編者按：本文來(lái)自一站式辦公文檔管理平臺 WPS+（公眾號：WPS+）。作為一款旨在提高大家辦公效率的工具，WPS+專(zhuān)門(mén)分享了一個(gè)能讓你每周節省10小時(shí)的秘訣，希望這個(gè)秘訣能幫助大家提高時(shí)間利用效率，將更多時(shí)間留給真正重要的工作。
2013年1月，有幾家新聞媒體報道了鮑勃的驚人故事：鮑勃的編程速度和質(zhì)量都很高，因此他所在的公司給他起了個(gè)外號，叫“這棟大樓里最會(huì )編程的人”，并且給予他很高的評價(jià)。鮑勃是公司的模范員工，45歲左右，每天9點(diǎn)來(lái)上班，5點(diǎn)下班前會(huì )交給老板一份當天的工作總結。
但是如果我們有機會(huì )悄悄地觀(guān)察鮑勃的一天是怎么度過(guò)的，我們會(huì )發(fā)現一些奇怪的事情。鮑勃正常上班的一天里，9:00到11:30他會(huì )瀏覽Reddit，看YouTube上面的視頻，之后會(huì )出門(mén)花90分鐘吃午餐。下午1點(diǎn)回來(lái)，他會(huì )把接下來(lái)的三個(gè)半小時(shí)花在eBay、Facebook、LinkedIn及其他社交網(wǎng)站上。下午4點(diǎn)半，給老板發(fā)一份報告，然后回家，一行代碼都不會(huì )寫(xiě)。第二天依舊如此。
這怎么可能呢？“鮑勃”只是在這里混日子，怎么就成了他們公司的明星程序員呢？
事實(shí)上，鮑勃非常聰明。他不會(huì )問(wèn)：“我該怎么做這個(gè)呢？” 他會(huì )問(wèn)：“我該做些什么才能搞定這件事？”
在鮑勃的這個(gè)案例里，答案就是，他把自己的工作都外包給了在中國沈陽(yáng)的一家軟件開(kāi)發(fā)公司。鮑勃所在的公司每年給他的薪水是200000美元，然后他把其中的50000美元給了中國的一位程序員，幫他工作。
研究表明，積極把工作分派下去的人工作效率和幸福指數會(huì )更高，也更有激情，他們很少會(huì )感覺(jué)到“工作過(guò)度，不堪重負”。
在很長(cháng)一段時(shí)間里，鮑勃所在的公司對他的工作效率和工作質(zhì)量大為贊嘆，但是他其實(shí)一天八小時(shí)都在上網(wǎng)干別的。
最終，這家公司注意到了來(lái)自中國的異常服務(wù)器訪(fǎng)問(wèn)，以為自己的網(wǎng)站被黑客攻擊了。于是，公司無(wú)意中發(fā)現了鮑勃的“完美計劃”，老板非常生氣，解雇了鮑勃。
黃金小建議：從更高的角度來(lái)看你一天的安排……不要用時(shí)間來(lái)?yè)Q金錢(qián)，要用好自己的專(zhuān)業(yè)技能，把其他的安排出去。
如果當時(shí)我是公司首席執行官，我會(huì )把鮑勃的薪水翻倍，并讓他擔任首席技術(shù)官。這樣他就可以把所有的軟件開(kāi)發(fā)工作都外包出去，給公司省下幾百萬(wàn)美元。盡管鮑勃最終還是因為違反公司規定被解雇了，但是我們仍然可以從他完成工作的方式中學(xué)到很多。
2013年9月，朱利安·伯金肖教授和喬丹·科恩教授在《哈佛商業(yè)評論》上公布了他們對工作效率試驗的結果：他們發(fā)現，知識工作者41%的時(shí)間都花在了自己并不想做的隨機活動(dòng)上，這些事情本可以安排給別人來(lái)做。
那為什么人們還一直做這些事呢？研究人員發(fā)現，當我們感到忙碌時(shí)，會(huì )覺(jué)得自己很重要；當我們在工作上取得進(jìn)展時(shí)會(huì )感到自信和滿(mǎn)足；盡管會(huì )議都很枯燥無(wú)聊，但是也給人們提供了離開(kāi)辦公桌，參加社交活動(dòng)的機會(huì )。
人們一旦參加了伯金肖和科恩的培訓，慢下來(lái)，以一種新的方式來(lái)考慮他們的工作，就會(huì )贏(yíng)得很多時(shí)間。事實(shí)上，平均來(lái)說(shuō)，接受過(guò)培訓的人，每周在工作上可以省出六個(gè)小時(shí)，在會(huì )議上可以省出兩個(gè)小時(shí)。省出這么多時(shí)間的秘訣又是什么呢？
研究人員對每個(gè)人都進(jìn)行訓練，讓他們分析自己的任務(wù)，看自己是否可以：
放棄：我可以放下什么工作？什么事情我可以完全不做？
分派：哪些工作我可以分派給下屬？哪些工作可以外包出去？
重新設計：哪些工作需要我換種節省時(shí)間的方式繼續做？
要學(xué)以致用，首先把上一周的工作任務(wù)和參加的會(huì )議列出一個(gè)表，然后按照下面幾個(gè)步驟進(jìn)行：
1．問(wèn)自己：“這個(gè)任務(wù)對我或對公司來(lái)說(shuō)有多重要？如果我完全不做會(huì )怎樣？”
2．問(wèn)自己：“我是做這項工作的唯一人選嗎？公司內外哪些人可以完成這項工作？”
3．問(wèn)自己：“這個(gè)結果怎樣才能更快實(shí)現？如果我只有一半時(shí)間，這項工作怎么完成呢？”
這三個(gè)問(wèn)題可以幫助你判斷哪些工作價(jià)值低，是應該放棄、分派、重新設計的。
黃金小建議：利用你的每一分錢(qián)把工作外包，購買(mǎi)別人的時(shí)間。這是關(guān)鍵。安排好你的168小時(shí)，購買(mǎi)別人的時(shí)間，讓自己的時(shí)間增值。
我仍然記得25歲時(shí)，八月的一個(gè)星期六，天氣炎熱，我在家修剪草坪。我那時(shí)是創(chuàng )業(yè)公司CEO，每周要工作80多個(gè)小時(shí)，幾乎不睡覺(jué)，沒(méi)有時(shí)間鍛煉身體，也沒(méi)有社交生活，但是我卻花了幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間修剪整理草坪。太陽(yáng)炙烤，汗流浹背，奮力爬上山丘，在厚重的土壤和草籽之間推動(dòng)割草機。這段時(shí)間我一直在想周一之前需要做好的幻燈片，幾百封需要回復的郵件，更不用說(shuō)還有粉刷臥室，洗衣服，去雜貨店買(mǎi)東西了。
我為什么不直接雇個(gè)孩子來(lái)修剪草坪？因為我沒(méi)錢(qián)。我應該說(shuō)，我以為我沒(méi)錢(qián)。
我最近看了對托尼·羅賓斯的一次采訪(fǎng)。他講述了創(chuàng )業(yè)時(shí)期一個(gè)相似的故事，那時(shí)他只有十幾歲，他意識到盡管自己也很窮，但還是要雇個(gè)人來(lái)幫他，最開(kāi)始只要一天雇人工作兩個(gè)小時(shí)。他說(shuō)道：在我看來(lái)，最開(kāi)始比較困難的事情是，你以為自己一個(gè)人可以處理好，但是時(shí)間只有這么多，你還要照顧到孩子、家人和朋友，我應該怎么做呢？
答案就是，雇用別人。你可以和別人做交易，只是兩個(gè)小時(shí)。一開(kāi)始我就是這樣做的。因為我對此銘記于心，永遠難忘。那時(shí)在事業(yè)上我還非常青澀，尤其是在創(chuàng )業(yè)初期。我飛奔去干洗店取我那僅有的兩套西裝，如果我拿不到，干洗店關(guān)了門(mén)，我就上不了飛機了。
我瘋了一般跑到機場(chǎng)，我本就是個(gè)愛(ài)出汗的人，汗流浹背。流汗流成這樣，還想沖進(jìn)門(mén)，然后我就意識到，這個(gè)畫(huà)面存在什么問(wèn)題。
這時(shí)候我本可以做一些更有意義的事，在干凈整潔的地方排著(zhù)隊。真是太蠢了。我感到非?！夷菚r(shí)應該是十七八或者十九歲，我也不記得到底多大了，然后我就說(shuō)：“我要雇人?！币惶靸蓚€(gè)小時(shí)，我需要以此開(kāi)始。之后就是一天四個(gè)小時(shí)。
因此，我的觀(guān)點(diǎn)就是：別人比我做得好的事，我是不會(huì )做的；不是對我的時(shí)間充分高效利用的事，我也不會(huì )做。
你是創(chuàng )業(yè)公司的首席執行官嗎？聘請一位出色的行政助理要花多少錢(qián)？如果你自己就知道如何用電腦實(shí)現管理，為什么還要花錢(qián)雇行政人員呢？
第一輪融資之后你需要聘用人員的第一個(gè)職位就是業(yè)務(wù)經(jīng)理/公司助理。為什么這么說(shuō)呢？
在公司剛起步，控制成本時(shí)，你可能會(huì )手忙腳亂，雖然我對此很感興趣，但是我同樣感興趣的是，你獲得了一部分資金之后如何安排。我見(jiàn)過(guò)太多CEO/創(chuàng )始人在細節上遇到問(wèn)題，因為從一開(kāi)始的手忙腳亂階段，這些問(wèn)題就沒(méi)有解決，逐漸累積成大問(wèn)題。
思考一下，在創(chuàng )業(yè)初期，最重要的資產(chǎn)就是你的團隊，大概沒(méi)有比創(chuàng )始團隊更寶貴的了。但是大家卻被報銷(xiāo)費用、預訂酒店、安排會(huì )議、維修漏水馬桶、處理工資單、訂購電腦等瑣事困擾。
如果你沒(méi)有聘用行政管理人員，那你自己就是。
即使所有的行政工作都可以自己做，但是為什么應該是你來(lái)做？你每天跑郵局，核對支票，或者訂機票花的那一個(gè)小時(shí)，還不如去給潛在客戶(hù)打電話(huà)，學(xué)習或者思考一下發(fā)展策略。要運用自己獨特的優(yōu)勢盡量把時(shí)間花在效率最高、最有意義的事情上。跑到商店買(mǎi)打印紙應該不屬于這一類(lèi)。
黃金小建議：專(zhuān)注于你擅長(cháng)的領(lǐng)域，其他的工作雇別人來(lái)做。
那什么事情不應該外包出去呢？
應該注意到，雖然每周有那么幾天早上會(huì )有人來(lái)我家幫忙送孩子，但是我從沒(méi)為我的三個(gè)孩子雇過(guò)專(zhuān)職保姆。我也有一些好朋友家里雇著(zhù)保姆，住在他們家或者白天來(lái)，晚上走，但是我并不喜歡那樣。對我而言，我不想讓非家庭成員住在我們家，而且養育孩子是我的第一要務(wù)，所以我希望自己能盡量親力親為。幸運的是，我有許多安排都是可以靈活調整的，這就讓我能有時(shí)間做這些事。我并不是在對做出不同選擇的人評頭品足，我是有意識地在做這件事，因為我知道這會(huì )影響我的潛在收入和事業(yè)的發(fā)展。
我也會(huì )去雜貨店買(mǎi)東西，幾乎每天一次或隔一天一次。從時(shí)間優(yōu)化的角度來(lái)看，做這些沒(méi)有任何意義，但是我卻很喜歡。我喜歡去買(mǎi)最新鮮的蔬菜水果，可能還會(huì )遇到新鮮魚(yú)類(lèi)。我每天去市場(chǎng)就是快速從商店貨架穿過(guò)。因為我在家工作，這正好成了我出門(mén)呼吸新鮮空氣，享受陽(yáng)光的理由。
億萬(wàn)富翁馬克·庫班在《鯊魚(yú)坦克》中曾經(jīng)爆料，他仍然自己洗衣服。我也是。每周找人過(guò)來(lái)幫我洗衣服或者直接把要洗的衣服放到洗衣店，這些我很容易辦到，對你來(lái)說(shuō)也是如此，你很可能就應該那么做。我只是覺(jué)得洗衣服是一項基本工作。
底線(xiàn)就是你要盡量把所有的事情都外包出去，除非：
你喜歡做，這是你休息、恢復精力的過(guò)程。
繼續完成這件事，是受你的價(jià)值觀(guān)驅使。
外包出去比你自己做這件事所花的時(shí)間更多。
把時(shí)間花在能夠充分利用你的專(zhuān)長(cháng)、充分發(fā)揮熱情的事情上。在接下來(lái)的幾周里，你會(huì )把什么事情外包出去？
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