目資源計劃，作為項目管理控制的基本預期目標。以實(shí)際進(jìn)度、實(shí)際財務(wù)數據為依據，動(dòng)態(tài)產(chǎn)生實(shí)際的人力、資金、物料、機具等資 源支出消耗數據，并自動(dòng)與指導性目標數據相比較，為后續的合同結算、成本控制提供動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的信息和依據。
物料需求計劃的編碼與采購合同的編碼必須一一對應；項目財務(wù)信息管理系統的科目設置與概預算項目劃分編碼一一對應；采購合同編碼與概預算編碼及財 務(wù)科目編碼在聯(lián)結點(diǎn)上必須一一對應。從而合同的財務(wù)支付數據可以按時(shí)間自動(dòng)實(shí)現月度、季度、年度的資金需求匯總，也可以按項目進(jìn)行自動(dòng)匯總并與指導性的概 預算資源計劃目標進(jìn)行動(dòng)態(tài)對比分析，產(chǎn)生動(dòng)態(tài)的資金需求與費用分析報告。
質(zhì)量驗評項目范圍與圖紙檔案的立卷編碼和文件包編碼一一對應；質(zhì)量管理部門(mén)的驗評數據自動(dòng)匯總成分段工程、分部工程、分項工程和單位工程驗收文檔，并與圖紙檔案管理系統數據共享，自動(dòng)立卷歸檔，形成數字化項目技術(shù)檔案。
項目管理信息系統 實(shí)施策略
從國內外正反兩個(gè)方面的項目管理經(jīng)驗可知，周全的項目管理信息系統實(shí)施策略是：
1）“一把手帶頭”是項目管理信息系統成功運用的關(guān)鍵。全員參與是項目管理信息系統成功運用的保障。
2）要以項目管理信息門(mén)戶(hù)網(wǎng)站作為項目管理信息系統的戰略目標。
3）建立不同項目生命周期信息系統之間的數據流程和接口是項目信息系統規劃的核心任務(wù)和目標。
3）項目管理信息系統的規劃設計必須列入工程項目概念階段方案擬定和認證的必備內容。
4）以造價(jià)(概預算)、合同、財務(wù)管理為主線(xiàn)和重心構建項目信息管理系統。
5）建立進(jìn)度項目劃分、造價(jià)項目劃分和質(zhì)量驗評項目劃分三者之間編碼的統一或對應關(guān)系是項目管理信息系統開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)和難點(diǎn)。
項目管理信息系統 特征
成本預算
大部分項目管理系統系統都可以用來(lái)獲得項目中各項活動(dòng)、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時(shí)、加班或一次性來(lái)計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續成本；對各種材料，可以設立相應的會(huì )計和預算代碼。另外，還可以利用用戶(hù)自定義公式來(lái)運行成本函數。大部分軟件程序都應用這一信息來(lái)幫助計算項目成本，在項目過(guò)程中跟蹤費用。項目過(guò)程中，隨時(shí)可以就單個(gè)資源、團隊資源或整個(gè)項目的實(shí)際成本與預算成本進(jìn)行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數軟件程序可以隨時(shí)顯示并打印出每項任務(wù)、每種資源（人員、機器等）或整個(gè)項目的費用情況。
日程表
日程表程序主要用來(lái)對項目中各個(gè)單項資源或一組資源確定工作時(shí)間?？梢杂眠@些日程表計算出項目的進(jìn)度計劃。大部分系統軟件都對基本工作時(shí)間設置一個(gè)默認值，比如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時(shí)的午餐時(shí)間。對于各個(gè)單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時(shí)間，按非工作時(shí)間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節假日以及數量單位（小時(shí)、天、周）。匯報工作進(jìn)程時(shí)要用到這些日程表，它通?？梢愿鶕總€(gè)單項資源按天、周或月打印出來(lái)，或者將整個(gè)項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。
電子郵件
一些項目管理系統程序的共同特征是可以通過(guò)電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶(hù)不必通過(guò)打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過(guò)電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進(jìn)度計劃，可以掌握當前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。
圖形表格
對于有大量活動(dòng)事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò )圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當前項目管理系統的一個(gè)最突出的特點(diǎn)是能在最新數據資料的基礎上簡(jiǎn)便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò )圖。有了基準計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統中，圖表自動(dòng)會(huì )反映出這些改變。項目管理系統可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來(lái)，顯示出工作流程。特別是用戶(hù)可以?xún)H用一個(gè)命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò )圖之間來(lái)回轉換顯示。另外，圖形和表格通常有以下功能供用戶(hù)使用：
. 進(jìn)行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過(guò)圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過(guò)擴展活動(dòng)持續顯示功能來(lái)改變活動(dòng)持續時(shí)間。
. 定制格式，例如圖形大小、標題、顏色、字型以及文件布局。
. 顯示任務(wù)或成本的基準對照表。
. 突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動(dòng)的延緩。
. 放大或縮小顯示圖像。
資料轉換
許多項目管理系統包允許用戶(hù)從其他應用程序，比如文字處理、電子表格以及數據庫程序中獲得信息。為項目管理系統輸入信息的過(guò)程叫做轉入。例如，你只需在需要時(shí)轉入某個(gè)電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理系統程序，而且這樣還可能會(huì )輸入相互沖突或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理系統的一些信息輸入到這些應用程序中去。發(fā)出信息的過(guò)程叫做轉出。例如，可能要把對某一承包商的進(jìn)度計劃報告轉出到文字處理備注文件中。
絕大部分項目管理系統程序允許把標準ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統中。
多項處理
有些項目規模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項目。另一種情況是經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理同時(shí)管理好幾個(gè)項目，而且，團隊成員也同時(shí)為多個(gè)項目工作，在多個(gè)項目中分派工作時(shí)間。在這種情況下，大部分項目管理系統程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€(gè)項目?jì)Υ嬖诓煌募?，這些文件相互連接。項目管理系統也能在同一個(gè)文件中儲存多個(gè)項目，同時(shí)處理幾百個(gè)甚至幾千個(gè)項目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò )圖。
制作報表
項目管理系統包在最初應用時(shí)，一般只有少數報表，通常是列表總結進(jìn)度計劃、資源或預算。今天，決大多數項目管理系統包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內容：
. 項目全面匯報報表。
. 項目主要階段（里程碑）報表。
. 一定時(shí)期內的各種信息，例如這一時(shí)期內完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準備開(kāi)始的任務(wù)。
. 財務(wù)報表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個(gè)項目預算、超支情況、累計預算成本、實(shí)際成本以及承付款項。
.成本/進(jìn)度控制系統準則（c/scsc）報表。通常美國國防部進(jìn)行國防項目時(shí)要求使用這個(gè)報表。
. 對項目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報表。
. 定制的標準報表、交叉報表、變量基準對比表。
資源管理
項目管理系統都有一份資源清單，列明各種資源的名稱(chēng)、資源可以利用時(shí)間的極限、資源標準及過(guò)時(shí)率、資源的收益方法和文本說(shuō)明。每種資源都可以配以一個(gè)代碼和一份成員個(gè)人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時(shí)間數量。用戶(hù)可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設定資源配置的優(yōu)先標準，為同一任務(wù)分配各個(gè)資源，并保持對每項資源的備注和說(shuō)明。系統能突出顯示并幫助修正不合理配置，調整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數以千計的資源。
計劃分類(lèi)
在所有項目管理系統包中，用戶(hù)都能界定需要進(jìn)行的活動(dòng)。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個(gè)活動(dòng)或任務(wù)清單。用戶(hù)對每項任務(wù)選取一個(gè)標題、起始與結束日期、總結評價(jià)，以及預計工期（包括按各種計時(shí)標準的樂(lè )觀(guān)、最可能及悲觀(guān)估計），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負責人。通常，項目管理系統中的項目會(huì )有幾千個(gè)相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng )建工作分析結構，協(xié)助進(jìn)行計劃工作。
監督跟蹤
項目管理的一項基本工作是對工作進(jìn)程、實(shí)際費用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。大部分項目管理系統包允許用戶(hù)確定一個(gè)基準計劃，并就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準計劃里的相應部分進(jìn)行比較。大部分系統能跟蹤許多活動(dòng)，如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。
進(jìn)度安排
在實(shí)際工作中，項目規模往往比較大，人工進(jìn)行進(jìn)度安排活動(dòng)就顯得極為復雜了。項目管理系統包能為進(jìn)度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動(dòng)化的。大部分系統能根據任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò )圖，對于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會(huì )自動(dòng)反映出來(lái)。此外，用戶(hù)還能調度重復任務(wù)，制定進(jìn)度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進(jìn)行反向進(jìn)度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調度占用時(shí)間，調度任務(wù)，確定最晚開(kāi)始或盡早開(kāi)始時(shí)間，明確任務(wù)必須開(kāi)始或必須結束日期，或者是最早、最晚日期。
保密功能
項目管理系統一個(gè)相對新穎的特點(diǎn)是安全性。一些系統對項目管理包自身、單個(gè)項目文件、項目文件中的基本信息（例如工資）均設有口令密碼。
排序篩選
利用排序，用戶(hù)可以按隨心所欲的順序來(lái)瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱(chēng)或任務(wù)名稱(chēng)。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助用戶(hù)選擇出符合具體準則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶(hù)如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來(lái)就可以了。
假設分析
項目管理系統一個(gè)非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設分析。用戶(hù)可以利用這一特點(diǎn)來(lái)探討各種情形的效果。在某一項目的一些節點(diǎn)上，用戶(hù)可以向系統詢(xún)問(wèn)："如果拖延一周，會(huì )有什么結果？"系統會(huì )自動(dòng)計算出延遲對整個(gè)項目的影響，并顯示出結果。例如，某個(gè)建筑項目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關(guān)費用成本就能顯示出來(lái)。幾乎可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進(jìn)行測試，觀(guān)察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項目的各種風(fēng)險。
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