文/田志剛 摘自《卓越密碼：如何成為專(zhuān)家》許多開(kāi)始做企業(yè)知識管理的機構，都會(huì )先去整理顯性的知識。但在這個(gè)過(guò)程中，都會(huì )遇到一個(gè)問(wèn)題：到底哪些是自己企業(yè)的知識？
數據、信息、知識的區別和聯(lián)系比較抽象，很多人區分不清楚，所以這個(gè)階段的誤區是將知識管理等同于文檔管理。
在前期調研階段，人們反饋最多的問(wèn)題之一是很多資料找不到，不少屬于公司業(yè)務(wù)的東西存在個(gè)人電腦上的，比如某個(gè)項目的立項文件、某次會(huì )議的會(huì )議紀要等等，只有某個(gè)人或某幾個(gè)人知道在哪里，其他人需要的時(shí)候根本找不到，而當這個(gè)人離職的時(shí)候，東西也就隨這個(gè)離開(kāi)人找不到了。
進(jìn)一步還有一個(gè)更深入的問(wèn)題是，本來(lái)需要記錄的文檔當時(shí)卻沒(méi)有要求記錄下來(lái)，在遇到內外部審計或者想要通過(guò)某種認證需要這些內容的時(shí)候，卻發(fā)現根本沒(méi)有記錄，譬如就某項工作的安排，領(lǐng)導指定了人員和完成周期，卻沒(méi)有落到文檔上，最后想要看當時(shí)安排的時(shí)候，就找不到了。
以上兩種大致是最容易調研出來(lái)的需求，但嚴格來(lái)講，這兩種需求還不屬于知識管理的范疇，更多的是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)基本功的問(wèn)題。
即便不提知識管理的時(shí)候，機構為了持續經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的需要，也要明確界定需要保存的紙質(zhì)和數字化內容（既包括檔案法要求的考慮長(cháng)期記錄、鑒證需要，也包括內部為溝通協(xié)調需要的內容），之所以有的沒(méi)有存，有的不知道存到哪里的背后是沒(méi)有建立公司內部的內容管理流程。
這個(gè)流程大致核心是界定存什么、在什么地方產(chǎn)生、如何保證質(zhì)量、如何保存、如何利用等步驟。
從知到行：企業(yè)庫與知識管理實(shí)施在線(xiàn)訓練營(yíng)
但僅僅做這個(gè)還不是知識管理，因為大部分內容不是知識，而內容更強調保存，知識管理其實(shí)目標是通過(guò)重用復用增值。在成熟的環(huán)境中，知識管理的假設是建立在內容管理已經(jīng)很完善的基礎上考慮的。國內也有許多管理基礎比較好的機構，其內部的內容管理具備了較好的基礎，大部分職能和業(yè)務(wù)中過(guò)程產(chǎn)出的內容都進(jìn)行了有效的管理（各類(lèi)職能和業(yè)務(wù)系統、檔案系統、文檔和內容系統等），他們在這樣的基礎上進(jìn)行知識管理，相應的重點(diǎn)就是既有內容如何發(fā)揮作用、如何區分信息和知識、如何促進(jìn)高層次知識的產(chǎn)出等問(wèn)題。但如果既有的內容管理沒(méi)有做，又要做知識管理該怎么辦？通常情況是將知識管理等同于文檔或者內容管理。主要精力花在內容的保存上，這其實(shí)是許多公司知識管理的真相，打著(zhù)知識管理的名字做了內容管理的工作。但這種方式的結果是，即便將內容較好的保存起來(lái)，管理層和員工也感覺(jué)不到產(chǎn)生了很大價(jià)值（沒(méi)有保存的時(shí)候，人們覺(jué)得不方便）。長(cháng)期來(lái)看因為價(jià)值并不明顯，員工參與的動(dòng)力就不大，這個(gè)事情就成了一項可有可無(wú)的日常操作，很容易不了了之。但這種狀況又是一個(gè)比較普遍的現實(shí)：領(lǐng)導們要做知識管理，卻發(fā)現組織內部的文檔和內容管理很亂，這個(gè)時(shí)候該怎么辦？這個(gè)問(wèn)題可以反過(guò)來(lái)想，為什么之前沒(méi)有很好的內容管理和知識管理的時(shí)候，公司也能活得不錯（如果活不下去就不會(huì )考慮做知識管理的問(wèn)題），所以這些問(wèn)題就是屬于雖然有價(jià)值但并不最急迫的問(wèn)題。為什么大部分公司很少提內容或者文檔管理，即便提出來(lái)了做的也不好？之前傳統的知識管理也更多強調了知識文檔的保存，前提假設是文檔存上以后員工就可以在需求的時(shí)候找到并利用，從而提升他們的效率和能力，大量的精力花在知識管理軟件和系統的搭建、知識內容的上傳、分類(lèi)和存儲，而對于員工在不同場(chǎng)景下如何應用知識、用什么知識其實(shí)并沒(méi)有搞清楚，類(lèi)似于一個(gè)黑箱：只要我存起來(lái)很多知識，就有價(jià)值；具體如何發(fā)揮出價(jià)值來(lái)，我也不知道。這樣的知識管理跟文檔內容管理一樣，人們沒(méi)有動(dòng)力參與，短期內也很難看到其明確的價(jià)值，所以就容易做不下去。在后疫情時(shí)代，各種不確定性因素增多，在這個(gè)時(shí)候人們對知識管理提出了更粗暴的需求：用知識管理的方法解決具體的問(wèn)題，在解決問(wèn)題的過(guò)程中做好知識管理。問(wèn)題的解決可以看到明確的結果，而在解決問(wèn)題的過(guò)程中也增強了管理層和核心知識員工參與知識管理的動(dòng)力，同時(shí)沉淀了知識搭建了體系。同樣道理，對于文檔和內容管理也是類(lèi)似的需求：人們并不是期望一步做好文檔或者內容管理，而是要在解決核心問(wèn)題的過(guò)程中去完善文檔或者內容的管理。即便你的知識管理要去做信息管理的工作，仍然要說(shuō)清楚文檔內容管理和知識管理的區別，讓管理層和核心員工理解知識管理不是內容管理，知識管理也不是存文檔。知識管理中顯性知識的表達載體可以是文檔、視頻和音頻，但并非所有的文檔、視頻和音頻都是知識，這個(gè)要說(shuō)清楚并讓你的領(lǐng)導們理解清楚。在內容管理中也要區分出信息和知識，現在是信息多而知識少。從系統角度講，信息和知識都要考慮存什么（界定）、怎么存（分類(lèi)權限）、怎么用（搜索、知識地圖等）。如果是專(zhuān)門(mén)做知識管理的時(shí)候，可以為信息管理提供相應模板和方法論指導，真正的界定還是要各個(gè)業(yè)務(wù)和職能部門(mén)的管理者和骨干員工去做，界定清楚后經(jīng)過(guò)評審，可以在IT系統上設置做某類(lèi)工作在某個(gè)階段，必須產(chǎn)出哪些內容，將這些做成本職工作的一部分，這不是知識管理。而知識管理則除了考慮顯性知識外，更重要的是要考慮如何解決企業(yè)面臨的核心問(wèn)題：在解決這些核心問(wèn)題的時(shí)候，使業(yè)務(wù)看到知識管理的作用，將知識管理轉化成管理層和核心骨干的一種手段，才能夠真正持續下去。
如果僅僅保存，無(wú)論是文檔內容還是知識，其實(shí)都很難做出員工認可的價(jià)值！關(guān)于如何系統化的做企業(yè)知識管理工作，可以聽(tīng)這個(gè)從知到行：知識管理實(shí)施方法論的課程，按照知識端、問(wèn)題端和運營(yíng)端三個(gè)維度講如何將知識管理落地，相應的模板和練習題目覆蓋了企業(yè)知識管理實(shí)施的核心問(wèn)題，還有具體問(wèn)題的指導。4月企業(yè)知識庫與知識管理實(shí)施培訓訓練營(yíng),一步一步講如何做知識管理
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