巧用Excel連續打印功能 打印畢業(yè)證書(shū)不再愁
2010-5-23 8:38:42 來(lái)源：網(wǎng)絡(luò )收集 瀏覽：23次
每年六月份是學(xué)校教務(wù)處最忙的時(shí)候，其中如何能按時(shí)把畢業(yè)證書(shū)發(fā)到學(xué)生手中，是一項重要的工作。依照省教育主管部門(mén)的要求，畢業(yè)證書(shū)的紙張是統一印制的?，F在學(xué)校大都用計算機打印來(lái)代替手工書(shū)寫(xiě)，圖1是一張制作好了的畢業(yè)證書(shū)，虛線(xiàn)左邊是學(xué)校的存根，虛線(xiàn)右邊是發(fā)給學(xué)生的畢業(yè)證，打圈的表示不同學(xué)生有不同的值，打方框的是不變的值。
學(xué)生的基本信息都已存在，教務(wù)處一般都用Excel來(lái)處理。但要在Excel中打印畢業(yè)證書(shū)卻有些困難，因為一般證書(shū)都是用Word設計，然后從Excel原始表中“復制”學(xué)生的信息“粘貼”到Word中，制作一張打印一個(gè)，工作量可想而知，決不會(huì )比手工書(shū)寫(xiě)快，只是打印出來(lái)美觀(guān)罷了。
要能連續自動(dòng)打印，而無(wú)需人工操作該多好。筆者帶著(zhù)問(wèn)題，經(jīng)過(guò)反復嘗試和實(shí)踐找到了一種既不用編程，且簡(jiǎn)捷、易用的方法。
1. 首先要把Excel中的數據轉化為VFP6.0中的數據，插入一行VFP6.0字段名(如圖2)，選擇“文件”下的“另存為”命令，在對話(huà)框中的“保存類(lèi)型”中選擇“DBF4(dBASE Ⅳ)(.dbf)”，轉換成功后的文件擴展名為DBF。
圖1
注意：Excel表的第一行內容需要先輸好(如圖2)，否則轉換時(shí)可能會(huì )出現VFP6.0不能識別的字段名，從而導致轉換不成功的現象。其中xm表示姓名、xb表示性別、xjh表示學(xué)籍號、csny表示出生年月、jgs表示籍貫的省份、jgs1表示籍貫的縣、byzh表示畢業(yè)證號。
圖2
2. 用VFP6.0的報表設計器設計界面
(1)選擇VFP6.0菜單的“文件/新建”命令，選擇“文件類(lèi)型”中的“報表”，單擊“新建文件”，輸入文件名，便創(chuàng )建了一報表文件，如“打初中畢業(yè)證書(shū)”。打開(kāi)“顯示/工具欄”菜單命令，選擇“報表設計器”。如圖3，按下“報表設計器中”的“報表控件”。在整個(gè)設計中我們只用了〔選取對象〕按鈕、〔標簽〕按鈕和 〔域控件〕按鈕。
圖3
(2)圖4是筆者設計好的初中畢業(yè)證書(shū)打印報表，下面對此做一說(shuō)明：常量部分用〔標簽〕按鈕，在其中直接輸入，文字的字體、字號等可用“格式/字體”來(lái)設定。變量部分用〔域控件〕按鈕，在彈出的“報表表達式”中輸入對應的字段名，如xm(表示姓名)、xb(表示性別)、xjh(表示學(xué)籍號)、jgs(表示籍貫的省份)、jgs1(表示籍貫的縣)、byzh(表示畢業(yè)證號)。下面對出生年月作特殊說(shuō)明：在年、月、日的“報表表達式”中分別輸入“substrc(csny,1,4)”、“substrc(csny,6,2)”、“substrc(csny,9,2)”，因為從Excel轉換時(shí)用的是字符型，如“1988.01.07”，所以用了取字符的函數“substrc”；若從Excel轉換時(shí)用的是日期型，則對應年、月、日“報表表達式”要用“year(csny)"、month(csny)、day(csny)，與庫中的字段名一一對應。
圖4
(3)完成好界面后要花一定的時(shí)間來(lái)調試，微調時(shí)可用左、右、上、下光標鍵。若發(fā)現打印“域控件”的表達式的內容只顯示了其中的一部分，問(wèn)題可能是方框太小，選取拖動(dòng)控點(diǎn)來(lái)放大方框即可。報表保存后生成兩個(gè)文件，擴展名分別為FRT和FRX。
報表設計完成后，按〔打印〕按鈕，選擇從Excel轉換來(lái)的畢業(yè)學(xué)生的DBF文件，就可以坐享其成了。
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