在企業(yè)(項目)信息管理過(guò)程中，相關(guān)人員越來(lái)越意識到多種軟件(系統)數據和信息管理的不方便，因此，數據和軟件的集成成為趨勢，這也是項目管理主流軟件形成的重要因素之一，主流軟件的使用給以后軟件的升級和集成帶來(lái)很大便利?？傮w來(lái)說(shuō)，項目管理軟件正朝著(zhù)企業(yè)級、多功能、更強的集成性能、網(wǎng)絡(luò )化、實(shí)用性的方向發(fā)展，項目管理軟件也正日益成為項目管理的不可缺少的有效工具。
1 軟件的功能特征與分析
項目管理軟件是一個(gè)功能強大而且可以靈活應用的項目管理工具，軟件的功能、特征與分析主要如下。
1.1 軟件的功能
項目管理軟件包括5個(gè)主要功能模塊，即進(jìn)度計劃管理功能、資源管理功能、費用管理功能、報告生成與輸出功能、輔助功能(主要指與其他軟件的接口、二次開(kāi)發(fā)、數據保密等)。
資源管理：可預先對各種資源的數據進(jìn)行管理。制定計劃：用戶(hù)對每項任務(wù)排定起始日期(預計工期)、明確各任務(wù)的先后順序以及可以使用的資源后，軟件可根據任務(wù)數據和資源數據排定項目日程、并隨任務(wù)和資源的修改而調整日程。
成本預算和控制：在輸入任務(wù)和工期后，如果把資源的使用成本、所用材料的造價(jià)、人員工資等完整地分配到各項任務(wù)，軟件即可計算出該項目的完整成本預算，在項目實(shí)施過(guò)程中，可隨時(shí)分別對單個(gè)資源、單項任務(wù)乃至整個(gè)項目的實(shí)際成本與預算成本進(jìn)行對比分析。
報表與查詢(xún)：可以快速、簡(jiǎn)便地生成許多報表和圖表，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò )圖、資源圖表、日歷等。大多數項目管理軟件都提供篩選和排序功能。
監督和跟蹤項目的執行：在項目的實(shí)際執行過(guò)程中，可以對多種情況(如任務(wù)的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等)進(jìn)行跟蹤，并根據需要自動(dòng)產(chǎn)生多種報表和圖表(如“資源使用狀況”表、“任務(wù)分配狀況”表等)。
處理多個(gè)項目和子項目：有些項目很大且很復雜，將其分解成子項目后，可以分別查看每個(gè)子項目，更便于管理。另外，有可能項目經(jīng)理或成員同時(shí)參加多個(gè)項目的工作，需要在多個(gè)項目中分配工作時(shí)間。
安全性：可對項目管理文件以及文件中的基本信息設置密碼，限制對項目文件或文件中某些數據項的訪(fǎng)問(wèn)，使得項目信息不被非法盜取。
假設分析：可以利用該功能探討各種情況的結果，更好地控制項目的發(fā)展。
1.2 項目管理軟件的主要特征
項目管理軟件以項目為中心組織與管理業(yè)務(wù)信息。通過(guò)項目工作分解結構WBS(Work Breakdown Structure)與組織分解結構OBS(Organizational Breakdown Structure)結合進(jìn)行范圍管理。
WBS是項目管理的基本技術(shù)手段之一，WBS與OBS結合構成RAM(Random Access Memory)，通過(guò)層次化的WBS進(jìn)行項目分解，形成多個(gè)小的便于管理控制的工作包，通過(guò)工作包的內容與邊界的階段明確項目范圍。
任何項目管理軟件與系統均應有目標管理功能，進(jìn)展反饋更新功能、對比分析功能、目標調整功能，通過(guò)以目標為參照逐步糾偏方法進(jìn)行項甘控制。
1.3 軟件的分類(lèi)
軟件分類(lèi)的依據有很多種，由于依據不同劃分的結果也不同。
從項目管理軟件的適用階段劃分可分為適用于某個(gè)階段特殊用途的項目管理軟件，普遍適用于各個(gè)階段的項日管理軟件，對各個(gè)階段進(jìn)行集成管理的軟件；從項目管理軟件提供的基本功能劃分可分為進(jìn)度計劃管理軟件、費用管理軟件、資源管理軟件、風(fēng)險管理軟件、交流管理軟件和過(guò)程管理軟件等，多功能集成的項目管理軟件套件；從項目管理軟件的適用工程對象劃分可分為面向大型、復雜工程項目的項目管理軟件和面向中小型項目和企業(yè)事務(wù)管理的項目管理軟件；從項目管理軟件的應用主導者劃分可分為以業(yè)主為主導的統一的項目管理軟件和項目的某個(gè)參與方單獨或各自單獨應用的項目管理軟件。
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