巧妙設置 讓Outlook2007更有效率
Outlook2007是辦公人士不可或缺的郵件客戶(hù)端之一。然而在日常使用中，卻沒(méi)有
發(fā)揮它的最大性能，降低工作效率。其實(shí)，要想提高辦公效率，只需幾個(gè)簡(jiǎn)單的設
置。
PS：這篇電腦迷的文章很大程度上參考了本站的這篇文章——用Outlook2007收發(fā)
郵件實(shí)現高效辦公
開(kāi)機啟動(dòng)郵箱，自動(dòng)收發(fā)郵件
很多辦公人士上班第一件事就是打開(kāi)Outlook收發(fā)郵件，這些事何不讓它自動(dòng)實(shí)現
呢?
第一步：將Outlook2007添加進(jìn)自啟動(dòng)項。和Microsoft
Office2007其他組件一樣，Outlook 2007并沒(méi)有提供開(kāi)機自啟動(dòng)選項。要想自啟動(dòng)
，需要手工添加。進(jìn)入Outlook的安裝目錄(默認為:x:Program FilesMicrosoft Offic
eOffice12，X為程序所在的盤(pán)符)，將它的快捷方式添加到自啟動(dòng)文件夾中(默認為
：C:Documents and
SettingsAdministrator[開(kāi)始]菜單程序啟動(dòng)，其中C為系統分區盤(pán)符)即可。
第二步：讓程序啟動(dòng)后自動(dòng)收發(fā)郵件。在Outlook的主界面中，單擊菜單“工具/選
項”，切換到“郵件設置”標簽，在“發(fā)送/接收”欄下，勾選“聯(lián)機情況下，立即發(fā)送”項
。然后單擊“發(fā)送/接收”按鈕，打開(kāi)“發(fā)送/接收組”對話(huà)框，勾選“安排自動(dòng)發(fā)送/接受
的時(shí)間問(wèn)隔為”項，并根據情況將收信間隔設置為適當值，單擊“確定”按鈕。以后O
utlook啟動(dòng)后，孰會(huì )在連網(wǎng)的情況下，自動(dòng)發(fā)送“發(fā)件箱”中的郵件，并將郵件服務(wù)
器中的郵件接收到本地，完全不需人工干預。
規則設置，郵件管理更輕松
收件箱中的郵件多了，不方便管理和閱讀。比如筆者常和編輯打交道，習慣把來(lái)信
都歸于“OfficeBa”文件夾下。有時(shí)候編輯會(huì )發(fā)送一些主題為“關(guān)于xx文章的修改意見(jiàn)
”之類(lèi)的文章，這些郵件相對就比較重要，需及時(shí)處理。如何解決這個(gè)問(wèn)題呢，其
實(shí)通過(guò)規則設置就可以搞定。
第一步：新建文件夾。在Outlook右側，右擊“所有郵件項目”下的“個(gè)人文件夾”，在
右鍵菜單中，選擇“新建文件夾”，打開(kāi)相應的對話(huà)框。在“名稱(chēng)”欄中輸入“OfficeBa”
；在“文件夾包含”項的下拉菜單中選擇“郵件和公告項目”；在“選擇放置文件夾的位
置”列表中，選擇“個(gè)人文件夾”，單擊“確定”按鈕，相應的文件夾即會(huì )出現在“個(gè)人
文件夾”下。
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第二步：創(chuàng )建規則，使郵件自動(dòng)歸類(lèi)。在“收件箱”中，右擊OfficeBa的來(lái)信。在彈
出的右鍵菜單中，選擇“創(chuàng )建規則”，打開(kāi)“創(chuàng )建規則”對話(huà)框，由于筆者要把OfficeB
a發(fā)送的郵件都放到這個(gè)文件夾中，因此以對方的郵件地址來(lái)創(chuàng )建規則，勾選“來(lái)自
”。選擇完畢，在“執行下列操作”欄中勾選“將該項目移到文件夾”
，點(diǎn)擊“選擇文件夾”，選擇剛才建立的文件夾。
第三步：設置重要郵件。上面設置不變，加選“主題包含”，關(guān)鍵字設為“修改意見(jiàn)”
，單擊“高級選項”按鈕，打開(kāi)“規則向導”對話(huà)框，在“選擇操作”中勾選“標記為重要
性”，然后在“步驟2：編輯規則說(shuō)明”列表中，單擊藍色的“重要性”文字鏈接，打開(kāi)
相應的對話(huà)框，在“指定要設置的重要性”下拉菜單中，選擇“高”，單擊“確定”按鈕
。返回到“規則向導”對話(huà)框，按提示完成設置。
設置完后。點(diǎn)擊“確定”，在跳出的對話(huà)框中一定要記得勾選“對當前文件夾中的現
有文件立即運行此規則”。這樣程序就會(huì )對收件箱中的郵件進(jìn)行自動(dòng)分揀，以后收
到的郵件會(huì )自動(dòng)分類(lèi)并標示出重要郵件。
索要回執，了解對方是否讀信
郵件發(fā)送完畢，需要在最短的時(shí)問(wèn)內，知道對方是否閱讀。
在Outlook2007主界面中，單擊菜單“工具/選項”，打開(kāi)相應的對話(huà)框，切換到“首
選參數”標簽，在“電子郵件”欄下，單擊“電子郵件”按鈕。在出現的對話(huà)框中，單擊
“跟蹤選項”按鈕。打開(kāi)“跟蹤選項”對話(huà)框，在“對于發(fā)送的所有郵件，請求”欄下，
勾選“‘已讀’回執”項，以后當你發(fā)送郵件給對方時(shí)，Outlook2007就會(huì )自動(dòng)向對方索
要已讀回執。
