市場(chǎng)部經(jīng)常要出各種分析報告，一寫(xiě)就是洋洋灑灑幾十頁(yè)。文字功底深厚的小王寫(xiě)東西自然不在話(huà)下，然而每每困擾他的卻是排版的問(wèn)題，每次都要花大量的時(shí)間修改格式、制作目錄和頁(yè)眉頁(yè)腳。最頭疼的是上司看完報告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來(lái)一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統總是提示有錯誤?，F在只能手工輸入目錄，加班加點(diǎn)數頁(yè)碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時(shí)間下班后享受生活，小王花了半天的時(shí)間學(xué)習了一下長(cháng)篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現，這半天的時(shí)間，可以讓他享受無(wú)數個(gè)閑暇的傍晚和周末。
小王把自己的體會(huì )重點(diǎn)總結為兩點(diǎn)：
下面就看看他是怎樣用新學(xué)的技巧制作一篇幾十頁(yè)的長(cháng)文檔的。
這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打??；除封面和目錄外，每頁(yè)的頁(yè)眉是報告的題目；頁(yè)碼一律在頁(yè)面底端的右側，封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后為第1頁(yè)。
寫(xiě)文章前，不要上來(lái)就急于動(dòng)筆，先要找好合適大小的“紙”，這個(gè)“紙”就是Word中的頁(yè)面設置。
從菜單中選擇【文件】|【頁(yè)面設置】命令，顯示“頁(yè)面設置”對話(huà)框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。
通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時(shí)也會(huì )用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類(lèi)型的紙即可。
很多人習慣先錄入內容，最后再設紙張大小。由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿(mǎn)足要求。所以，先進(jìn)行頁(yè)面設置，可以直觀(guān)地在錄入時(shí)看到頁(yè)面中的內容和排版是否適宜，避免事后的修改。
考慮到閱讀報告的領(lǐng)導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來(lái)比較費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實(shí)，可以在頁(yè)面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來(lái)更清晰。
在“頁(yè)面設置”對話(huà)框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項卡，如圖2所示。
選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個(gè)字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁(yè)44”行，可以適當減小，例如改為“每頁(yè)42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。
現在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號”等命令設置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復很多次，而且一旦設置的不合理，最后還要一一修改。
熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔心，因為他可以用“格式刷”將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個(gè)、上百個(gè)這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領(lǐng)油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔心。
樣式是什么？簡(jiǎn)單地說(shuō)，樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字和段落上。
樣式在設置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設計好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿(mǎn)足要求，只需略加修改即可。
從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務(wù)窗格中即可設置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務(wù)窗格底端的“顯示”中的內容，在圖3中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1”為樣式，“標題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內容。這時(shí)，將只會(huì )顯示文檔中正在使用及默認的樣式。
“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎上經(jīng)過(guò)格式改變而設置出來(lái)的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會(huì )影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。
“標題1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過(guò)級別得到文檔結構圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標題1”~“標題3”的3個(gè)標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標題4”~“標題9”樣式。
現在，規劃一下文章中可能用到的樣式。
規劃結束之后，即可錄入文字了。
首先，錄入文章第一部分的大標題，如圖5所示。注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務(wù)窗格中單擊“標題1”樣式，即可快速設置好此標題的格式，如圖6所示。
用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設置“正文首行縮進(jìn)2”和“注釋標題”樣式。當所需樣式都被選擇過(guò)一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會(huì )顯示無(wú)用的其他樣式。
文章的部分內容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側列出了對應文章段落所用的樣式。
在錄入和排版過(guò)程中，可能會(huì )經(jīng)常在鍵盤(pán)和鼠標之間切換，這樣會(huì )影響速度。對樣式設置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。
將鼠標指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標題1”樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話(huà)框，如圖9所示。
單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤(pán)”對話(huà)框，如圖10所示。此時(shí)在鍵盤(pán)上按下希望設置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請按新快捷鍵”設置中就會(huì )顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。
用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。
現在，在文檔中錄入文字，然后按下某個(gè)樣式的快捷鍵，即可快速設置好格式。
文檔中的內容采用系統預設的樣式后，格式可能不能完全符合實(shí)際需要。例如，“標題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點(diǎn)的字號，并居中對齊。這時(shí)可以修改樣式。
將鼠標指針移動(dòng)到任務(wù)窗格中的“標題1”樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話(huà)框，如圖9所示。選中“自動(dòng)更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設置。這樣，當應用了“標題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時(shí)，就會(huì )自動(dòng)更改“標題1”樣式的格式。
選中采用了“標題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )宏觀(guān)狀況”，然后利用“格式”工具欄設置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標題1”樣式的文字和段落都會(huì )一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。
因此，使用樣式帶來(lái)的好處之一是大大提高了格式修改的效率。
文章比較長(cháng)，定位會(huì )比較麻煩。采用樣式之后，由于“標題1”~“標題9”樣式具有級別，就能方便地進(jìn)行層次結構的查看和定位。
從菜單選擇【視圖】|【文檔結構圖】命令，可在文檔左側顯示文檔的層次結構，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結構圖】命令，即可取消文檔結構圖。
如果文章中有大塊區域的內容需要調整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當區域移動(dòng)距離較遠時(shí)，同樣不容易找到位置。
從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進(jìn)入大綱視圖。文檔頂端會(huì )顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個(gè)級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會(huì )顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。
如果要將“用戶(hù)職業(yè)”部分的內容移動(dòng)到“用戶(hù)年齡”之后，可將鼠標指針移動(dòng)到“用戶(hù)職業(yè)”前的十字標記處，按住鼠標拖動(dòng)內容至“用戶(hù)年齡”下方，即可快速調整該部分區域的位置。這樣不僅將標題移動(dòng)了位置，也會(huì )將其中的文字內容一起移動(dòng)。
從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)面】命令，即可返回到常用的頁(yè)面視圖編輯狀態(tài)。
文章的不同部分通常會(huì )另起一頁(yè)開(kāi)始，很多人習慣用加入多個(gè)空行的方法使新的部分另起一頁(yè)，這是一種錯誤的做法，會(huì )導致修改時(shí)的重復排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁(yè)符分頁(yè)，如果希望采用不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳，這種做法就無(wú)法實(shí)現了。
正確的做法是插入分節符，將不同的部分分成不同的節，這樣就能分別針對不同的節進(jìn)行設置。
定位到第二部分的標題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話(huà)框，如圖14所示。選擇“分節符”類(lèi)型中的“下一頁(yè)”，并單擊【確定】按鈕，就會(huì )在當前光標位置插入一個(gè)不可見(jiàn)的分節符，這個(gè)分節符不僅將光標位置后面的內容分為新的一節，還會(huì )使該節從新的一頁(yè)開(kāi)始，實(shí)現既分節，又分頁(yè)的功能。
用同樣的方法對文章的其他部分分節。
對于封面和目錄，同樣可以用分節的方式將它們設在不同的節。在文章的最前面輸入文章的大標題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )宏觀(guān)狀況”文字前插入分節符。
如果要取消分節，只需刪除分節符即可。分節符是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕
在段落標記和分節符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節符，并使分節符前后的兩節合并為一節。
利用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設置可以為文章添加頁(yè)眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁(yè)眉，只有正文開(kāi)始時(shí)才需要添加頁(yè)眉，因為前面已經(jīng)對文章進(jìn)行分節，所以很容易實(shí)現這個(gè)功能。
設置頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，最好從文章最前面開(kāi)始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。
注意在頁(yè)眉的左上角顯示有“頁(yè)眉 – 第1節 –”的提示文字，表明當前是對第1節設置頁(yè)眉。由于第1節是封面，不需要設置頁(yè)眉，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕
第2節是目錄的頁(yè)眉，同樣不需要填寫(xiě)任何內容，因此繼續單擊“顯示下一項”按鈕。
第3節的頁(yè)眉如圖19所示，注意頁(yè)眉的右上角顯示有“與上一節相同”提示，表示第3節的頁(yè)眉與第2節一樣。如果現在在頁(yè)眉區域輸入文字，則此文字將會(huì )出現在所有節的頁(yè)眉中，因此不要急于設置。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕
此時(shí)再在頁(yè)眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標題“中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )發(fā)展狀況”作為頁(yè)眉。后面的其他節無(wú)需再設置頁(yè)眉，因為后面節的頁(yè)眉默認為“同前”，即與第3節相同。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)眉編輯狀態(tài)。
用打印預覽可以查看各頁(yè)頁(yè)眉的設置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)眉，目錄之后才會(huì )在每頁(yè)顯示頁(yè)眉。
通常很多人習慣從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令插入頁(yè)碼，這樣得到的頁(yè)碼，將會(huì )在封面和目錄處都添加頁(yè)碼。而現在希望封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，從目錄之后的內容再添加頁(yè)碼，并且頁(yè)碼要從1開(kāi)始編號。這同樣要得益于分節的設置。
按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開(kāi)始處，從菜單選擇【視圖】|【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，進(jìn)入“頁(yè)眉和頁(yè)腳”編輯狀態(tài)，如圖18所示。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換”按鈕
注意在頁(yè)腳的左上角顯示有“頁(yè)腳 – 第1節 –”的提示文字，表明當前是對第1節設置頁(yè)腳。由于第1節是封面，不需要在頁(yè)腳區域添加頁(yè)碼，因此可在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示并設置下一節的頁(yè)腳。
第2節是目錄的頁(yè)腳，同樣不需要添加任何內容，因此繼續單擊“顯示下一項”按鈕。
第3節的頁(yè)腳如圖21所示，注意頁(yè)腳的右上角顯示有“與上一節相同”提示，表示第3節的頁(yè)腳與第2節一樣。如果現在在頁(yè)腳區域插入頁(yè)碼，則頁(yè)碼將會(huì )出現在所有節的頁(yè)腳中，因此不要急于插入頁(yè)碼。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中有一個(gè)“同前”按鈕 ，默認情況下它處于按下?tīng)顟B(tài)，單擊此按鈕，取消“同前”設置，這時(shí)頁(yè)腳右上角的“與上一節相同”提示消失，表明當前節的頁(yè)腳與前一節不同。
這時(shí)再插入頁(yè)碼，就能讓頁(yè)碼只出現在當前節及其后的其他節。
從菜單選擇【插入】|【頁(yè)碼】命令，顯示“頁(yè)碼”對話(huà)框，如圖22所示。采用默認設置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁(yè)碼格式”對話(huà)框，如圖23所示。默認情況下，“頁(yè)碼編排”設置為“續前節”，表示頁(yè)碼接續前面節的編號。如果采用此設置，則會(huì )自動(dòng)計算第1節和第2節的頁(yè)數，然后在當前的第3節接續前面的頁(yè)號，這樣本節就不是從第1頁(yè)開(kāi)始了。因此需要在“頁(yè)碼編排”中設置“起始頁(yè)碼”為“1”，這樣就與前面節是否有頁(yè)碼無(wú)關(guān)了。
第3節之后的其他節無(wú)需再設置頁(yè)碼，因為頁(yè)腳的默認設置為“同前”，而且頁(yè)碼格式默認設置均為“續前節”，將會(huì )自動(dòng)為每一節編排頁(yè)碼。
在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中單擊【關(guān)閉】按鈕，退出頁(yè)腳編輯狀態(tài)。
用打印預覽可以查看各頁(yè)頁(yè)腳的設置情況，其中封面和目錄沒(méi)有頁(yè)碼，目錄之后才會(huì )在每頁(yè)顯示頁(yè)碼，并且目錄之后的頁(yè)碼從1開(kāi)始編號。
最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應該正確采用帶有級別的樣式，例如“標題1”~“標題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。
定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話(huà)框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。
在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個(gè)級別，從而決定目錄的細化程度。這些級別是來(lái)自“標題1”~“標題9”樣式的，它們分別對應級別1~9。
如果要設置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類(lèi)型。通常用默認的“來(lái)自模板”即可。
單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的（會(huì )顯示灰色底紋），因此可以進(jìn)行更新。
當文檔中的內容或頁(yè)碼有變化時(shí)，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話(huà)框，如圖25所示。如果只是頁(yè)碼發(fā)生改變，可選擇“只更新頁(yè)碼”。如果有標題內容的修改或增減，可選擇“更新整個(gè)目錄”。
至此，整篇文檔排版完畢。在整個(gè)排版過(guò)程中，可以注意到樣式和分節的重要性。
采用樣式，可以實(shí)現邊錄入邊快速排版，修改格式時(shí)能夠使整篇文檔中多處用到的某個(gè)樣式自動(dòng)更改格式，并且易于進(jìn)行文檔的層次結構的調整和生成目錄。
對文檔的不同部分進(jìn)行分節，有利于對不同的節設置不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。
有關(guān)樣式和分節應用，以及頁(yè)眉頁(yè)腳的設置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會(huì )看到更為精彩和美妙的應用。
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