內容管理系統在出版領(lǐng)域將始終具有自己的一席之地，但它從來(lái)不是業(yè)務(wù)協(xié)作的最佳工具。作為簡(jiǎn)單的開(kāi)源應用，Wiki可能不久就會(huì )主宰企業(yè)知識管理領(lǐng)域。
企業(yè)應用Wiki，你準備好了嗎？
任何在企業(yè)中某個(gè)團隊項目中干過(guò)的人都知道文檔管理會(huì )是怎樣的一場(chǎng)噩夢(mèng)： 電子郵件沿不同的路徑傳送。
電子報表和Word文檔散布在各處，沒(méi)人完全知道誰(shuí)擁有最新的版本。一直負責會(huì )議記錄并保存在自己
硬盤(pán)上的行政人員去度假了。營(yíng)銷(xiāo)戰略改變了，但沒(méi)有人想起來(lái)讓網(wǎng)絡(luò )管理人員更新公司的內聯(lián)網(wǎng)。
Wiki出場(chǎng)了！作為一種協(xié)作
軟件，它可以解決所有上述問(wèn)題，但與很多傳統的內容管理系統不同，它非常簡(jiǎn)單，連非技術(shù)雇員都可以使用。
盡管Wiki已出現10年了，但它在企業(yè)中的應用才剛剛起步。同Web第一次在企業(yè)世界站住腳跟時(shí)的情況一樣，Wiki可能也將經(jīng)歷瘋狂的增長(cháng)期、激烈的競爭和不恰當的使用。下面的Wiki應用指南將告訴您如何最佳地使用這種有價(jià)值的協(xié)作工具。
什么是Wiki？
Wiki.org將Wiki定義為“可以運行的最簡(jiǎn)單的在線(xiàn)數據庫”。受Apple的HyperCard編程環(huán)境的啟發(fā)，Ward Cunningham在1995年，作為一種管理Portland Pattern Repository的網(wǎng)站內容的工具，開(kāi)發(fā)了第一種Wiki軟件。Wiki一詞出自Wiki-Wiki。Wiki-Wiki在檀香山當地的語(yǔ)言里的含意是“快”。Wiki實(shí)際上是任何人――或者至少任何擁有權限的人――都可以創(chuàng )建或編輯的網(wǎng)頁(yè)。
Wiki最著(zhù)名的例子是Wikipedia，一種由任何喜歡它的人編寫(xiě)和維護的在線(xiàn)百科全書(shū)。聽(tīng)起來(lái)是不是很亂？但是，并沒(méi)有那么亂。它是一種精心研究、精心編寫(xiě)和倍受尊重的信息源。如果某人對某個(gè)條目進(jìn)行不正確的或不合適的改動(dòng)，其他人可以將網(wǎng)頁(yè)恢復到以前的樣子，或者保留改動(dòng)但進(jìn)行進(jìn)一步的編輯。成千上萬(wàn)的人維護這個(gè)網(wǎng)站(或者至少那些他們所專(zhuān)業(yè)從事的區域)，進(jìn)行必要的事實(shí)核查和編輯，因此內容的質(zhì)量一般都很高。
由于Wiki最初被極端地構想為一個(gè)開(kāi)放源代碼項目， 因此有一些人認為真正的Wiki應當沒(méi)有作者權限制。這在像Wikipedia這樣的很少的案例中的確行之有效，但是它通常不是一種可行的選擇。在企業(yè)環(huán)境中，Wiki最好放在
防火墻背后，供完全內部的用戶(hù)基礎使用。
未擊中目標
今年6月，《洛杉磯時(shí)報》創(chuàng )建了一個(gè)關(guān)注伊位克戰爭的Wiki。編輯們撰寫(xiě)了一篇題為“戰爭與結果”的評論文章，并邀請任何愿意改寫(xiě)這篇社論的人發(fā)表自己的精辟的看法?？上У氖?，Internet網(wǎng)民們選擇了雪片般地傳送色情照片和污言穢語(yǔ)來(lái)污染這個(gè)“Wiki社論網(wǎng)站”，經(jīng)歷了3天的維護災難后，這家報紙關(guān)閉了這個(gè)Wiki。
指負責《洛杉磯時(shí)報》在Wiki上的失敗公平或者準確嗎？絕對不公平。也許《洛杉磯時(shí)報》的期望太高，也許它錯誤判斷了一些Web用戶(hù)的幼稚的能力。但是，Wiki社論網(wǎng)站存在的真正問(wèn)題是Times讓W(xué)iki去干blog的工作。
從結構上看，Wiki能夠處理對話(huà)，但是這并不是它的強項，相反，Wiki最擅長(cháng)的是協(xié)作。它們的用途是隨著(zhù)內容的發(fā)展，維護一系列獨特的文檔以及提供一種組織這些信息的有機的手段。
為什么選擇Wiki？
由于Web(一般來(lái)說(shuō)是網(wǎng)絡(luò ))的原因，發(fā)表和共享信息的費用大大降低了――而這使Wiki成為吸引企業(yè)的殺手應用。在Wiki出現前，進(jìn)行復雜的信息管理需要一種昂
貴的企業(yè)應用。然而由于大多數Wiki是基于開(kāi)放源代碼的，它們對于選擇開(kāi)放源代碼軟件的公司來(lái)說(shuō)是免費的，或者對于愿意為Wiki的部署和支持支付費用的公司來(lái)說(shuō)是比較便宜的。
Wiki設計用于為團隊內或團隊間交換信息提供方便。Wiki中的內容可以毫無(wú)延遲、無(wú)需任何真正的管理努力進(jìn)行更新，并且不需要分發(fā)――用戶(hù)/貢獻者(對于Wiki來(lái)說(shuō)，他們是同一個(gè)人)訪(fǎng)問(wèn)和更新一個(gè)共同的網(wǎng)站。
Wiki可以集中各類(lèi)企業(yè)數據，如電子報表、Word文檔、PowerPoint幻燈片、PDF――任何可以在瀏覽器中顯示的內容。它們還可以嵌入標準的
通信媒體，如電子郵件和IM。重型基于PHP的Wiki可以直接與公司數據庫連接，將音頻和圖像文件輸入到數據庫中。Wiki的功能僅僅受到實(shí)現它的人員的編程技能的限制。
需要指出的是，將文檔放到Wiki中不一定使它能夠被所有訪(fǎng)問(wèn)Wiki的人編輯。例如，營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)可以向銷(xiāo)售團隊或公司提供一張PowerPoint幻燈片，但不允許它們修改或覆蓋它。
此外，Wiki還具有內置的版本控制，甚至可以控制那些具有編輯特權的人。不建立修改人的記錄，就不能進(jìn)行修改，而且恢復以前的版本只是點(diǎn)擊幾下鼠標的事情。
如果您有如下需要，就可以考慮部署Wiki：
您希望在不犧牲功能性、安全性或持久性的條件下，迅速、廉價(jià)地建立公司內聯(lián)網(wǎng)。
您希望在一個(gè)可為所有人訪(fǎng)問(wèn)的位置上發(fā)表多種企業(yè)文檔，并讓雇員不費力、沒(méi)有延遲、沒(méi)有冗余性風(fēng)險地管理這些文檔。
您希望管理和組織會(huì )議記錄、團隊議程和公司日歷。
您需要一種廉價(jià)的(如果不是免費的)、可擴展的和可通過(guò)任何Web瀏覽器訪(fǎng)問(wèn)的項目管理工具。
您一個(gè)可以大型和/或分散的團隊可以觀(guān)看和修改共享文檔的中央位置。
如果您的機構符合以下條件，Wiki可能不適合您的機構：
您必須使用復雜的文件格式。一些Wiki平臺只能支持文本或HTML文件?？紤]使用可以處理強健的文件類(lèi)型的基于PHP/SQL的Wiki平臺。避免選擇基于PERL的Wiki。
您沒(méi)有可以承擔Wiki使用責任的人員。Wiki的本體(或者它使用的
搜索引擎)有多好它才能有多好。您需要可以建立命名網(wǎng)頁(yè)和維護鏈接的規則的人員。
協(xié)作格式不適合您的小組或工作場(chǎng)所。對等審查不總是內容管理的最佳解決方案。
您尋求交換觀(guān)點(diǎn)。Wiki并不是發(fā)表觀(guān)點(diǎn)或進(jìn)行對話(huà)的最好的工具。如果這是您的公司的主要目標，那么請使用blog。
Wiki Vs. 傳統內容管理軟件
目前
市場(chǎng)上有大量可供使用的項目管理和協(xié)作軟件，那么為什么還要使用Wiki呢？
Wiki廉價(jià)、可擴展、易于實(shí)現，它們不需要大規模的軟件部署。它們還可以很好地與已有網(wǎng)絡(luò )基礎設施連接。例如，Wiki軟件生產(chǎn)商Socialtext將重點(diǎn)放在使它的平臺可以使用已有的安裝在企業(yè)防火墻后面的全球ID和注冊系統。
此外，Wiki是基于Web的，因此在采用時(shí)不需要多少或根本不需要學(xué)習時(shí)間，而且它們還允許用戶(hù)決定內容的相關(guān)性，而不用依靠中央發(fā)表中心或線(xiàn)性發(fā)表鏈。在初次建立后，用戶(hù)，而不是管理人員，控制Wiki，使雙方受益。
許多Wiki的主要好處是它們有機地組織自己的能力。換句話(huà)說(shuō)，用戶(hù)可以創(chuàng )建自己的網(wǎng)站結構(即本體, ontology)，而不是接受內容軟件開(kāi)發(fā)商強加給他們的結構。這就是說(shuō)，Wiki必須為具有同樣的文體語(yǔ)音的人來(lái)使用，使本體和導航對于所有人都有意義。Wiki適用于工作場(chǎng)所，因為通用的企業(yè)語(yǔ)言已經(jīng)存在。
最后，與內容管理軟件的工作流結構相比，Wiki固有的協(xié)作性質(zhì)使Wiki有別于內容管理軟件，將使它們具有優(yōu)勢。傳統的項目管理工具根本不能重現Wiki所創(chuàng )建的協(xié)作和參與環(huán)境。
Wiki在哪兒？
那么，哪些公司實(shí)際使用Wikis呢？Wiki在一些需要大量?jì)热莨芾淼奶囟ㄆ髽I(yè)領(lǐng)域(如項目管理和規格控制)中，取得了最偉大的最初成功。
據一次對73家公司的Gilbane調查顯示，正在試驗Wiki技術(shù)的公司主要是小企業(yè)(收入在2千5百萬(wàn)美元以下的企業(yè))。鑒于Wiki軟件的廉價(jià)性和易實(shí)實(shí)現，這并不讓人感到吃驚。然而，一些大型企業(yè)也成功地部署了Wiki。
Nokia一年半來(lái)一直在使用Socialtext Wiki軟件，支持其Insight & Foresight內的信息交換。Yahoo利用TWiki軟件幫助開(kāi)發(fā)團隊克服與不同獨立位置合作時(shí)相關(guān)的問(wèn)題。Michelin China也將TWiki作為一種知識管理工具來(lái)使用。該公司IT部門(mén)的Jean-Noel Simonnet寫(xiě)道：“我們的目的是共享所有的信息、程序、設置文檔，使我們減少對某位成員的知識的依賴(lài)，使團隊中沒(méi)有人擁有任何保存在個(gè)人目錄中的文檔?！?div style="height:15px;">
在使用Wiki取得成功的著(zhù)名公司中還包括Kodak、Cingular、Disney、Motorola和SAP。
這些公司正在做哪些《洛杉磯時(shí)報》不能或沒(méi)有做到的事情？這些成功的部署有別于《洛杉磯時(shí)報》的失敗的兩個(gè)因素是：它們部署在公司的防火墻之后，并且只供公務(wù)應用。如預期的那樣，這大大減少了濫用的可能性，確保Wiki成為一種工具而不是玩具。換句話(huà)說(shuō)，若想對于企業(yè)社區有價(jià)值，Wiki必須包含大量的內部文檔，成為一個(gè)可以由用戶(hù)通過(guò)瀏覽器維護的內部Web。
Wiki工具
JotSpot和SocialText是率領(lǐng)企業(yè)Wiki解決方案的兩個(gè)領(lǐng)頭羊。這兩家公司都利用自己的專(zhuān)有程序擴展到了開(kāi)放源代碼。JotSpot是由Excite的共同創(chuàng )建人創(chuàng )辦的，是Wiki與數據庫的交集。通過(guò)提供表格和與外部數據的集成等額外的特性，JotSpot能夠克服Wiki在處理文本文檔功能上受到限制的問(wèn)題。
Socialtext基于開(kāi)放源代碼KWiki軟件，并設法簽下了像Nokia和Ziff-Davis這樣的一些大客戶(hù)。該公司甚至推出了一種預裝Wiki軟件的獨立專(zhuān)用設備。
Atlassian Software的企業(yè)Wiki叫做Confluence。與JotSpot和Socialtext不同，Atlassian采用純專(zhuān)有軟件。
在嚴格的開(kāi)放源代碼/非商用領(lǐng)域中，有幾家重要的廠(chǎng)商：
TikiWiki具有提交、編輯和批準文章的編輯引擎和工作流項目管理系統。
TWiki可以利用服務(wù)器插件模塊進(jìn)行大規模擴展，增加處理像日歷、電子報表、RSS、條形碼等等功能的特性功能。
ZWiki提供一種支持所有主要瀏覽器的名為Epoz的插入式WYSIWYG HTML編輯器。
Perspective受到一些大型公司的歡迎，似乎是很多大企業(yè)初次嘗試的Wiki。
這些Wiki工具各有各的優(yōu)缺點(diǎn)，但是每一種Wiki工具都是開(kāi)箱即用的穩定、實(shí)用的軟件包。您選擇哪種工具將取決于您的預算、您所關(guān)注的特性以及您的IT部門(mén)實(shí)現與維護它的能力。
關(guān)注Wiki
各公司面臨的基本挑戰之一是確保在部門(mén)間流程的信息流盡可能少地“腐爛”。Wiki是處理這項任務(wù)的高度有效的工具。它將文檔管理變?yōu)槟撤N可以方便地調節適應用戶(hù)的敏感性的東西，而不是內容管理軟件開(kāi)發(fā)商強加的預想的概念。
內容管理軟件包可能將在可預見(jiàn)的未來(lái)面市，但是它們將面臨來(lái)自Wiki的越來(lái)越大的壓力。正如目前市場(chǎng)上的企業(yè)Wiki所證明的那樣，內容管理可以與Wiki雜交，生成一種集兩種工具的優(yōu)勢于一體的新的、更強健的應用。小心Wiki或雜交Wiki不久出現在您的工作場(chǎng)所中。
(責任編輯：郝鴻瑋)
