由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內部的生產(chǎn)人事、財務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會(huì )關(guān)系，涉及了大量的法律專(zhuān)業(yè)問(wèn)題。所以，企業(yè)應專(zhuān)門(mén)成立法律顧問(wèn)部門(mén)，來(lái)統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個(gè)企業(yè)的合同審核，到底該如何來(lái)審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問(wèn)和法律糾紛處理的經(jīng)驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個(gè)方面著(zhù)手：
第一，企業(yè)應成立一個(gè)合同管理部門(mén)，統一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位分口管理的模式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。 具體操作上，對合同實(shí)行分級、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)(主要有供銷(xiāo)、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個(gè)分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門(mén)、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問(wèn)部門(mén)定期匯報有關(guān)合同的執行情況。 要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業(yè)內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會(huì )簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專(zhuān)用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個(gè)統一合同管理模式中，著(zhù)重要注意以下幾方面：
其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據我國當前對企業(yè)公章和合同章的使用規定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話(huà)說(shuō)，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒(méi)有企業(yè)法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業(yè)已經(jīng)認可了該合同的有關(guān)條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當然，如果是企業(yè)內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無(wú)須承擔責任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔保企業(yè)是否應承擔擔保責任問(wèn)題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當的困難的。
其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會(huì )存在這個(gè)問(wèn)題，由于市場(chǎng)經(jīng)濟的各類(lèi)信息變幻莫測，許多機會(huì )瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會(huì )產(chǎn)生權力授予與權力控制的矛盾，如何來(lái)制衡該矛盾，是企業(yè)管理機制的問(wèn)題，不是法律問(wèn)題。這里要講的是如何來(lái)制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見(jiàn)代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來(lái)被動(dòng)的局面。 在實(shí)際操作過(guò)程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷(xiāo)售代表或者駐外的銷(xiāo)售分公司預先給于相當數量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當的時(shí)候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業(yè)在授權的同時(shí)，對其的權力行使的上限并沒(méi)有公示，這就會(huì )很容易產(chǎn)生狹義無(wú)權代理或表見(jiàn)代理行為。
因此，筆者建議，企業(yè)應在空白介紹信中明確規定該銷(xiāo)售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷(xiāo)售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時(shí)間期限。這樣就可以有效防止狹義無(wú)權代理或表見(jiàn)代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書(shū)和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時(shí)上繳，同時(shí)務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來(lái)的關(guān)系客戶(hù)。
其三，對企業(yè)的被解聘主要負責人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負責人比如說(shuō)總經(jīng)理，則應在解聘的同時(shí)在公開(kāi)化的媒體上公告，并應及時(shí)明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟往來(lái)關(guān)系的客戶(hù)，以防止表見(jiàn)處分的發(fā)生。
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