來(lái)源/張國印建設工程號
有的施工企業(yè)在需要刻制項目部公章時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導安排一個(gè)員工就去刻制了，刻制后即投入使用，沒(méi)有相關(guān)刻制項目部公章的申請審批手續。
應對措施：1、施工企業(yè)可規定擬刻制項目部公章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準，由辦公室開(kāi)具介紹信；2、施工企業(yè)可規定由經(jīng)管部門(mén)統一刻制，填寫(xiě)《印章制發(fā)申請表》，其他部門(mén)或人員不得刻制印章；3、項目部公章的形體和規格，按國家有關(guān)規定執行；4、刻制項目部公章時(shí)，必須有兩人同往辦理；5、對于申請刻制文件等有關(guān)資料及刻制的印章，必須在企業(yè)經(jīng)管部門(mén)首先備案；6、項目部公章刻制后的所有交接工作，必須留有交接手續資料。
在項目部尚未正式成立時(shí)，有的施工企業(yè)即刻制了項目部公章，并對外簽訂合同等法律文書(shū)。
應對措施：1、在項目部正式成立后申請刻制項目部公章；2、按照施工企業(yè)內部審批程序及國家有關(guān)規定程序刻制。
刻制項目部公章時(shí)，有的施工企業(yè)沒(méi)有在公安機關(guān)指定刻章單位刻制，而是隨意找一單位或個(gè)人刻制。
應對措施： 《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì )團體印章管理的規定》（國發(fā)〔1999〕25號）第二十三條規定：印章制發(fā)機關(guān)應規范和加強印章制發(fā)的管理，嚴格辦理程序和審批手續。國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì )團體刻制印章，應到當地公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。根據上述規定，施工企業(yè)如刻制項目部公章，應到工程項目所在地公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。
有的施工企業(yè)沒(méi)有對項目部公章向公安機關(guān)申請備案意識，或者知道應申請備案而未申請，刻制后即投入使用。
應對措施：1、施工企業(yè)應到工程所在地公安機關(guān)申請辦理備案手續，之后方可啟用項目部公章；2、目前，有的公安機關(guān)受理項目部公章備案，有的公安機關(guān)卻不受理。筆者建議，施工企業(yè)應盡量對項目部公章辦案備案手續，以便能夠對假冒的項目部公章進(jìn)行鑒定，對于公安機關(guān)不予受理的，可留存相關(guān)已申請證據；3、在啟用項目部公章前，施工企業(yè)應有正式發(fā)文；4、在啟用項目部公章的發(fā)文中，應注明啟用日期、使用范圍等內容。如替換原有公章的，還應聲明原章廢止；5、項目部公章啟用前要做好戳記，并留存樣本備查。
對于一個(gè)工程項目，有的施工企業(yè)刻制的項目部印章過(guò)多，除項目部公章、財務(wù)部門(mén)印章外，還刻制了有合同專(zhuān)用章、辦公室章、各主要科室章等，還有的施工企業(yè)在一個(gè)項目上刻制有兩枚項目部公章。
應對措施：1、項目與施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)地在同一地區，可不刻制項目部公章，以減少因項目部公章使用給施工企業(yè)帶來(lái)的法律風(fēng)險；2、在同一地區，仍需刻制項目部公章的，項目部印章可由企業(yè)相關(guān)部門(mén)保管。具體使用時(shí)，項目人員到相關(guān)部門(mén)加蓋，或者相關(guān)部門(mén)人員到項目加蓋；3、不能出現兩枚以上項目部公章，如存在，必須停用、銷(xiāo)毀一枚。
一些施工企業(yè)對項目部公章使用范圍沒(méi)有規定或規定不清，可以使用業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的，使用了項目部公章；應使用項目部公章的，卻使用了業(yè)務(wù)專(zhuān)用章。
應對措施：1、對項目部印章使用范圍作出規定，凡屬以施工企業(yè)名義對外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報送報表等情形，一律加蓋施工企業(yè)公章，凡屬合同類(lèi)的使用合同專(zhuān)用章，凡屬財務(wù)會(huì )計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專(zhuān)用章，職能部門(mén)印章僅限部門(mén)內部使用等；2、刻制項目部技術(shù)章、資料章、試驗等科室章時(shí)，在印章上填加標注說(shuō)明，如“此章僅限于工程技術(shù)聯(lián)系或資料專(zhuān)用”、“不得用于簽訂經(jīng)濟合同”、“簽訂經(jīng)濟合同無(wú)效”等字樣；3、項目部技術(shù)章、資料章、試驗等科室章無(wú)標注說(shuō)明的，應在加蓋印章處作出備注，說(shuō)明蓋章效力所及范圍；4、施工企業(yè)可在公司網(wǎng)站等媒介公示印章格式及使用范圍等內容。
有的施工企業(yè)沒(méi)有項目部公章使用審批制度，項目部公章使用具有一定隨意性。
應對措施：1、施工企業(yè)應明確規定項目部公章使用審批權限、范圍以及審批責任；2、施工企業(yè)應規定項目部各部門(mén)需要加蓋項目部公章、合同專(zhuān)用章時(shí)，應填寫(xiě)《印章使用申請表》或《印章使用審批表》等，由項目經(jīng)理簽署是否核準意見(jiàn)。項目經(jīng)理應把握哪些事項屬于所屬施工企業(yè)層級審批，注意不能超越權限；3、項目經(jīng)理不在崗時(shí)，可規定由副經(jīng)理或項目書(shū)記簽發(fā)，也可規定一般業(yè)務(wù)和事務(wù)性行文由副經(jīng)理或項目書(shū)記簽發(fā)。
有的項目部公章使用審批手續不全，有的先蓋章后審批，還有的是領(lǐng)導打招呼即加蓋公章，且未補辦審批手續，審批制度成為虛設。
應對措施：1、在申請蓋章手續不完備情況下，負責加蓋項目部公章人員應具有拒絕權，特殊情形除外；2、根據項目部自身運作特點(diǎn)，設計效率與風(fēng)險管理兼顧的公章使用流程，包括特殊情況預案；3、項目部主要管理人員應模范遵守有關(guān)印章管理制度。
有的施工企業(yè)對項目部公章防火防盜問(wèn)題注意不夠，沒(méi)有保險柜等設施設備收存項目部公章，只是放置在一般辦公桌抽屜中。有的施工企業(yè)未設置專(zhuān)門(mén)人員保管項目部公章，保管人員更換時(shí)無(wú)交接手續。項目部公章有時(shí)脫離保管人員視線(xiàn)，保管人員隨意允許他人代為加蓋公章，還有的允許他人攜帶印章外出而缺乏監管措施。
應對措施：1、項目部公章應存放在帶鎖的專(zhuān)用箱柜內，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管；2、對于保管人員，應慎重選擇，并由其簽訂保管責任書(shū)，明確保管責任；3、規定保管人無(wú)獨立使用項目部公章權力，但具有監督使用權力；4、保管人必須保證公章使用時(shí)處于自己視線(xiàn)范圍；5、保管人暫時(shí)不能保管的，應安排臨時(shí)保管人員并辦理交接手續，注明移交人、接收人、監督人、移交時(shí)間、交接資料清單等；6、盡量減少項目部公章外出使用情形，確需將項目部公章帶出使用的，應提交申請報告，經(jīng)項目經(jīng)理等主管領(lǐng)導同意，二人以上同行為宜；7、保管人員對保管期間的異常情況應及時(shí)向項目領(lǐng)導匯報。
有的施工企業(yè)沒(méi)有設立項目部公章使用登記檔案，有的是臨時(shí)用一張活頁(yè)紙登記，登記記錄斷檔或無(wú)序，有的項目領(lǐng)導本身就不按規定登記。
應對措施：1、項目部公章使用登記檔案的建立非常重要，有利于項目部公章使用管理，有利于私蓋、假冒項目部公章的識別，施工企業(yè)應予重視；2、申請蓋章人員應在登記文本中對有關(guān)事項、時(shí)間等進(jìn)行登記簽字，登記文本應有頁(yè)碼且為連續；3、對所加蓋文書(shū)復制留存，多頁(yè)文書(shū)且沒(méi)有必要留存全部復制件的，可對蓋章頁(yè)等做部分留存，按先后時(shí)間歸檔，4、保管人員應對登記文本及檔案妥善保管，避免損毀或遺失，一定期限后將登記文本檔案向項目部主管科室及施工企業(yè)備份。
有的施工企業(yè)對于空白介紹信、空白授權事項授權委托書(shū)法律風(fēng)險認識不夠，以致出具加蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權事項的授權委托書(shū)。
應對措施：1、盡量避免對外出具蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權事項授權委托書(shū)；2、如因特殊情況需要開(kāi)具時(shí)，應經(jīng)項目經(jīng)理審批同意，使用人在空白件復印件上作出簽收說(shuō)明，并在填寫(xiě)內容之后至使用之前復印或拍照，交存項目部歸檔。3、對于未提交原件的介紹信、授權書(shū)，使用人應一并交回項目部歸檔；4、對加蓋項目部公章的介紹信、授權委托書(shū)應統一編號登記，以備存查。
為收取管理費，有的施工企業(yè)出借資質(zhì)給其他企業(yè)或個(gè)人承接工程，甚至為圖便利將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個(gè)人在施工中使用。
應對措施：1、該種情形已少見(jiàn)，其風(fēng)險隱患巨大。無(wú)論出于何種考慮，施工企業(yè)都不能將項目部公章交給掛靠的企業(yè)或個(gè)人使用；2、項目部人員私自幫助掛靠企業(yè)或個(gè)人加蓋項目部公章的，施工企業(yè)應追究其責任。
對于應由施工企業(yè)簽訂的合同、擔保文件、承諾書(shū)，項目部管理人員擅自做主，以項目部名義簽訂，加蓋項目部公章。
應對措施：1、在施工企業(yè)章程中統一規定項目經(jīng)理權限、項目部公章使用范圍與責任；2、對項目經(jīng)理出具授權書(shū)，明確其權限。3、在施工企業(yè)宣傳媒介或項目部宣傳欄對授權書(shū)進(jìn)行公示，并邀請公證機構予以公證；4、施工企業(yè)與項目經(jīng)理單獨簽訂責任書(shū)，或在獎懲經(jīng)營(yíng)責任狀類(lèi)文書(shū)中明確項目經(jīng)理權限與責任；5、對于可知范圍的材料商等主要交易相對人，通過(guò)函件方式告知項目經(jīng)理的權限及項目部公章使用范圍，但需要注意留有已送達證據；6、對于應由施工企業(yè)簽訂的合同、擔保文件、承諾書(shū)等法律文書(shū)，施工企業(yè)未予簽訂，但已加蓋了項目部公章的，施工企業(yè)可根據具體風(fēng)險情況考慮是否追認，對于不能追認的，應及時(shí)通知相對人，止付款項，也可與相對人協(xié)商變更或解除合同、擔保、承諾，必要情況下也可提起訴訟或仲裁解決。
在項目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后，一些施工企業(yè)的項目部不向所屬施工企業(yè)匯報，不及時(shí)向公安機關(guān)報案或報告，不在報紙等媒體上發(fā)布公告聲明作廢，而是自行重新刻制項目部公章，對于新刻制的項目部公章也不申請備案。還有的施工企業(yè)刻制新的項目部公章后，又找到了原來(lái)的項目部公章，但并未向公安機關(guān)說(shuō)明、上繳并銷(xiāo)毀原公章。
應對措施：1、項目部公章被盜或被搶后，項目部應及時(shí)向所屬施工企業(yè)匯報，向當地公安機關(guān)報案，并采取公告形式聲明作廢；2、項目部公章遺失、毀損的，項目部也應及時(shí)向所屬施工企業(yè)匯報，向當地公安機關(guān)報告，并采取公告形式聲明作廢；3、重新申請刻制項目部公章的，應重新申請辦理備案手續。
在施工項目長(cháng)期停工或竣工后，一些施工企業(yè)沒(méi)有相關(guān)項目部公章回收、封存、銷(xiāo)毀制度，如什么情況下應回收、封存、銷(xiāo)毀項目部公章，具體如何實(shí)施和監督等。在應回收、封存、銷(xiāo)毀項目部公章時(shí)，可能仍然由項目經(jīng)理或書(shū)記等個(gè)人保管。
應對措施：1、施工企業(yè)應根據《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會(huì )團體印章管理的規定》第二十四規定，在項目部公章管理制度中增加項目部公章回收、封存、銷(xiāo)毀內容規定；2、施工項目長(cháng)期停工或竣工，以及出現項目部公章毀損情況時(shí)，項目部應向所屬施工企業(yè)主管部門(mén)交回項目部公章，辦理相關(guān)回收手續，注明停用時(shí)間；3、建立項目部公章上交、存檔、銷(xiāo)毀的登記檔案。
有的施工企業(yè)在一個(gè)項目上刻制有兩枚甚至多枚項目部公章，這種情況同時(shí)刻制的少見(jiàn)，但先后刻制的情況存在。
應對措施：為減少多枚項目部公章管理中的巨大法律風(fēng)險，也避免被有關(guān)部門(mén)處罰，施工企業(yè)不能同時(shí)擁有或使用兩枚以上項目部公章。
有的施工企業(yè)在合同等法律文書(shū)上加蓋項目部公章后，代表人、被授權人或負責人并沒(méi)有在蓋章處簽字。
應對措施：施工企業(yè)可規定，除特殊用途文書(shū)外，加蓋項目部公章的法律文書(shū)，相關(guān)經(jīng)辦人員必須在代表人、被授權人或負責人處簽字。同時(shí)，也應要求合同類(lèi)文書(shū)相對人的經(jīng)辦人員同樣進(jìn)行簽字。
有的施工企業(yè)在已發(fā)現有假冒的項目部公章后，沒(méi)有及時(shí)報案，沒(méi)有采取有效的應對措施，沒(méi)有一追到底。
應對措施：1、發(fā)現有假冒項目部公章，施工企業(yè)應及時(shí)向公安機關(guān)報案，提供相關(guān)線(xiàn)索；2、對于最終認定材料供應商、工程分包商、勞務(wù)分包商等私刻項目部公章的，施工企業(yè)應追究其法律責任，不再與其保持合作，并可考慮在一定范圍內進(jìn)行通報。
有的施工企業(yè)并未在企業(yè)內部開(kāi)展有關(guān)項目部公章風(fēng)險管理培訓，項目部公章管理風(fēng)險防控僅停留在有限的主要管理人員層面。施工企業(yè)人員發(fā)現項目部公章被不當使用，缺少監督、制止、舉報意識，沒(méi)有形成施工企業(yè)全員印章風(fēng)險防控。
應對措施：1、加強項目部公章風(fēng)險管理的培訓工作，通過(guò)案例讓企業(yè)員工認識到項目部公章管理不當可能導致的風(fēng)險，以及制定項目部公章保管、使用管理制度的必要性；2、通過(guò)在企業(yè)內部張貼文字、漫畫(huà)等形式宣傳項目部公章管理制度；3、定期檢查相關(guān)制度的執行情況，并予公布。
施工企業(yè)管理多為粗放式，對于項目部公章的管理也多停留在傳統模式中，沒(méi)有嘗試甚至不了解現代信息手段可能帶來(lái)的管理效果。
應對措施：施工企業(yè)可了解企業(yè)印章管理開(kāi)發(fā)系統軟件，嘗試更高效、安全的遠程監控等現代化管理模式。
多年來(lái)，涉及施工企業(yè)項目部公章真偽的案件眾多，項目部公章亂象不絕。然而，對于項目部公章能否備案問(wèn)題，各地公安機關(guān)實(shí)際掌握不一，且多數公安機關(guān)不受理項目部公章備案。施工企業(yè)項目部公章不能進(jìn)行備案，其合法性、唯一性就不能確定，對于假冒項目部公章的鑒定工作也就很難進(jìn)行，施工企業(yè)往往很難證明其項目部公章的合法性、唯一性。
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