Microsoft Office Excel全攻略
[ 2008-09-04 18:57:37 ] 作者：佚名 責任編輯：caijunjun
導 讀
如果你單位有得心應手的工資軟件，或者你甘心埋頭苦干不惜汗水，那就省省吧，用不著(zhù)往下看了。
Excel中填充柄的幾種用法
大家知道在使用Excel輸入數據的時(shí)候，經(jīng)常要輸入許多連續或不連續的數據，如學(xué)生的學(xué)號，貨物的批號等等，如果采用手工輸入的方法，將是一件非常麻煩而且容易出錯的事情，如果我們使用 Excel中“填充柄”的方法即可輕松快速輸入許多連續或不連續的數據。
所謂“填充柄”就是在Excel中位于某區域上的一個(gè)小黑塊，如果將鼠標指向它的時(shí)候，鼠標的形狀變?yōu)楹谑?。拖?dòng)“填充柄”可以將內容復制到相鄰單元格中。下面以輸入不連續學(xué)號和連續學(xué)號為例分別介紹使用“填充柄”拖拉填充的幾種方法：
一、創(chuàng )建自定義填充序列后，輸入第一個(gè)學(xué)號，再使用“填充柄”拖動(dòng)（適用于大量、連續或不連續的數據）：如果經(jīng)常輸入大量的且不連續的數字及編號，如多個(gè)學(xué)年編號不同的學(xué)號等等，可以創(chuàng )建自定義序列，具體方法如下：
首先，請選擇“工具/選項”菜單，在彈出的“選項”對話(huà)框中單擊“自定義序列”列表框中的“新序列”選項，然后在“輸入序列”編輯列表框中，從第一個(gè)序列（此處可以輸入98001~98010、99001~99010等學(xué)號）元素開(kāi)始輸入新的序列。在鍵入每個(gè)元素后，按Enter鍵。整個(gè)序列輸入完畢后，請單擊“添加”按鈕。
自定義序列中可以包含文字或帶數字的文字。如果要創(chuàng )建只包含數字的自定義序列，如本文的“學(xué)號”等，則自定義序列后，在輸入“學(xué)號”前還需要先選定足夠的空單元格（一般選定某列即可），然后在“格式”菜單上，單擊“單元格”命令，再單擊“數字”選項卡，對選定的空單元格應用文本格式，最后在設置了格式的單元格中輸入序列項。本例須在A(yíng)2單元格中輸入98001后，將鼠標移動(dòng)到A2單元格的右下角（填充柄位置），可以看到光標變?yōu)橐粋€(gè)黑色的十字，這時(shí)可按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)到指定位置松開(kāi)即可。
使用該方法需注意的是：①必須首先自定義序列號；②必須將該列格式設置為文本格式（如序號中包含文字則不行，因為當輸入含有文字的數據時(shí)Excel自動(dòng)默認為文本格式）。
小技巧：先輸入西文單引號“'”再輸入學(xué)號：98001（適合于輸入超過(guò)15位的數字，如輸入新版本身份證號碼等“數字”不參與計算的場(chǎng)合），這樣輸入的數字格式自動(dòng)變?yōu)槲谋靖袷?，可以直接使?#8220;填充柄”拖動(dòng)，這是一個(gè)非常簡(jiǎn)便的方法。
二、手工輸入第一、第二兩個(gè)相鄰的“學(xué)號”再使用“填充柄”拖動(dòng)（適用于連續數字）：如：首先在A(yíng)2單元格中輸入98001，在A(yíng)3單元格中輸入98002，然后用鼠標選中A1、A2后直接將鼠標移動(dòng)到A3單元格的右下角（填充柄位置），當鼠標也變?yōu)橐粋€(gè)黑十字，即可按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)到指定位置松開(kāi)即可。
三、手工輸入首位學(xué)號，直接使用“Ctrl+填充柄”組合拖動(dòng)（適用于連續數字，推薦用此方法）：首先在A(yíng)2輸入首位學(xué)號98001，將鼠標移動(dòng)到A2單元格的右下角（填充柄位置），當鼠標變?yōu)橐粋€(gè)黑色的十字時(shí)，這時(shí)在按住Ctrl鍵（可以看到黑色的十字光標右上角還有一個(gè)小的黑色十字，再按住鼠標左鍵向下拖動(dòng)到指定位置松開(kāi)即可。
Excel中用自動(dòng)運行宏提高工作效率
在日常工作中，我們經(jīng)常需要在每次打開(kāi)同一個(gè)Excel文件時(shí)都進(jìn)行一些例行的操作，如改變表格的格式、更新報表日期、打印文件、對工作表進(jìn)行保護或取消保護等等。Excel的自動(dòng)運行宏“Auto_Open”可在文件打開(kāi)后立即完成這些例行的操作任務(wù)，既快速又準確。
假設我們在Excel文件的工作表Sheet1中有一個(gè)《銷(xiāo)售日報表》
下面我們在這個(gè)文件中建立一個(gè)Auto_Open宏，讓它在文件打開(kāi)后自動(dòng)完成下面任務(wù)：
1. 取消工作表保護；
2. 把“當日銷(xiāo)售”列里的數據值復制到“上日銷(xiāo)售”一列；
3. 將日期增加一天；
4. 恢復工作表保護。
具體做法如下：
1：在“工具”菜單上選擇“宏”子菜單，打開(kāi)“宏”對話(huà)框，在“宏名”一欄里鍵入“Auto_Open”，再點(diǎn)擊下面的“新建”鈕，進(jìn)入宏編輯狀態(tài)。注意不要把宏名字輸錯了，否則宏不會(huì )自動(dòng)執行。
2：在宏編輯狀態(tài)下，把下面VBA （Visual Basic for Application） 語(yǔ)句輸入到Auto_Open下面：
Sub Auto_Open（）
Sheets（“Sheet1”）。Activate
'取消工作表保護
ActiveSheet.Unprotect
'將當日銷(xiāo)售值拷貝到上日銷(xiāo)售一欄
x = MsgBox（“把當日銷(xiāo)售值拷貝到上日銷(xiāo)售欄嗎？”， vbYesNo）
If x = vbYes Then
Range（“B5:B8”）。Copy
Range（“C5”）。Select
Selection.PasteSpecial Paste:=xlvalues
Application.CutCopyMode = False
End If
'將日期增加一天
x = MsgBox（“把日期增加一天嗎？”，vbYesNo）
If x = vbYes Then
Range（“C2”）= Range（“C2”）+ 1
End If
'重新保護工作表
ActiveSheet.Protect
End Sub
將文件保存并關(guān)閉。重新打開(kāi)此文件，體驗一下Auto_Open宏是如何為你工作的吧。
如果你想用Auto_Open完成其它的操作而又不知道如何用VBA語(yǔ)句直接建立宏，Excel的錄制宏的功能可以幫助你，但是別忘了把所錄制的宏取名為Auto_Open。關(guān)于錄制宏的方法請參閱一般的Excel功能手冊。
