Wiki這種協(xié)同工具，能解決上述所有問(wèn)題。它與很多傳統的內容管理系統不同，Wiki非常簡(jiǎn)單，就連非技術(shù)背景的員工也能使用。儘管Wiki存在已經(jīng)有10年之久，但在企業(yè)應用方面卻剛剛起步。就像Web剛剛進(jìn)入商業(yè)領(lǐng)域時(shí)一樣，Wiki也將經(jīng)歷一個(gè)快速發(fā)展、激烈競爭，以及存在一些不合理應用的過(guò)程。本文所提供的Wiki應用指南，將要告訴你的是，如何最合理地運用這種頗有價(jià)值的協(xié)同工具。
Wiki.org網(wǎng)站把Wiki描述成「可能是能夠實(shí)際發(fā)揮作用的最簡(jiǎn)單的在線(xiàn)數據庫?！顾拿Q(chēng)來(lái)源於夏威夷的單詞Wiki-Wiki，即「快、快」的意思。Wiki從根本上來(lái)說(shuō)，是任何人（或至少是任何得到許可的人）都能夠創(chuàng )建或編輯的Web頁(yè)面。
Wiki最著(zhù)名的應用案例就是Wikipedia.org，這是一種由任何喜歡它的人編寫(xiě)和維護的在線(xiàn)百科全書(shū)。聽(tīng)起來(lái)似乎有點(diǎn)亂，但事實(shí)並非如此。它是經(jīng)過(guò)認真研究、認真編寫(xiě)，並得到高度認可的信息源。如果有人對某一條目做了不正確或不適當的修改，其他人就能把頁(yè)面恢復到以前的樣子，或者保留變化，但要進(jìn)行進(jìn)一步的編輯。目前，有數千人維護著(zhù)這個(gè)網(wǎng)站（或至少在他們比較擅長(cháng)的某些領(lǐng)域），進(jìn)行事實(shí)核對並在必要時(shí)進(jìn)行編輯。這樣，這個(gè)網(wǎng)站的內容質(zhì)量一般都比較高。
因為Wiki最初被看作是非常意義上的開(kāi)源項目，有人就爭論說(shuō)，真正的Wiki不應當有作者身份限制。雖然在個(gè)別案例，比如Wikipedia.org中，這是行之有效的，但通常而言，這種做法不太可行。在商業(yè)環(huán)境中，Wiki最好的實(shí)施方式，就是在防火牆後面，完全供內部用戶(hù)使用。
Wiki在公眾商業(yè)領(lǐng)域的應用也並非都很成功。2005年6月，《洛杉磯時(shí)報》（Los Angeles Times）創(chuàng )建了一個(gè)Wiki，希望能將主題定在伊拉克戰爭上。編輯寫(xiě)了一個(gè)題為「戰爭及其後果」的評論文章，邀請任何關(guān)心此事的人對該文章進(jìn)行改寫(xiě)，以達到最佳效果。遺憾的是，網(wǎng)民們把Wiki編輯看做是發(fā)放垃圾宣傳的最佳所在，於是在上面隨便塗寫(xiě)色情和粗俗的文字，經(jīng)過(guò)3天痛苦的維護後，該報社放棄了這個(gè)Wiki。
為此而指責《洛杉磯時(shí)報》，是否公平或正確呢？當然不。也許報社期望過(guò)高了；也許它錯誤估計了在Web用戶(hù)中，幼稚用戶(hù)的比例。但「Wiki社論」真正的問(wèn)題是：報社用Wiki做網(wǎng)絡(luò )日誌（Blog）的工作。Wiki在結構上能處理談話(huà)，但這並非它的長(cháng)處。相反，Wiki所擅長(cháng)的是協(xié)同。它能隨著(zhù)內容的變化保持一系列獨特的文檔，並為組織這些信息提供有機的方式。
由於Web以及廣泛意義上網(wǎng)絡(luò )的出現，信息出版和共享的成本大大降低，使得Wiki成為了吸引企業(yè)的殺手級應用。在Wiki出現以前，要達到同等的信息管理水平，必須要採用昂貴的企業(yè)應用軟件?，F在，因為大多數Wiki是基於開(kāi)放源代碼的，對於選擇開(kāi)源的企業(yè)來(lái)說(shuō)它是免費的，對於想為實(shí)施和支持Wiki服務(wù)付費的企業(yè)來(lái)說(shuō)，它也是相對便宜的操作方法。
Wiki的設計是用來(lái)在團隊內部和團隊之間交流信息。它的威力來(lái)自於，沒(méi)有時(shí)間滯後、也不需要任何特別的管理措施或傳送的必要，用戶(hù)只需訪(fǎng)問(wèn)和更新一個(gè)共同的Web站點(diǎn)。
首先，Wiki便宜，可擴展，容易安裝，而且不需要大規模的軟件部署。它還能與現有網(wǎng)絡(luò )架構很好地對接。比如Wiki軟件製造企業(yè)Socialtext公司（Socialtext Inc.）專(zhuān)注於使Wiki平臺與現有的安裝在企業(yè)防火牆後面的全球身份認證和註冊系統共同工作。再者，Wiki是基於Web的，所以在採用的過(guò)程中幾乎無(wú)需學(xué)習，它還讓用戶(hù)自行決定內容相關(guān)性，而不是依賴(lài)於中央傳輸中心或線(xiàn)性傳輸鏈。
Wiki的主要好處在於它能夠有機地組織自身。換句話(huà)說(shuō)，用戶(hù)能創(chuàng )建他們自己的網(wǎng)站結構，即本體（Ontology），而不是讓內容管理軟件開(kāi)發(fā)商強加給他們。也就是說(shuō)，Wiki需要由文化語(yǔ)言相同的人來(lái)使用，這樣，他們創(chuàng )立的本體和導航就能被大家所理解。
最後，Wiki與生俱來(lái)的協(xié)同天性，使它有別於內容管理軟件的工作流結構而更具優(yōu)勢。傳統的項目管理工具根本無(wú)法重現Wiki所創(chuàng )立的協(xié)作和參與環(huán)境。初始設置完成後，Wiki就會(huì )由用戶(hù)來(lái)管理，而非管理員來(lái)控制，這使管理員和用戶(hù)均能受益。簡(jiǎn)單地說(shuō)，Wiki帶來(lái)了Web的傳輸功能，承擔起了繁重的信息管理任務(wù)。
那麼，哪些公司在實(shí)際使用Wiki呢？Wiki在一些特定商業(yè)領(lǐng)域，比如項目管理和規格控制等需要大量的內容管理的領(lǐng)域，獲得了最初的巨大成功。根據時(shí)事通訊出版者和咨詢(xún)企業(yè)Gilbane Report公司對73家公司所做的一次調查，正在試用Wiki技術(shù)的主要是一些小型企業(yè)（收入在2,500萬(wàn)美元以下的企業(yè)）。鑒於軟件的廉價(jià)和易於實(shí)施，這並不令人奇怪。然而，一些大型企業(yè)實(shí)際上也部署了Wiki。
諾基亞公司（Nokia）使用Socialtext 公司的Wiki軟件已接近兩年時(shí)間，用來(lái)推進(jìn)「洞察力和遠見(jiàn)」團隊（Insight & Foresight）內部的信息交流。雅虎公司（Yahoo）使用TWiki軟件幫助開(kāi)發(fā)團隊克服因在不同地點(diǎn)工作造成的各種問(wèn)題。
米其林中國公司（Michelin China）也使用TWiki作為知識管理工具?！肝覀兊哪康氖枪蚕硭行畔?、程序，設置文件，這樣我們會(huì )減少對某個(gè)特定員工的知識依賴(lài)，團隊中也不會(huì )有人將文件留在個(gè)人目錄中?！姑灼淞种袊綢T部門(mén)的吉恩?N?西默耐特（Jean-Noel Simonnet）寫(xiě)道。
Cingular公司、迪斯尼公司（Disney）、柯達公司（Kodak）、摩托羅拉公司（Motorola）和思愛(ài)普軟件系統公司（SAP）也都使用了Wiki。那麼，這些企業(yè)在做哪些《洛杉磯時(shí)報》不能或沒(méi)有做到的事情呢？有兩件事情讓他們沒(méi)有重蹈《洛杉磯時(shí)報》的覆轍：將Wiki部署在企業(yè)防火牆後面，並且只作為正式用途。正如預期的那樣，這大大減少了濫用的可能性。而且，要使Wiki對企業(yè)社區有價(jià)值，Wiki就必須包含大量?jì)炔课臋n，成為一個(gè)由用戶(hù)通過(guò)瀏覽器維護的內部Web。
對所有的公司來(lái)說(shuō)，一個(gè)最基本的挑戰是要確保在組織內部和部門(mén)之間流動(dòng)的信息盡可能減少延誤。Wiki是處理這個(gè)任務(wù)最有效的方式。它將文檔管理轉變成用戶(hù)憑自身敏感就能調整的事情，而不是由內容管理軟件商強加給的預想概念。
內容管理套件現在還沒(méi)有發(fā)生多大的變化，但它會(huì )逐漸感受到來(lái)自Wiki的越來(lái)越大的壓力。正如企業(yè)級Wiki軟件在市場(chǎng)上的表現一樣，內容管理軟件可能會(huì )與Wiki結合在一起，綜合兩種工具的優(yōu)勢，形成一種更新、更強大的應用軟件?？粗?zhù)吧，Wiki或Wiki混合工具不久就將出現在你的工作中。
何時(shí)用Wiki，如何判斷使用Wiki是否有意義？
如果你有如下需要，就可以考慮部署Wiki：
你希望迅速以便宜的價(jià)格建立公司內部網(wǎng)絡(luò )，而不想以犧牲功能或安全為代價(jià)。你希望在一個(gè)員工都可訪(fǎng)問(wèn)到的地方發(fā)表一些商業(yè)文件，並讓員工不費力、沒(méi)有冗余風(fēng)險地管理這些文檔。你希望管理和組織會(huì )議記錄、團隊日程和公司行事日曆。你需要一個(gè)項目管理工具，它便宜、可擴展、可通過(guò)任何Web瀏覽器進(jìn)入。你需要一個(gè)中央場(chǎng)所，讓團隊成員能夠瀏覽和修改共享文檔。
如果你有下列情況，Wiki可能不適合你：
你需要使用複雜的文件格式。一些Wiki平臺只能支持文本或HTML文件。你可以考慮使用基於PHP/SQL的Wiki平臺，能處理更多的文件類(lèi)型。你沒(méi)有可以對此負責的員工。你需要某位員工能建立網(wǎng)頁(yè)命名和連接維護的規範。如果連接沒(méi)有得到比較恰當的維護，文件就會(huì )「丟失」掉。協(xié)同模式不適用於你的集團或工作場(chǎng)所。
你尋找的是意見(jiàn)交流的工具。儘管大多數Wiki確實(shí)包含一個(gè)評論區，但它不是傳播意見(jiàn)或進(jìn)行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標，那麼就請使用Blog好了。
誰(shuí)在開(kāi)發(fā)Wiki工具？
目前，Atlassian軟件公司（Atlassian Software）、JotSpot公司和Socialtext公司是企業(yè)級Wiki軟件的領(lǐng)導企業(yè)。JotSpot公司是由Excite公司（Excite Inc.）的聯(lián)合創(chuàng )始人創(chuàng )立的。JotSpot公司的專(zhuān)有工具JotSpot並不是開(kāi)源工具，但它在開(kāi)源項目中能免費使用。通過(guò)提供表格和整合外部數據的功能，JotSpot能克服Wiki局限於處理文本文件的問(wèn)題。
Socialtext公司基於開(kāi)源的KWiki軟件，有預裝Wiki軟件的獨立設備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎幾乎全由開(kāi)源庫構成，開(kāi)源社區和項目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。
在完全的開(kāi)源和非商業(yè)領(lǐng)域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯並批準文章的編輯引擎和工作流項目管理系統。TWiki能利用服務(wù)器端插件模塊進(jìn)行大規模擴展，可用來(lái)處理日曆、電子錶格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYG HTML編輯器，稱(chēng)為Epoz，能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業(yè)用來(lái)初次嘗試的Wiki。
Wiki能集中所有類(lèi)型的企業(yè)數據，如電子錶格、Word文檔、PowerPoint幻燈片，即能在瀏覽器上顯示的任何東西。它還能嵌入各種標準的通信媒介，如電子郵件和即時(shí)信息等?；禤HP、負載量大的Wiki，能直接與企業(yè)數據庫對接，導入視頻和圖像文件。Wiki的功能只受限於實(shí)施維護人員的編程技巧。
幾乎同等重要的，Wiki還有內置版本控制。如果要做改動(dòng)，必須要創(chuàng )建改動(dòng)者記錄，轉換到以前的版本也只需要點(diǎn)擊幾下即可。注意到這一點(diǎn)很重要，即在Wiki中放置文件，並不一定要使所有訪(fǎng)問(wèn)者都能編輯它。比如，市場(chǎng)部可以讓銷(xiāo)售團隊或整個(gè)公司都看到一份PowerPoint 幻燈片，但不允許他們修改或重寫(xiě)?？梢宰屛募痪庉?，也可以不讓所有者隨意處理，這種性能使Wiki成為特別靈活的信息管理方式。
現在項目管理和協(xié)同軟件已經(jīng)太多了，那為什麼還要用Wiki呢？
你沒(méi)有可以對此負責的員工。你需要某位員工能建立網(wǎng)頁(yè)命名和連接維護的規範。如果連接沒(méi)有得到比較恰當的維護，文件就會(huì )「丟失」掉。協(xié)同模式不適用於你的集團或工作場(chǎng)所。
你尋找的是意見(jiàn)交流的工具。儘管大多數Wiki確實(shí)包含一個(gè)評論區，但它不是傳播意見(jiàn)或進(jìn)行交談的最佳工具。如果這是你的主要目標，那麼就請使用Blog好了。
誰(shuí)在開(kāi)發(fā)Wiki工具？
目前，Atlassian軟件公司（Atlassian Software）、JotSpot公司和Socialtext公司是企業(yè)級Wiki軟件的領(lǐng)導企業(yè)。JotSpot公司是由Excite公司（Excite Inc.）的聯(lián)合創(chuàng )始人創(chuàng )立的。JotSpot公司的專(zhuān)有工具JotSpot並不是開(kāi)源工具，但它在開(kāi)源項目中能免費使用。通過(guò)提供表格和整合外部數據的功能，JotSpot能克服Wiki局限於處理文本文件的問(wèn)題。
Socialtext公司基於開(kāi)源的KWiki軟件，有預裝Wiki軟件的獨立設備。Atlassian軟件公司的Confluence代碼基礎幾乎全由開(kāi)源庫構成，開(kāi)源社區和項目可以自由使用它的代碼。Atlassian軟件公司提供源代碼許可。
在完全的開(kāi)源和非商業(yè)領(lǐng)域，有一些重要的Wiki公司。TikiWiki具有提交、編輯並批準文章的編輯引擎和工作流項目管理系統。TWiki能利用服務(wù)器端插件模塊進(jìn)行大規模擴展，可用來(lái)處理日曆、電子錶格、RSS和條形碼等特殊功能。Zwiki提供插入式WYSIWYG HTML編輯器，稱(chēng)為Epoz，能支持所有主要瀏覽器。Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業(yè)用來(lái)初次嘗試的Wiki。
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