《現代領(lǐng)導》 2012006期作者/（英）邁克爾·沃德本文總字數：1750字
【英】邁克爾·沃德
像許多好的方法一樣，艾維·李方法相當簡(jiǎn)單，方法越簡(jiǎn)單，就越有機會(huì )被采用，每個(gè)人都能輕松地使用艾維·李方法來(lái)更好地掌握和控制最寶貴的財產(chǎn)——時(shí)間。
艾維·李方法要求每個(gè)管理人員每天晚上坐下來(lái)自問(wèn)：“明天要做的第一重要的事是什么？”假設是“召開(kāi)主席團參加的生產(chǎn)會(huì )議討論成本效益問(wèn)題”，那么“生產(chǎn)會(huì )議”應該被記錄下來(lái)作為明天的第一件事。然后再繼續自問(wèn)：“下一件事是什么？”可能是與廠(chǎng)商談判起草降低成本的協(xié)議。因此，這第二件事當然也被記錄了下來(lái)。以此類(lèi)推，直至記下六個(gè)或七個(gè)行動(dòng)計劃。這時(shí)他們就可以起身回家，忘卻這一切了。如果還需要進(jìn)行更多的思考的話(huà)，那最好在無(wú)意識狀態(tài)下進(jìn)行，而不是有意識狀態(tài)。
第二天，燦爛的黎明到來(lái)了，艾維·李方法中最關(guān)鍵的部分也開(kāi)始了?，F在，管理人員的目標很清楚——完成昨天已決定的計劃。很顯然他們還應再把具體的時(shí)間表安排一下，比如生產(chǎn)會(huì )議，雖然是昨天第一個(gè)列出的任務(wù)，但它應安排在下午2點(diǎn)鐘，所以不能作為最先完成的任務(wù)。你是否曾經(jīng)在無(wú)意中發(fā)現，人們對按時(shí)開(kāi)會(huì )很在意，可對會(huì )議什么時(shí)間結束卻漫不經(jīng)心。這樣，浪費的時(shí)間與節省的時(shí)間實(shí)際上是平衡的，任何會(huì )議的開(kāi)始與結束時(shí)間都應被嚴格遵守。如果會(huì )議引發(fā)了很多問(wèn)題，那么最好再進(jìn)行一些補充會(huì )議。短而精的會(huì )議，遠勝于那些既枯燥又漫長(cháng)的會(huì )議。
拋開(kāi)會(huì )議不談，任何事情都可能會(huì )有偶然的因素出現，使你無(wú)法按時(shí)完成，這就需要咬緊牙關(guān)堅持住。越是高層的管理人員，越吝惜自己的時(shí)間，想要完成，首先得有時(shí)間。艾維·李方法設定出了需要完成的目標，無(wú)論如何，這一天總會(huì )結束的。這時(shí)候，管理人員又該坐下來(lái)，拿出你列出的六項任務(wù)，在疲倦的同時(shí)反思一下這一天到底都發(fā)生了些什么——也就是說(shuō)對照實(shí)際總結一下。已經(jīng)完成了的任務(wù)可以被劃掉，沒(méi)完成的就成了第二天的頭等任務(wù)（如果它仍然必要）。第二天，我們又重新開(kāi)始，就這樣一直堅持下去，直至做好為止。
還有幾點(diǎn)需要說(shuō)明一下，艾維·李方法對于目前的管理現狀來(lái)說(shuō)可能相當簡(jiǎn)單。找出六個(gè)需要完成的任務(wù)很容易，但要想把他們全都完成就很難。上世紀70年代早期的傳統方法往往建議人們把做每一件事的時(shí)間固定下來(lái)，比如在七分鐘內喝完一杯咖啡。但是如果從管理的角度來(lái)看，如果你把日程表安排到七分鐘，甚至比七分鐘還具體的話(huà)，你只能變成一個(gè)忙碌的傻瓜。寧可少做幾件事，也不能把所有的事都做得半途而廢。為了控制時(shí)間，應該對日程進(jìn)行規劃。艾維-李方法要求在早晨列出全天的任務(wù)，在晚上進(jìn)行總結并再列出新的任務(wù)。而大多數管理人員認為這種“和自己開(kāi)會(huì )”的方法毫無(wú)價(jià)值，他們將這一種做法認為是一種錯亂，所以他們往往對此不加注意。其實(shí)“與自己開(kāi)會(huì )”是一種最重要的會(huì )議形式，真正專(zhuān)業(yè)的管理人員與那些“混混”的區別就在于此。
艾維·李方法有一個(gè)突出的弱點(diǎn)，它無(wú)法區分事情的緊迫性和重要性。一般來(lái)講，重要的事情應該首先完成。因此，我們建議在使用艾維·李方法的同時(shí)采用優(yōu)先網(wǎng)格法。優(yōu)先順序網(wǎng)格為時(shí)間及金錢(qián)等資源的安排問(wèn)題，提供了一套合理的規劃方法。優(yōu)先順序涉及兩個(gè)部分——重要性和緊迫性，事實(shí)上，決定優(yōu)先順序就是用重要性乘以緊迫性，也即是：優(yōu)先順序=重要性×緊迫性。由于它十分簡(jiǎn)單，所以尤其適用于時(shí)間管理?；蛘咭部梢杂米髌渌Y源的配置方法，比如預算。這樣做雖然增添了一點(diǎn)復雜性，但卻能使之更加精密。我們常常會(huì )發(fā)現，真正使人困惑的是事情的緊迫性，而不是重要性。另外，為了恪守時(shí)間，你必須做到堅持己見(jiàn)，尤其是在開(kāi)始的時(shí)候。
艾維·李方法原來(lái)將中心問(wèn)題放在“任務(wù)”上，而我將它用“目標”來(lái)代替。管理人員最容易浪費時(shí)間去完成任務(wù)，其實(shí)這些任務(wù)完全可以由手下人來(lái)完成（受委派人員）。當然，也有一些任務(wù)需要管理人員親自去完成，千萬(wàn)不要認為管理人員就不該去完成任務(wù)。但從總體上來(lái)說(shuō)，管理人員應該通過(guò)解決問(wèn)題、作出決策、履行職責等方法來(lái)完成某一目標。如果你把時(shí)間都花在執行具體任務(wù)上，你就不能實(shí)現很多目標。因此，目標是第一位的，也是很重要的。
（作者系英國著(zhù)名管理教育學(xué)家 摘自《50種基本管理技巧》一書(shū) 商務(wù)印書(shū)館國際有限公司1999年9月第1版孫萍萍譯 李善來(lái)薦）
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