在一個(gè)企業(yè)中，會(huì )議的組織和安排是必不可少的。以往都是通過(guò)打電話(huà)聯(lián)絡(luò )與會(huì )人，會(huì )議材料及日程等也要通過(guò)郵件的方式來(lái)完成，而且將會(huì )議結束后的文檔與信息組織起來(lái)也會(huì )比較困難。有了全新的Microsoft Office 2003，會(huì )議的組織和安排是否可以非常方便呢？小馬是一家公司財務(wù)部的職員，現在，來(lái)看看她是如何使用Outlook 2003來(lái)完成這些工作的吧。
創(chuàng )建會(huì )議請求
通過(guò)Outlook 2003中的日歷，不但可以安排個(gè)人的時(shí)間安排，也可以為與會(huì )者發(fā)送會(huì )議請求，邀請與會(huì )者參加會(huì )議。
（1）運行Outlook應用程序，在“郵件控制面板”中單擊【日歷】按鈕，打開(kāi)“日歷”視圖窗口。
（2）在“常用”工具欄中選擇“新建”下拉菜單中的“會(huì )議要求”命令，打開(kāi)一個(gè)新建的會(huì )議要求對話(huà)框，如圖1所示。在“會(huì )議”對話(huà)框中填寫(xiě)會(huì )議的“主題”、召開(kāi)的“地點(diǎn)”、以及會(huì )議的“開(kāi)始時(shí)間”與“結束時(shí)間”等信息，然后在“收件人”文本框中輸入邀請的與會(huì )人的電子郵件地址。
圖1 創(chuàng )建會(huì )議請求
（3）單擊“會(huì )議”對話(huà)框中的“計劃”選項卡，此時(shí)就可以在一個(gè)時(shí)間線(xiàn)上看到邀請的與會(huì )者、甚至包括資源的忙閑狀態(tài)情況，使你能夠更好地掌握會(huì )議安排的時(shí)間和會(huì )議長(cháng)度。如果在預定會(huì )議時(shí)很難確定哪個(gè)時(shí)間段是可以利用的，則可以單擊【自動(dòng)選取下一個(gè)】按鈕，讓Outlook 2003智能地幫助我們選擇一個(gè)合適的時(shí)間來(lái)安排會(huì )議，如圖2所示。
圖2 了解人員狀態(tài)
在WSS站點(diǎn)上創(chuàng )建會(huì )議工作區
Microsoft Windows SharePoint Services站點(diǎn)為企業(yè)部門(mén)以及合作團隊中的同仁們提供了一個(gè)協(xié)同工作的平臺。團隊成員們只需利用瀏覽器就可以瀏覽信息、發(fā)送信息到共享的站點(diǎn)中，這些數據包含了如：相關(guān)事件、布告欄與通知、討論區、任務(wù)清單及聯(lián)絡(luò )人清單，甚至還包含了一個(gè)文檔庫來(lái)管理網(wǎng)絡(luò )協(xié)作過(guò)程中的文檔，同時(shí)，Windows SharePoint Services站點(diǎn)還提供了創(chuàng )建文檔工作區和會(huì )議工作區的能力，使得團隊成員在網(wǎng)站上可以開(kāi)展進(jìn)一步的溝通與協(xié)作。
在Windows SharePoint Services站點(diǎn)中提供了專(zhuān)門(mén)為會(huì )議準備的會(huì )議工作區，為任何準備、引導和跟蹤會(huì )議的人提供相關(guān)的服務(wù)和信息整合。會(huì )議工作區提供了一個(gè)安全的聯(lián)機站點(diǎn)用于集中管理所有與會(huì )議有關(guān)的通訊、文檔和后勤，這使得它成為組織、共享和獲取所有與會(huì )議有關(guān)的事情的絕好的地方。會(huì )議工作區的設計目標是使會(huì )議處理更加直覺(jué)化、流水線(xiàn)化和有效，以便節省客戶(hù)的時(shí)間和提高會(huì )議的工作效率。
使用Outlook 2003創(chuàng )建會(huì )議工作區的方法如下：
（1）在“會(huì )議”對話(huà)框中單擊【會(huì )議工作區】按鈕，打開(kāi)“會(huì )議工作區”任務(wù)窗格，如圖3所示。
圖3 創(chuàng )建會(huì )議工作區
（2）在“會(huì )議工作區”任務(wù)窗格中單擊“更改設置”鏈接，打開(kāi)會(huì )議工作區的配置頁(yè)面，如圖4所示。在此可以選擇會(huì )議工作區的創(chuàng )建位置，以及會(huì )議工作區所使用的模板語(yǔ)言和模板類(lèi)型等。
提示：不同的模版類(lèi)型針對不同的會(huì )議類(lèi)型，所包含的列表也不同。
圖4 配置會(huì )議工作區
（3）單擊【確定】按鈕返回“會(huì )議工作區”任務(wù)窗格，單擊【創(chuàng )建】按鈕，此時(shí)Outlook 2003開(kāi)始向Windows SharePoint Services工作組站點(diǎn)中創(chuàng )建新的會(huì )議工作區，創(chuàng )建完成后如圖5所示。
圖5 加入會(huì )議工作區的會(huì )議安排
（4）保存并關(guān)閉此會(huì )議安排，系統會(huì )詢(xún)問(wèn)“‘中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會(huì )’尚未發(fā)送，是否發(fā)送？”，單擊【確定】按鈕后，Outlook會(huì )開(kāi)始給設定的與會(huì )人員發(fā)送會(huì )議請求。
（5）再次打開(kāi)此會(huì )議對話(huà)框，可以發(fā)現增加了一個(gè)“跟蹤”標簽，打開(kāi)“跟蹤”選項卡，會(huì )發(fā)現所有與會(huì )人的響應都已顯示在此選項卡中了，同時(shí)，在對話(huà)框的標簽項與編輯框之間也有與會(huì )人的響應信息顯示。（有的與會(huì )人暫時(shí)沒(méi)有響應，今后只要發(fā)送了響應，就會(huì )在此體現出來(lái)）單擊會(huì )議工作區標題鏈接，打開(kāi)該會(huì )議工作區，如圖6所示。
圖6 創(chuàng )建完成的會(huì )議工作區
可以看到，所有邀請的與會(huì )者都已列入了“與會(huì )者”區域中。在“與會(huì )者”區域中可以對與會(huì )者進(jìn)行進(jìn)一步的編輯。例如說(shuō)，名為coren@bookyard.com的與會(huì )者是被邀請的重要發(fā)言人，希望在這里將其職務(wù)體現出來(lái)，以使其他與會(huì )人在工作區了解到重要發(fā)言人的信息。單擊“管理與會(huì )者”鏈接，打開(kāi)“與會(huì )者”頁(yè)面，在“名稱(chēng)”列表中單擊名為coren@bookyard.com的“編輯”圖標，打開(kāi)此與會(huì )者的編輯對話(huà)框，在“備注”文本框中輸入與會(huì )者的身份等信息，如圖7所示。
圖7 編輯與會(huì )人信息
單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，回到會(huì )議工作區主頁(yè)，在“與會(huì )者”區域中就顯示出剛剛編輯過(guò)的與會(huì )人信息。
依此方法，編輯其他需要注明的與會(huì )者信息。如果此時(shí)想增加新的與會(huì )人，不必回到Outlook中添加，再次單擊“管理與會(huì )者”鏈接，打開(kāi)“與會(huì )者”頁(yè)面，單擊【添加與會(huì )者】按鈕，打開(kāi)新建與會(huì )者頁(yè)面，輸入新增與會(huì )者的個(gè)人信息，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕后，新的與會(huì )者即添加成功。
對于一個(gè)會(huì )議，應該有明確的目標，以確定會(huì )議召開(kāi)的目的。單擊主頁(yè)上的“目標”區域中的“添加新目標”鏈接，打開(kāi)“新建目標”頁(yè)面，在“目標”中輸入會(huì )議的目標，也可以單擊【附加文件】按鈕，為目標添加有關(guān)的文件內容。
為與會(huì )者提供會(huì )議議程，使與會(huì )人掌握大會(huì )的主要內容和時(shí)間安排，對會(huì )議的安排人員來(lái)講是必不可少的環(huán)節。在“主頁(yè)”的“議程”區域單擊“添加新議程”鏈接，打開(kāi)“新建議程”頁(yè)面，輸入會(huì )議的“主題”，議程的“所有者”，議程的“時(shí)間”以及議程內容等信息，同樣可以向議程中附加文件。輸入完畢后，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，回到主頁(yè)，此時(shí)，在主頁(yè)的“議程”區域中會(huì )顯示出剛剛新建的議程，與會(huì )人員可以單擊該議程鏈接，瀏覽會(huì )議議程，如圖8所示。
圖8 在工作區中瀏覽會(huì )議議程
確定了會(huì )議目標和會(huì )議議程以及會(huì )議的邀請人后，往往在開(kāi)會(huì )前還要向與會(huì )人員散發(fā)一些會(huì )議用品、會(huì )議摘要、材料等東西，這些東西都可以通過(guò)主頁(yè)上的“文檔庫”區域來(lái)實(shí)現。會(huì )議組織者只需要單擊該區域中的“添加新文檔”鏈接，打開(kāi)“上載文檔”視圖窗口，單擊【瀏覽】按鈕，將本地需要上載的文件上傳到工作區，也可以單擊“上載多個(gè)文件”一次上載多個(gè)文件，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕，回到主頁(yè)。這樣，關(guān)于“中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會(huì )”就基本在會(huì )議工作區安排好了，所有被授予權限的與會(huì )人都可以在這里查看到有關(guān)此次會(huì )議的信息，如圖9所示。
圖9 “中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會(huì )”會(huì )議工作區
事實(shí)上，在這個(gè)工作區中可以實(shí)現更多的會(huì )議安排與組織工作，它是使用Windows SharePoint Services和Web部件構建而成的，當這些系統默認的Web部件不能滿(mǎn)足我們的要求時(shí)，還可以通過(guò)自行設置Web部件來(lái)設計符合自己需要的會(huì )議工作區。關(guān)于Windows SharePoint Services網(wǎng)站的定制我們將在后續的專(zhuān)欄中進(jìn)行介紹。
召開(kāi)定期的會(huì )議
如果希望將會(huì )議設計成一個(gè)定期進(jìn)行的會(huì )議，可以在Outlook中打開(kāi)該會(huì )議要求，執行菜單欄中的【動(dòng)作】|【重復周期】命令，打開(kāi)“約會(huì )周期”對話(huà)框，如圖10所示。
圖10 設定約會(huì )周期
設置會(huì )議的重復周期，單擊【確定】按鈕后，該會(huì )議就變成了一個(gè)定期進(jìn)行的會(huì )議，每到周期中設定的日期，Outlook就會(huì )自動(dòng)提醒。在會(huì )議工作區中也圍繞該會(huì )議列出了10次會(huì )議的日期列表，如圖11所示。我們前面為會(huì )議作的所有設置都只作用于日期列表中第一天的頁(yè)面上，單擊其他日期鏈接，打開(kāi)的頁(yè)面上除了“與會(huì )者”有內容外，其他區域都為空。這樣，會(huì )議組織者可以根據每次會(huì )議結束后總結的經(jīng)驗來(lái)擬定下一次會(huì )議的內容。
圖11 周期性會(huì )議工作區
聯(lián)系客服
