為了保證高考報名時(shí)個(gè)人信息與照片相對應，保證工作萬(wàn)無(wú)一失，學(xué)校將個(gè)人信息、照片制成一個(gè)草表打印出來(lái)讓學(xué)生核對并簽字。學(xué)生的個(gè)人信息保存在Excel電子表中，照片則根據學(xué)生的身份證號命名放在了文件夾中。如何制作學(xué)生的信息核對表呢？有人說(shuō)，用郵件合并，在Word中做好核對表的模板，利用郵件合并功能調取Excel電子表，生成核對表。這樣做雖然不是不可以，但幾千人的記錄表如何按班且一頁(yè)多個(gè)打印出來(lái)呢？筆者向大家介紹利用Visual FoxPro報表實(shí)現信息核對表的打印方法。
1. 糧草先行——Excel轉DBF
由于學(xué)生的個(gè)人信息都存在Excel電子表格中，用Visual FoxPro報表直接調用不會(huì )被認可，所以還需要把Excel電子表格的XLS格式轉換成DBF格式。怎么轉換呢？那還得視你安裝的Excel版本而定。如果電腦中安裝的是Excel 2003就簡(jiǎn)單了，只需要選擇“文件→另存為”菜單，在保存窗口的類(lèi)型處選擇DBF格式的類(lèi)型文件就可以了，并且Excel工作表中的第1行的字段名將作為生成的DBF的字段名，省了自己手動(dòng)更改。如果電腦中安裝的是Excel 2013，可就沒(méi)這個(gè)功能了，那怎么辦呢？可運行Visual FoxPro后，選擇“文件→導入”菜單導入Excel表格，但這種方法在導入前要記得把Excel表中第1行表示字段名的行刪除，否則生成的DBF表會(huì )把它當成一條記錄來(lái)處理，且生成的DBF的字段名是Excel表中對應的A、B、C等列名，所以不是版本越高就越好。無(wú)論哪種方法生成的DBF文件還需要用Visual FoxPro打開(kāi)后，選擇“顯示→表設計器”菜單，要將表示“身份證號”的那個(gè)字段的長(cháng)度設置為18（圖1）。
小提示：
也可以將字段名更改為漢字，以便于識別。
2. 重中之重——設置報表模板
不要以為沒(méi)接觸過(guò)Visual FoxPro就不知所措了，其實(shí)用它來(lái)制作報表模板也挺簡(jiǎn)單。建立報表模板，我們可以采用3步走“戰略”。
第一步：新建報表加載數據源
再“神”的報表也得有數據的支持。運行Visual FoxPro 9.0新建一個(gè)報表后要對其加載數據。在報表設計器窗口右擊選擇“數據環(huán)境”菜單，在數據環(huán)境設計器窗口再右擊選擇“添加”菜單，選擇我們先前生成的DBF文件（圖2）。
第二步：設置報表頁(yè)面
使多大的紙、一張紙要打印多少條學(xué)生信息，這都得提前進(jìn)行設置。在報表編輯窗口，先選擇“報表→屬性”菜單對報表進(jìn)行頁(yè)面的設置。在報表屬性窗口的“頁(yè)面”標簽下，筆者根據需要將分欄欄數設置為5，寬度為4厘米，紙型為A4。由于簽字表每頁(yè)都需要一個(gè)頁(yè)標頭用來(lái)顯示“學(xué)生高考信息核對簽字表”標題，可用鼠標拖動(dòng)頁(yè)標頭來(lái)進(jìn)行高度調整，主要信息放在細節處，也要用鼠標拖動(dòng)細節來(lái)進(jìn)行高度的調整，列標頭、列注腳、頁(yè)注腳等都用不到，所以要將它們的高度盡量縮為最?。▓D3）。
第三步：報表控件顯神威
數據環(huán)境、頁(yè)面設置完成后，就該報表控件“大顯神威”了。在窗口中調出報表控件工具欄，選擇“標簽”控件后在頁(yè)標頭空白處單擊輸入標題，單擊輸入的標題，用“格式→字體”設置字體。
接下來(lái)最關(guān)鍵的操作還是在細節中添加控件。點(diǎn)擊“圖片/OLE綁定控件”，在細節空白處合適位置畫(huà)出控件，在隨后彈出的屬性窗口“普通”標簽上，控件源類(lèi)型選擇“表達式或變量名”，控件源處輸入“'d:\photo\'+身份證號+'.jpg'”（因為以身份證號命名且文件名類(lèi)型為JPG的學(xué)生照片都存放在D盤(pán)下的photo文件夾中，且由于身份證號為字段名是不斷變化的，所以才這樣輸入），“如果源和框架大小不同”處選擇“縮放內容，保持形狀”；在“打印”標簽的“僅當下面的表達式為真時(shí)打印”處輸入“file('d:\photo\'+身份證號+'.jpg')”。切換到數據環(huán)境設計器界面，將班級、姓名、性別、身份證號等字段名拖入到細節合適位置。接著(zhù)，再利用“標簽”控件在細節合適位置輸入“核對簽字”，并利用“線(xiàn)條”控件劃出簽字位置。
小提示：
為了節省打印紙張，可把不帶方框的字段標簽刪除掉，利用對齊工具將相應標簽對齊（圖4）。
3. 成果取得——報表打印輸出
上述設置完成后，要實(shí)現按班打印，還得在報表窗口右擊選擇“數據分組”菜單，在彈出窗口的“數據分組”標簽上單擊“添加”按鈕，在表達式窗口輸入“班級”并確定。在“組開(kāi)始于”處選擇“新頁(yè)”（圖5）。
這些工作設置完成后，馬上就是見(jiàn)證奇跡的時(shí)候了。點(diǎn)擊“報表→打印預覽”，看看是不是就可以按班打印出學(xué)生的信息核對表了（圖6）？
聯(lián)系客服
