相信各位在接觸 Things、OmniFocus 這樣的軟件之前，是不是也曾去了解過(guò)其核心價(jià)值 GTD 的概念？可能在這之后，不少人會(huì )覺(jué)得 GTD 是個(gè)深不可測的話(huà)題，亦或覺(jué)得「大眾群體」沒(méi)有了解它的必要，繼而會(huì )因為「看不懂」或「不想看懂」導致了一個(gè)不可觀(guān)的結果：回避。
不得不說(shuō)，這個(gè)話(huà)題確實(shí)很「不膚淺」，但也還沒(méi)到「可望而不可及」的地步。所以無(wú)論你看懂了，還是沒(méi)看懂，請各位讀者再一次保持耐心，看看筆者是如何理解 GTD 這個(gè)概念的。
扼要地說(shuō)，這就是個(gè)「先把事兒做成，再把事兒做好」（Getting Things Done, GTD）的思維，你也可以把這視作「達成目的所必須經(jīng)歷的過(guò)程」。并且其邏輯也很簡(jiǎn)單，即「記錄 > 整理 > 分類(lèi) > 完成 > 反思」這個(gè)循環(huán)套路。（嚴謹地說(shuō)，這其中的任何環(huán)節都不能被忽略，因為每個(gè)步驟都是決定最終結果的關(guān)鍵因素，稍有遺漏可能就會(huì )產(chǎn)生「化學(xué)反應」，然后 Duang～ 的一下，功虧一簣）
這個(gè)邏輯可能是目前最復雜、完整的一種，所以它主要面對的是「小眾效率群體」而非相對「大眾主流」的處事習慣和需求。從最簡(jiǎn)單的需求出發(fā)，可能大部分人只會(huì )想到「記錄 > 完成」僅兩個(gè)環(huán)節，這本身并不是錯誤的，而如果它能大大提高效率，并達到你的最終目的，這反倒是最適合你的方案。
比如 GTD 并不適合那些會(huì )把家務(wù)、個(gè)人衛生，甚至連準點(diǎn)吃飯都要放入「待辦事項」的用戶(hù)，因為這些事情必然發(fā)生，而且（大部分人）不會(huì )忘記去做這些事兒，所以根本就沒(méi)有「記錄」的必要。而如果是加班導致的晚點(diǎn)（推遲）、節假日導致的臨時(shí)調換（提前或推遲）、客人突然造訪(fǎng)（取消）等預先安排被打亂的情況，就需要我們進(jìn)行妥善的調整和處理，這時(shí)候 GTD 便會(huì )發(fā)揮它的功效。所以，我寫(xiě)這篇文章的出發(fā)點(diǎn)是：讓那些「事務(wù)繁多、冗雜」的用戶(hù)，去了解可能他們還沒(méi)想到（或者還沒(méi)發(fā)現）的方式，即 GTD。
為了全面介紹 GTD 的作用及概念，這篇文章依然會(huì )以「記錄 > 整理 > 分類(lèi) > 完成 > 反思」循環(huán)為目標，幫助那些目前僅遵照「記錄 > 完成」循環(huán)執行的用戶(hù)去學(xué)習、了解更完整、規范的 GTD 邏輯。
如今「Reminders 備忘錄」已經(jīng)成為任何操作系統都必備的功能之一。它的目的特別簡(jiǎn)單，就像上文說(shuō)到的那樣，用戶(hù)只需「先記錄，后完成」就結束了。
舉個(gè)生活中的例子吧。當我突然想到一周后就要期末考試了，那么這時(shí)我可能會(huì )打開(kāi)「備忘錄」，記錄下「期末考試」這個(gè)事件，然后安排在「提前 5 天」這個(gè)時(shí)間節點(diǎn)通知自己，以避免錯過(guò)或遺忘「復習功課」這個(gè)任務(wù)。
這是個(gè)不錯的習慣，畢竟打小老師就教育我們「好記性不如爛筆頭」這個(gè)道理。再次回顧這個(gè)例子，其中的邏輯不就是「記錄 > 完成」那么簡(jiǎn)單嘛，但仔細想想，這是不是也有些不足？比如「期末考試」這個(gè)事件是不是可以在發(fā)生的前 5 天里，每天都進(jìn)行通知？我是不是可能會(huì )提前（或推遲）幾天再復習功課？具體的復習內容有哪些？我應該在什么地方、什么時(shí)間段進(jìn)行復習？等等。這些問(wèn)題就涉及到「用戶(hù)需求」了。
論「好記性不如爛筆頭」，這是個(gè)簡(jiǎn)單的「記錄」過(guò)程，放到 GTD 中，這就是個(gè) Stuff（事件）的概念。所謂 Stuff，就是那些你想到的，繼而打算記錄下來(lái)并最終需要被完成的項目。那 Stuff 的去向是何處？在眾多以 GTD 為核心的軟件中，它們都會(huì )有 Inbox（收件箱），這就是 Stuff 最初要達到的地方。
如何理解 Inbox 被翻譯為「收件箱」？這就好比日常生活中，每個(gè)家庭都會(huì )用到的「儲物箱」或「儲物柜」，它們扮演了 Collect（收納） 的角色。套用到 GTD 上可以理解為：任何你想到的 Stuff，無(wú)論它多么簡(jiǎn)單或多么復雜，先把它們 Collect 起來(lái)再說(shuō)。所以 Inbox 就是 GTD 邏輯中最初的一個(gè)環(huán)節：記錄，同時(shí)也是大部分 Reminders 類(lèi)工具的主要作用。
很多輕量級 Reminders 軟件（例如 Realmac 開(kāi)發(fā)的 Clear 應用）在加入了 Inbox 后，就幾乎沒(méi)別的功能可用，所以它們是最簡(jiǎn)單的 GTD 工具（其中的 Stuff 則被另一個(gè)名詞代替，叫 To-do），這樣的軟件被統稱(chēng)為 Reminders。而真正意義上的 GTD 工具還會(huì )考慮到方方面面，其中就包括事例中提到的「用戶(hù)需求」。
那些在 Inbox 中的項目只是純粹的 Stuff（它們之中既包含了「一件衣服」這樣的東西，也包含了「寫(xiě)一篇日記」這樣的事情。說(shuō)到底，這些元素甚至無(wú)法組成一個(gè)標準的 Reminders 工具），它們與剛才提到的 To-do 最大區別在于，Stuff 只是些「零件」罷了，而由 To-do 組成的 Reminders 雖然只是「小機器」，但至少它是可以獨立運作的。所以，要想理清楚 Stuff 之間的關(guān)系，并進(jìn)一步將它們發(fā)展成合理且有邏輯的 To-do，就得經(jīng)歷 Organize（整理） 的過(guò)程。
在「整理」之前，每位用戶(hù)都有必要梳理一遍 Stuff 的類(lèi)型。例如「出門(mén)買(mǎi)一杯咖啡」算作「Do 立刻完成」類(lèi) To-do 項；「和 John 一起制作機器人模型」、「等畢業(yè)證書(shū)拿到后，再找工作」這些算作 Delegate（委托）類(lèi) To-do 項；「明天去打一場(chǎng)籃球」則被算作 Defer（推遲） 類(lèi) To-do 項。
它們的確有不同，但如何形容這些不同之處呢？我認為最合適的單詞莫過(guò)于「優(yōu)先級」。回顧這三個(gè)例子，得到的綜合性結論是：Do 是指當下就要完成的任務(wù)，所以其優(yōu)先級別最高；Delegate 是指會(huì )有第二人（或更多人）參與的集體任務(wù)，其優(yōu)先級別稍低；Defer 是指那些（相對）不那么著(zhù)急需要完成的任務(wù)，因此其優(yōu)先級別最低。
在 GTD 工具 Things 中，優(yōu)先級最高的 Do 被稱(chēng)作 Today，優(yōu)先級稍低的 Delegate 被稱(chēng)作Next，優(yōu)先級別最低的 Defer 被稱(chēng)為 Scheduled?？瓷先ニ坪鹾蜕衔奶岬降?To-do 項有些不同？沒(méi)錯，是單位問(wèn)題，因為在 Things 中，最精確的單位只有「天」，而非「小時(shí)」，更不可能是「分鐘」。
在另一款 GTD 代表性工具 OmniFocus 中，「優(yōu)先級別」這個(gè)概念在創(chuàng )建 To-do 項的時(shí)候幾乎感受不到，因為它并不以此作為「類(lèi)別」進(jìn)行排列。但是，OmniFocus 卻以一種相對「圖形化」的顯示效果（在已經(jīng)建立好 To-do 列表的情況下）告知用戶(hù)。整理下來(lái)，具體分為以下七種方式。
其中的「標記項已過(guò)期」和「標記項接近截止時(shí)間」兩項，引出了另一個(gè)概念——Flagged （旗標）。
Flagged 本身并不受「優(yōu)先級別」影響，因為后者是以「時(shí)間」為基礎，以「完成」為目的的排列方式，而 Flagged 則（僅僅）起到了「強調突出」的作用，告知用戶(hù)該 To-do 項尤其需要引起注意。當然，有的 OmniFocus 用戶(hù)把它當作「不允許調整」的標記，也是可行的。
回到主題。在進(jìn)行「整理」的時(shí)候，我們要先考慮到「優(yōu)先級別」的因素，然后再按此進(jìn)行排列，最終得到一份經(jīng)過(guò)初步完善的 Stuff 項目列表。而這些 Stuff 此時(shí)已提升至 To-do 類(lèi)，可以單獨工作，只不過(guò)它與更加豐富且完整的 GTD 邏輯相比，還差了那么一些環(huán)節。什么環(huán)節呢？分類(lèi)。
在介紹「分類(lèi)」之前，我還想解釋一下何為「時(shí)間管理」。
還記得之前那個(gè)「期末考試」的例子嗎？在之后對該示例的分析中，我還提出了「這個(gè)事件是不是可以在發(fā)生的前 5 天里，每天都進(jìn)行通知？」以及「我是不是可能會(huì )提前（或推遲）幾天再復習功課？」這兩個(gè)問(wèn)題。其中談及的每個(gè)節點(diǎn)都統稱(chēng)為一個(gè)概念：「時(shí)間管理」。
在建立 To-do 列表的初期，我們可以填入理想的「提醒日期」，以備屆時(shí)顯示通知告訴用戶(hù)自己，但有時(shí)不免會(huì )遇到「推遲」或「提前」這樣的特殊情況。如果真的發(fā)生了，勢必會(huì )影響到當前 To-do 的狀態(tài)，所以該如何靈活地進(jìn)行調整呢？這里要提到 Due（到期）一詞。
一般情況下，如果 due 的日期為 Tomorrow，那它只會(huì )在 Tomorrow 的 To-do 列表中顯示，而不會(huì )顯示在 Today 中（除非你有進(jìn)行過(guò) Repeating 設置）。根據假象的情況，萬(wàn)一需要將它「提前」（或「推遲」），Things & OmniFocus 這兩款軟件又有著(zhù)哪些不同的解決方式呢？
在 Things 中，你可以設置 Show in (xx) days before 直接增加 To-do 的提前量，達到「提前」的目的。并通過(guò) Daily Review 達到「推遲」的目的。
在 OmniFocus 中，這些功能的對應選項為 Due 和 Defer Until 。但它還擁有兩個(gè) Things 沒(méi)有的特性：Estimated Time 和 Completed 。前者指代「預計花費的時(shí)間」，后者指代「完成任務(wù)的確切時(shí)間」。同時(shí)由于 OmniFocus 的最小時(shí)間單位是「分鐘」，因此對于短期任務(wù)，這種設置能進(jìn)一步量化你的時(shí)間安排。
僅從「時(shí)間管理」這方面來(lái)看，Things 的優(yōu)勢在于它對操作的要求更低，便于用戶(hù)只需點(diǎn)擊較少的選項就能達到目的，功能較少，適合「輕度 GTD 用戶(hù)」。而 OmniFocus 的優(yōu)勢在于它的功能更加「厚重」（就好比汽車(chē)操作面板和飛機操作面板的對比），功能較多，但也更加復雜，適合「重度 GTD 用戶(hù)」。
此外，Reminders 工具中不存在 due 概念，是因為它們也不包含「到期」「過(guò)期」「提前」「推遲」「預計花費時(shí)間」這些細致的功能要領(lǐng)（甚至它們的 UI 用戶(hù)界面也沒(méi)有「操作面板」這一說(shuō)）。所以 due 是區別 Reminders 與 GTD 工具的途徑之一，這也明確了兩者之間的差距。
當你的 To-do 列表被越來(lái)越多的內容填充，同時(shí)還得受到不斷變化的「特殊情況」影響，原本簡(jiǎn)潔的界面一瞬間就可能變得「低效且繁亂」。在面臨這樣的現象時(shí)，GUI 圖形用戶(hù)界面就會(huì )起到「逆轉」的作用，讓事情回到「高效且清晰」的 GTD 模式。好在 OmniFocus 中就有這樣一個(gè)出色的 GUI，它叫 Forecast（預測）。
打開(kāi) Forecast 界面，你可以找到任何日期對應的 To-do 項。與此同時(shí)，它還允許用戶(hù)進(jìn)行「快速整理」，便于你直接創(chuàng )建、管理 & 調整不同日期中的 To-do 列表，在提高操作效率的同時(shí)，進(jìn)一步達到 GTD 的目的。
「分類(lèi)」是 GTD 中另一個(gè)不可或缺的環(huán)節，但不同 GTD 工具對它的概念定義是非?！覆怀审w統」的。
在 Things 中，「分類(lèi)」亦可被理解為「篩選」，用戶(hù)只需給不同「場(chǎng)景」下的 To-do 項打上統一的 Tag（標簽），就可以在后續步驟中通過(guò)它進(jìn)行「篩選」；而在 OmniFocus 中，「分類(lèi)」則被叫作 Contexts（環(huán)境），用戶(hù)可以任何名詞作為「分類(lèi)」的標準，創(chuàng )建「永久性」固定項目，而非 Things 中的「臨時(shí)」標簽。以上是兩者最大的區別，也驗證了本節開(kāi)頭的觀(guān)點(diǎn)。
即便如此，「分類(lèi)」至少也能幫助用戶(hù)快速梳理項目大塊，并且任何 To-do 項都是可以在不同「場(chǎng)景（環(huán)境）」下流通的，也就是說(shuō)，它們是可以在「篩選」條件下反復出現的，而不會(huì )被「類(lèi)別」這一界限框死。所以我個(gè)人還認為：或許你的 To-do 項無(wú)需經(jīng)過(guò)「分類(lèi)」步驟即可「被完成」，但多此一步也非毫無(wú)意義，因為它至少可以為將來(lái)會(huì )需要用到的時(shí)候，留下一個(gè)「永久性」框架。
按照 GTD 原理，只要能達到目的，「分類(lèi)」其實(shí)完全可以隨心所欲進(jìn)行（GTD 工具 Things 就特別適合這部分用戶(hù)群體），在 OmniFocus 中雖然用戶(hù)也可以自由設置分類(lèi)，但它也有部分相對「體統」的要求，遵循了一個(gè)邏輯，即分類(lèi)項目的「父級標題」皆為名詞，其「子項目」皆為動(dòng)詞。
例如，我可以創(chuàng )建「女兒」為「分類(lèi)」標題（意味著(zhù)以此展開(kāi)的所有 To-do 項都圍繞著(zhù)「她」展開(kāi)），接著(zhù)再創(chuàng )建「陪她猜謎語(yǔ)」「唱一首兒歌」「帶她去游樂(lè )場(chǎng)玩」等內容為「子項目」。到這里，一個(gè)標準的「分類(lèi)」就完成了。很簡(jiǎn)單，不是嗎？
上例是按照「名詞為父，動(dòng)詞為子」的要求創(chuàng )建「分類(lèi)」項目的，但無(wú)法避免的是，還有很多場(chǎng)景并不以此為標準，比如「動(dòng)詞為父，動(dòng)詞為子」。
舉個(gè)例子。我可以創(chuàng )建「搭一艘小帆船」為「分類(lèi)」標題（這是個(gè)動(dòng)詞），再添加「選擇合適的木板」「閱讀說(shuō)明書(shū)」「找好朋友 John 一起來(lái)幫忙」這些為「子項目」（這些也是動(dòng)詞）。驗證了「動(dòng)詞為父，動(dòng)詞為子」的分類(lèi)方法。
所以「分類(lèi)」并沒(méi)有特別嚴格的內容限制，但它至少有像樣的「模板」劃分，幫助用戶(hù)更合理地整理條目，更清晰地進(jìn)行審視。若沒(méi)有這些「模板」，可能就會(huì )產(chǎn)生混亂，以致于迷惑自己，并最終使 GTD 的目的失效，得不償失。
回顧剛才的知識點(diǎn)，其中可以篩選出「To-do 項是可以流通的」，以及「動(dòng)詞為子」的分類(lèi)方法，在將它們組合后，又可以得出一個(gè)新的知識點(diǎn) Projects 項目。
如果說(shuō) OmniFocus 中的 Contexts 是用于整理「場(chǎng)景」環(huán)境下的 To-do 項，那么本節要介紹的 Projects 指代的對象則是「事情」。好，那么要完成一件事情，你首先會(huì )想到是什么？沒(méi)錯，是 Step（步驟）。它屬于 Projects 中的一種，其屬性被定義為「Sequential Project 按順序執行的項目」（比如上節中提到的「搭一艘小帆船」的例子）。
此外，Projects 還可以分為 Parallel Project（平行項目）和 Single Action List（獨立的項目）。
「Parallel Project 平行項目」是指「有聯(lián)系，但是沒(méi)有必然的先后順序」的項目，例如「去超市買(mǎi)蘿卜」和「去超市買(mǎi)飲料」?！窼ingle Action List 獨立的項目」是指「沒(méi)有聯(lián)系，更沒(méi)有必然的先后順序」的項目，例如「參加老同學(xué)聚會(huì )」和「陪媽媽逛商場(chǎng)」。
當然，「Projects」中也有「優(yōu)先級別」的要求，因為你很難做到所有任務(wù)同步進(jìn)行，或同時(shí)完成。與此同時(shí)，它們也會(huì )遇到特殊情況，以致于你不得不因「推遲」某些項目而去調整原定計劃的「優(yōu)先級別」。如何實(shí)現？在 OmniFocus 中，它的功能名稱(chēng)為 Hold（暫停執行）。
最后還要提醒各位讀者，本節介紹的 Projects 和 Hold 僅針對 OmniFocus 有效，在另一款 GTD 工具 Things 中雖然也有 Projects 一說(shuō)，但并沒(méi)有明確的細分和應用。所以，若要實(shí)現同樣的效果，煩請自行動(dòng)手。
什么是「完成」？很簡(jiǎn)單，就是打勾 ?。個(gè)人主觀(guān)地認為，這或許就是各類(lèi) Reminders 和 GTD 類(lèi)工具以「?」為素材，創(chuàng )作軟件圖標的原因吧。
和所有 Reminders 應用一樣，GTD 工具也會(huì )有「Done 完成」環(huán)節，這就像文章開(kāi)頭說(shuō)的那樣，它意味著(zhù)「先把事兒做成了」，不過(guò)還沒(méi)到「再把事兒做好了」的地步。作為剛接觸 GTD 的新手，很多人會(huì )忽略那關(guān)鍵的最后一步「Review 反思」，所以他們大部分人只滿(mǎn)足于現狀，得不到進(jìn)步，甚至是倒退（用回傳統的紙質(zhì)貼紙標簽，或隨手記）。這也是我不愿意看到的。
客觀(guān)地說(shuō) Review 不一定是必須經(jīng)歷的環(huán)節，因為任何新手對于 GTD 工具會(huì )有一個(gè)「從陌生到熟練」的適應過(guò)程，并在這個(gè)過(guò)程中提升效率，找到自己的需求。那么在這種情況下，你確實(shí)不必再行 Review 了。
反之，如果察覺(jué)到略有疑惑，或對 GTD 的「記錄 > 整理 > 分類(lèi) > 完成 > 反思」運行邏輯并沒(méi)有透徹且清晰的理解，建議你再次閱讀這篇文章，或閱讀由 OmniFocus 開(kāi)發(fā)商 Omnigroup 撰寫(xiě)的《Getting Things Done?》一文（英文，可保存至 Instapaper、Pocket、Evernote 留作稍后閱讀）。
GTD 本身就是一個(gè)比較小眾、復雜的概念，它需要一定的學(xué)習成本和一段時(shí)間的實(shí)際使用，才可能會(huì )對這個(gè)概念有所認識，所以無(wú)論本文是否會(huì )對你有很大幫助，只要你認為自己有對 GTD 的需求，那么就應當試著(zhù)去用 GTD 管理你的時(shí)間，或許你的生活和工作方式會(huì )因此得到巨大改變。
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