關(guān)于在平煤集團財務(wù)系統實(shí)施辦公自動(dòng)化的方案
平煤集團計算機通訊分公司 張長(cháng)松 張后軍 王華
摘要:根據平煤集團公司信息化建設步伐的加快,辦公條件的改善,高效率的辦公越來(lái)越離不開(kāi)信息化,建設平煤財務(wù)系統辦公自動(dòng)化信息平臺迫在眉睫.結合集團公司目前實(shí)際情況,本文提出在文件傳達、會(huì )議通知、文檔傳送等辦公方式的解決方法,以提高工作效率,在財務(wù)系統具有借鑒意義.
關(guān)鍵詞:財務(wù) 自動(dòng)化 實(shí)施
我國在Internet/Intranet的迅猛發(fā)展，為信息的交流和共享，團隊的協(xié)同運作提供了技術(shù)保證，同時(shí)也預示著(zhù)網(wǎng)絡(luò )化辦公時(shí)代的來(lái)臨。辦公實(shí)際上是通過(guò)企業(yè)內部人與人、人與部門(mén)、部門(mén)與部門(mén)之間的信息收集、積累、組織、分類(lèi)、共享、傳播等行為的協(xié)調，實(shí)現企業(yè)整體目標的過(guò)程，實(shí)現辦公自動(dòng)化正是控制管理信息流的直接實(shí)現。作為新經(jīng)濟時(shí)代的電子化辦公，整個(gè)信息還是應該在一個(gè)流暢、便捷的電子化平臺上流動(dòng)，實(shí)施辦公自動(dòng)化OA系統，目前可以說(shuō)是最科學(xué)最明智的選擇，尤其是存在多個(gè)基層分支機構的大型集團公司，其信息如何與上級主管部門(mén)同步，上級主管部門(mén)如何統籌調配資源，如何對經(jīng)營(yíng)數據進(jìn)行有效分析，使決策在及時(shí)準確的信息基礎上更勝一籌，比較好的解決方案就是實(shí)行辦公自動(dòng)化。
為了充分利用平煤集團公司現有網(wǎng)絡(luò )資源，提高公司辦公效率，降低管理成本，實(shí)現各基層單位、各部門(mén)、各崗位、各員工的協(xié)同工作，快速有效地處理集團公司的各種工作，計算機通訊分公司于2002年下半年與中科軟公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)了平煤集團公司辦公自動(dòng)化系統，并與2002年9月18日下發(fā)了《關(guān)于推廣應用平煤辦公自動(dòng)化系統的通知》，成立了集團公司辦公自動(dòng)化系統（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統）應用推廣工作領(lǐng)導小組。
（左圖為網(wǎng)絡(luò )辦公模式示意圖）
平煤集團辦公自動(dòng)化系統能夠實(shí)現信息共享、信息管理、數據傳遞、個(gè)人事務(wù)管理、業(yè)務(wù)交流、短信服務(wù)、日程安排、信息申請發(fā)布、公文流轉、公文歸檔管理、會(huì )議管理、輔助管理等多種功能。能夠實(shí)現遠程辦公和移動(dòng)辦公，信息資源共享和信息的快速檢索，實(shí)現上下級單位、同級單位和單位內部各種信息的上傳下達，實(shí)現企業(yè)各部門(mén)日常業(yè)務(wù)工作的規范化、電子化、標準化，提高工作效率和決策效率。
在很多單位，已經(jīng)有大量的數字化信息已經(jīng)以Office文檔的形式存放在每個(gè)人的電腦或文件服務(wù)器上，所以建立一套完整、有效、方便和持續的機制把這些Office文檔管理、組織以及進(jìn)行安全地交流共享具有非常重要的意義。
2002年12月，計算機通訊分公司率先開(kāi)始使用OA系統，下級向上級匯報工作、各部門(mén)之間交流信息和傳遞文檔、公司發(fā)布通知、發(fā)布電子公文、工作安排、下載憑單等多種業(yè)務(wù)全部通過(guò)OA系統來(lái)進(jìn)行，極大地提高了工作效率，大幅度降低了辦公費用的開(kāi)支。在試運行的過(guò)程中，又對系統進(jìn)行了全面的測試和改進(jìn)，使OA系統的功能日漸完善和人性化。系統的日臻成熟為辦公自動(dòng)化的推廣打下了扎實(shí)的基礎。2003年4月1日起，集團公司辦公室系統正式進(jìn)入使用階段，結束了以往繁瑣的行政事務(wù)通知的歷史。
本著(zhù)先易后難、點(diǎn)線(xiàn)結合的推廣步驟，同時(shí)借鑒集團公司行政辦公室系統的推廣經(jīng)驗，我們認為在財務(wù)系統推廣使用OA系統勢在必行。推廣財務(wù)辦公自動(dòng)化，便于財務(wù)主管領(lǐng)導進(jìn)行業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)決策；實(shí)現基層單位快速查詢(xún)有關(guān)信息和資料；使基層單位足不出戶(hù)既可方便快捷地上傳各種報表，切實(shí)提高工作效率和管理水平；降低報表的紙張消耗，大幅度降低辦公費用和礦廠(chǎng)傳送報表的人員往來(lái)；財務(wù)管理部門(mén)可根據基層單位報送的報表，進(jìn)行初步帳目審核；審計部門(mén)可以通過(guò)OA系統完成遠程審計的部分工作。
目前集團公司使用的財務(wù)報表系統還停留在十年前的DOS環(huán)境下，不能夠實(shí)現數據的傳遞、電子文檔保存不方便、歷史資料查詢(xún)不方便；其次有保存管理成本費用高等諸多問(wèn)題。在信息時(shí)代的今天，這種方式遠遠不能適應財務(wù)電子化、網(wǎng)絡(luò )化的步伐，不符合信息社會(huì )飛速發(fā)展的需要。同時(shí)， 企業(yè)辦公手段的落后也在一定程度上影響了集團公司的形象。
實(shí)施辦公自動(dòng)化以后，財務(wù)報表系統將由現在的DOS系統改為用OFFICE套件編輯后上傳（報表采用EXCEL格式），凡需在集團公司范圍內統一格式的各種報表、表格、單據等均由財務(wù)處統一制定格式，發(fā)布在財務(wù)處主頁(yè)上，基層單位無(wú)須自行制作報表，均可直接調用已制定好的相應表格，編輯報表后上傳。如：應收應付款明細表、資金申請表等。
根據集團公司實(shí)際情況，初步設想如下：建立財務(wù)處網(wǎng)站，內部辦公網(wǎng)作為其中一個(gè)欄目鏈接，集內部網(wǎng)站建設、企業(yè)管理功能于一體，滿(mǎn)足本地化、自動(dòng)化辦公需求。以OA系統實(shí)現數據報表遠程傳送、內部信息交流、公文的審批流轉等，以網(wǎng)站實(shí)現涉密數據的存儲和查詢(xún)，系統管理員定期將集團公司的報表資料等整理分類(lèi)后傳至網(wǎng)站的相應欄目中，并提供安全可靠的權限管理功能，只有被系統管理員授權的用戶(hù)才能使用本系統中相應被授權的部分。
一、應用環(huán)境的建立
1、建立集團公司財務(wù)處站點(diǎn)，財務(wù)處有自己的OA主頁(yè)，由財務(wù)處進(jìn)行信息規劃，由系統管理員進(jìn)行管理和維護；
2、在財務(wù)系統設置如下幾種角色：集團公司總會(huì )計師、財務(wù)處處長(cháng)、財務(wù)處副處長(cháng)、財務(wù)系統管理員、財務(wù)處各科科長(cháng)、財務(wù)處各科科員、各基層單位總會(huì )計師、財務(wù)科長(cháng)、主管會(huì )計（兼本單位管理員）。
3、建立財務(wù)系統下發(fā)鏈，以方便下發(fā)資料和便于管理的原則來(lái)建立財務(wù)系統特有的下發(fā)鏈（見(jiàn)圖四），每個(gè)基層單位在本系統內至少具有三個(gè)以上的用戶(hù)，并確定由基層單位主管會(huì )計負責定時(shí)接收上級財務(wù)部門(mén)傳達的信息和重要通知等。各基層單位用戶(hù)之間也可以靈活使用這個(gè)下發(fā)鏈進(jìn)行事務(wù)通知和業(yè)務(wù)交流。
二、財務(wù)處主頁(yè)面上的信息規劃和管理
（一） 信息規劃
OA系統主頁(yè)上的四項根目錄為可改的，實(shí)施單位可以根據實(shí)際情況定義自己的根目錄名稱(chēng)。對于財務(wù)處OA主頁(yè)，應本著(zhù)科學(xué)分類(lèi)、合理布局、覆蓋面廣的原則規劃信息庫。
新聞動(dòng)態(tài)區：由系統管理員發(fā)布財務(wù)系會(huì )議通知、重要事務(wù)、新聞等信息；
企業(yè)資料區：建議設置與財務(wù)管理有關(guān)的資料，包括法律法規、財務(wù)管理制度、管理規范、規定、平煤集團內部有關(guān)管理制度等，力求全面、準確和系統，為基層單位提供盡可能全面的各種業(yè)務(wù)參考資料，充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)信息庫的功能和作用。
業(yè)務(wù)信息區：要靈活運用OA系統，真正使之成為日常業(yè)務(wù)交流的應用平臺。發(fā)布集團公司重要公文、財務(wù)系統公文、公布財務(wù)系統內的重要事項、學(xué)習資料、評選表彰、開(kāi)辟論文區發(fā)布，將財務(wù)系統的優(yōu)秀論文發(fā)布在主頁(yè)上；此外還可以針對某一主題展開(kāi)討論，用戶(hù)均可以發(fā)布言論并實(shí)現信息共享；
公共信息區：設置分類(lèi)報表欄目，為基層單位提供各種統一格式的報表表格下載；為用戶(hù)提供內部人員聯(lián)系方式；提供相關(guān)工具；放置OA操作說(shuō)明等公共類(lèi)信息。
其他：利用滾動(dòng)公告發(fā)布通知、提示等內容；利用網(wǎng)上調查功能開(kāi)展特定主題的網(wǎng)上調查等；利用系統中的欄目定制和站點(diǎn)導航功能，實(shí)現業(yè)務(wù)聯(lián)系密切單位的網(wǎng)站鏈接。
（二） 建立管理制度，規范信息庫管理
為確保辦公自動(dòng)化系統高效、暢通、安全的運行，同時(shí)考慮到財務(wù)系統的資料具有特殊性和安全性的特點(diǎn)，還需要建立制度來(lái)保證信息管理的規范，應及時(shí)建立起相應的規章制度并設置各崗位規范，（如《財務(wù)系統管理員工作職責》、《主頁(yè)信息發(fā)布制度》、《信息安全管理制度》、《基層單位管理員工作職責》、《信息發(fā)布格式》等），以完善的制度來(lái)管理，確保報表和資料的安全，保障系統規范運行；對各類(lèi)信息，其內容、數據是否可以公開(kāi)，系統管理員要從源頭上嚴格把關(guān)；內部文件、各類(lèi)信息未經(jīng)主管領(lǐng)導同意，不得發(fā)布。
三、 報表的審批和流轉
在OA系統中，公文可以實(shí)現審批過(guò)程和流轉過(guò)程（歸檔、下發(fā)、移交），而我們可以靈活運用流程管理功能，把公文的概念擴大化，將報表審批的業(yè)務(wù)也設計成為一種流程，制作報表審批模板，實(shí)現報表審批。發(fā)起人在定義流程的步驟時(shí)可以直接調用已制定好的基礎模板，也可以根據具體情況在基礎模板的基礎上自定義流程模板。
以制作的模板為例，發(fā)起人的報表進(jìn)入流程，首先由角色“會(huì )計”對該報表進(jìn)行審批，審批結束后即自動(dòng)流轉到審批人員“科室負責人”，然后由該人員進(jìn)行審批，審批后該流程就正式結束。公文被返回到發(fā)起人方，發(fā)起人可以看到各審批節點(diǎn)的意見(jiàn)，然后根據批示意見(jiàn)對本單位的報表進(jìn)行修改（見(jiàn)圖五：財務(wù)報表審批流程模板〈舉例〉）。
在OA系統中，除運用便箋進(jìn)行日常工作匯報、業(yè)務(wù)交流以外，還可利用便箋進(jìn)行報表的報送審批和意見(jiàn)反饋：報送單位將報表以附件形式傳送給上級管理人員，管理人員審批后仍以便箋形式返回給報送單位。
四、落實(shí)到人，明確責任
1、集團公司總會(huì )計師、財務(wù)處處長(cháng)、財務(wù)處副處長(cháng)：負責系統中業(yè)務(wù)審批，接收信息、參考決策；
2、財務(wù)系統管理員：負責財務(wù)處站點(diǎn)使用環(huán)境的搭建、財務(wù)系統主頁(yè)的維護、主頁(yè)信息管理和維護、統一設計電子報表模板、同時(shí)負責財務(wù)處網(wǎng)站的信息維護和管理；
3、基層單位總會(huì )計師、財務(wù)科長(cháng)、主管會(huì )計：向上級主管領(lǐng)導匯報工作，與平行單位的用戶(hù)之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和信息傳遞。
4、基層單位信息員：負責定期向財務(wù)處主頁(yè)上傳報表和相關(guān)信息。
五、財務(wù)數據的安全保密
建立財務(wù)處網(wǎng)站，只有被系統管理員授權的用戶(hù)才能使用本系統中相應被授權的部分，以確保資料的安全和穩定。企業(yè)經(jīng)營(yíng)數據屬于企業(yè)的商業(yè)機密，為確保財務(wù)信息的安全，我們將OA系統和財務(wù)系統網(wǎng)站結合運用，發(fā)揮各自的長(cháng)處。系統管理員定期將財務(wù)信息分類(lèi)后傳到財務(wù)網(wǎng)站相應欄目中，供用戶(hù)查詢(xún)。OA系統和財務(wù)處網(wǎng)站結合使用，可以揚長(cháng)避短，既實(shí)現了財務(wù)系統的現代化管理和工作方式的變革，同時(shí)也兼顧了企業(yè)經(jīng)營(yíng)資料的安全問(wèn)題。
六、經(jīng)濟效益分析
根據目前集團公司的情況，全民單位有74家，集體單位有165家。每年、季、月都要向財務(wù)處上報財務(wù)會(huì )計報表，少則兩三套，多則六七套。還有各類(lèi)文件和公函的下發(fā)、會(huì )計基礎規范資料的上報、會(huì )計人員業(yè)績(jì)考核資料的上報等等。據測算，目前一個(gè)基層單位報送財務(wù)會(huì )計報表平均每月需要消耗各種辦公用品費用約300元，實(shí)行辦公自動(dòng)化以后，能夠從根本上降低辦公成本，提高工作效率，僅報表一項，每年即可為集團公司節約辦公費用80萬(wàn)元。據測算，整個(gè)系統運行后，可為集團公司財務(wù)系統單位節約辦公費用150萬(wàn)元。
七、該方案的優(yōu)越性
該方案比傳統的工作方式具有不可比擬的優(yōu)越性：
（1）傳輸網(wǎng)絡(luò )化：信息的瞬時(shí)傳送使工作效率大大提高；
（2）及時(shí)周全的辦公提醒：用戶(hù)一旦登錄OA系統，所需處理的事務(wù)便盡在眼前；使用者可以根據接收的各種信息及時(shí)作出決策；
（3）實(shí)現移動(dòng)辦公和遠程辦公；
（4）采用計算機管理和分發(fā)電子文檔報表，對報表數據采用集中處理、分級存儲、按需索取，實(shí)現了在線(xiàn)海量存儲數據。安全可靠、方便快捷，可建立快速、準確、高效的財務(wù)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現真正意義上的無(wú)紙化辦公；
（5）信息資源化：企業(yè)整體績(jì)效表現的明晰瀏覽，歷史資料網(wǎng)上查詢(xún)，各基層單位可通過(guò)網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)上級主管部門(mén)發(fā)布的公共信息及共享的其他資源，了解公司的動(dòng)態(tài)，加強基層單位之間的信息交流，實(shí)現各單位協(xié)同運作，
（6）決策科學(xué)化，提高決策效率；
（7）降低辦公費用，降低管理成本；
（8）提升管理質(zhì)量，使企業(yè)從彼此獨立被動(dòng)的管理模式轉向一體化、信息共享的統一管理模式；
（9）樹(shù)立企業(yè)良好形象，同時(shí)也提高了社會(huì )效益。
綜上所述，當前實(shí)行辦公自動(dòng)化是適應企業(yè)發(fā)展的需要、逐步實(shí)現企業(yè)管理現代化、提升企業(yè)形象、實(shí)行集團公司信息化建設的關(guān)鍵步驟。作為國家特大型企業(yè)，我們平煤集團應當率先在煤炭行業(yè)實(shí)行辦公自動(dòng)化，以點(diǎn)線(xiàn)結合的方式穩步推進(jìn)，逐步構建集團公司的辦公網(wǎng)絡(luò )，為企業(yè)的可持續發(fā)展和現代化管理奠定良好的基礎。
圖一：OA系統辦公區主要功能
圖二：平煤計算機通訊分公司的OA系統主頁(yè)
圖三：個(gè)人辦公區頁(yè)面
圖四：財務(wù)系統下發(fā)鏈
圖五：財務(wù)報表審批流程模板（舉例）
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