国产第一区二区在线视频_ Word2003使用技巧大全

一、文件管理技巧

二、文本編輯技巧

三、圖片和圖形編輯技巧　

四、表格和圖表編輯技巧

五、頁(yè)面排版技巧

六、樣式和模板技巧

七、郵件和網(wǎng)頁(yè)編輯技巧

八、打印技巧

九、設置技巧

十、文檔安全和保護技巧

十一、其它技巧

1.1打開(kāi)WPS文檔

在默認情況下，我們用Word打開(kāi)WPS文檔時(shí)，系統提示打不開(kāi)，這是不是就代表Office不能讀取WPS文件呢？其實(shí)不是，只要你經(jīng)過(guò)一些簡(jiǎn)單的操作，就能達到目的，下面就是具體的方法。

在默認情況下OfficeXP并沒(méi)有安裝轉換器，我們可以在安裝時(shí)安裝WPS文件轉換器，這樣就可以打開(kāi)WPS文件了。在光驅中放入OfficeXP安裝光盤(pán)，運行安裝程序，并選擇“添加或刪除功能-更改已安裝的功能或刪除指定的功能”按鈕，接著(zhù)選擇“Office共享功能→轉換和過(guò)濾器→文本轉換器”中的“中文WPSFORDOS”和“中文WPS97/2000FORWindows”選項即可。這樣再在Word中單擊“文件→打開(kāi)”命令時(shí)，在打開(kāi)對話(huà)框中的“文件類(lèi)型”中就可以看到打開(kāi)“WPSDOS導入”和“WPS文件”兩個(gè)選項，分別對應DOS版的WPS文件和WPS97／WPS2000/WPSOffice文件，選中文件就可以在Word中打開(kāi)。

1.2顯示更多最近使用的文檔列表

Word2002在新建文檔任務(wù)窗格中顯示了你最近打開(kāi)的4個(gè)文檔的列表，用這種方式可以非常輕松地打開(kāi)文檔，不過(guò)你可能常常會(huì )感覺(jué)只顯示最近的4個(gè)文檔有些不夠用，想在該列表中看到第5個(gè)或更多打開(kāi)過(guò)的文檔嗎？方法如下:單擊“工具→選項”命令，打開(kāi)對話(huà)框，然后單擊“常規”選項卡，在“列出最近所用文件”框中指定你想在新建文檔任務(wù)窗格中顯示的最近所用文檔的數量，這個(gè)數字最高可以指定為9，單擊“確定”按鈕即可。

1.3同時(shí)打開(kāi)多個(gè)文檔

方法一:單擊“文件→打開(kāi)”命令下的“打開(kāi)”對話(huà)框，選中要打開(kāi)的多個(gè)文檔，若文檔順序相連，可以選中第一個(gè)文檔后按住Shift鍵，再用鼠標單擊最后一個(gè)文檔，若文檔的順序不相連，可以先按住Ctrl鍵，再用鼠標依次選定文檔;單擊“打開(kāi)”按鈕即可。

方法二:在“資源管理器”中，選中要打開(kāi)的多個(gè)Word文檔，按下回車(chē)鍵，系統會(huì )自動(dòng)啟動(dòng)Word2002，并將所選文檔全部打開(kāi)。在選擇文檔時(shí)，如果是要選中多個(gè)連續文檔，可以按下Shift鍵再用鼠標單擊相應的文件名;如果要選中多個(gè)不連續文檔，就按下Ctrl鍵再用鼠標單擊相應的文件名。

方法三:如果文件在不同的目錄中，可以在“資源管理器”的相應目錄中，選中要打開(kāi)的文檔，按下鼠標左鍵，將文檔拖到任務(wù)欄中的Word圖標上（注意:此時(shí)的Word中沒(méi)有打開(kāi)的文檔），所選文檔就被打開(kāi)了;再找到其它目錄，用同樣方法將所選文檔拖到Word圖標上。

1.4快速打開(kāi)以前的文檔

選擇“文件”菜單，在菜單最下方會(huì )出現最近編輯過(guò)的4個(gè)文件名，單擊其中一項，便可快速打開(kāi)相應文檔。

1.5自動(dòng)打開(kāi)指定的文檔

如果希望Word每次啟動(dòng)時(shí)都能自動(dòng)打開(kāi)某個(gè)文檔，可以通過(guò)簡(jiǎn)單的宏命令來(lái)實(shí)現這個(gè)功能，方法是:

1.選擇“工具→宏→錄制新宏”命令，打開(kāi)“錄制宏”對話(huà)框;

2.在“錄制宏”對話(huà)框中，在“宏名”輸入框中輸入要建立的宏的名稱(chēng)，如“auto”，點(diǎn)擊“確定”;

3.從菜單中單擊“文件”，點(diǎn)擊最近打開(kāi)文件列表中顯示的某一個(gè)文件名;

4.選擇“工具”菜單中的“宏”菜單項，單擊“停止錄制”命令;

5.退出Word前保存宏。

這樣當你再次啟動(dòng)Word時(shí)，它會(huì )自動(dòng)加載你所選擇的那個(gè)文檔。

1.6一次保存多個(gè)打開(kāi)的文件

在Word2002中想保存多篇打開(kāi)的文檔，可以先按住Shift鍵，然后單擊“文件”菜單，這時(shí)原來(lái)的“保存”命令就變成了“全部保存”命令，單擊它就可以保存所有打開(kāi)的Word文檔。也可以先按住Shift鍵，然后用鼠標單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時(shí)“保存”按鈕的圖標就變成“全部保存”的圖標，松開(kāi)鼠標，即保存完畢。

1.7快速關(guān)閉多個(gè)打開(kāi)文檔

你可以一次性關(guān)閉所有打開(kāi)的文檔，方法是:按住Shift鍵，單擊“文件”菜單，在“文件”菜單中將出現“全部關(guān)閉”選項，單擊該命令即可一次性關(guān)閉所有打開(kāi)的文檔，且在關(guān)閉文檔前Word將提示你保存所作的改動(dòng)。

1.8快速關(guān)閉指定的多個(gè)文檔

對于打開(kāi)的多個(gè)Word文檔，如果只想關(guān)閉其中的幾個(gè)文檔（不是全部關(guān)閉），可以按下Ctrl鍵再單擊任務(wù)欄上要關(guān)閉的文檔的圖標，圖標都呈凹下?tīng)顟B(tài)，在圖標上單擊鼠標右鍵，選擇“關(guān)閉組”命令，可將所選中的文檔全部關(guān)閉。

用這種方法還可以將所選文檔最小化、還原或最大化。并且此法也適用于其它的0ffice組件，如Excel、PowerPoint、Access等。

1.9快速訪(fǎng)問(wèn)常用的文檔

“工作”菜單是Word中很少有人知道的一個(gè)重要特征，你可以使用“工作”菜單對你常用的Word文檔列表保持輕松訪(fǎng)問(wèn)。在使用前首先要往菜單欄或工具欄上添加“工作”菜單，方法如下:

點(diǎn)擊“工具→自定義”命令，然后點(diǎn)擊“命令”選項卡，在類(lèi)別框中點(diǎn)擊“內置菜單”，在命令框中點(diǎn)擊“工作”，并把它拖到菜單欄或已顯示的工具欄上。

下面就可以使用“工作”菜單把任何打開(kāi)的Word文檔添加到你的列表中，操作方法如下:

◆要想把當前文檔添加到“工作”菜單中，點(diǎn)擊“工作”菜單上的“添加到工作菜單”命令。

◆要想打開(kāi)“工作”菜單上的文檔，在“工作”菜單上點(diǎn)擊你想要打開(kāi)的文檔。

◆要想把一個(gè)文檔從工作菜單中移走:按下“Ctrl+Alt+-（破折號鍵）”，你的鼠標指針看起來(lái)將像一個(gè)大大的粗體底線(xiàn)，在“工作”菜單上點(diǎn)擊你想要移走的文檔。

1.10在屏幕上同時(shí)顯示多個(gè)文檔

單擊“窗口→全部重排”命令，這樣就會(huì )將所有打開(kāi)了的但未被最小化的文檔顯示在屏幕上，每個(gè)文檔存在于一個(gè)小窗口中，而且當前也只有標題欄高亮顯示窗口中的那個(gè)文檔被激活，若需要切換，可在要激活的窗口的任意處單擊一下鼠標即可。你還可以用鼠標按住某窗口的標題欄拖動(dòng)該窗口，也可將鼠標放在窗口邊沿上拖動(dòng)鼠標調整窗口的大小。

1.11更改Word文檔默認的存盤(pán)格式

在默認情況下，Word都將文件存為“Word文檔”格式（DOC格式），但是有時(shí)候我們出于特殊的要求，需要把文檔存為其它格式，如TXT、HTML、RTF等。把Word文檔存為其它格式非常方便，只要單擊“文件另存為”命令，然后在“保存”對話(huà)框中選擇欲保存的類(lèi)型再點(diǎn)擊“保存”按鈕就行了。但每次這樣做未免有些麻煩，其實(shí)，只要我們單擊“工具選項”命令，打開(kāi)設置窗口，點(diǎn)擊“保存”標簽，在“將Word文件保存為”下拉列表框中把默認的“Word文檔（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤(pán)時(shí)，Word就會(huì )自動(dòng)將文件存為你所預先設定的格式了。

1.12快速新建Office文檔

平時(shí)大家總是按部就班地單擊“開(kāi)始→程序→MicrosoftWord”來(lái)啟動(dòng)Word或其它Office組件，然后按下“Ctrl+N”鍵或工具欄上的“新建”按鈕新建文件，這樣顯得有些麻煩。其實(shí)我們完全可以進(jìn)入OfficeXP安裝目錄下的Officel0文件夾，找到OSA．EXE文件，右鍵單擊，選擇“發(fā)送到→桌面快捷方式”命令，在桌面上建立OSA的快捷方式。然后在這個(gè)OSA快捷方式上右鍵單擊，選擇“屬性”命令，并選擇“快捷方式”選項卡，在“目標”命令行的最后增加“-n”參數，然后單擊“確定”即可。以后要新建Office文檔時(shí)，只要雙擊桌面上的OSA快捷方式，就會(huì )彈出“新建Office文檔”窗口，從中選擇自己喜歡的模板文件，單擊“確定”按鈕，就會(huì )以選定模板為原型新建一個(gè)Office文件了。

利用這個(gè)方法來(lái)新建Office文件較在Word2002、Excel2002等程序中新建文件要方便許多，因為有很多模板可供我們速擇。其實(shí)OSA還有一個(gè)參數，是“-f”，它表示“打開(kāi)Office文件”，利用這個(gè)參數就可以快速打開(kāi)Word的“打開(kāi)”對話(huà)框。

1.13快速查找文件

當我們需要查找某文件時(shí)，經(jīng)常只對內容有個(gè)大概的印象，而記不清確切的文件名。這時(shí)可以逐個(gè)打開(kāi)文件尋找，也可采取逐個(gè)查看文件摘要的方法來(lái)加快查找速度。但兩種方法都費時(shí)且費力。有沒(méi)有更快捷的辦法呢？其實(shí)Word2002提供了快速查找文件的最佳方法。只要我們單擊選擇“文件→打開(kāi)”命令，然后選擇打開(kāi)對話(huà)框最右邊“工具”按鈕下的“查找”命令，此時(shí)會(huì )彈出一個(gè)“搜索”對話(huà)框，填入文件中的內容、文件類(lèi)型（系統默認搜索帶doc擴展名的文件），并選擇搜索路徑（默認是從“我的文檔”文件夾中搜索），Word會(huì )把找到的所有文件名列隊顯示出來(lái)，雙擊它就可以打開(kāi)。

1.14快速另存文件

在要保存的文檔窗口中按下F12鍵，就可以打開(kāi)“另存為”對話(huà)框快速另存文件。

1.15從Word文檔中打開(kāi)文檔

對于包含超鏈接對象的文檔，如果想快速打開(kāi)超鏈接所指向的文檔，只需按住Ctrl鍵并單擊超鏈接文字即可打開(kāi)相應的鏈接文檔。

1.16快速保存或打開(kāi)文檔

由于“快速保存”每次只保存改變過(guò)的內容，所以用它來(lái)保存文檔最節省時(shí)間。設置啟用快速保存的方法:單擊“工具→選項”命令;在“選項”對話(huà)框中選擇“保存”標簽，然后選中“允許快速保存”復選框即可。啟用快速保存后，可快速打開(kāi)和保存文檔。

1.17快速打開(kāi)新文件

在打開(kāi)的Word窗口中按“Ctrl+F12”鍵，就會(huì )打開(kāi)文檔“打開(kāi)”對話(huà)框，選中文檔就可以快速打開(kāi)新文件。

1.18快速關(guān)閉當前文檔

如果要想關(guān)閉當前打開(kāi)的文檔，可以按“Ctrl+W”鍵，就可以立即關(guān)閉它，對于沒(méi)有保存的文檔，系統會(huì )提醒你進(jìn)行保存。

1.19保存文檔中的部分內容

當我們想把文檔中的部分內容保存下來(lái)時(shí)，可以使用Word2002中的文檔碎片的功能。在文檔中選中要保存的內容，將其拖動(dòng)到桌面上，它將自動(dòng)在桌面上存為一個(gè)文檔片斷文件，當你需要將其插入另一文檔時(shí)，直接把它從桌面上拖到插入點(diǎn)處即可。如果雙擊這個(gè)文檔片斷文件，可以在新窗口中打開(kāi)它。

1.20啟動(dòng)Word時(shí)自動(dòng)打開(kāi)“打開(kāi)”對話(huà)框

如果在啟動(dòng)Word的同時(shí)能自動(dòng)打開(kāi)“打開(kāi)”對話(huà)框，這就會(huì )大大加快我們打開(kāi)文檔的速度，提高工作效率，但Word中并沒(méi)有這個(gè)功能，要想實(shí)現這個(gè)目的，我們可以這樣做:

1.單擊“工具→宏→宏”命令，打開(kāi)“宏”對話(huà)框;

2.在“宏名”框中輸入宏名，如“aaa”，單擊“創(chuàng )建”按鈕打開(kāi)宏編輯器;

3.在“Subaaa（）”和“EndSub”之間輸入語(yǔ)句“Dialogs（wdDialogFileOpen.Show）”;

4.保存該宏并退回到Word2002下;

5.關(guān)閉Word，重新啟動(dòng)Word，就可以直接打開(kāi)“打開(kāi)”對話(huà)框。

1.21快速搜索0ffice文件

我們對Windows中的搜索對話(huà)框并不陌生，不過(guò)，如果要搜索Office系列的文件，如DOC、XLS、PPT等，則可以到Office安裝目錄＼Office10文件夾下雙擊一個(gè)名為FINDER.EXE的程序，啟動(dòng)后，即可看到專(zhuān)業(yè)的Office文件查找器，從中可以選擇查找文件的類(lèi)型，有任何類(lèi)型的Outlook項目、任務(wù)、便箋、文件、文件（Outlook／Exchange）、日記條目、約會(huì )與會(huì )議、聯(lián)系人、郵件，再選擇一下文件類(lèi)型（默認為Office文件），在“名稱(chēng)”中輸入要查找的文件名，再在“查找文宇”框中輸入要查找文件中包含的文字（這樣查找起來(lái)將會(huì )更加準確），單擊“開(kāi)始查找”按鈕后就可以查找到相應的文件。雙擊查找后的文件會(huì )將它打開(kāi)。

注意:利用該查找器選擇起始搜索文件夾時(shí)是可以同時(shí)選擇多個(gè)文件夾的，這一點(diǎn)是Windows的搜索文件功能所不具有的，而且，由于Office中文件的結構較為特殊，用Windows的包含文字搜索功能有時(shí)往往找不出自己想要的文件，但使用這個(gè)工具卻可以很容易就查找出來(lái)，對于我們更高效地管理Office文件是很有用的。

1.22查看文件的內容和屬性

查看的方法是:

1.單擊“打開(kāi)”按鈕;

2.在“查找范圍”框中，單擊包含要查看文件的驅動(dòng)器;

3.雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開(kāi)包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒(méi)有所需文件，則可以對其進(jìn)行搜索;

4.單擊選中文件，要查看文件屬性，如文件長(cháng)度、創(chuàng )建日期、主題、統計信息、最后修改日期等，單擊“工具”按鈕中的“屬性”命令即可。

1.23快速查找打開(kāi)過(guò)的文檔

日常的文件不僅數量多，而且種類(lèi)也數不勝數，如果存放的位置不固定，查找的時(shí)候，就要花費大量的時(shí)間。怎么才能在一大堆文件中，準確而快捷地找到所需要的Word文件呢?我們可以單擊“文件”菜單中的“打開(kāi)”，或者在工具欄上直接單擊“打開(kāi)”按鈕，在對話(huà)框中單擊“歷史”按鈕，在文件類(lèi)型中選擇“所有Word文檔”這一項，這時(shí)你會(huì )發(fā)現，對話(huà)框中列舉了你所有打開(kāi)過(guò)的Word文件，選中需要的文件雙擊就可以打開(kāi)。

1.24快速啟動(dòng)Word

方法一:單擊“開(kāi)始”菜單中的“文檔”命令里的任一Word文檔即可。

方法二:用鼠標從“我的電腦”中將Word應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當前位置創(chuàng )建快捷方式”以創(chuàng )建它的快捷方式，啟動(dòng)時(shí)只需單擊其快捷方式即可。

1.25給啟動(dòng)Word程序建立快捷鍵

右鍵單擊“開(kāi)始→程序”菜單中的“MicrosoftWord”選項，在彈出的菜單中選擇“屬性”選項，打開(kāi)該快捷方式的屬性對話(huà)框，點(diǎn)擊“快捷方式”選項卡，在“快捷鍵”框中，你可以為其設置一個(gè)快捷鍵，如“Ctrl+Alt+W”（系統默認用“Ctrl+Alt”組合鍵），以后直接按下“Ctrl+Alt+W”組合鍵，即可啟動(dòng)Word。

二、文本編輯技巧

1.2.1快速選擇多處不連續的文本

先選中一處文本，然后在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標在其它文本上拖拉，可以選中多處不連續的文本，并可以一次性完成被選中文本的復制（剪切）與粘貼操作。

1.2.2合并剪貼板中的內容

單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開(kāi)“任務(wù)窗格”窗口，單擊標題欄右側的下拉按鈕，選中“剪貼板”選項，使“剪貼板”任務(wù)窗格可見(jiàn)。然后反復對多處文本執行復制（剪切）操作，將多處文本復制（剪切）到剪貼板中（Word2002剪貼板最多可以容納24條復制內容），最后將光標移到需要粘貼的位置，可通過(guò)單擊剪貼板上相應的條目逐一粘貼，也可按剪貼板上的“全部粘貼”按鈕，把剪貼板上的所有內容一次性粘貼到當前文檔。

1.2.3并排顯示文字

“雙行合一”命令本來(lái)是將選擇的兩行文字并排顯示的，其實(shí)對于一行的文本同樣適用。只需選擇一行中的文本，單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，按”確定“按鈕，Word就會(huì )自動(dòng)將選中的文字進(jìn)行切分并排顯示。

1.2.4將輸入的文字自動(dòng)變成標題

先單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”標簽，在“鍵入時(shí)自動(dòng)應用”下選擇“內置標題樣式”，然后按“確定”按鈕?，F在輸入文字后連續按兩次Enter鍵就自動(dòng)將輸入的文字變成標題。

1.2.5快速打開(kāi)“剪貼板”任務(wù)窗格

按下“Ctrl+C+C”鍵（即在按住Ctrl鍵的同時(shí)連按兩下字母C），可以快捷打開(kāi)“剪貼板”任務(wù)窗格。

1.2.6自動(dòng)更正以提高輸入速度

如果你發(fā)現自己經(jīng)常需要輸入長(cháng)單詞，就應該考慮設置輸入快捷鍵，這樣你只需要輸入單詞的一部分，剩下的由Word來(lái)完成。例如，我想輸入“電腦報”，我只需輸入“DNB”，然后按空格鍵，Word會(huì )自動(dòng)拼寫(xiě)所有的單詞。

下面介紹如何設置快捷鍵:

1.單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，在“自動(dòng)更正”選項卡中選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”復選框;

2.在“替換”欄中，鍵入單詞的縮寫(xiě)，例如“DNB”;

3.在“替換為”一欄中，鍵入單詞的完整的拼寫(xiě)，例如“電腦報”，單擊“添加”按鈕;

4.重復第2和第3步，加入新的項目，然后單擊“確定”按鈕。

現在你可以利用這個(gè)技巧快速地鍵入人名、科技術(shù)語(yǔ)，以及所有你要輸入的詞。而且，一旦你在自動(dòng)更正列表中加入新的條目，在PowerPoint和Outlook也將起作用，當然了，前提是你已經(jīng)將Word設置為你的默認的E-mail編輯器。

1.2.7快速在多個(gè)文檔間進(jìn)行切換

Word2002允許我們打開(kāi)多個(gè)文檔進(jìn)行編輯，每個(gè)文檔都會(huì )在任務(wù)欄上顯示一個(gè)圖標，要想切換到不同的文檔，就需要單擊任務(wù)欄中的圖標，事實(shí)上這種切換方式并不方便，如果在工具欄上有切換文檔的按鈕那就太好啦。下面我們就來(lái)在工具欄上添加這些按鈕，單擊“工具→自定義→命令”，在類(lèi)別列表中選取“所有命令”，然后在右邊的命令框中找到“NextWindow”和“PrevWindow”兩個(gè)命令，將其拖放到工具欄上，這兩個(gè)命令將分別顯示為“下一窗口”和“上一窗口”兩個(gè)按鈕，其功能就是向前和向后切換文檔，有了它們，我們就可以很方便地在文檔間進(jìn)行切換了。

1.2.8快速輸入中文省略號

選擇一種通用漢字輸入法（不包括“智能五筆”和“萬(wàn)能五筆”等），按住Shift鍵不放并按下主鍵盤(pán)區的數字6鍵即可快速輸入省略號。

1.2.9快速輸入間隔號

在一些中文輸入法狀態(tài)下，選擇全角，按組合鍵“Shift+2”即可。

1.2.10輸入漢字偏旁

常規方法輸入漢字容易，若想輸入漢字偏旁卻不太容易。下面我們就來(lái)看如何輸入，單擊“插入→符號”命令，在彈出的“符號”對話(huà)框中選擇“符號”選項卡，在“字體”下拉列表中選擇“普通文本”，在“子集”框中選擇“CJK統一漢字”，然后就可以在下面的列表中選擇你所需要的偏旁，選中之后，單擊“插入”按鈕就可以把它插入到當前文檔中。

1.2.11快速輸入特殊符號

對于一些特殊的符號，我們可以用下面的方法輸入:

1.版權符號:按“Alt+Ctrl+C”組合鍵;

2.注冊符號:按“Alt+Ctrl+R”組合鍵;

3.商標符號:按“Alt+Ctrl+T”組合鍵;

4.上下顛倒的“?”號:按“Shift+Alt+Ctrl+?”組合鍵即可輸入。

1.2.12插入特殊字符

1.2.13利用改變字體設置巧輸特殊符號

如果你想在文檔中插入一個(gè)特殊的符號，除了用插入圖片的方法外，還有一些更為簡(jiǎn)便的方法，例如輸入一個(gè)數字“8”，將其字體設置為Wingdings，即出現一個(gè)鼠標的符號。為什么會(huì )有這種方法呢？這主要是因為在字體列表中有幾種字體，如:Wingdings、Wingdings2、Wingdings3、Webdings、MSOUTLOOK，它們是定義特殊符號的，你可以試著(zhù)用不同的字體，就會(huì )得到意想不到的結果。需要注意的是，不同的字體定義了不同的符號，這些符號的內容非常豐富。知道了這個(gè)方法，以后你就可以輸入一些奇特的符號了。

1.2.14快速輸入中文數字

選擇智能ABC輸入法，要輸入“十、百、千、萬(wàn)”等單位，可以在輸入i后輸入s、b、q、w，然后打回車(chē)即可。

1.2.15快速進(jìn)行大小寫(xiě)數字轉換

可能我們都有這樣的體會(huì )，當文檔中有多個(gè)大寫(xiě)數字或大寫(xiě)金額要輸入時(shí)，一個(gè)個(gè)地輸入非常麻煩。其實(shí)，在Word2002中可以很容易地實(shí)現大小寫(xiě)之間的轉換，只要點(diǎn)擊菜單“插入→數字”，在“數字”文本框中輸入需要的數字，再在“數字類(lèi)型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了。

另外一種方法是:直接輸入阿拉伯數字（如763210），選中它們后，使用“插入→數字”命令，在彈出的“數字”對話(huà)框中，選中“數字類(lèi)型”下面的“壹、貳……”項后確定，則阿拉伯數字轉換成大寫(xiě)數字。反之亦然，可以把大寫(xiě)數字變成小寫(xiě)數字。

1.2.16用快捷鍵加快文字輸入

眾所周知，在Word中按F4鍵可以緊接著(zhù)重復輸入已輸入過(guò)的內容。但重復的內容對于不同的輸入法略有區別:對于英文輸入，F4重復的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內容（包括回車(chē)換行符）。而輸人中文，用微軟拼音輸入法時(shí)，選擇正確的漢字后，只要不按回車(chē)鍵，漢字下面會(huì )有虛線(xiàn)，整個(gè)虛線(xiàn)上的內容作為一個(gè)詞條，按回車(chē)后，再按F4鍵，重復的將是整個(gè)詞條。對全拼、五筆及智能ABC輸入法，按F4鍵則重復的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內容。

1.2.17快速輸入系統即時(shí)時(shí)間

按下“Shift+Alt+D”鍵，即可快速輸入隨系統時(shí)間改變而改變的即時(shí)日期（時(shí)間）。

1.2.18快速將輸入的日期定位

一般情況下，我們在起草文件時(shí)，日期都是在文件的右下角，在輸入日期后我們要手動(dòng)把它調整到文檔的右邊，比較慢。利用下面的方法，只須你單擊一鍵，就能讓日期自動(dòng)定位到文檔右邊。具體的操作是:單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”標簽，在“鍵入時(shí)自動(dòng)應用”項目下選擇“內置標題樣式”，然后按“確定”按鈕?，F在輸入日期后按Enter鍵日期就會(huì )自動(dòng)移到文檔右邊指定的位置。

1.2.19快速復制文本

選中需要復制的文本，在按住Ctrl鍵的同時(shí)，按住鼠標左鍵，將其拖放到需要的位置后松開(kāi)，即可快速完成對所選文本的復制操作。

1.2.20快速輸入破折號

利用“Alt+Ctrl+Num+-（數字小鍵盤(pán)上的連接號）”組合鍵可以用來(lái)輸入破折號，而且在英文狀態(tài)下輸入的破折號中間沒(méi)有間斷，就像一條直線(xiàn);在中文輸入法狀態(tài)下，可以輸入間斷的破折號。

1.2.21利用自動(dòng)更正輸入特殊字符

一般情況下我們輸入字符，要打開(kāi)相應的菜單進(jìn)行選擇，或者用輸入法中的軟鍵盤(pán)來(lái)進(jìn)行輸入，這樣效率都比較低。實(shí)際上在Word中就提供了一個(gè)快速輸入特殊字符的方法，單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，打開(kāi)自動(dòng)更正窗口，在“自動(dòng)更正”選項卡中選中“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”選項，在“替換”框中輸入用來(lái)作為替換時(shí)要輸入的單詞，如“換”;在“替換為”框中輸入要替換的特殊字符，如“★”，單擊“確定”按鈕，以后在Word中要想輸入五角星這個(gè)特殊符號時(shí)，只需輸入“換”字，Word就會(huì )自動(dòng)顯示出“★”號。

1.2.22輕松輸入數學(xué)公式

“公式編輯器”是Word2002中一個(gè)十分實(shí)用的組件，利用它可以很方便地插入各種數學(xué)公式，但它是一個(gè)可選組件，在默認安裝狀態(tài)下沒(méi)有安裝，要想使用它，首先要安裝。在安裝對話(huà)框中選擇Office工具中的“公式編輯器”在本機運行就可以進(jìn)行安裝了。

要利用“公式編輯器”數學(xué)公式插入特殊符號，可以執行以下步驟:點(diǎn)擊菜單“插入→對象”，打開(kāi)“對象”選擇窗口，在“新建”列表框中選擇“Microsoft公式3.0”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即打開(kāi)公式編輯窗口。這時(shí)我們可以看到Word的菜單欄發(fā)生了改變，工具欄消失，只有一個(gè)公式編輯器的工具欄，這時(shí)的輸入將顯示在一個(gè)虛線(xiàn)框內，我們可以通過(guò)快捷鍵或用鼠標左鍵點(diǎn)擊工具欄上的不同按鈕就可以輸入不同的符號和公式。輸入完畢后，可以通過(guò)點(diǎn)擊輸入框外的任意地方退出“公式編輯器”窗口回到Word編輯窗口，如果需要更改輸入內容，則可以雙擊對象打開(kāi)“公式編輯器”窗口修改。

1.2.23快速選中文檔中采用相同格式的文本

如果你編輯了一篇長(cháng)文檔，共有40章，而且對所有的文章標題你都使用了“標題1”樣式?，F在你想選中文檔中所有的40章標題，如果我們想對文檔中采用相同格式的文本（例如“標題”）統一進(jìn)行格式修改，可以采用下面的方法:

1.單擊“格式→樣式和格式”命令，打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格;

2.在文檔中，單擊想要修改的任一個(gè)標題。此時(shí)，“樣式和格式”任務(wù)窗格中的”所選文字的格式”下將顯示該格式的描述;

3.在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“全選”按鈕，則可選中文檔中所有與選定內容或插入點(diǎn)所在文本的格式相同的文本。選中所有標題后，你就可以一次重新定義所有標題的格式，或者使用“復制”、“粘貼”命令提取文章的標題了。

1.2.24多人協(xié)作完成文檔

在平時(shí)的工作中我們經(jīng)常要與同事共同完成一個(gè)文檔，這時(shí)就需要把自己對文檔的意見(jiàn)提出來(lái)供大家參考，以便大家協(xié)作完成文檔，這時(shí)，你可以單擊“插入→批注”命令，在文檔中出現一個(gè)批注條，你就在批注條中輸入內容，提出自己的看法和意見(jiàn)，而且這些內容以清晰、易讀的標記在原文檔的左邊顯示，不會(huì )遮蓋原文檔或影響其布局。

1.2.25快速選取超長(cháng)文本

先將插入點(diǎn)移到要選取的文本開(kāi)始處，按下Shift鍵再在結束處單擊，就可以快速選取超長(cháng)文本。如果將插入點(diǎn)移到要選取的文本開(kāi)始處，再同時(shí)按下Alt和Shift鍵，在結束選取的地方單擊鼠標，就可以選擇一個(gè)矩形區域的大片文本。

1.2.26輸入中文年份中的○

大寫(xiě)的時(shí)間落款往往是經(jīng)常用到的，尤其是進(jìn)入21世紀后，大寫(xiě)的零使用率很高，往往讓用戶(hù)大傷腦筋，有一些朋友是利用中文輸入法中的軟鍵盤(pán)來(lái)實(shí)現的，實(shí)際上Word2002已經(jīng)能徹底解決該問(wèn)題，我們只要簡(jiǎn)單的單擊“插入→日期和時(shí)間”命令，從中選擇“二○○二年十一月九日”就可以了，至于日期和時(shí)間你可以自行調整。

1.2.27快速剪切文本

選中需要剪切的文本，按下“Shift+Delete”組合鍵，可以將選中的文本剪切到剪貼板中，進(jìn)而實(shí)現粘貼操作。

1.2.28快速去掉自動(dòng)編號

我們在編輯文檔時(shí)，如果你在輸入“一、使用方法”后，按下回車(chē)鍵，系統會(huì )自動(dòng)將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问?，并在下一行添加了“二、”字樣，如果你不想使用項目編號，這個(gè)自動(dòng)添加的編號就給你帶來(lái)了很大的不便。其實(shí)你只要在按過(guò)回車(chē)鍵后，再順手按一下“Ctrl+Z”，即換了一行，同時(shí)又將自動(dòng)添加的項目編號給去掉了。

1.2.29在多個(gè)文本框間建立鏈接

如果你在文檔中插入了多個(gè)文本框，想把這幾個(gè)文本框鏈接起來(lái)，可以將鼠標移到第一個(gè)文本框邊緣變成十字雙箭頭狀時(shí)，右鍵單擊選擇“創(chuàng )建文本框鏈接”命令，此時(shí)鼠標變成茶杯狀，將其移到第二個(gè)文框內單擊左鍵，就可以在這兩個(gè)文本框間建立起鏈接。重復該操作就可以將多個(gè)文本框鏈接起來(lái)。多個(gè)文本框建立了鏈接以后，當我們向第一個(gè)文本框中輸入文字時(shí)，如果該文本框容納不下，則文字會(huì )自動(dòng)移至第二個(gè)文本框、第三個(gè)文本框……

1.2.30快速移動(dòng)文本

選中需要移動(dòng)的文本，按住鼠標左鍵，將其拖到需要的位置后松開(kāi)，即可快速完成對所選文本的移動(dòng)操作。

1.2.31批量使用格式刷

一般情況下，我們是這樣使用格式刷:選中需要復制的格式文字，單擊格式刷按鈕，然后將格式刷光標移動(dòng)到所要格式化的文字位置，按鼠標左鍵拖曳所選范圍，放開(kāi)左鍵，實(shí)現了格式復制。要多次復制一種格式，則多次重復剛才的步驟。這樣的操作非常麻煩，其實(shí)Word給我們提供了一種批量復制格式的方法:雙擊格式刷，你可以將選定格式復制到多個(gè)位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。

1.2.32快速選中多處不相連的文本

在Word2002中，要選擇多處不相連的文本，例如，你可以在第一段中選中一個(gè)單詞并在第五段中選中一個(gè)單詞，但卻不選中這兩個(gè)單詞之間的任何單詞，操作方法如下:首先選中第一處文本，然后按住Ctrl鍵，再選中其它各處需要選擇的文本即可。

1.2.33快速選中全部文檔中重復的單詞

如果在一篇文檔中多次使用了相同的單詞，我們想一次全部選中它，然后對它的格式進(jìn)行調整，那么可以采用下面的操作方法:

1.單擊“編輯→查找”命令，系統彈出“查找和替換”對話(huà)框;

2.在“查找內容”框中輸入要查找的單詞或詞組，然后選中“突出顯示所有在該范圍找到的項目”復選框，并從列表中選擇要進(jìn)行搜索的文檔部分，在此我們選擇“主文檔”;

3.單擊“查找全部”按鈕，程序就會(huì )自動(dòng)選中所有相同的單詞，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，就可以對選中的文本格式進(jìn)行修改了。

1.2.34巧妙選擇文字下方的對象

如果文字把它下方的圖形、藝術(shù)字、剪貼畫(huà)或圖片等對象完全遮?。@時(shí)直接用鼠標單擊對象時(shí)很難選中它們。不過(guò)，可以單擊“視圖→工具欄→繪圖”命令，打開(kāi)“繪圖工具欄”，然后單擊工具欄最左側的“選擇對象”按鈕．再在要選擇的對象四周拖動(dòng)鼠標，這樣就可以方便地選擇對象了。用這個(gè)方法還可以快速選取多個(gè)對象，以便編輯。

1.2.35快速選擇文本

下面的幾個(gè)方法，可以幫助我們快速選擇文本，方法雖然不復雜，但卻可以明顯提高效率。

將鼠標移到文檔的左邊，鼠標變成空心箭頭狀，此時(shí)單擊鼠標可以選定一行文字;雙擊則選定整個(gè)段落;按住Ctrl單擊鼠標，選定全文。

如果在文檔中:雙擊鼠標選定詞組;三擊鼠標選定段落。

將鼠標放在一句話(huà)（句號與句號之間）文本中任一位置，按住Ctrl鍵后單擊鼠標左鍵，則選中這一句話(huà)文本。

用鼠標將光標移至文本中任意位置，按住Shift鍵后，再用鼠標將光標移至下一個(gè)位置單擊，則會(huì )選中兩處光標之間的所有文本。

1.2.36利用F8鍵快速選定文本

按下F8功能鍵（或者雙擊狀態(tài)欄中的“擴展”文字），激活“擴展”狀態(tài)（狀態(tài)欄中的“擴展”按鈕成激活狀），此時(shí)可以實(shí)現以下操作:

1.按光標鍵，即可從光標處向四周的擴展選定文本;

2.按Home或End鍵，即可選定從光標至行首或尾的文本;

3.按PageDown或PageUp鍵，即可向下或向上選定文本;

4.第二次按F8鍵選定光標所在詞，第三次按F8鍵選定光標所在句子（兩個(gè)句號之間），第四次按F8鍵，選定光標所在段，第五次按F8鍵，選定整個(gè)文檔。

注意:如果要進(jìn)行其它操作，按Esc鍵取消“擴展”功能即可。

1.2.37在多文檔中快速傳遞文本

打開(kāi)多個(gè)文檔窗口，用“窗口+全部重排”命令將窗口重新排一下（即每個(gè)窗口都可見(jiàn)），在一個(gè)文檔中選中需要移動(dòng)的文本，按住鼠標左鍵將其直接拖到另一個(gè)文檔中松開(kāi)，即完成該文本的“剪切”（如果在拖放的同時(shí)按住Ctrl鍵，則完成文本的“復制”）。

1.2.38選擇單詞中的部分字母

在Word文檔中，有時(shí)可能需要選擇某個(gè)英文單詞的一部分，但是只要你一選定該單詞的一部分，Word便自動(dòng)選定整個(gè)單詞及其后的空格。這是怎么回事呢?其實(shí)，這是Word提供給用戶(hù)的一項智能本領(lǐng)。如果你不需要可將其關(guān)閉，方法如下:

1.單擊“工具→選項”命令，系統彈出“選項”對話(huà)框;

2.單擊“編輯”選項卡，清除“選定時(shí)自動(dòng)選定整個(gè)單詞”復選框，若選中該復選框，則在你選定單詞的一部分時(shí)，Word將自動(dòng)選定整個(gè)單詞及其后的空格;

3.單擊“確定”按鈕。

1.2.39創(chuàng )建樣式奇特的水平線(xiàn)

在Word文檔中添加各種水平分隔線(xiàn)是很方便的。例如，要想創(chuàng )建一個(gè)實(shí)心的黑線(xiàn)，只需在新段落的開(kāi)頭鍵入3個(gè)“-”并按下回車(chē)鍵即可。鍵入3個(gè)“_”將生成一個(gè)較粗的線(xiàn)。除此之外，你還可以用其它符號來(lái)生成各種線(xiàn)形，下面是詳細的說(shuō)明，要創(chuàng )建以下的線(xiàn)形，只需輸入以下符號并按下回車(chē)鍵即可。

---3個(gè)連字符生成細黑線(xiàn)

___3個(gè)下劃線(xiàn)生成粗黑線(xiàn)

===3個(gè)等號生成雙細黑線(xiàn)

###3個(gè)井號生成雙細線(xiàn)中間夾一個(gè)粗黑線(xiàn)

***3個(gè)星號生成點(diǎn)線(xiàn)

~~~3個(gè)約等號生成波浪線(xiàn)

注意:以上的符號是英文半角符號。如果該技巧不能生效，請執行以下操作:從“工具”菜單中選擇“自動(dòng)更正”，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡，選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)應用”標題下的復選框。

1.2.40快速刪除文檔中大量重復的文字

對于文檔中重復出現多次的文字，如果用手工的方法來(lái)刪除它，既費時(shí)又費力。我們可以單擊“編輯→替換”命令，在“查找內容”框中輸入要刪除的文字，將“替換為”框設為空，按“替換”按鈕可以逐個(gè)刪除，如果按“全部替換”按鈕則一次性刪除所有的重復文字。

1.2.41快速返回上次編輯的位置

當我們需要反復修改一篇文章的時(shí)候，總希望每次打開(kāi)文檔時(shí)，光標能夠自動(dòng)定位到上次編輯的位置，這樣就不用我們再來(lái)回尋找了。你可以試試下面的方法，打開(kāi)文檔，按“Shift+F5”快捷鍵，輸入光標就會(huì )迅速跳到上次結束編輯工作的位置，你很快就可以開(kāi)始繼續你的修改工作，實(shí)在是方便極了。

提示:Word可以記錄鍵入或編輯文字的最后3個(gè)位置，在保存了文檔之后，仍可用此功能回到以前進(jìn)行編輯的位置。要進(jìn)到前兩次編輯的位置，繼續按下“Shift+F5”快捷鍵，直到所需的位置。

1.2.42給漢字標注漢語(yǔ)拼音

在輸入中文時(shí)可能需要在文字上面標注拼音，最原始的方法就是把拼音按輸入文字的方法來(lái)輸入，然后通過(guò)調整字體的大小和行距等來(lái)排版。但這樣往往會(huì )造成文字與拼音對不齊而影響版面。要解決這個(gè)問(wèn)題也不難，按如下步驟操作即可:先選擇需標注拼音的文字，然后單擊“格式→中文版式→拼音指南”命令，出現拼音指南對話(huà)框，系統已經(jīng)自動(dòng)為文字加上了拼音，拼音后面的數字是聲調，你可以在“拼音文字”欄中進(jìn)行修改，單擊“組合”和“單字”按鈕可以讓文字組成詞組或分成單個(gè)的字，最后單擊“確定”按鈕完成拼音的標注。

1.2.43快速插入當前的日期和時(shí)間

你可以使用快捷鍵在Word文檔中插入當前的日期或時(shí)間，以下就是具體的操作方法:

將光標置于需要插入日期或時(shí)間的地方，按照需要進(jìn)行以下操作:

按下“Alt+Shift+D”可插入日期。

按下“Alt+Shift+T”可插入時(shí)間。

注意:在使用這些快捷鍵插入日期或時(shí)間時(shí)，你實(shí)際上插入了一個(gè)在Word文檔打開(kāi)或打印時(shí)自動(dòng)更新的域。

1.2.44自動(dòng)選擇段落標記

段落標記是按下Enter鍵結束一個(gè)段落后，Word在文檔中插入的一個(gè)非打印符號。在選中“視圖”菜單中的“顯示段落標記”命令時(shí)，段落標記在段落尾部顯示為一個(gè)彎箭頭，它包含了段落格式信息。默認方式下，選中段落中的所有文本時(shí)，Word將自動(dòng)選擇段落標記，并默認段落格式與文本一起復制。但有時(shí)可能你僅需要復制段落中的文本而不需要其格式，那么請關(guān)閉自動(dòng)選擇段落標記功能，步驟如下:

1.單擊“工具→選項”命令，再單擊“編輯”選項卡;

2.清除“使用智能段落選擇范圍”復選框。該選項用來(lái)確定在選定整個(gè)段落文本時(shí)，是否自動(dòng)選定段落標記。如果在剪切和粘貼段落時(shí)包含段落標記，則源文檔中不會(huì )留下一個(gè)空段落，并且所選內容自動(dòng)包含段落格式;

3.單擊“確定”按鈕。

1.2.45從Excel表格中復制數據

從Excel向Word粘貼過(guò)數據的人都知道，如果你選中了含有數據的Excel單元格，復制到Word文檔中以后，文檔中顯示的數據全部帶有虛框。如果你只想粘貼單元格中的數據，可以使用如下方法:首先在Excel中復制選中的單元格，然后切換到Word中，單擊“編輯→選擇性粘貼”，在打開(kāi)的對話(huà)框中選中“無(wú)格式文本”，單擊“確定”按鈕，粘貼至Word文檔的文本即按模板默認的字體、字號等顯示，傾斜、虛框等從Excel帶來(lái)的格式全部消失。如果你只想粘貼Excel表格中的文本，也可以采用上述方法去除表格線(xiàn)。

1.2.46將特殊符號標記為索引項

對于@、＊、￥之類(lèi)的特殊符號，如何將它們標記為索引項呢？方法如下:首先選定文檔中的單個(gè)符號，然后單擊“插入→引用→索引和目錄”命令，在出現的對話(huà)框中單擊“標記索引項”按鈕，打開(kāi)“標記索引項”對話(huà)框，在“主索引項”框中，緊隨此符號鍵入“;#”，最后單擊“標記”按鈕。編制索引時(shí)，Word將符號放在索引的開(kāi)始部分。如果所選索引格式包含用于字母組的標題，則符號將歸為一組，置于數字標志#標題之下，既可以刪除該數字符號，也可用“符號”等其它標題來(lái)替換它。

1.2.47快速插入特殊字符

你是否厭倦了在文檔中插入特殊字符的繁瑣操作？以下是一個(gè)快速而簡(jiǎn)便的方法。

1.將光標移到你想要插入字符的位置;

2.確信數字鍵盤(pán)上NumLock指示燈為點(diǎn)亮狀態(tài);

3.按住Alt鍵，并使用小鍵盤(pán)輸入字符編碼（例如大括號的編碼為123），就可以插入相應的符號。

注意:這種方法要求你要記住一些常用的符號編碼，要想知道具體的字符編碼，請單擊“插入”菜單的“符號”命令，并在出現的對話(huà)框中查找編碼。

1.2.48微調對象

我們知道在Word2002中可以用光標控制健移動(dòng)圖像、藝術(shù)字或者其它一些自選圖形，但是它移動(dòng)的距離是否讓你滿(mǎn)意呢？是不是距離太大了？其實(shí)你可以通過(guò)對“繪圖網(wǎng)格”的設置來(lái)確定它每次移動(dòng)的距離。具體步驟如下:

1.單擊“視圖→工具→繪圖”命令，打開(kāi)繪圖工具欄;

2.單擊工具欄上的“繪圖”按鈕，選“繪圖網(wǎng)格”，打開(kāi)對話(huà)框，將水平間距和垂直間距都變?yōu)?.01厘米（具體大小可根據需要自己調整），單擊“確定”按鈕。再移動(dòng)對象時(shí)，它就聽(tīng)話(huà)了。

還有一種方法就是我們可以在移動(dòng)“對象”的同時(shí)按住Ctrl鍵，也能達到微調的目的。

1.2.49利用書(shū)簽快速定位文檔中的重要內容

當你在編輯一篇長(cháng)文檔時(shí)，你會(huì )發(fā)現瀏覽其中的某個(gè)關(guān)鍵部分是一件非常麻煩的事，你需要不斷地移動(dòng)屏幕進(jìn)行尋找，盡管如此，還是經(jīng)常找不著(zhù)。如果你在關(guān)鍵部分的開(kāi)頭設個(gè)書(shū)簽．那么一切就簡(jiǎn)單多了。操作方法如下:選擇“插入→書(shū)簽”命令，在彈出的“書(shū)簽”對話(huà)框中輸入書(shū)簽的名字，單擊“添加”按鈕關(guān)閉對話(huà)框，一個(gè)書(shū)簽就設置好了。使用時(shí)按以上步驟打開(kāi)“書(shū)簽”對話(huà)框，在書(shū)簽名字上雙擊左鍵，即可快速定位到指定處。

1.2.50創(chuàng )建自定義樣式目錄

1.單擊要插入目錄的位置;

2.指向“插入→引用→索引和目錄”;

3.單擊“目錄”選項卡;

4.單擊“選項”按鈕;

5.在“有效樣式”下查找應用于文檔的標題樣式;

6.在樣式名右邊的“目錄級別”下鍵入1到9的數字，表示每種標題樣式所代表的級別;

注意:如果僅使用自定義樣式，請刪除內置樣式的目錄級別數字，例如“標題1”。

7.對于每個(gè)要包括在目錄中的標題樣式重復步驟5和步驟6;

8.單擊“確定”;

9.若要使用現有的設計，請在“格式”框中單擊一種設計;

10.根據需要，選擇其它與目錄有關(guān)的選項。

1.2.51使用“標記目錄項”框將目錄域插入文檔

1.請選擇要包含在目錄中的第一部分文本;

2.按“Alt+Shift+O”;

3.在“級別”框中，選擇級別并單擊“標記”;

4.若要標記其它條目，可選擇文本，單擊“條目”框，再單擊“標記”。添加條目結束后，請單擊“關(guān)閉”;

5.單擊要插入目錄的位置;

6.指向“插入”菜單上的“引用”，再單擊“索引和目錄”;

7.單擊“目錄”選項卡;

8.單擊“選項”按鈕;

9.在“目錄選項”框中，單擊選擇“目錄項域”復選框;

10.清除“樣式”和“大綱級別”復選框。

1.2.52快速查找錯誤的拼寫(xiě)

要想在文檔中查找一個(gè)錯誤的拼寫(xiě)，按下“Alt+F7”即可。

1.2.53利用Insert鍵進(jìn)行粘貼操作

單擊“工具→選項”命令，在“編輯”標簽中，選中“用INS鍵粘貼”選項，以后你復制或剪切了文本后，按下“Insert”鍵，即可快速將文本插入相應位置。

1.2.54快速重復輸入

在Word中當輸完一些內容后，按下“Alt+Enter”鍵則剛才輸入的內容會(huì )被自動(dòng)拷貝一遍，并且適用于拷貝粘貼后的重復粘貼。其實(shí)這個(gè)快捷鍵對應的就是編輯菜單中的“重復”命令，與此技巧相同的還有“Ctrl+Y”快捷鍵，利用它們都可以達到快速重復輸入相同內容的目的。

1.2.55記憶式輸入

Word2002也具有智能化功能，可以自動(dòng)進(jìn)行“記憶式輸入”，當你在輸入常用詞組和常用句子時(shí)，用它可以幫上大忙。方法如下:

1.單擊“插入→自動(dòng)圖文集→自動(dòng)圖文集”命令，這時(shí)會(huì )彈出一個(gè)自動(dòng)更正對話(huà)框;

2.選擇“自動(dòng)圖文集”選項卡下的“顯示‘記憶式輸入’建議”選項，單擊“確定”按鈕;

3.這樣當你在進(jìn)行文字處理，碰到常用的詞組或常用的句子時(shí)，你只要選定它們，按下“Alt+F3”組合鍵，在彈出的窗口中按下“確定”，即可完成準備工作;

4.今后，當你輸入這些常用詞組或常用句子時(shí)，只要輸入前幾個(gè)字符，Word就會(huì )自動(dòng)給出建議使用的完整詞條項，你只要按回車(chē)或F3即可接受該建議，若不想采用則繼續輸入其它字符即可。

1.2.56重復最后一次操作

對于重復性的工作，請使用鍵盤(pán)上的F4鍵。當你按下該鍵時(shí)，最后一次操作將重復一次。例如，你可以重復添加邊框的操作，重復向所選文字添加加粗格式的操作，重復插入文件或圖片的操作。

注意:格式刷適合于添加復雜的格式，但如果你只需重復簡(jiǎn)單的操作，還是使用F4鍵吧。該技巧同樣適用于以下程序:Excel、PowerPoint。

1.2.57縱向選擇文本

先單擊要選擇文本的一角，再按下“Ctrl+Shift+F8”組合鍵，然后按方向鍵→、←、↑或↓進(jìn)行選擇，也可以單擊或拖動(dòng)鼠標進(jìn)行選擇，此時(shí)，Word也是按列反白顯示文本。按Esc鍵或者在被選中的文本上單擊鼠標左鍵，則取消選擇。

1.2.58快速更改字體或字號

你可以使用快捷鍵來(lái)訪(fǎng)問(wèn)格式工具欄上的字體或字號框，然后快速更改所選文字的字體或字號。

以下是具體的操作方法:

1.選擇需要更改的文字;

2.按下“Ctrl+Shift+F”可訪(fǎng)問(wèn)字體框，按下Ctrl+Shift+P可訪(fǎng)問(wèn)字號框;

3.使用↑或↓鍵選擇所需的字號或字體;

4.按下回車(chē)鍵接受該字體或字號。

注意:這一技巧適用于Excel、FrontPage、PowerPoint。

1.2.59定義特大字和特小字

Word文檔字號的默認設置最大只能為72磅，最小只有5磅，那么如何輸入比72磅還大或者比5磅更小的字呢？操作的步驟是:先選中要修飾的文本，然后點(diǎn)擊“格式→字體”命令，直接在“字號”欄輸入所需的磅值即可，字體大小的磅值范圍為1～1638之間。

1.2.60刪除Word中漢字與英文字母間的空格

在中文Word中，為突出顯示漢字與英文之間的區別，漢字與英文字母和數字之間一般都存在一個(gè)空格大小的間隔，如果要刪除，則進(jìn)行如下操作:

1.按“Ctrl+A”選定全部文檔;

2.單擊“格式”菜單中的“段落”命令，在“段落”對話(huà)框中點(diǎn)擊“中文版式”標簽;

3.在“字符間距”設置框下面，取消“自動(dòng)調整中文與西文的間距”選項左邊的鉤即可。

1.2.61在文檔中輸入表情符號

在Word文檔中，如果你試著(zhù)打入“:(”，看看是不是變成了哭喪臉?lè )?打入“:)”，是不是變成了笑臉?lè )?，另外，輸?-)、:-(、:|、:-|都可以呈現不同的表情符號，非常有意思（注意:此功能必須在英語(yǔ)輸入法狀態(tài)下才有效）。這是為什么呢？其實(shí)這是Word利用自動(dòng)更正功能進(jìn)行替換。要啟用或關(guān)閉此功能，可以單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，在打開(kāi)的窗口中單擊“自動(dòng)更正”選項卡，將“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”一項選中或取消即可。

1.2.62快速轉換文字的大小寫(xiě)

選擇你想要更改大小的文字并按下“Shift+F3”鍵，每次按下“Shift+F3”鍵時(shí)，文字格式將在全部大寫(xiě)和小寫(xiě)之間切換。

1.2.63快速進(jìn)行語(yǔ)法和拼寫(xiě)檢查

Word提供了進(jìn)行語(yǔ)法錯誤和拼寫(xiě)錯誤檢查的功能，對于一些常用英語(yǔ)詞匯有一定作用。但是，當遇到一些專(zhuān)業(yè)性較強的詞匯時(shí)，它也會(huì )自作聰明，在它認為輸入錯誤的詞條下添加波浪線(xiàn)條來(lái)提醒你更正。一般情況下，我們只能用鼠標選中一個(gè)詞條，然后鼠標右鍵單擊，在彈出的菜單中選擇“全部忽略”命令進(jìn)行更正，之后再選中另一個(gè)詞條進(jìn)行更正，這樣一條一條的進(jìn)行操作，方法比較繁瑣。其實(shí)我們可以用下面的方法來(lái)加快操作:鼠標左鍵雙擊下面狀態(tài)欄的“拼寫(xiě)和語(yǔ)法狀態(tài)”標志，選擇“全部忽略”進(jìn)行更正，就可快速執行整個(gè)Word文檔的語(yǔ)法錯誤和拼寫(xiě)錯誤檢查。

1.2.64創(chuàng )建更豐富的藝術(shù)字效果

Word中提供了多種藝術(shù)字格式，為用戶(hù)建立漂亮的文檔提供了幫助。如果將藝術(shù)字功能與三維及陰影功能相結合，會(huì )使藝術(shù)字的形式更多樣。具體操作方法為:

1.首先把鼠標移動(dòng)到需要插入藝術(shù)漢字的位置，然后用鼠標單擊“插入→圖片→藝術(shù)字”命令，出現“藝術(shù)字”庫窗口，然后選中一種藝術(shù)字樣式，在文檔中插入藝術(shù)字;

2.用鼠標單擊藝術(shù)字選中它，然后將藝術(shù)字作為圖片進(jìn)行編輯，單擊“繪圖”工具欄中的“陰影樣式”或“三維效果樣式”按鈕對藝術(shù)字進(jìn)行三維或陰影效果處理;

3.如果大家對三維效果的深度、照明角度及表面效果或陰影的位置、顏色等不滿(mǎn)意，可點(diǎn)擊三維（陰影）效果按鈕，進(jìn)行三維（陰影）設置。

1.2.65調整文本格式

要想在你的Word文檔中調整格式，可用以下方法:

1.單擊“格式→顯示格式”命令，顯示格式任務(wù)窗格;

2.選擇需要查看其格式的文字，格式信息將出現在顯示格式任務(wù)窗格中;

3.現在，你有以下幾種格式化選項:

◆若要更改格式屬性，例如字體，可單擊帶有超鏈接的文字，然后在出現的對話(huà)框中作出更改;

◆要確定格式源，例如格式是否來(lái)源于樣式，請選中“區分樣式源”復選框;

◆要顯示格式標記，例如段落標記和制表符，請選中“顯示所有格式標記”復選框;

◆要將所選文本格式設置為周?chē)谋镜母袷?，請選定該文本。然后在所選文字框中，單擊箭頭，再單擊應用周?chē)谋镜母袷健?/p>

1.2.66增減文字大小

要想快速增大或減小Word中文字，首先選中要更改的文字。如果要加大文字，按下“Ctrl+Shift+>”;如果要減小文字，按下“Ctrl+Shift+<”。

注意:該技巧在PowerPoint、FrontPage中同樣適用。

1.2.67用圖片替換文字

我們一般都是用一段文字替換另一段文字，但是你想過(guò)用圖片替換文字嗎，可能你以前沒(méi)試過(guò)，因為你無(wú)法在“替換為”框中輸入圖片，事實(shí)上這是可以實(shí)現的。它的操作方法是，首先把圖片復制到剪貼板中，然后打開(kāi)替換對話(huà)框，在“查找內容”框中輸入將被替換的文字，接著(zhù)在“替換為”框中輸入“^c”（注意:輸入的一定要是半角字符，c要小寫(xiě)），單擊“替換”即可。

1.2.68給文本加注釋

如果你想為Word的某個(gè)文本（如一個(gè)新名詞、一個(gè)英文縮寫(xiě)等）加注釋?zhuān)植幌胱屪⑨尦霈F在文檔中，下面3種方法中的任意一種可以幫你實(shí)現:

1.先選中需要注釋的文本，單擊“插入→批注”命令，打開(kāi)“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會(huì )打印出來(lái)），當鼠標移至該文本時(shí)，注釋文字則顯示在該文本的上方;

2.將光標移至需要加注釋的文本后面，單擊“插入→腳注或尾注”命令，打開(kāi)“腳注或尾注”對話(huà)框，適當設置后確定，則光標移至該頁(yè)文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現一個(gè)數字序號，光標移至該序號處，注釋文本即顯示出來(lái)（不過(guò)該注釋文本會(huì )顯示在文檔下方，并能打印出來(lái)）;

3.如果注釋文本比較長(cháng)，我們可以先將注釋文本（圖片也可以）存放在一個(gè)獨立的文件中（非Word格式也行），然后建立一個(gè)鏈接:選中要加注釋的文本，單擊“插入→超級鏈接”命令，打開(kāi)“插入超級鏈接”對話(huà)框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請鍵人文件名稱(chēng)或Web頁(yè)名稱(chēng)”下面的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細路徑及名稱(chēng)（也可以用“瀏覽”按鈕查找到），按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍色帶下畫(huà)線(xiàn)形式（并不影響文檔的打?。?，按住Ctrl鍵，點(diǎn)擊該文本則可直接打開(kāi)注釋文本所在的文件。

1.2.69讓W(xué)ord支持半磅字體

Word中表示字體大小時(shí)，通常采用的單位是號（一號、二號）和磅（16磅、28磅）。如果我們希望設置一種既比某磅（如24磅）稍大一些，又比某磅（如25磅）稍小一些，我們可以選中字形窗口，直接在其中輸入24．5即可。

注意:此法只支持半（即0．5）磅字體，不支持如0．2磅、0．7磅等字體。這一技巧適合于Word和Excel中任何字號的TrueType字體（比如28.5）。

1.2.70批量設置文字格式

在平時(shí)的替換操作中，我們一般都是進(jìn)行不同內容的簡(jiǎn)單文字替換，對文字的格式?jīng)]有特殊的要求。如果要將全文中的某個(gè)詞或者字替換為統一的格式，比如將“電腦報”改為紅色、斜體、下劃線(xiàn)，一個(gè)一個(gè)地改當然費時(shí)費力。用下面的方法可以輕松實(shí)現批量替換:打開(kāi)“替換”對話(huà)框，在“查找內容”中輸入“電腦報”，在“替換為”中同樣輸入“電腦報”，然后打擊“高級”選項，打開(kāi)“格式”菜單，將字體設置為紅色、斜體、下劃線(xiàn)，單擊“全部替換”即可。

1.2.71快速刪除換行符

我們將網(wǎng)頁(yè)保存為文本文件后再用Word打開(kāi)后發(fā)現有一些文本不到一段就換行或者兩行間還有個(gè)空行，用手工刪除整篇文章中無(wú)用的換行符十分麻煩。利用Word的“替換”功能，可以快速刪除換行符。方法是:單擊“編輯→替換”命令，在彈出的替換窗口中單擊“高級”按鈕，在“查找內容”和“替換為”中使用“特殊字符”在查找內容中輸入兩次“段落標記”，在替換為中輸入一個(gè)“段落標記”，然后單擊“全部替換”按鈕，數千個(gè)沒(méi)用的空行瞬間清理完畢。

1.2.72自定義語(yǔ)法和寫(xiě)作風(fēng)格

如果你有特殊的語(yǔ)法和風(fēng)格的規則，并且想把它應用到每個(gè)Word文檔中（例如:句子間只要一個(gè)空格或者在列表的最后一項前面加逗號），你可以對Word進(jìn)行定制，讓它為你自動(dòng)檢查這些規則。自定義語(yǔ)法和寫(xiě)作風(fēng)格的操作是:

單擊“工具→選項”命令，然后點(diǎn)擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”選項卡，點(diǎn)擊“設置”按鈕，在“寫(xiě)作風(fēng)格”框中選擇你想為語(yǔ)法和風(fēng)格這二者還是單單只對語(yǔ)法自定義設置，在“語(yǔ)法和風(fēng)格”選項框中進(jìn)行下面的步驟:

1.在需要下面為連續逗號、引號中的標點(diǎn)符號以及句子間的空格數選定你想要的選項;

2.在語(yǔ)法和風(fēng)格下面,對于那些你希望語(yǔ)法檢查器檢查或忽略的規則，選中或者清除規則旁邊的復選框。

如果要想恢復選中的語(yǔ)法和寫(xiě)作風(fēng)格的原始設置，點(diǎn)擊“全部重設”按鈕。

1.2.73用通配符替換文字

通配符可以進(jìn)行模糊匹配，提高效率，在查找文字中得到大量應用，例如要將全文引號中的內容設置為統一的格式，而引號中的內容又不一致，這就需要我們使用通配符。通配符有兩個(gè):“*”號和“?”號，“*”表示多個(gè)字符，“?”表示一個(gè)字符。操作方法如下:單擊“編輯→替換”命令，打開(kāi)替換對話(huà)框，單擊“高級”按鈕，在“使用通配符”前打鉤，在“查找內容”中輸入通配符，在“替換為”中用鼠標點(diǎn)一下，什么也不輸入，直接打開(kāi)“高級”選項，設置好格式后全部替換。

1.2.74轉換文檔字體

有時(shí)我們打開(kāi)別人傳來(lái)的文檔，發(fā)現里面含有自己計算機中尚未安裝的字體。如果打開(kāi)的文檔中包含這樣的字體，Word會(huì )將字體替換為機器中已安裝的字體。如何來(lái)控制要替換的字體，將其設置為自己希望出現的某種字體呢？方法如下:單擊“工具欄→選項”命令，選擇“兼容性”選項卡，單擊“字體替換”按鈕，在“字體替換”下，在“文檔所缺字體’中選擇所缺少的字體名稱(chēng)。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定’，系統就會(huì )按要求進(jìn)行宇體的轉換。

1.2.75快速定位文檔

當你在Word中對長(cháng)文檔進(jìn)行操作時(shí)，要想記住某個(gè)特定信息出現在什么地方是很困難的。但當你使用隱藏書(shū)簽時(shí)，就可以快速導航到該信息。隱藏書(shū)簽容易添加和使用，你可以把它們放在你想要的任何地方，方法如下:

1.添加書(shū)簽

將鼠標移到文檔中要插入書(shū)簽的位置，單擊“插入→書(shū)簽”命令，打開(kāi)書(shū)簽對話(huà)框，在其中為你的書(shū)簽命名，點(diǎn)擊“添加”按鈕即可。

2.查找書(shū)簽

單擊“編輯→定位”命令打開(kāi)定位對話(huà)框，在“輸入頁(yè)號”域中鍵入書(shū)簽名，然后單擊“定位”按鈕，就可以到達你用書(shū)簽標記過(guò)的文檔位置。

1.2.76給字體添加花樣繁多的下劃線(xiàn)

有時(shí)為了美化文檔，我們要給文字添加下劃線(xiàn)，一般是橫線(xiàn)或波浪線(xiàn)，但除此而外，我們還可以給文檔添加更豐富多彩的下劃線(xiàn)，方法是:選中文字，單擊“格式→字體”命令，出現字體設置對話(huà)框，在“下劃線(xiàn)線(xiàn)型”下拉菜單中可以選擇需要的線(xiàn)型，有十多種樣式供你選擇。

1.2.77添加動(dòng)態(tài)文字

想讓文檔中的文字閃爍不斷、具有霓虹燈樣的效果嗎？請跟我來(lái):

1.選定要添加動(dòng)態(tài)效果的文字;

2.單擊“格式”菜單中的“字體”命令，打開(kāi)“字體”對話(huà)框;

3.單擊“文字效果”標簽，在“動(dòng)態(tài)效果”下拉列表框中選擇所需效果（如赤水情深、禮花綻放、七彩霓虹、閃爍背景等），然后單擊“確定”按鈕即可。若要取消動(dòng)態(tài)效果，可選中“動(dòng)態(tài)效果”下拉列表框中的“無(wú)”選項，再點(diǎn)擊“確定”按鈕。

1.2.78給文字加著(zhù)重號

在編輯過(guò)程中我們難免要對于某些文字下方加上著(zhù)重號加以顯示，以使讀者們閱讀時(shí)引起注意。具體操作方法是:選擇需要加上著(zhù)重號的文字，單擊“格式→字體”命令，彈出字體對話(huà)框，在該對話(huà)框中的“著(zhù)重號”下選擇“.”，單擊“確定”按鈕即可完成設置過(guò)程。

1.2.79制作陰影字

先畫(huà)出一個(gè)文本框并在其中輸入文字，設好字體、字號，設定好字體顏色，如紅色，然后在該文本框上右擊，選“設置文本框格式”，將填充顏色設成無(wú);接著(zhù)選定該文字框，按住Ctrl鍵并用鼠標左鍵拖動(dòng)它以便復制一份;再將復制得到的文字選中，修改其顏色為藍色，不要修改字體和字號;選中紅色文字所在的文本框，將它移到紅色文字框附近，注意不要重合，使它們稍有位置偏移以產(chǎn)生陰影效果（調整時(shí)可以按住Ctrl鍵再用光標鍵來(lái)微移）;按住Shift鍵再選中這兩個(gè)文本框，點(diǎn)擊右鍵，從快捷菜單中選擇“組合”命令將它們組合在一起，這樣，陰影文字效果就做好了。

1.2.80同時(shí)移動(dòng)多個(gè)對象

在Word2002中，要將多個(gè)不同位置的對象（可以是文字、圖片等）移動(dòng)到某一位置，不必再像以前那樣對每一個(gè)需要移動(dòng)的對象依次進(jìn)行選擇、剪切、粘貼了。你可以先選中一個(gè)希望移動(dòng)的對象，然后按住Ctrl鍵，再依次選取其它需要移動(dòng)的部分，然后剪切，最后在希望插入以上對象的目標位置單擊，執行“粘貼”命令，則所有在前面選中的部分就在指定位置連續排放了。

1.2.81給頁(yè)眉和頁(yè)腳加上頁(yè)號

單擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，屏幕上就出現“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具條，開(kāi)始時(shí)光標位于頁(yè)眉區域，它是一個(gè)帶虛線(xiàn)邊框的區域，要切換到頁(yè)腳區域，請點(diǎn)擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具條上的“在頁(yè)眉和頁(yè)腳之間切換”按鈕。要為頁(yè)腳（頁(yè)眉）加上頁(yè)號，首先請切換到頁(yè)腳（頁(yè)眉）設置模式，然后單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具條上的“插入頁(yè)碼”按鈕，就可以在頁(yè)腳（頁(yè)眉）區看到插入的頁(yè)碼。

1.2.82插入個(gè)性化頁(yè)號

如果你想把頁(yè)號設置成“第X頁(yè)”這種形式，可以直接在頁(yè)號前后加上“第”和“頁(yè)”即可，以后再增加頁(yè)面時(shí)，系統就會(huì )自動(dòng)把你添加的文字顯示出來(lái)。利用這種方法你可以把頁(yè)號設計成你想要的任何形式。另外，你還可以用鼠標選中頁(yè)號，然后為頁(yè)號設置文本格式，比如不同的字體大小和字體類(lèi)型。

在單獨使用頁(yè)號的情況下，你可以把頁(yè)號調整為“第X頁(yè)共Y頁(yè)”這種形式。要實(shí)現這一點(diǎn)，請單擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，然后切換到頁(yè)腳區域。接下來(lái)不要點(diǎn)擊“插入→頁(yè)碼”命令，而是單擊“插入→自動(dòng)圖文集→第X頁(yè)共Y頁(yè)”，“第X頁(yè)共Y頁(yè)”的域代碼就會(huì )出現在頁(yè)腳之中。

1.2.83把文件名插入到頁(yè)腳

對于任何文檔，我們還可以把文檔的文件名字插入到頁(yè)腳。具體方法是:單擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，切換到頁(yè)腳，單擊“插入→自動(dòng)圖文集”，然后從菜單選擇“文件名”。如果你希望文件路徑也一同出現，請用“文件名字和路徑”代替“文件”。

1.2.84取消首頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳設置

對于大型文檔，我們常常希望取消第一頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳。你可以用以下方法來(lái)實(shí)現:在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具條上點(diǎn)擊“頁(yè)面設置”按鈕，選擇“版式”選項卡，選中“首頁(yè)不同”，然后單擊“確定”按鈕即可。

取消首頁(yè)的頁(yè)眉和頁(yè)腳之后，我們往往還要給文檔重新排頁(yè)碼，以便后面的頁(yè)號從第一頁(yè)開(kāi)始。要實(shí)現這一點(diǎn)，請選擇頁(yè)腳，然后用鼠標選中頁(yè)號，再點(diǎn)擊“設置頁(yè)碼格式”按鈕，把起始頁(yè)號設置成0，然后點(diǎn)擊“確定”，這樣，文檔第2頁(yè)的頁(yè)號就變成了1。

1.2.85輸入帶圈文字

在文檔中可以輸入①②⑧④之類(lèi)的序號，如果你想給文字也帶上圈，該如何做呢？

選中要加上帶圈的文字，然后單擊“格式→中文版式→帶圈字符”命令，在出現的“帶圈字符”對話(huà)框中選擇好“樣式”及“圈號”類(lèi)型，單擊“確定”按鈕即可。

1.2.86改變文字方向

在字體設置對話(huà)框中只要把字體設成“@字體”，如“@宋體”就可以令文字逆時(shí)針旋轉90度了，這種方法對于設置與正文同方向的頁(yè)眉頁(yè)腳是非常有用的。

提示:如果通過(guò)“文字方向”命令修改文字的方向，則會(huì )自動(dòng)添加一個(gè)“下一頁(yè)”類(lèi)型的分節符，而本方法則可以將不同方向的文字在同一段落中顯示。

1.2.87在Word文檔中添加偽文本

這是一個(gè)非常方便的函數，當你需要使用偽文本來(lái)填充某頁(yè)面時(shí)，就可以使用它。使用方法如下:

在Word文檔中鍵入“=rand（4,5）”，然后按下回車(chē)鍵。括號中的4代表段落數，5代表每段的句子數。你可以更改括號中的數字，以便限定每頁(yè)中文字的多少。如果需要一個(gè)較長(cháng)的段落，你可以?xún)H在括號中放置一個(gè)數字，用于指示每段中應該出現的句子數。

1.2.88同時(shí)編輯長(cháng)文檔的多個(gè)部分

單擊“窗口→拆分”命令，將當前文檔窗口分割為兩個(gè)子窗口，分別顯示長(cháng)文檔的不同內容，且兩個(gè)子窗口都是激活的，你可以對任何一個(gè)子窗口獨立地進(jìn)行操作。要想結束這種子窗口狀態(tài)，可以單擊“窗口→取消拆分”命令。

1.2.89大小寫(xiě)字母轉換

選中英文字母，按“Ctrl+Shift+K”組合鍵，將小寫(xiě)字母轉換成大寫(xiě)字母，再按一次大寫(xiě)字母變?yōu)樾?xiě)，這是一個(gè)開(kāi)關(guān)鍵。

1.2.90巧用樣式添加目錄

當我們打印一個(gè)由多篇文章組成的小冊子時(shí)，為了使小冊子裝訂更完美一些，要在小冊子的最前面加上所有文章的標題及頁(yè)碼作為目錄，而要對齊右側的頁(yè)碼則需一次次地調整字號大小、插入空格鍵，非常費勁。其實(shí)利用樣式來(lái)進(jìn)行目錄的添加非常方便，它用不著(zhù)再向文件中輸入任何文字，而且操作更簡(jiǎn)單，修改更方便。具體做法是這樣的:

1.定義目錄標題的樣式

先選定文章中的任意一篇的標題，對標題進(jìn)行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進(jìn)、行距等段落格式的定義。然后選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”，新建一個(gè)樣式。

2.設目錄標題的樣式

在文件中選中第一個(gè)目錄標題的文本，從“格式”菜單中選取“樣式”選項，并從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標題文本也采用相同的方法處理。

3.插入目錄

將光標移到要插入目錄標題的位置，從“插入”菜單中選取“索引和目錄”項，并選取“目錄卡”，確定是否顯示頁(yè)碼、前導符樣式及顯示級別。這樣，在光標處就產(chǎn)生我們所需要的目錄，該目錄包含有所選文本的目錄標題并產(chǎn)生相應的頁(yè)碼。

4.目錄的更新

如果以后在文章中的某處插入了新的內容，則其后的所有頁(yè)碼將全部發(fā)生變化，如果沒(méi)有采用樣式產(chǎn)生相應目錄，還需將目錄的頁(yè)碼全部手工更改一遍，使用以上方法后，只需選取目錄，點(diǎn)鼠標右鍵，選擇更新域，則目錄的目錄標題及相應頁(yè)碼將全部被更新。

以前，在長(cháng)文章的編輯中，要將光標移動(dòng)到文章某處，需要移動(dòng)滾動(dòng)條或通過(guò)定位方式來(lái)完成，非常繁瑣。而采用樣式添加目錄，只須用鼠標點(diǎn)擊所產(chǎn)生目錄的某個(gè)標題，光標就會(huì )快速定位到相應標題的頁(yè)碼上，實(shí)現了光標的快速移動(dòng)。

1.2.91利用拖放快速插入對象

打開(kāi)Word，新建一文檔，調整一下窗口的大?。ㄗ⒁獯翱谝欢ú荒茉谧畲蠡癄顟B(tài)），然后從桌面或其它地方把一個(gè)BMP或JPG圖片拖放到文檔中，你將發(fā)現該圖片被自動(dòng)插入到文檔中了;拖放一個(gè)通用文件，比如TXT、HTML或ZIP文件等，你將發(fā)現這些文件的名稱(chēng)和圖標被插入到Word中了;如果你拖動(dòng)的是Word文檔，它會(huì )變成一幅圖片插入在文檔中。

1.2.92巧設英文字體

我們在打印文件時(shí)正文往往使用仿宋字體，有時(shí)文件中會(huì )包含有很多數字和英文，用仿宋體便感覺(jué)不好看。英文和數字一般用英文字體比較好，例如“Arial字體”，這樣文檔就顯得美觀(guān)大方了。但是如何快速讓文章中的數字及英文都變成英文字體而漢字采用中文字體呢？

其實(shí)很簡(jiǎn)單，先按“Ctrl+A”全選整篇文章，選擇自己想要的中文字體，然后再選擇相應的英文字體，如“Arial字體”，你就會(huì )發(fā)現所有的數字和英文都變成了“Arial字體”，而漢字卻保留了原來(lái)的字體。此技巧對于其它的英文字體也適用，但對于在英文中替換想要的漢字字體卻不可以。

1.2.93設置自己的默認字體

Word默認的字體是宋體五號字，如果你感覺(jué)宋體過(guò)于呆板，五號字稍小，則可以將默認的字體改為自己喜歡的設置，步驟是:

1.單擊“格式→字體”命令，系統彈出“字體”對話(huà)框;

2.在“中文字體”下拉列表框中，選擇喜歡的字體、字號;

3.最后單擊“默認”按鈕，系統彈出確認對話(huà)框，請單擊“是”按鈕，就可以更改Word對字體的默認設置。

1.2.94快速定位到指定頁(yè)碼

在用Word編輯一篇長(cháng)文檔時(shí)，若想快建定位到某頁(yè)，只要按下F5鍵，在彈出的對話(huà)框中輸人頁(yè)碼即可。

1.2.95快速剪切粘貼內容

在Word文檔中選中需要“剪切”移動(dòng)的內容，按下F2功能鍵（不需要按“剪切”和“粘貼”按鈕），然后將光標移至需要插入“剪切”內容的地方，按下“Enter”鍵，即可快速實(shí)現內容的準確“剪切”移動(dòng)。

1.2.96利用剪貼板快速輸入特定的短語(yǔ)

我們在用Word編輯文檔時(shí)，像專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、單位名稱(chēng)等這些特定的短語(yǔ)，在一篇文章中可能要反復輸入，如果每次都是一個(gè)字（詞）一個(gè)字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯。利用Word“剪貼板”功能，可以實(shí)現特定短語(yǔ)的一次性輸入，方法如下:

1.單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開(kāi)任務(wù)窗格，然后打開(kāi)“剪貼板”任務(wù)窗格;

2.選將特定的短語(yǔ)（如“電腦報編輯部”）輸入到文檔中，然后選中，用“復制”命令將他們添加到“剪貼板”中，如果有多條短語(yǔ)，可以重復以上操作;

3.在需要某一短語(yǔ)的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應短語(yǔ)的圖標就可以一次性輸入該短語(yǔ)。

注意:如果短語(yǔ)太多，記不清某條短語(yǔ)在“剪貼板”上的具體位置也沒(méi)關(guān)系，當你將鼠標指向某條短語(yǔ)時(shí)，就會(huì )顯示出短語(yǔ)的內容，點(diǎn)擊你需要的短語(yǔ)即可。

1.2.97取消系統生成的自動(dòng)編號

可執行菜單“工具→自動(dòng)更正”命令，在打開(kāi)的“自動(dòng)更正”對話(huà)框中，切換到“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動(dòng)編號列表”復選框中的復選標志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。

1.2.98自動(dòng)添加題注

在Word中，可以在插入表格、圖表、公式或其它項目時(shí)自動(dòng)添加題注，也可以為已有的表格、圖表、公式或其它項目添加題注。下面介紹插入項目時(shí)自動(dòng)添加題注的方法:

1.單擊“插入→引用→題注”命令，打開(kāi)“題注”對話(huà)框，單擊對話(huà)框中的“自動(dòng)插入題注”按鈕，打開(kāi)“自動(dòng)插入題注”對話(huà)框;

2.在“插入時(shí)添加題注”列表中，選擇要用Word插入題注的項目。如果要在插入表格時(shí)自動(dòng)添加題注，則選中“MicrosoftWord”復選框;

3.在“標簽”框所帶的下拉式列表中選擇相應的標簽。如果“標簽”列表中沒(méi)有想要的標簽，單擊“新建標簽”，打開(kāi)“新建標簽”對話(huà)框，在“標簽”文本框中輸入想用的標簽如“附表”，然后單擊“確定”按鈕;

4.在“位置”框所帶的下拉列表中選擇題注所處的位置;

5.Word一般是以阿拉伯數字1，2，3，…來(lái)為題注編號的，如想使用其它編號方式，單擊“編號”按鈕打開(kāi)“題注編號”對話(huà)框，在“格式”框所帶的的下拉列表中選擇一種編號方式;

6.單擊“確定”按鈕。這樣，每次在文檔中插入表格時(shí)，Word就會(huì )按剛才所選擇的方式為其添加題注。

1.2.99字符與Unicode代碼的互換

首先，輸入一個(gè)需轉換的字符。接著(zhù)，將光標移至它的右邊。最后，按下組合鍵“Alt+X”，此時(shí)，Unicode字符便展現在你眼前;反之，若需將Unicode代碼轉換為字符時(shí)，和上述操作一樣。先輸一組Unicode字符，還是將光標移至它的右邊，按下組合鍵“Alt+X”。

提示:記住某些特殊字符的Unicode代碼是有用的，一般也可以在插入符號的對話(huà)框找到。而查閱Unicode代碼，則很難找到更簡(jiǎn)單的方法了。

1.2.100使用雙擊修改項目符號和編號

你是否已經(jīng)厭倦了通過(guò)層層迭迭的菜單命令來(lái)修改你的Word文檔中的編號方案了呢？如果是，那就跳過(guò)菜單，轉而使用快捷方式吧:要想打開(kāi)“項目符號與編號”對話(huà)框并調整編號方案，請雙擊編號列表中的一個(gè)編號。

1.2.101自動(dòng)用同義詞替換詞條

想快速找到你需要的單詞嗎？無(wú)需使用同義詞庫命令，你也可以查找某個(gè)單詞的同義詞。只需用鼠標右擊該單詞，并用鼠標指向快捷菜單中的“同義詞”命令，然后單擊你需要的同義詞，它將自動(dòng)替換原先的單詞，這個(gè)只適用于英文。

注意:Word有時(shí)也為選定的單詞提供反義詞，請注意不要搞錯了。你可以單擊快捷菜單中的同義詞庫命令，以訪(fǎng)問(wèn)同義詞庫。

1.2.102使用自動(dòng)圖文集自動(dòng)完成重復性鍵入工作

當你在編輯文檔時(shí)，是否對一遍又一遍地鍵入相同的內容（如單位名稱(chēng)）感到厭煩，怎樣才能通過(guò)簡(jiǎn)單的幾次敲鍵輸入這些文字呢？使用Word中的“自動(dòng)圖文集”詞條吧。

創(chuàng )建“自動(dòng)圖文集”詞條的方法:

1.選擇需要存儲在自動(dòng)圖文集中的文字（或圖片），如果要在詞條中保存段落格式，請將段落標記包含在選定內容中;

2.單擊“自動(dòng)圖文集”工具欄上的“新建”按鈕;

3.單擊“插入→自動(dòng)圖文集→自動(dòng)圖文集”命令，你將在此看到剛才選擇的文字;

4.單擊“添加”按鈕，Word將存儲該“自動(dòng)圖文集”詞條，以備日后之用。

插入“自動(dòng)圖文集”詞條的方法:

1.在文檔中輸入自動(dòng)圖文集詞條的前兩個(gè)字符;

2.當Word提示完整的“自動(dòng)圖文集”詞條時(shí)，按下回車(chē)鍵或F3鍵接受該詞條。如果要拒絕該“自動(dòng)圖文集”詞條，請繼續鍵入。

注意:要使用自動(dòng)圖文集，你必須打開(kāi)記憶式鍵入功能。要打開(kāi)記憶式鍵入功能，請單擊“插入”菜單“自動(dòng)圖文集”子菜單中的“自動(dòng)圖文集”命令，選擇顯示有關(guān)“自動(dòng)圖文集”和日期的“記憶式鍵入”提示復選框。

1.2.103自定義常用短語(yǔ)

在輸入文章時(shí)，你肯定會(huì )經(jīng)常遇到“XX公司”之類(lèi)重復性高、字數又很多的詞句。如果整篇文章中它們出現的幾率很高，用傳統的復制、粘貼等方式來(lái)解決就會(huì )很麻煩，如何能快速輸入呢？下面就是具體的方法:

1.單擊“插入→自動(dòng)圖文集→自動(dòng)圖文集”命令，在打開(kāi)的“自動(dòng)圖文集”對話(huà)框中輸入一條你常用的短語(yǔ)，如:“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，再按“關(guān)閉”;

2.單擊“工具→自定義”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中單擊“鍵盤(pán)”按鈕，打開(kāi)“自定義鍵盤(pán)”對話(huà)框;

3.在“類(lèi)別”中選“自動(dòng)圖文集”，在右邊的“自動(dòng)圖文集中”點(diǎn)選你剛輸入的“電腦報編輯部”;

4.在“請按新快捷鍵”中設置快捷鍵，注意這組按鍵不能和內定的快捷鍵重復！否則會(huì )造成日后操作上的困擾。按一下指定的快捷鍵，如此處選用“Alt+L”鍵，單擊“指定”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕;

5.以后只要想用這個(gè)詞句，按住Alt鍵不放，接著(zhù)再按L鍵，就會(huì )出現你剛才輸入的長(cháng)串字句啦。

1.2.104添加聲音批注

在Word中不僅能添加文字批注，還允許添加聲音作為批注。這樣，別人打開(kāi)你的文檔時(shí)可以聽(tīng)到你的聲音，文檔自然會(huì )變得更加生動(dòng)。方法如下:

1.將光標移動(dòng)到要添加批注的位置，或選中需要做出批注的文字;

2.單擊批注工具欄中“插入新批注”按鈕右邊的下拉菜單，選擇“聲音批注”命令，這時(shí)會(huì )彈出錄音機窗口，單擊“錄音”按鈕，對著(zhù)話(huà)筒說(shuō)出作為批注的話(huà);

3.錄音完成后，單擊錄音機中的“停止”按鈕，然后退出錄音機窗口返回到Word文檔，這時(shí)可以在文檔中看到一個(gè)黃色的喇叭圖標;

4.重復多次以上步驟，可添加多條聲音批注。全部完成后，按常規方法保存文檔即可。

注意:由于文檔嵌入了聲音，所以體積會(huì )大大增加。要想播放聲音批注，可用鼠標右擊黃色喇叭批注標記，在快捷菜單中速擇“聲音對象”菜單下的“播放”命令即可。

1.2.105快速查找特定批注

如果你想快速找到某位審閱者的批注，可以用以下方法:單擊“編輯→定位”命令，在彈出的“定位”對話(huà)框中單擊左側“定位目標”下拉列表框中的“批注”項，在“請輸入審閱者姓名”框中單擊審閱者的姓名，然后單擊“下一處”按鈕，就可以快速找到某位審閱者的審閱批注。

1.2.106取消項目編號

當我們在文檔中輸入了項目編號1，回車(chē)之后Word2002會(huì )自動(dòng)為我們生成項目編號2、3、4……如果我們想取消這些項目編號，一般的方法比較繁瑣，下面介紹一個(gè)簡(jiǎn)單的方法:將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，在Word2002中的智能標記中選“僅保留文本”格式，即可快速取消項目編號。

1.2.107使用智能標記輕松恢復編號

有時(shí)你需要中斷一個(gè)編號列表以便插入一段常規文本，要想在下一段上快速恢復編號，請單擊“格式”工具欄上的“編號”按鈕，然后，當“自動(dòng)更正選項”智能標記出現時(shí)，選擇“繼續編號”選項，編號將從你停止的地方繼續。

注意:如果“自動(dòng)更正選項”按鈕沒(méi)有自動(dòng)出現，可以單擊“工具”菜單中的“自動(dòng)更正”選項，然后選中顯示“自動(dòng)更正選項”按鈕復選框。接下來(lái)，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡，然后選中“自動(dòng)編號列表”復選框。

1.2.108快速建立上、下標

我們一般創(chuàng )建和撤銷(xiāo)上、下標的方法是通過(guò)點(diǎn)擊“格式→字體”命令，在字體對話(huà)框中進(jìn)行設置，比較麻煩，其實(shí)它們都可用快捷鍵。下標:“Ctrl+=（等號）”;上標:“Ctrl+Shift++（加號）”。

1.2.109給對象同時(shí)添加上下標

在Word中可以使用“字體”對話(huà)框中的“上標”和“下標”命令來(lái)設置上下標，但是用這種方法對同一對象同時(shí)添加上、下標時(shí)，上下標是錯開(kāi)的，并未對齊。其實(shí)，我們可以使用“合并字符”功能來(lái)給對象同時(shí)添加上下標，方法如下:

1.先在編輯區相應位置輸入要作為上下標的字符，并選定希望作為上下標的字符（注意每次最多只能夠選定6個(gè)漢字或字符）;

2.單擊“格式→中文版式→合并字符”命令，在出現的對話(huà)框中設置上下標所需字體和字號;

3.在作為上下標字符之間擊一次空格鍵，然后單擊“確定”按鈕。

如果要合并8個(gè)以上的字符，可用“雙行合一”命令，方法如下:

1.選中作為上下標的文字;

2.單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，在彈出的對話(huà)框中可以看到效果，單擊“確定”按鈕即可。

1.2.110快速對齊上下標

我們知道，在文字錄入時(shí)要輸入上下標可采用菜單操作輸入，即選中字符在“格式→字體”，在“字體”對話(huà)框中的“效果”欄中選擇“上標”或“下標”即可。但是當我們要同時(shí)輸入上下標時(shí)，這樣輸入的上下標是錯開(kāi)的，如何才能把錯開(kāi)的上下標對齊呢？

1.把上下標用正常的方式輸入后（這時(shí)上下標是錯開(kāi)的），選中它們;

2.單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令;

3.在彈出的對話(huà)框中，單擊“確定”即可。

1.2.111刪除空行

對于文章中的空行，手工刪除是一件很麻煩的事情，其實(shí)我們用Word的替換功能就可實(shí)現快速刪除文章中的空行。方法是:單擊“編輯→替換”命令，打開(kāi)“替換”對話(huà)框，把光標定位在“查找內容”輸入框中，按下“高級”按鈕，選擇“特殊字符”中的“段落標記”兩次，在輸入框中會(huì )顯示為“＾p＾p”，在“替換為”輸入框中用上面的方法插入一個(gè)“段落標記”，即“＾p”，然后按下“全部替換”按鍵，可刪除單行的空行，對于多行空行，可進(jìn)行重復替換，直到刪除全部空行為止。

1.2.112選擇垂直的文本列

要想在Word中選擇一塊垂直的文本，如一列數字等，在按住Alt的同時(shí)拖動(dòng)鼠標選擇即可。然后，你可以刪除該列或將其復制到其它文件中，相當方便。

注意:如果文本列在Word表格中，你將不能使用這一技巧選擇該列文本。

1.2.113選擇多個(gè)頁(yè)面

在Word窗口底部的狀態(tài)欄中除了顯示文檔當前的狀態(tài)，在右邊還有一個(gè)“擴展”功能，平時(shí)它顯示淺灰色，表示未“未激活”，只要用鼠標雙擊即可激活。用鼠標拖動(dòng)來(lái)選取文字部分時(shí)，經(jīng)常不能準確選定范圍，特別是當范圍超過(guò)了一屏幕時(shí)，這時(shí)“擴展”功能就有用了，可用以下方法操作:

1.先將鼠標的光標置于選取范圍的起始處;

2.雙擊狀態(tài)欄的“擴展”按鈕，打開(kāi)“擴展”功能;

3.單擊邊框的滾動(dòng)條的移動(dòng)按鈕，如翻頁(yè)、前后調整等操作;

4.將光標移到范圍的結束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

1.2.114選擇超長(cháng)文檔

不知你有沒(méi)有發(fā)現，當你想選擇一段超過(guò)屏幕長(cháng)度的文本時(shí)，文字處理器滾動(dòng)得太快，很難一次就選正確?，F在介紹一種有效地選擇大段文本的方法:點(diǎn)擊你想選擇的開(kāi)始處，用滾動(dòng)條代替光標鍵向下移動(dòng)文檔，直到你看到想要選擇的結束部分，按下Shift鍵，然后點(diǎn)擊想要亮顯文本的結束處。

1.2.115快速復制區域

有些時(shí)候，某段文字或圖形需要在不同地方重復出現，反復輸入會(huì )浪費大量時(shí)間，這時(shí)使用Word的區域復制功能就會(huì )顯得輕松快捷。方法是:用鼠標在選定段落連擊3次，然后同時(shí)按住Shift和Alt健，再同時(shí)按上下方向鍵，選定的段落就會(huì )隨你的操作移動(dòng)到所需位置。

1.2.116跨頁(yè)選擇對象

我們一般都用按住鼠標左鍵不放，直接往下拖曳選取對象，不過(guò)這種方法（特別在跨頁(yè)時(shí)）非常容易超出選取范圍，但用F8鍵可幫助我們準確選取文章范圍。其方法是:

1.首先把光標插入到要選取范圍的起點(diǎn);

2.按一下F8鍵，此時(shí)狀態(tài)欄中的“擴展”功能被激活;

3.光標移到欲結束的地方按一下鼠標左鍵。這樣，起點(diǎn)與結束點(diǎn)之間的內容就被選中了。欲取消此功能時(shí)，按一下Esc鍵。

1.2.117讓保存的Word文檔自動(dòng)添加摘要內容

打開(kāi)Word，新建一個(gè)空白文檔，點(diǎn)擊“文件→另存為”命令，彈出“保存”對話(huà)框，在“保存文件名”上輸入“Normal”，在“保存類(lèi)型”上選擇“文檔模板”，保存在任意一個(gè)地方，然后關(guān)閉Word。下面用資源管理器打開(kāi)Office存放模板的路徑（Office安裝\MicrosoftOffice\Templates），把Normal.dot改名為ab.dot（此文件只是以后恢復所用，因此更改的文件名可自定），然后把剛才保存的Word文檔模板Normal.dot移動(dòng)到此文件夾，并且在這個(gè)文檔模板上單擊鼠標右鍵，選擇“屬性”，在“摘要”選項卡上依次把標題、主題、作者、上司、公司、類(lèi)別、關(guān)鍵字、說(shuō)明等填寫(xiě)上去。以后，你保存的Word文檔就自動(dòng)填寫(xiě)上這些項目了。

三、圖片和圖形編輯技巧　

1.3.1重復使用“繪圖”欄中的同一按鈕

如果想連續多次使用同一繪圖按鈕，則雙擊該按鈕即可。使用完畢，單擊該按鈕或按“Esc”鍵可退出。

1.3.2畫(huà)圈組合圖片

把數個(gè)連在一起的圖片組合起來(lái)成為一個(gè)對象，可以方便你的編輯工作。在Word中，同時(shí)選中多個(gè)圖形對象的方法是按住Shift鍵，并單擊各個(gè)圖形。但在圖片很多很小又擠在一起時(shí)，這種選多個(gè)圖形的方法就很難奏效了。這時(shí)，可以單擊“視圖→工具欄→繪圖”命令，打開(kāi)“繪圖工具欄”，單擊繪圖工具欄的左端有一個(gè)白色的箭頭形狀的“選擇對象”按鈕，再拖動(dòng)鼠標在想要“組合”的圖片周?chē)?huà)一個(gè)圈，則圈中的圖片就全部被選中了，現在再進(jìn)行“組合”就容易多了。

1.3.3在文檔中插入圖標

在文檔中加上一個(gè)圖標，不但可以形象地說(shuō)明問(wèn)題，而且能夠使文章圖文并茂。具體操作是:單擊“插入→對象”命令，打開(kāi)對話(huà)框，選中“顯示為圖標”選項，然后在“對象類(lèi)別”列標框中選取所需，單擊“確定”即可。如不滿(mǎn)意圖標的樣式，可以單擊“更改圖標”進(jìn)行修改，隨后彈出“更改圖標”對話(huà)框，默認文件是Windows的系統文件shell32.dll，這里包含了幾乎所有的Windows系統圖標。如果插入的是程序圖標，則點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕，找到所需的程序或dll文件，如IEXPLORER.EXE。選中需要的圖標后單擊“確定”，或雙擊選定的圖標，此時(shí)它就會(huì )出現在“對象包裝程序”窗口中，單擊“文件→更新”，需要的圖標就會(huì )出現在當前文檔的插入點(diǎn)上了。如果我要插入的是Word工具欄按鈕的圖標呢？可以在“工具欄”任意位置單擊右鍵，選擇“自定義”，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框。不作任何操作，保持打開(kāi)狀態(tài)，在需要插入的按鈕上點(diǎn)擊右鍵，選擇“復制按鈕圖標”，此時(shí)按鈕圖標已被復寫(xiě)至內存，在文檔中需要的地點(diǎn)粘貼即可。這一招同樣適用于Office系列的其它軟件，如FrontPage、Excel、PowerPoint等。

1.3.4為圖形加上題注

當你在文檔中加入圖形和圖表時(shí)，不要忘了對它們進(jìn)行編號并加上說(shuō)明。在Word中，為圖形加上題注是很方便的:先選中圖形，然后單擊“插入→引用→題注”命令，在對話(huà)框中輸入對圖形的說(shuō)明，最后點(diǎn)擊“確定”，Word將自動(dòng)對圖形進(jìn)行編號并加上說(shuō)明。如果你以后在這個(gè)圖形之前加上了其它圖形，或者刪除了這個(gè)圖形之前的圖形，則Word將自動(dòng)修改圖形編號。

如果你想要在文檔內部引用圖形的題注，你首先必須把題注轉換成圖文框。然后，把光標移到需要插入題注引用的地方，單擊“插入→引用→交叉引用”命令，從“引用類(lèi)型”列表，選擇“圖表”，從“引用內容”列表選擇你想要的引用類(lèi)型．在“引用哪一個(gè)題注”中選擇正確的題注，最后點(diǎn)擊“插入”按鈕?，F在文檔中插入了對指定圖形題注的引用。如果由于圖形的前面加上或者刪除了其它圖形而導致圖形編號改變，文檔將自動(dòng)進(jìn)行相應的更新。

1.3.5畫(huà)圓和圓弧

在繪圖工具欄中點(diǎn)擊“橢圓”按鈕，按Shift鍵，可拖動(dòng)以指針起點(diǎn)為圓心的圓。單擊“自選圖形”，指向“基本形狀”，指向“圓弧”點(diǎn)擊，按住Shift鍵拖動(dòng)，可畫(huà)出圓弧。

1.3.6畫(huà)正弦曲線(xiàn)

單擊“繪圖”工具欄上的“自選圖形→線(xiàn)條→曲線(xiàn)”圖標，沿右上角拖動(dòng)指針至峰點(diǎn)，松手，向右下拖動(dòng)指針至橫軸、松手，向右下拖動(dòng)指針至谷點(diǎn)、松手……在曲線(xiàn)要結束處雙擊，一個(gè)正弦曲線(xiàn)就畫(huà)好了。

1.3.7畫(huà)直線(xiàn)、正圓、正方形

用Word自帶的畫(huà)圖工具畫(huà)圖時(shí)，按住Shift鍵后再畫(huà)，則畫(huà)出的線(xiàn)條是直線(xiàn)，畫(huà)出的橢圓變成了圓，畫(huà)出的長(cháng)方形變成了正方形。

1.3.8將圖片和自選圖形組合在一起

我們在使用Word進(jìn)行圖文混排時(shí)會(huì )遇到這樣的問(wèn)題:在文檔中插入圖片時(shí)，如果要為其加上標注圖形，最后應當將圖片和標注圖形組合成為一個(gè)整體，以便于改變圖片的位置?？墒窃赪ord中，卻怎么也不能將兩個(gè)圖形組合。這是為什么呢？試試下面的方法，也許可以給你一個(gè)明確的答復。

在Word中插入圖片，在圖片上單擊鼠標的右鍵，在彈出的“設置圖片格式”對話(huà)框中選中“版式”標簽，看到在環(huán)繞方式中有這樣幾種:嵌入型、四周型、緊密型、浮于文字上方、襯于文字下方。Word默認的圖片與文字的排版方式是嵌入型，我們把圖片和文字的排版方式設置為四周型，確定之后回到編輯狀態(tài)再單擊圖片，再進(jìn)行圖片與圖片的組合也可以進(jìn)行了?？磥?lái)問(wèn)題出在圖片與文字的排版方式設置上。那么Word默認的嵌入型是怎么回事呢？所謂嵌入型是把插入的圖片當作一個(gè)字符插入到文本中，要改變其位置可以像改變文字位置一樣用鍵盤(pán)上的空格鍵或Backspace鍵。我們雖然可以使用圖片處理工具對其進(jìn)行處理，但是在與別的圖片進(jìn)行排版時(shí)它卻被當成了文字對象處理，所以就會(huì )出現插入的圖片與制作的標注圖形無(wú)法組合的問(wèn)題。此時(shí)我們把圖片與文字的環(huán)繞方式改為其它形式即可。

1.3.9組合文字和圖形

要把某些文字與某些圖形組合成一體，讓它們在編輯排版時(shí)不至于分離，其操作方法是:

1.用“繪圖”工具欄上的相應按鈕繪出需要的圖形;

2.單擊“文本框”圖標，向“文本框”中添加文字，如果不要框線(xiàn)和填充顏色，則選擇”無(wú)線(xiàn)條顏色”和“無(wú)填充顏色;

3.全選”文本框”和“圖形”，單擊“繪圖”菜單中的“組合”命令。

1.3.10分離文檔中的圖片

要實(shí)現文稿中圖片的完整分離，可以利用Word中的HTML超文本轉換輸出功能。方法如下:首先在Word中打開(kāi)含有圖片的文稿，用鼠標單擊“文件→另存為”命令，在彈出的對話(huà)框“保存類(lèi)型”里，選取“Web頁(yè)（*.html;*.htm）”，起好文件名，單擊“保存”按鈕，就可以將文檔另存為超文本格式。然后打開(kāi)剛剛保存的“Web頁(yè)”文件的文件夾，你會(huì )發(fā)現該文件夾中有一個(gè)與保存文件同名的文件夾，打開(kāi)它，就可以發(fā)現里面有多個(gè)圖片（JPG或GIF格式），這就是文檔中的圖片。

注意:當所插入的圖片顏色為256色以上時(shí)，則分離后的圖片格式為JPG格式，否則為GIF格式。

1.3.11固定圖片說(shuō)明文字

我們在用Word編輯文章時(shí)經(jīng)常需要插入圖形，并配上相應的說(shuō)明文字?？墒且坏┻M(jìn)行字間距、行間距、字體調整或移動(dòng)圖片時(shí)，原先圖片的說(shuō)明文字就會(huì )移位，不得不重新進(jìn)行調整，其實(shí)，利用Word的文本框可以輕松解決這個(gè)問(wèn)題。

調整好圖片的位置后，單擊“插入→文本框→橫排（或豎排）”命令，在圖片旁適當位置拉出一個(gè)文本框，加入說(shuō)明文字。然后設置文本框格式，雙擊文本框，在彈出的對話(huà)框中選擇“顏色與線(xiàn)條”標簽，在“填充”的“顏色”選項中選擇“無(wú)填充顏色”，在“線(xiàn)條”的“顏色”選項中也選擇“無(wú)線(xiàn)條顏色”，單擊“確定”后可用鼠標再調整一下文本框的精確位置，將文本框和圖片同時(shí)選中，單擊右鍵選擇“組合”命令將文本框與圖形聯(lián)成一體，這樣當你再進(jìn)行文檔編輯或移動(dòng)圖片時(shí)，圖片的說(shuō)明字符會(huì )與圖片一起移動(dòng)，再也不會(huì )到處亂跑了。

1.3.12精確旋轉圖片

對于添加到文檔中的圖片，單擊選中它，我們可以利用圖片上方的調節旋轉柄旋轉圖片，但這種調節只是一種粗略的調節，如果要想精確地調整圖片的旋轉角度，可以雙擊圖片，在彈出的“設置圖片格式”對話(huà)框中選擇“大小”，在“旋轉”中就可以任意輸入旋轉的角度。

注意:此時(shí)圖片的“環(huán)繞方式”要為除嵌入式外的其他形式。若是嵌入式則可在“設置圖片格式”的“版式”中修改。

1.3.13隱藏圖形

如果覺(jué)得屏幕滾動(dòng)得太慢，則請按如下方法操作:在頁(yè)面視圖中單擊“工具→選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，選中“圖片框”復選框，可隱藏以嵌入方式（直接在插入點(diǎn)插入至文字的圖片）插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復選框上的選中標記，可以隱藏以浮動(dòng)方式導入的圖片（即位于圖形層并可根據需要精確地放置在頁(yè)面上的、還可置于文字和其它對象之前或之后的圖片）和用繪圖工具創(chuàng )建的對象，如自選圖形等。

1.3.14快速還原圖片尺寸

有時(shí)我們會(huì )在文檔中放置一些圖片，并作適當的修改，如果修改得不滿(mǎn)意，想還原后重新修改，可按住Ctrl鍵，用鼠標雙擊該圖片，即可快速還原。

1.3.15將“圖片”轉換成“圖形對象”

文檔中的“圖形對象”比“圖片”有更大的靈活性，不但可以縮放、移動(dòng)，還可以旋轉，因此，我們有時(shí)就想讓圖片也轉換成圖形，這樣就可以更加自由地進(jìn)行編輯了。轉換的方法是:選中圖片，單擊繪圖工具欄中的“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選中“文字環(huán)繞”中的一種方式，此時(shí)，文檔中的“圖片”就轉換成與“圖形對象”一樣可自由移動(dòng)、旋轉的對象。如果要幾個(gè)圖片與圖形對象組合，經(jīng)過(guò)對圖片的上述操作，就可利用“繪圖”工具欄的“選擇對象”按鈕和“繪圖”菜單中的“組合”命令，使幾個(gè)對象組合成一體。

1.3.16組合圖形

用Word自帶的繪圖工具，將幾個(gè)簡(jiǎn)單的圖形拼接成一個(gè)復雜的圖形;或者用插入圖片的方法插入多個(gè)圖片構成一個(gè)復雜的圖片。如果想要將這些圖片組合成一個(gè)圖形后整體移動(dòng)，可以在按住Shift鍵的同時(shí)，逐個(gè)點(diǎn)擊單個(gè)的圖片選中所有的圖片，再右擊鼠標，選“組合”選項下的“組合”命令即可。

1.3.17讓圖形排列整齊

首先通過(guò)按Shift鍵并依次單擊想對齊的每一個(gè)圖形來(lái)選中它們，然后單擊繪圖工具欄上的“繪圖”按鈕，選取彈出式菜單中的“對齊或分布”選項，并選擇一種對齊或分布的方法。

1.3.18編輯環(huán)繞頂點(diǎn)

單擊“繪圖”工具欄上“文字環(huán)繞”中的“編輯環(huán)繞頂點(diǎn)”，圖片周?chē)鷷?huì )出現許多頂點(diǎn)，拖動(dòng)它們可以調整文字環(huán)繞位置，按住Ctrl鍵再單擊頂點(diǎn)間連線(xiàn)（頂點(diǎn)）可以增加（或刪除）頂點(diǎn)。

1.3.19精確地控制圖片移動(dòng)的位置

當你在Word文檔中放置圖片時(shí)，它會(huì )自動(dòng)與一個(gè)可見(jiàn)的網(wǎng)格對齊，以確保所有內容整齊地排列。如果需要精確地控制圖片的放置位置，你可以在拖動(dòng)對象時(shí)按住Alt鍵，以暫時(shí)忽略網(wǎng)格。你可以看到該圖片將平滑地移動(dòng)，而不是按照網(wǎng)格間距移動(dòng)。

注意:如果圖片不需要與文字對齊，你可以使用這一技巧。為了確保該技巧生效，雙擊該圖片，然后選擇“版式”選項卡，選擇環(huán)繞方式區域下非嵌入式的任意方式，最后單擊“確定”。

1.3.20快速復制圖片

按住CtrI鍵，光標再移動(dòng)到對象上且拖動(dòng)，可在新位置處復制出圖片。

1.3.21快速復制、移動(dòng)圖形對象

按住Shift鍵，光標移動(dòng)到對象上且拖動(dòng)．可按垂直或水平方向移動(dòng)圖形對象到新位置;按住Shift鍵的同時(shí)再按住Ctrl鍵，光標移動(dòng)到對象上且拖動(dòng)．可在垂直或水平方向上的新位置處復制出圖形對象。

1.3.22快速插入多個(gè)相同圖片

有時(shí)候在Word文檔中想多次插入一種小圖標，反復用“插入→圖片→來(lái)自文件”命令則非常麻煩，其實(shí)可以用“替換”的方法來(lái)快速實(shí)現:

1.先在文檔中需要插入圖片的地方輸入一個(gè)字母組合（如tu）;

2.整篇文檔錄入完畢后，將需要插入的圖片復制到“剪貼板”上;

3.單擊“編輯→替換”命令，打開(kāi)“查找與替換”對話(huà)框，并點(diǎn)擊“高級”按鈕，在“查找內容”框中填入“tu”，點(diǎn)擊“替換為”框，再單擊“特殊字符”按鈕，并選“剪貼板內容”選項;

4.按“全部替換”按鈕，即可將全文的字母“tu”一次性替換為剪貼板上的圖片了。

1.3.23一次在文檔中插入多個(gè)圖片

在一般情況下，我們是利用“插入→圖片→來(lái)自文件”打開(kāi)插入圖片對話(huà)框，然后選擇圖片進(jìn)行插入。如果我們要在文檔中插入數個(gè)圖片，一個(gè)一個(gè)的重復以上的操作就顯得很煩瑣，事實(shí)上我們可以在插入圖片對話(huà)框中用Ctrl和Shift鍵來(lái)幫助我們快速選定多個(gè)圖片。你可以按住Ctrl鍵的同時(shí)用鼠標逐個(gè)點(diǎn)擊要添加的圖片，也可以按住Shift鍵，然后單擊不同的兩個(gè)圖片，也可以將處在它們之間的圖片選中，最后單擊“插入”按鈕即可把選中的圖片一次性插入到文檔中。

1.3.24找回丟失的圖片

單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，在文檔中丟失的原有圖片，就會(huì )再現出來(lái)。

四、表格和圖表編輯技巧

1.4.1設計斜線(xiàn)表頭

將插入點(diǎn)定位在單元格中，單擊“表格→繪制斜線(xiàn)表頭”命令，出現對話(huà)框，單擊“表頭樣式”下拉菜單選擇一種樣式（共有5種可選擇），分別填入“行標題”（右上角的項目）、“列標題”（左下角的項目）和“數據標題”（中間格的項目）以及“字體大小”等，最后單擊“確定”退出。刪除斜線(xiàn)表頭的方法是，單擊要刪除的斜線(xiàn)表頭，當周?chē)霈F選定標記時(shí)，按Del鍵即可刪除該斜線(xiàn)表頭。

1.4.2自由修改斜線(xiàn)表頭

斜線(xiàn)表頭繪制好后，如果改變字號，或者調整斜線(xiàn)位置，斜線(xiàn)表頭便出現諸如字與字互相疊壓或線(xiàn)條移動(dòng)等不匹配的情況，往往令許多人感到束手無(wú)策。其實(shí)，我們可利用Word的繪圖功能加以調整，具體作法是:

1.選中該表頭（其實(shí)表格斜線(xiàn)是由線(xiàn)條組合在一起的圖形），使之周?chē)霈F8個(gè)控點(diǎn);

2.在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選擇“取消組合”命令，并在斜線(xiàn)表頭所在的單元格之外的區域單擊（即取消選定狀態(tài)）;

3.這時(shí)表頭中的線(xiàn)條和文字（其實(shí)是文本框）均成為獨立可調整狀態(tài)，我們可以任意調整表頭的線(xiàn)條和每一個(gè)文字的位置，直到滿(mǎn)意為止;

4.按Shift鍵，依次選擇每個(gè)線(xiàn)條和每個(gè)文字塊;

5.再次在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕，選擇“組合”。

在上面第三步中，你還可能遇到另一種令人頭疼的事情:那就是雖然可獨立移動(dòng)斜線(xiàn)位置，但就是移動(dòng)不到準確的位置，或者說(shuō)誤差非常大。這時(shí)，你可嘗試如下的步驟:

1.選中該表頭;

2.在“繪圖工具欄”上單擊“繪圖”按鈕，選擇“繪圖網(wǎng)格”，彈出“繪圖網(wǎng)格”對話(huà)框;

3.在“繪圖網(wǎng)格”對話(huà)框中將“水平間距”和“垂直間距”均調整成最小值，然后單擊“確定”，表頭中的內容便可任意調整大小、位置了。

1.4.3把文字轉換成表格

選中需要轉換的文字，單擊“表格→轉換→文本轉換成表格”命令，設置好需要轉換的列數、行數和套用的格式，在“文字分隔位置”中選中文字分隔符，按“確定”按鈕就可以把文字轉換成表格。

1.4.4把表格轉換成文字

選中表格，單擊“表格→轉換→表格轉換成文本”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中選好文字分隔符，單擊“確定”按鈕即可。

1.4.5快速選定整張表格

按“Alt+5（數字鍵盤(pán)上的數字，且NumLock鍵處于關(guān)閉狀態(tài)）”，就可以快速選定整張表格。

1.4.6隨心所欲調整單元格中的文字對齊方式

對于單元格中的文字，你可以隨意調整它的位置，上、下、左、右、中間任意設定，設置的方法是:在單元格中右鍵單擊，彈出快捷菜單，在“單元格對齊”子菜單中單擊相應的命令即可，共有9種設定可供選擇。

1.4.7更方便地調整表格的位置

這是在Word中重新定位表格的一個(gè)捷徑。單擊“視圖→頁(yè)面”命令，轉換到頁(yè)面視圖模式，在頁(yè)面視圖中，把鼠標指針?lè )旁诒砀竦淖笊辖侵钡匠霈F移動(dòng)柄（框中有一個(gè)4個(gè)頭的箭頭），點(diǎn)擊移動(dòng)柄，用它把表格拖動(dòng)到一個(gè)新位置。

1.4.8整體縮放表格

將光標停留在表格內部，直到表格尺寸控點(diǎn)（一個(gè)小“口”）出現在表格右下角，將鼠標移至表格尺寸控點(diǎn)上，待向左傾斜的雙向箭頭出現，沿需要的方向拖動(dòng)即可整體縮放表格。

1.4.9使你的列標題可見(jiàn)

當你在Word中創(chuàng )建一個(gè)表格時(shí)，你可以利用列標題來(lái)描述每一列是什么信息。但如果表格很長(cháng)，超過(guò)一頁(yè)時(shí)，第一頁(yè)后面的頁(yè)列標題將看不到，這樣你很難分辨每一列的主題是什么。這里將介紹一種使標題可見(jiàn)的技巧:

選擇表格的第一行或多行，單擊“表格→標題行重復”命令，現在，Word能夠自動(dòng)在后續頁(yè)的頂端重復表格的標題。

注意:只有在自動(dòng)分頁(yè)時(shí)，Word才能夠自動(dòng)重復表格標題，如果你手工插入分頁(yè)符，表格標題將不會(huì )重復。而且，重復的表格標題只要在打印預覽視圖或當你打印文檔時(shí)才可見(jiàn)。

1.4.10用鍵盤(pán)建立表格

你想過(guò)只需簡(jiǎn)單地輸入一連串+號和-號，就可以在Word中創(chuàng )建表格嗎？下面就是具體的操作方法:

利用一個(gè)+號開(kāi)始一行，然后不停輸入-號，直至達到合適的列寬度。要想添加一個(gè)新列，再次輸入+號。在輸入最后一個(gè)+號后按下回車(chē)。Word將把文本轉換為表格。要想向表格添加更多的行，移到表格的最后一個(gè)單元格并按下Tab鍵。

注意:如果這一技巧不起作用，那么你需要打開(kāi)Word中的自動(dòng)套用格式特性。單擊“工具→自動(dòng)更正”命令，然后單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡并選中“表格”復選框。

1.4.11給表格增加行

用鼠標點(diǎn)中表格中的最后一個(gè)單元，然后按Tab鍵，即可在表格末端增加一行。

1.4.12快速給單元格編號

選定需要進(jìn)行編號的行或列后，單擊工具欄中的“編號”或“項目符號”按鈕就可以自動(dòng)對單元格逐項進(jìn)行編號，這種方法不但對單個(gè)的行或列起作用，對整個(gè)表格也可以使用。

1.4.13對齊單元格中的內容

選中要對齊內容的行或列，然后右鍵單擊，在彈出的“單元格對齊方式”菜單中選擇相應的方式即可。

1.4.14快速插入一行

將光標移到表格右側換行符前按回車(chē)鍵可在下一行插入一行。

1.4.15快速插入多行（列）

選定多行（列）后再右鍵單擊，選擇“插入行（列）”命令，即可一次插入多行或多列。

1.4.16在表格頂端加空行

要在表格頂端加一個(gè)非表格的空白行，可以使用“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵通過(guò)拆分表格來(lái)完成。但當你的表格位于文檔的最頂端時(shí)，有一個(gè)更為簡(jiǎn)捷的方法，就是先把插入點(diǎn)移到表格的第一行的第一個(gè)單元格的最前面，然后敲Enter鍵，就可以添加一個(gè)空白行。

1.4.17將Word表格轉換為Excel表格

1.將光標移至Word表格的任意單元格中，單擊“表格→選擇→表格”命令，選定整個(gè)表格;

2.單擊“編輯→復制”命令，將Word表格拷貝到剪貼板中;

3.啟動(dòng)ExceI，然后打開(kāi)需要轉換的工作簿，井將光標移至所需的單元格中;

4.單擊“編輯→粘貼”命令，即可將剪貼板中的信息（即我們所需的表格內容）粘貼到Excel中。

1.4.18快速插入公式

在一個(gè)公式較多的中文Word文檔中編輯公式時(shí)，不但每次都需要調入“公式編輯器”，而且影響了“公式編輯器”的運行速度。為了解決這個(gè)麻煩，可以在插入一個(gè)公式之前，建立一個(gè)新的文檔（作為臨時(shí)文檔），在該臨時(shí)文檔中用“公式編輯器”編輯公式，然后將編輯好的公式復制到剪貼板中，再將公式粘貼到需要的位置即可。當需要再一次插入公式時(shí)，通過(guò)選擇窗口直接切換到臨時(shí)文檔中進(jìn)行編輯，然后再按照上述方法進(jìn)行編輯。

1.4.19插入雙表

Word中的表格兩側不能插入其它表格，不過(guò)把一個(gè)表格“一分為二”可間接得到雙表，方法是:選定表格中間作為“分隔”的某列后，然后右鍵單擊，選擇“邊框和底紋”命令，通過(guò)“邊框和底紋”對話(huà)框中的預覽圖取消所有的橫邊框”，就可得到“雙表”。

1.4.20快速拆分表格

首先在要拆分的表格行中任一處單擊，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵，就會(huì )在插入點(diǎn)所在行的上方插入一個(gè)非表格式的空白行，將表格一分為二。

1.4.21把表格一分為二并分頁(yè)放置

首先在要拆分的表格行中任一處單擊，然后按下“Ctrl+Enter”組合鍵，就會(huì )把表格一分為二并分頁(yè)設置。

1.4.22在Word中復制Excel表格和它的格式

從Excel復制一個(gè)表格到Word,方法如下:

打開(kāi)你想要把表格復制到其中的Word文檔和包含表格的Excel工作表，在Excel中選中想要復制的表格，單擊“編輯→復制”命令，切換到Word，單擊要顯示表格的位置，再單擊“編輯→粘貼”命令，使用“粘貼選項”智能標記，選擇下列選項中的一種:

1.若要保留在Excel中應用的格式，選擇保留源格式;

2.若要匹配已經(jīng)在你的Word文檔中的表格的樣式，選擇匹配目標區域表格樣式。

1.4.23文字與單元格對齊

Word2002文字與單元格可以多種方式對齊，操作方法是:選中需要設置文字對齊的單元格，打開(kāi)“表格和邊框”工具欄中的“對齊”工具，單擊你需要的對齊方式按鈕就可以了。

1.4.24按姓氏筆畫(huà)排序表格中的內容

在Word的表格功能中，為了適應中文習慣，新增了按“姓氏筆畫(huà)”排序功能。具體使用方法是:選擇需要排序的列，單擊“表格→排序”命令，出現“排序”對話(huà)框，選擇“類(lèi)型”組合框中的“筆畫(huà)”項，并選擇“升序”或“降序”，點(diǎn)擊“確定”即可。你會(huì )看到，此時(shí)的表格已按“姓氏筆畫(huà)”（而不是“姓名筆畫(huà)”）的升序（或降序）排列好了。

1.4.25快速選定整個(gè)表格

按住Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個(gè)表格，再按“Ctrl+X”可快速刪除表格。

1.4.26快速選定整行內容

將鼠標移動(dòng)到一行左格線(xiàn)和文本之間的空白處，指針變?yōu)橄蛴壹^后單擊可選定整行內容。

1.4.27快速選定整列內容

將鼠標移動(dòng)到一列最上方邊線(xiàn)處，指針變?yōu)橄蛳录^后單擊可選定整列內容。

1.4.28固定列寬

在Word中，表格的列寬可自動(dòng)調整尺寸以適應文本或圖形。如果鍵入的文字長(cháng)度超過(guò)了列寬，Word將調整列寬以包含文字。如果不需要在鍵入時(shí)調整列寬，請選中表格，然后單擊“表格→表格屬性”命令，選擇“表格”選項卡，單擊“選項”按鈕，清除“自動(dòng)重調尺寸以適應內容”復選框，最后依次單擊“確定”按鈕。

1.4.29顯示正確行號

我們在制作大型表格時(shí)，會(huì )發(fā)現分頁(yè)后行號顯示不正確，這是因為在分頁(yè)時(shí)如果分頁(yè)符拆分了表格中單獨的一行，對于新的一頁(yè)上位于該行以外的其它各行，Word有時(shí)會(huì )在狀態(tài)欄中顯示不正確的行號。如果需要準確的行號，可以禁止表格跨頁(yè)斷行，方法是:單擊“表格→表格屬性”命令，選擇“行”選項卡，清除“允許跨頁(yè)斷行”復選框，最后單擊“確定”按鈕。

1.4.30快速復制表格

1.首先切換到頁(yè)面視圖方式，然后將指針停留在表格的左上角，直到表格移動(dòng)控點(diǎn)（即一個(gè)方框內有一個(gè)四向箭頭）出現;

2.將指針停留在表格移動(dòng)控點(diǎn)上，直到一個(gè)黑色四向箭頭出現;

3.按住Ctrl鍵，將副本拖動(dòng)到新的位置。

1.4.31粘貼表格

當你要將表格項從一個(gè)表格粘貼到另一個(gè)表格中，而且作為該表格中的行、列或嵌套表格，而不是作為文本時(shí)，你就必須用到“粘貼表格”命令了?？墒沁@個(gè)命令在哪里呢？

l.單擊“工具→自定義”命令，然后選擇“命令”選項卡;

2.在“類(lèi)別”框中，單擊“編輯”，在“命令”框中，找到并選中“粘貼表格”，然后將其拖放到常用工具欄中的適當位置。此時(shí)，“粘貼表格”按鈕出現在該工具欄中。該按鈕命令也被稱(chēng)作“粘貼行”、“粘貼列”或“粘貼為嵌套表格”，這取決于粘貼時(shí)單擊表格的位置;

3.單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“自定義”對話(huà)框。

現在，你就可以使用這個(gè)“粘貼表格”命令，方便地完成從一個(gè)表格到另一個(gè)表格的復制工作了。

1.4.32自由移動(dòng)表格

將光標停留在表格內部，當表格移動(dòng)控點(diǎn)（帶框的四向箭頭）出現在表格左上角后，將鼠標移到控點(diǎn)上。待鼠標指針變成四向箭頭，你就可以將表格拖動(dòng)到虛框指示的任意位置。

1.4.33將數據庫直接轉換為Word表格

單擊“視圖→工具欄→數據庫命令”，在工具欄上出現數據庫按鈕，單擊“插入數據庫→獲取數據→瀏覽”，找到需要插入的數據庫（表），當然首先確定是插入access數據庫還是vfp、dbase等類(lèi)型數據表，然后選擇需要插入的字段再單擊“確定”、“調整”按鈕即可。

提示:Word不僅可以導入數據庫，還可以動(dòng)態(tài)刷新，可以處理字段和記錄，活脫脫一個(gè)小DBMS。

1.4.34防止表格在頁(yè)面末尾被切斷

如果Word表格長(cháng)度超過(guò)了一頁(yè)，而且在頁(yè)面末尾被切斷，下一頁(yè)的內容沒(méi)法正確顯示，你可以選中表格，單擊“表格→表格屬性”命令，然后單擊“表格”選項卡，在“文字環(huán)繞”標題下，選擇“無(wú)”，最后單擊“確定”按鈕即可。

1.4.35隱藏表格邊框

如果你在文檔中輸入一個(gè)數字清單，常常上下行的數字難以對齊。如果插入一個(gè)表格，對齊的問(wèn)題就好解決了，但由于表格的行、列邊框顯示出來(lái)，又使文章不美觀(guān)。怎么辦？——隱藏表格邊框。

方法是:插入一個(gè)表格，將數字輸入到表格中，設置好對齊方式后，選中整個(gè)表格，單擊“表格→表格屬性”，在“表格”選項卡中單擊“邊框和底紋”按鈕，單擊“邊框”，在設置中選“無(wú)”即可。

1.4.36設置表格內容對齊

Word2002表格可以像文字那樣設置其中的內容對齊方式，從而給排版帶來(lái)了極大的方便。設置方法是:在表格的任意位置單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“表格屬性”命令，打開(kāi)“表格”選項卡，選中“對齊方式”下需要的選項，單擊“確定”按鈕即可。

如果將整個(gè)表格選中，使用“格式”工具欄中的“居中”、“右對齊”等按鈕，也可以設置表格的內容對齊方式。

1.4.37套用表格樣式

選中制作好的表格，單擊“表格→自動(dòng)套用格式”命令，打開(kāi)“表格自動(dòng)套用格式”對話(huà)框，在“表格樣式”中選擇你喜歡的某種樣式，然后單擊“應用”按鈕即可作用到表格上。

1.4.38任意合并單元格

在Word中只要是相鄰的單元格都可以合并。操作方法是:選中要合并的單元格，單擊“表格→合并單元格”命令即可完成合并，各單元格內原有的文字能自動(dòng)分行排列。

1.4.39表格嵌套

常用下面兩種方法在表格中嵌套表格，即建立表中表。

1.先按常規方法建立一個(gè)表格，將光標放入需要嵌套表格的單元格，單擊“表格→繪制表格”命令，按需要畫(huà)表中的小表即可，此法可以創(chuàng )建比較復雜的嵌套表格;

2.將光標放入需要嵌套表格的單元格，單擊“表格→拆分單元格”命令，根據需要在對話(huà)框中選擇合適的行、列數，單擊“確定”按鈕即可在該單元格中嵌套一個(gè)小表格。

1.4.40任意拆分單元格

選中要拆分的所有單元格，單擊“表格→拆分單元格”命令，打開(kāi)對話(huà)框，在“行數”和“列數”后輸入該區域拆分后的表格行列數，單擊“確定”按鈕即可。

1.4.41任意擦除表格線(xiàn)

打開(kāi)“表格和邊框”工具欄，單擊“擦除”按鈕，拖動(dòng)“橡皮”光標劃出紅色方框，方框圍住的所有表格線(xiàn)就會(huì )變粗，松開(kāi)鼠標，選定的表格線(xiàn)立刻被“擦除”。

1.4.42修改表格線(xiàn)

Word能用各種方法修改表格線(xiàn)，如果修改量不大，可以打開(kāi)“表格和邊框”工具欄，在“線(xiàn)型”和“粗細”下拉列表中選擇你喜歡的表格線(xiàn)，按下“繪制表格”按鈕，在需要修改的表格線(xiàn)上拖動(dòng)光標即可。也可將光標放在表格內，單擊“格式→邊框和底紋”命令，在“邊框”選項卡中進(jìn)行修改。如果表格的規模較大，此法更加方便快捷。

1.4.43表格左右并列

用鼠標在表格的左或右邊的空白處雙擊，使該處出現插入點(diǎn)，然后插入一個(gè)新表格，只要頁(yè)面能容納后插入的表格，這兩個(gè)表格即可左右“和平共處”。

1.4.44將Excel表格粘貼為圖片

如果想把Excel表格變?yōu)閳D片插入到Word文檔中，可以進(jìn)行以下操作:選中要粘貼的Excel單元格區域，單擊“復制”按鈕將其存入剪貼板。然后切換至Word文檔，單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“圖片”或“圖片（增強型圖元文件）”選項，單擊確定，即可將Excel表格以圖片形式插入到當前文檔中。

1.4.45行的求和

有以下兩種方法:

1.把插入點(diǎn)插入到要求行的最后一個(gè)單元格內，單擊“自動(dòng)求和”按鈕，則該單元格中自動(dòng)輸入該列數字的和;

提示:計算表格每行數字之和時(shí)，要從有數字的最后一行開(kāi)始，把插入點(diǎn)移到該行中的最后一列，從下向上依次單擊“自動(dòng)求和”按鈕，如果某行有空單元格或字母單元格時(shí)，則計算的是空單元格或字母單元格之后格中數字的和，若字母單元格之后同行為空單元格，計算的是字母單元格之前同行的數字之和。如果“自動(dòng)求和”按鈕沒(méi)有出現，可以單擊“視圖→工具欄→表格和邊框”打開(kāi)表格工具欄，“自動(dòng)求和”的圖標為“∑”。

2.把鼠標移到該行之前，當鼠標變成空心的右向上黑箭頭時(shí)，單擊左鍵，則選中該行。單擊“工具計算”按鈕，則在當前窗口下面的提示行中顯示出“計算結果為:xxx”，只要把該結果填入表格中的單元格中即可。

提示:默認情況下，Word工具欄中沒(méi)有“工具計算”按鈕，添加方法為:首先單擊“工具→自定義→命令”，在“類(lèi)別”下拉列表框中選中“工具”，再在右邊“命令”列表框中找到“工具計算”，用鼠標按住“工具計算”并拖至Word工具欄中適當的位置釋放鼠標，此時(shí)新增的“工具計算”按鈕就出現在工具欄中。

1.4.46列的求和

有以下兩種方法:

1.把插入點(diǎn)插入到要求列的最后一個(gè)單元格內，單擊“自動(dòng)求和”按鈕，則該單元格中自動(dòng)輸入該列數字的和;

提示:計算表格每列數字之和時(shí)，應從最后有數字一列開(kāi)始由右向左依次單擊“自動(dòng)求和”按鈕，若遇到列中有字母單元格或空單元格，則計算的是最后空單元格或字母單元格之后同列數字的和，若空單元格或字母單元格之后同列為空單元格，則計算它之前的數字之和。

2.把鼠標移到該列之上，當鼠標變成實(shí)心向下的黑箭頭時(shí)，單擊左鍵，則選中該列。單擊“工具計算”按鈕，則在當前窗口下面的提示行中顯示出“計算結果是:xxx”，只要把該結果填入表格中的單元格中即可。

1.4.47求整個(gè)表格數字之和

選中整個(gè)表格，單擊“工具計算”按鈕，則在當前窗口下面的提示行中顯示出“計算結果是:xxx”，只要把該結果填入表格中的單元格中即可。

1.4.48計算表格中數據

在用“公式”命令計算表格數據時(shí)，發(fā)現有一個(gè)問(wèn)題，就是不能用一個(gè)公式計算很多行的數值，此時(shí)有一個(gè)好的方法:

先將“=SUM（LEFT）”公式復制一下，然后在要計算的表格欄內按“Ctrl＋F9”，出現｛?。龢酥?，此時(shí)就處在輸入公式的狀態(tài)，按“Ctrl＋C”將公式粘貼進(jìn)來(lái)，依此類(lèi)推，很快就可以將要計算的表格單位全部打上公式，此時(shí)選中整個(gè)表格，按F9，就可以通過(guò)公式算出所要的數值。值得注意的是，在Excel中，如果表格中的源數據出現變化，結果是及時(shí)更新的，而在Word中源數據變化，結果是不會(huì )自動(dòng)更新的，要重新選擇整個(gè)表格，然后按F9更新所選域數據才會(huì )更新。

1.4.49對表格進(jìn)行排序

1.將插入點(diǎn)置于要進(jìn)行排序的表格內的任意位置;

2.單擊“表格→排序”命令，打開(kāi)“排序”對話(huà)框;

3.在“排序依據”列表框中選擇要作為第一個(gè)排序依據的列名稱(chēng)，在后面的“類(lèi)型”列表框中選擇“筆畫(huà)”、“拼音”、“數字”或“日期”，然后選擇“升序”或“降序”選項按鈕;

4.如果要用到更多的列作為排序依據，在“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”中重復步驟3的操作即可。

1.4.50利用表格快速生成編號

在現實(shí)應用中，有時(shí)會(huì )出現需要打印很多編號的工作，用Word可以很方便地產(chǎn)生編號。方法如下:如現在我們要產(chǎn)生1～800的編號，首先在Word中使用表格菜單中的插入表格在選項卡中輸入需要的行和列，此時(shí)我們輸入20和40，如果要打印成一列，最好選擇1和800。此時(shí)生成了一個(gè)有800個(gè)單元格的表格，選中整個(gè)表格，然后選擇格式菜單中的項目符號和編號，選擇第二項編號欄，根據自己的需要選擇一種編號形式，此時(shí)電腦自動(dòng)生成編號，選中整個(gè)表格，用“Ctrl＋X”剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無(wú)文本格式，此時(shí)會(huì )直接粘貼上編號而不會(huì )出現表格，然后根據自己的需要進(jìn)行適當的調整就行了。

1.4.51在Word中使用Access的數據

利用下面的方法可以在原有Word文檔中插入Access表或查詢(xún)的內容:

1.在一篇Word文檔中選定要插入表或查詢(xún)的位置;

2.單擊“視圖→工具欄→數據庫”命令，顯示“數據庫”工具欄，然后單擊“插入數據庫”按鈕;

3.在彈出的“數據庫”窗口中單擊“獲取數據”按鈕獲取數據，在“選取數據源”的“文件類(lèi)型”中選擇“MSAccess數據庫”，選中所需MicrosoftAccess數據庫的名稱(chēng)，然后單擊“打開(kāi)”按鈕;

4.單擊“表格”或“查詢(xún)”，然后選擇所需表格或查詢(xún)，最后單擊“確定”按鈕;

5.如果要選定記錄、域或二者的子集，并將它們包含在Word表格中，請單擊“查詢(xún)選項”按鈕，選好所需選項，再單擊“確定”按鈕;

6.如果要自定義Word的表格形式，單擊“表格自動(dòng)套用格式”按鈕，選定所需選項后單擊“確定”按鈕;

7.單擊“插入數據”按鈕，在“插入記錄”下，選定希望包括在Word表格中的記錄;

8.如果希望源數據改變時(shí)可更新Word表格中的數據，可再選中“將數據作為域插入”復選框，然后單擊“確定”即可。

1.4.52微調表格線(xiàn)

在調整表格時(shí)，可以在按住鼠標左鍵的同時(shí)按住鍵盤(pán)上的Alt鍵實(shí)現微調，但有時(shí)會(huì )遇到這樣的問(wèn)題，即當多次調節表格大小時(shí)總有那么一兩條表格線(xiàn)怎么也對不齊，只差那么一點(diǎn)點(diǎn)，這時(shí)候你可以用鼠標選中這條線(xiàn)然后雙擊左鍵，表格線(xiàn)就會(huì )自動(dòng)合成一條了，有時(shí)這樣調整后差距會(huì )轉移到最右邊的線(xiàn)上，這時(shí)只需雙擊一下這條線(xiàn)即可。

1.4.53利用“公式”命令求和

要計算Word表格中的數據，請先將光標置于需要放置數據計算結果的單元格中，再單擊“表格→公式”命令，彈出“公式”對話(huà)框。

1.求某列數字的和

將光標插入到數字列底部的單元格中，單擊“表格→公式”命令，Word自動(dòng)建議使用“=SUM（ABOVE）”公式，表示自動(dòng)將光標之上該列的數字進(jìn)行求和，單擊“確定”，則計算結果輸入到光標所在的單元格中。

2.求某行數字的和

將光標插入到數字行右邊的單元格中，單擊“表格→公式”命令，Word自動(dòng)建議用“=SUM（LEFT）”公式，表示自動(dòng)將光標所在行的左邊的數字進(jìn)行求和，單擊“確定”，則計算結果輸入到光標所在的單元格中。

提示:利用“公式”命令求和時(shí)，如果遇到行或列中有空單元格和字母單元格情況，求得的數字的和只是一部分數據的和，至于是哪部分數字的和，請看利用“自動(dòng)求和”情況。要逐行求和，請從最末行開(kāi)始向前求起;要逐列求和，請從最末列向前求起。

五、頁(yè)面排版技巧

1.5.1快速知道文字應用的格式

要想確定Word中的某一段文字應用了何種格式（字體、樣式、對齊方式等），可以單擊幫助菜單中的“這是什么?”命令，在鼠標指針變?yōu)橐粋€(gè)問(wèn)號時(shí)，單擊需要確定格式的文字，在右面的任務(wù)窗格中將顯示出該文字的格式。

1.5.2手工分頁(yè)

在編輯文檔時(shí)，Word會(huì )根據頁(yè)面設置和文檔的長(cháng)度自動(dòng)對文檔進(jìn)行分頁(yè)，但有時(shí)我們需要強制進(jìn)行分頁(yè)，怎么辦呢？

單擊“插入→分隔符”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“分頁(yè)符”，單擊“確定”，就可以在文檔中插入一個(gè)分頁(yè)符（或者直接按鍵盤(pán)上的“Ctrl+Enter”組合鍵）。

1.5.3建立稿紙格式文檔

在日常工作中，我們有時(shí)會(huì )用到稿紙格式的文檔，下面我們就來(lái)介紹建立稿紙格式文檔的方法:

1.單擊“文件→新建”命令，打開(kāi)新建文檔任務(wù)窗格;

2.單擊“根據模板新建”項目中的“通用模板”鏈接，打開(kāi)模板對話(huà)框，單擊“報告”選項卡，選中“稿紙向導”選項，單擊“確定”按鈕;

3.出現“稿紙向導”，按照提示一步步設置好頁(yè)面大小、字數、行數、格線(xiàn)、頁(yè)號等，最后單擊“完成”按鈕，就可以建立一個(gè)稿紙格式文檔了，與WPS中一模一樣。

注意:如果你在安裝時(shí)沒(méi)有選擇安裝模板向導，在你選中“稿紙向導”時(shí)，系統會(huì )提示你插入Office安裝盤(pán)進(jìn)行安裝，按照提示進(jìn)行操作即可。

1.5.4快速對齊文本

利用如下的快捷鍵，可以幫你快速對齊文本:

左對齊Ctrl+L

居中Ctrl+E

兩端時(shí)齊Ctrl+J

右對齊Ctrl+E

分散對齊Ctrl+Shift+D

1.5.5建立“小字本”格式的文檔

1.單擊“文件→新建”命令，單擊“根據模板新建”項目中的“通用模板”鏈接，打開(kāi)模板對話(huà)框，單擊“報告”選項卡，選擇“稿紙向導”，生成20×20的稿紙文檔;

2.單擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令;

3.單擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕;

4.右鍵單擊“稿紙”，選擇“組合→取消組合”命令;

5.拖動(dòng)方格列，排成31×20的“小字本”格式;

6.單擊“文件→頁(yè)面設置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡;

7.將每頁(yè)行數設置為31后確定;

8.關(guān)閉“頁(yè)眉/頁(yè)腳”即可。

1.5.6兩行合成一行顯示

將插入點(diǎn)置于希望插入“雙行合一”文字的地方，單擊“格式→中文版式→雙行合一”命令，在“文字”文本框中輸入希望兩行合并成一行的文字，輸入的文字將顯示在“預覽”柜中。若要自動(dòng)輸入包含雙行合一文字的括號，可選中“帶括號”復選框，然后在“括號類(lèi)型”框中選擇所需括號，最后單擊“確定”按鈕即可。

1.5.7在窗口中顯示全部文檔

在打開(kāi)文檔時(shí)，有時(shí)會(huì )發(fā)現因為文檔過(guò)寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧！這時(shí)我們可以重新調整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具→選項”命令，再單擊“視圖”選項，然后選中“窗口內自動(dòng)換行”復選框即可。我們也可以通過(guò)改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁(yè)面視圖中的文檔窗口，這時(shí)我們單擊“視圖→顯示比例”命令，然后選擇“頁(yè)寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。

1.5.8給文檔加上漂亮的花邊

單擊“格式→邊框與底紋”命令，在彈出的設置窗口中選擇“頁(yè)面邊框”標簽頁(yè)，然后在“線(xiàn)型”列表中選擇你需要的各種邊框線(xiàn)形，如果你需要將邊框做得更花哨點(diǎn)，“藝術(shù)型”邊框列表中提供給你許多更漂亮的圖案，選擇你喜歡的，然后在“應用范圍”選擇列表中選擇“整篇文檔”，這樣整個(gè)文檔的每一頁(yè)都會(huì )出現你剛才選擇的花邊了。

1.5.9自動(dòng)斷字

用斷字功能可以避免在兩端對齊的文本中出現大片空白，或在窄行文本中保持相同的行寬?？梢杂迷O置自動(dòng)或人工斷字。下面介紹設置自動(dòng)斷字的方法:

1.單擊“工具→語(yǔ)言→斷字”命令，打開(kāi)“斷字”對話(huà)框。如果“斷字”命令沒(méi)有出現在“語(yǔ)言”子菜單中，則需要安裝斷字工具;

2.選中“自動(dòng)斷字”復選框;

3.在“斷字區”框中，輸入一行中最后一個(gè)單詞的右頁(yè)邊距。要減少連字符的數量，應放寬斷字區。要減小右邊參差不齊的現象，應縮小斷字區;

4.“連續斷字次數限為”框中，輸入可連續斷字的行數。

1.5.10增加段首空格

一般情況下我們都是在每段的首行縮進(jìn)兩格，默認情況下，Word并沒(méi)有這個(gè)功能，不過(guò)我們完全可以在文檔中按下“Ctrl+H”組合鍵，在彈出的“查找和替換”對話(huà)框中單擊“高級”按鈕，單擊“查找內容”輸入框，然后單擊“特殊字符”按鈕，選中“段落標記”。用同樣的方法在“替換內容”中插入“段落標記”并加上兩個(gè)全角空格，最后按一下“全部替換”按鈕，Word文檔中每段文字就會(huì )自動(dòng)縮進(jìn)兩格了。

1.5.11指定Word中的句子間隔

你可能喜歡在句子間使用一個(gè)或兩個(gè)空格，Word能夠幫助你確保單個(gè)文檔內部以及多個(gè)文檔間的句子間隔均是一致的，方法是:

點(diǎn)擊“工具→選項”命令，然后點(diǎn)擊“拼寫(xiě)和語(yǔ)法”標簽，點(diǎn)擊“設置”，在“所需風(fēng)格”下面的“語(yǔ)法和風(fēng)格選項”框中，選中你想要的選項即可。要想恢復所選語(yǔ)法和寫(xiě)作風(fēng)格的原始規則，請點(diǎn)擊“全部重設”。

1.5.12縱橫混排文字

在Word文檔中，有時(shí)出于某種需要必須使文字縱橫混排（如對聯(lián)中的橫聯(lián)和豎聯(lián)等），這時(shí)Word的“縱橫混排”命令就派上了用場(chǎng)，操作如下:

1.選定需要豎排的文字;

2.單擊“格式→中文版式→縱橫混排”命令，出現對話(huà)框，若要將豎排文字與行寬對齊，可選中“適應行寬”復選框;

3.最后單擊“確定”按鈕。

1.5.13改變Word中的字間距

Word的字距有“標準”、“加寬”、“緊縮”等3種，其中“標準”字距即默認字間距，它的實(shí)際距離不是一成不變的，而是與文檔中字號的大小有一定的關(guān)系，可以自動(dòng)調整?！凹訉挕遍g距或“緊縮”是在“標準”的基礎上再增加或減去一個(gè)用戶(hù)指定的數值，間距會(huì )自動(dòng)調整，不至于出現字與字間距不匹配的情況。

調整字間距的方法如下:選定文本，單擊“格式→字體”命令，選擇“字符間距”標簽，在“間距”下拉列表框中選擇適當的類(lèi)型和增添或減小的間距數值，最后確定即可。

1.5.14刪除中文與數字間的間隔

在Word的文檔中，中文與數字混排時(shí)，它們之間一般都存在一小段間隔，這個(gè)間隔有一個(gè)空格大小，影響文檔的對齊，但我們卻無(wú)法刪除掉。如不需要這段間隔，可采用如下方法關(guān)閉它:按“Ctrl+A”選定全部文本，單擊“格式→段落→中文版式”，取消“字符間距”項中的“自動(dòng)調整中文與數字的間距”選項左邊的復選框即可。

1.5.15修改行間距

Word中提供了多種標準的行距供選擇，單擊“格式→段落→縮進(jìn)和間距”，在“行距”框里提供了多種選擇，可是標準行距并不一定符合我們的需要。如果我們想要任意設置行距的大小，可以將行距設為“固定值”，然后在右邊的“設置值”對話(huà)框里任意輸入行距的數值即可做出相應的調整。

1.5.16快速改變行間距

選中你需要設置行距的文本段落，按照需要進(jìn)行以下操作:

按“Ctrl+1”的組合鍵，即可將段落設置成單倍行距;

按“Ctrl+2”的組合鍵，即可將段落設置成雙倍行距;

按“Ctrl+5”的組合鍵，即可將段落設置成1.5倍行距。

1.5.17自動(dòng)首行縮進(jìn)兩個(gè)漢字

我們中國人寫(xiě)東西都有段首空兩個(gè)漢字，俗稱(chēng)“低2格”的習慣，如果每次都要在段首敲4個(gè)空格半角鍵，實(shí)在是太麻煩了，Word為我們提供了更為方便的辦法，單擊“格式→段落”命令，選擇“縮進(jìn)和間距”選項卡，在“特殊格式”下拉框中選擇“首行縮進(jìn)”，在“度量值”中選擇“2字符”即可。

1.5.18去除頁(yè)眉橫線(xiàn)

在頁(yè)眉插入信息的時(shí)候經(jīng)常會(huì )在下面出現一條橫線(xiàn)，如果不想在頁(yè)眉留下任何信息也無(wú)法自動(dòng)去除此橫線(xiàn)。這時(shí)可以采用下述的方法去掉它:確認插入點(diǎn)位于頁(yè)眉，單擊“格式→邊框和底紋”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“邊框”，在邊框設置選項選擇“無(wú)”，“應用于”選擇“段落”，單擊“確定”即可。

1.5.19定義印刷樣式的頁(yè)眉

印刷制品的頁(yè)眉經(jīng)常是章節標題加頁(yè)數，十分漂亮，其實(shí)Word也可以達到這個(gè)功能。

1.插入頁(yè)碼:位置在頁(yè)眉，對齊方式為外側;

2.分別在奇數頁(yè)頁(yè)眉和偶數頁(yè)頁(yè)眉插入域代碼:STYLEREF“標題1”（其中“標題1”為你想使用的樣式名稱(chēng)）;

3.通過(guò)制表位調節顯示位置使其美觀(guān);

4.根據章節劃分應用樣式后，頁(yè)眉自動(dòng)顯示相應的標題。

如果你有雙面打印機，那打印出的成品將和印刷品一樣，馬上去試一下吧。

1.5.20自定義插入頁(yè)碼樣式

單擊“插入→頁(yè)碼”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼”對話(huà)框，在該對話(huà)框中的“位置”框中可選擇頁(yè)碼插入的位置，在“對齊方式”框中可選擇頁(yè)碼的對齊方式，然后單擊“確定”按鈕，即可插入頁(yè)碼。如果要在插入頁(yè)碼前后添加文字，可雙擊插入的頁(yè)碼，激活頁(yè)眉或頁(yè)腳，選擇所插入的頁(yè)碼，該頁(yè)碼位于一個(gè)圖文框中，在該圖文框中的頁(yè)碼前后增加文字即可使每一頁(yè)的頁(yè)碼前后都有相同的文字內容，變成諸如“第X頁(yè)”的形式。

1.5.21巧用章節設頁(yè)碼

如果我們編輯的文檔包括許多章，我們想讓每章都重新編排頁(yè)碼，也就是根據章節自動(dòng)連續改變頁(yè)碼，如第一章有3頁(yè)，頁(yè)碼分別表示為“1-1，1-2，1-3”;第二章有4頁(yè)，頁(yè)碼分別表示為“2-1，2-2，2-3，2-4”，這該如何辦呢？

單擊“插入→頁(yè)碼”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼”對話(huà)框，設置好顯示“位置”和“對齊方式”后單擊“格式”按鈕，在打開(kāi)的“頁(yè)碼格式”對話(huà)框中選中“包含章節號”選項，選擇好“章節起始樣式”和“使用分隔符”;在“頁(yè)碼編排”中選中“起始頁(yè)碼”，并設為1，單擊“確定”按鈕即可。

1.5.22精確調整縮進(jìn)量

我們通過(guò)拖動(dòng)標尺上的縮進(jìn)浮標來(lái)調整相應的縮進(jìn)量時(shí)，常常難以達到平滑、精確的調整縮進(jìn)量的目的。如果我們先按住Alt鍵，再拖動(dòng)浮標，就可以精確地調整相應的縮進(jìn)量了。

1.5.23文檔分欄

方法一利用“頁(yè)面設置”分欄

單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，出現“頁(yè)面設置”對話(huà)框，單擊對話(huà)框中的“文檔網(wǎng)絡(luò )”標簽，在“欄數”文本框中輸入要分割的欄數，在“應用于”下拉列表中選擇分欄的范圍（選擇整篇文檔或所選文字），單擊”確定”按鈕即可。

方法二巧用“分欄”命令分欄

單擊“格式→分欄”命令，彈出“分欄”對話(huà)框，在“預設”選項框中選擇分欄的格式，如果“預設”分欄格式都不符合要求，則在“欄數”文本框中輸入要分割的欄數。

1.5.24給分欄添加分隔線(xiàn)

在分欄工作中，我們經(jīng)常會(huì )遇到欄與欄之間的界限并不是分隔得很明顯，因此我們可在欄與欄之間設置分隔線(xiàn)使各欄之間的界限更加明顯。具體操作方法是:先將光標置于要設置分隔線(xiàn)的欄中，單擊“格式→分欄”命令，彈出“分欄”對話(huà)框，在對話(huà)框中選中“分隔線(xiàn)”復選框，單擊“確定”按鈕，即可完成設置。

1.5.25快速進(jìn)行首行縮進(jìn)

將光標放在行首，按住Ctrl鍵后，連續按字母T鍵，你想縮進(jìn)多少都可以。

1.5.26Word文檔的平均分欄

我們在對Word文檔進(jìn)行分欄的過(guò)程中，往往會(huì )遇到最后一頁(yè)的欄是不等長(cháng)的，其實(shí)，你只要將定位插入點(diǎn)到文檔末尾，然后選擇“插入→分隔符”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“連續”單選按鈕，然后“確定”，這時(shí)候最后一頁(yè)的欄也變成等長(cháng)的了。本方法將在分欄內容的最后插入一個(gè)連續型分節符。通常的作法是，先在內容后面插入一個(gè)空行，但分欄時(shí)不選中此空行。與上述方法是異曲同工。如果僅對文檔中間的一部分分欄，則直接分欄即可，不必這么麻煩。

1.5.27插入水印

水印是顯示在現有文本下方的文本或圖片，水印可以給文檔增添一些樂(lè )趣并標識文檔的狀態(tài)，在Word2002中你可以用圖形或文本作為水印。要想在Word2002的文檔中添加自己喜歡的“水印”，只要單擊“格式→背景→水印”命令，就會(huì )出現關(guān)于“水印”的設置欄，執行下列操作之一:

◆若要將一幅圖片插入為水印，請單擊圖片水印選項，再單擊選擇圖片，然后單擊插入。

◆要插入文字水印，請單擊文字水印選項，然后選擇或輸入所需文本。

選擇你所需的其它選項，然后單擊“應用”。要查看水印在打印出的頁(yè)面上的效果，請在“視圖”菜單中點(diǎn)擊“頁(yè)面”。

注意:要在屏幕上查看水印，請在“視圖”菜單中點(diǎn)擊“頁(yè)面”，或者點(diǎn)擊“文件”菜單中的“打印預覽”。

1.5.28利用頁(yè)眉和頁(yè)腳插入水印

如果每頁(yè)要制作相同的水印，就可用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”來(lái)處理。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”視圖中，用圖形、文本框或圖文框把圖案置于合適的位置上，再關(guān)閉“頁(yè)眉和頁(yè)腳”視圖。具體步驟如下:

1.單擊“視圖→頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，打開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄;

2.在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上，單擊“顯示／隱藏文檔文字”按鈕，隱藏文檔中的文本和圖形，此時(shí)將看到頁(yè)面上是空白的;

3.在“繪圖”工具欄上，選擇需要的圖形，然后在頁(yè)面的適當位置繪制圖形，也可以單擊“插入→圖片”命令，插入剪貼畫(huà)、圖片文件、藝術(shù)字，調整好大小;

4.從右擊自選圖形或圖片彈出的快捷菜單中選擇“設置圖片格式”或“設置自選圖形格式”命令，打開(kāi)相應的對話(huà)框，從“版式”標簽中的“環(huán)繞方式”欄選中“襯于文字下方”，然后單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話(huà)框;

5.單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄的“關(guān)閉”按鈕，返回文檔，自選圖形或圖片將自動(dòng)減淡顏色襯于正文下方成為水印。

1.5.29巧妙刪除行首行尾空格

由于網(wǎng)頁(yè)排版中的“低2格”都是通過(guò)插入空格來(lái)實(shí)現的，我們從網(wǎng)上拷貝下來(lái)的文章段落在Word中進(jìn)行段落重排時(shí)，因為已經(jīng)設置了自動(dòng)“首行縮進(jìn)”兩個(gè)漢字，再加上這2個(gè)全角空格，就成了段首4個(gè)漢字空格，手工進(jìn)行刪除實(shí)在是太麻煩，這時(shí)我們可以選中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具欄中的“居中”按鈕，使段落的對齊方式為居中，這時(shí)行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左對齊”按鈕，使段落恢復原來(lái)的對齊方式。

1.5.30在Word中獲取更為精準的標尺

在默認情況下，標尺的精度為十分之一英寸。舉例來(lái)說(shuō)，如果你點(diǎn)擊標尺設置頁(yè)邊框或標簽，你可以將其設置為1.5英寸，但不能設置為1.48英寸。要想設置更為精確的度量單位（例如百分之一英寸），請按住Alt鍵，同時(shí)點(diǎn)擊并移動(dòng)標尺或邊框，此時(shí)標尺將用數字顯示出當前的位置，顯示數字精確到百分之一英寸。

1.5.31利用不間斷空格使單詞保持在同一行文字里

當你在Word中鍵入一段文字時(shí)，是否遇到過(guò)這樣的情況:一個(gè)由多個(gè)單詞組成的詞組（如人名）被分隔在兩行文字里？你可以通過(guò)一個(gè)不間斷空格使該詞組保持在一行文字里。方法是:將光標移到要連在一起的兩個(gè)字之間，按下“Ctrl+Shift+Space”組合鍵，這兩個(gè)字就被連在一起了，利用同樣的操作，我們可以把多個(gè)字連在一起，這樣在換行時(shí)，這幾個(gè)字就會(huì )作為一個(gè)整體進(jìn)行移動(dòng)，不會(huì )再出現被分隔的情況。

1.5.32給分欄文檔設置跨欄文字

選定位于所有各欄上面的作為跨欄文字的內容，單擊“格式→分欄”，在出現的對話(huà)框中的“預設”選項組中選擇分欄格式為一欄，在“應用于”下拉菜單中選擇“整篇文檔”，然后單擊“確定”按鈕即可。要確定跨欄文字的對齊方式，請單擊工具欄中相應的對齊方式按鈕。

多欄的設置方法:將光標移至要分多欄內容文字的第一個(gè)字前，單擊“格式→分欄”命令，出現“分欄”對話(huà)框，在“預設”選項組中選擇分欄格式的欄數（也可直接在“欄數”文本框中輸入要分的欄數），在“應用于”下拉菜單中選擇分欄的范圍，單擊“確定”按鈕。

1.5.33讓分欄等寬

如果所分的各欄的長(cháng)度不一致，只要單擊“格式→分欄”，把出現的對話(huà)框中的“欄寬相等”前面的復選框選中即可。

1.5.34設置文檔網(wǎng)格

單擊“文件→頁(yè)面設置”，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框。在“頁(yè)面設置”對話(huà)框中，選“文檔網(wǎng)格”項，點(diǎn)擊“指定行和字符網(wǎng)格”項。此時(shí)你可以在“頁(yè)面設置”對話(huà)框中，設定頁(yè)面中的行數、每行的字符數及行與行之間的寬度和字符與字符之間的間隔等;若選定“只指定行網(wǎng)格”選項，則只能設置每頁(yè)的行數和行跨度;若選定“文字對齊字符網(wǎng)格”選項，則只能設置每行的字符個(gè)數和每頁(yè)的行數。這些設置給用戶(hù)打印自定義文檔提供了方便。在以網(wǎng)格方式設置頁(yè)面后，文檔標尺自動(dòng)轉成以字為單位，用戶(hù)在設置段落縮進(jìn)及頁(yè)邊距時(shí)，可以方便地參考。

1.5.35縱橫混合排版頁(yè)面

某些特殊文檔需要混合設置頁(yè)面，例如第一頁(yè)縱向第二頁(yè)橫向。這時(shí)可以將光標放到需要改變頁(yè)面方向的頁(yè)首處，單擊“插入→分隔符”命令打開(kāi)對話(huà)框。選中其中“分隔符”下的“下一頁(yè)”后“確定”。然后單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，在“頁(yè)邊距”選項卡中選擇好頁(yè)面方向并“確定”，你就可以看到分節符后面的頁(yè)面發(fā)生了變化。如果你想在該節后面的某頁(yè)重新設置頁(yè)面方向，只要在該頁(yè)的頁(yè)首再次插入分節符，就可以使用相同方法再一次修改頁(yè)面方向了。

1.5.36隱藏頁(yè)面空白

在Word中，每一頁(yè)的頁(yè)面上端都有一條空白，占據了頁(yè)面上寶貴的空間，嚴重影響了顯示效果。在Word2002中這個(gè)問(wèn)題得到了很好解決:將鼠標移至任一頁(yè)面頂端成上、下相對箭頭時(shí)（此時(shí)有“隱藏空白”提示顯示出來(lái)），按鼠標左鍵即可。

1.5.37隱藏空白區以節省屏幕空間

你可以通過(guò)隱藏每頁(yè)頂部和底部的空白區（頁(yè)眉和頁(yè)腳）以及頁(yè)面之間的灰色區域，節省頁(yè)面視圖中的屏幕空間。要想隱藏空白區，默認情況下你可以通過(guò)單擊“工具→選項”命令，取消選擇“視圖”選項卡上的“頁(yè)面間空白”選項來(lái)隱藏空白區域。

1.5.38設置頁(yè)碼位置

如果想讓頁(yè)碼在頁(yè)腳居中，雙擊頁(yè)腳位置，然后點(diǎn)工具欄中的“居中”按鈕即可，當然你也可以讓它居左、居右。

六、樣式和模板技巧

1.6.1創(chuàng )建自己的模板

你可以創(chuàng )建一個(gè)由你喜歡的字體風(fēng)格和大小構成的模板并在你需要的時(shí)候隨時(shí)使用它，創(chuàng )建一個(gè)自定義模板的方法是:

單擊“視圖→任務(wù)窗格”命令，打開(kāi)任務(wù)窗格，在“新建文檔”任務(wù)窗格中點(diǎn)擊“通用模板”。在出現的“模板”對話(huà)框中，選中“常用”標簽并點(diǎn)擊“空白文檔”一次以選中它（它將成為你的新模板的基礎）。在“新建”部分選中“模板”，然后點(diǎn)擊“確定”。在新模板中添加任意你想在所有基于你的模板的文檔中出現的文本和圖形，并刪除不想讓其出現的項目。把邊框設定、頁(yè)面大小和方向、風(fēng)格及其它格式改為你想要的。點(diǎn)擊“文件→保存”命令，給新模板起一個(gè)名字，然后點(diǎn)擊“文件→關(guān)閉”命令。你新創(chuàng )建的自定義模板將出現在新文檔任務(wù)窗格的常用模板下面并可以使用。

1.6.2定制個(gè)性模板

用Word建立的文件默認頁(yè)面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時(shí)由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框進(jìn)行設置，同時(shí)，Word中默認生成的文檔文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，必須使用手工調整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實(shí)，巧妙利用Word的模板文件功能可以設置Word的默認頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn)，從而實(shí)現個(gè)性模板。方法如下:

1.進(jìn)入Word2002的模板文件夾，在Windows9x和WindowsMe下為C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows2000和WindowsNT上為C:\DocumentsandSettings\用戶(hù)名\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，必須對文件夾選項進(jìn)行設置才能夠進(jìn)入），你會(huì )看到在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件，此文件就是Word的默認模板文件。雙擊它，系統就會(huì )自動(dòng)調用Word2002打開(kāi)它;

2.單擊“文件→頁(yè)面設置”，調出頁(yè)面設置對話(huà)框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設置為自己所需的值;

3.單擊“格式→段落”，在段落設置對話(huà)框中選擇“縮進(jìn)和間距”標簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設置度量值為0.7厘米（相當于兩個(gè)漢字字符），即設置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格;

4.單擊“文件→保存”命令，選擇保存類(lèi)型為文檔模板文件，由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng)，所以無(wú)法直接保存為normal.dot文件，在此，我們將它保存為normal1.dot文件;

5.再次進(jìn)入C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates文件夾下，這時(shí)會(huì )看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件;

6.上面的制作步驟完成后，使用起來(lái)就方便多了，單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設置來(lái)進(jìn)行文件處理了。

1.6.3自定義格式按鈕

在Word中，有一個(gè)自動(dòng)套用格式功能，目的是為了讓我們利用現成的樣式處理文檔，以節省時(shí)間。但你可能會(huì )覺(jué)得并不太好用，而我們在日常工作中，經(jīng)常會(huì )用到一些固定的格式，比如打印文件，標題一般用黑體、三號、居中設置。利用Word中的宏功能，我們可以將這些固定的格式集中到一個(gè)按鈕中去，以方便平時(shí)工作。如以“黑體、三號、居中”格式為例，先任意編輯一些文字，選中它，單擊“工具→宏→錄制新宏”命令，輸入合適的名稱(chēng)后確定，按居中命令按鈕，選擇字體為黑體，字號為三號后，結束新宏錄制。這時(shí)再任意輸入一些文字并選中，打開(kāi)工具菜單中的宏功能，運行剛才錄制的宏，這些文字便會(huì )自動(dòng)被設置成黑體、三號、居中格式。再打開(kāi)自定義對話(huà)框，從宏中將新錄制的宏拖至工具欄，一個(gè)格式按鈕便設置好了。

1.6.4復制和刪除模板

一般情況下我們不建議你對系統向導和模板進(jìn)行復制、刪除或移動(dòng)。如果你確實(shí)想操作，可以通過(guò)Windows資源管理器進(jìn)入Word2002安裝文件夾下的Template文件夾（如C:＼ProgramFiles＼MicrosoftOffice＼templates＼2052），對相應模板文件進(jìn)行操作即可。要注意在Word2002中有兩種“模板”，向導文件以WIZ為擴展名，而模板文件以DOT為擴展名。

如果你想將自己的模板作品拷貝給別人，只需要將相應的模板文件拷貝到對方的C:＼Windows＼ApplicationData＼Microsoft＼Templates文件夾下即可。

1.6.5使用多個(gè)模板

默認情況下，我們在用Word時(shí)發(fā)現它只能夠支持惟一的默認模板．這往往不能夠滿(mǎn)足我們的需求。其實(shí)，我們可以利用其它方法，讓W(xué)ord使用多個(gè)模板。

打開(kāi)資源管理器，先在一個(gè)文件夾下右鍵單擊，選擇“新建→MicrosoftWord文檔”命令生成幾個(gè)Word文件，然后分別用Word打開(kāi)它們，按照自己的要求對這些文件進(jìn)行處理。最后選中它們，右擊鼠標，選擇“屬性”命令，在打開(kāi)的“屬性”窗口中選中“只讀”，把多個(gè)“模板”文件設置成只讀文件。以后要應用某一個(gè)“模板”文件時(shí)，只要雙擊它，此時(shí)Word會(huì )打開(kāi)一個(gè)以當前選中的“模板”文件為藍本的“只讀”文件，我們只要按下Ctrl+S鍵，Word就會(huì )彈出“另保存”對話(huà)框供我們另存文件，而且原來(lái)“模板”文件中的內容并不會(huì )被覆蓋。利用這種方法可以實(shí)現無(wú)數個(gè)“模板”，真是方便極了。

1.6.6制作帶有提示信息的模板

所謂提示信息是指一個(gè)“域”。域是保存在文檔中的可能發(fā)生變化的數據。我們最常用到的域有PAGE域，即在添加頁(yè)碼時(shí)插入的能夠隨文檔的延伸而變化的符號。我們可以利用域在文檔的特殊位置布置一些提示信息，告訴用戶(hù)可以單擊該信息，并輸入新的文字代替這些信息。同時(shí)，新輸入的文字可以繼承提示信息的外觀(guān)特征，如字體、字號、段落特點(diǎn)等等。

比如，如果我們需要在一個(gè)模板中指明標題、作者等信息的輸入位置，并賦予適當的格式，就可以這么做:

1.按下“Ctrl＋F9”組合鍵，插入一對標明域代碼的花括號（{}）;

2.在花括號之間鍵入“MacroButtonNoMacro[單擊此處輸入文檔標題]”或“MacroButtonNoMacro[單擊此處輸入作者姓名]”;

3.對插入的域和文字進(jìn)行必要的格式設置;

4.在域上方單擊鼠標右鍵，并選擇“切換域代碼”。

經(jīng)過(guò)上面的設置，我們就可以在屏幕上得到帶有相應格式的兩條信息，使用鼠標單擊每個(gè)提示的結果，該提示將處于被選中狀態(tài)，如果是輸入文字，它將替換提示。插入域代碼時(shí)需要注意的是，標識域代碼的花括號不能使用鍵盤(pán)上的現有符號鍵入，而必須使用Word制定的組合鍵。

1.6.7讓頁(yè)眉隨文檔標題改變

有沒(méi)有辦法讓頁(yè)眉自動(dòng)反映文檔的標題呢？有，就是利用宏，這個(gè)宏的名稱(chēng)是{STYLEREF}。

我們一般把文檔的標題定義為“標題”或“標題一”。如果文檔標題的樣式名稱(chēng)為“標題”，那么，讓頁(yè)眉自動(dòng)與標題文字保持同步的辦法是:

1.使用“Ctrl＋F9”組合鍵，插入花括號;

2.插入域代碼:{STYLEREF"標題"}。注意這里引號的使用。當指定對象包含空格時(shí)，要使用引號。指定對象的名稱(chēng)一定要和文檔中實(shí)際有的樣式嚴格一致，包括空格的數目，不然域將返回錯誤信息。另外使用的引號應該是西文字符;

3.定義好頁(yè)眉的外觀(guān)，保存對模板的改動(dòng)。

這樣，當用戶(hù)使用該模板編輯文件，鍵入新的文檔標題后，頁(yè)眉的文字也就會(huì )隨之而改變了，而且，如果用戶(hù)使用這樣的一個(gè)模板編輯長(cháng)篇文檔，并且所有章節的主標題都設為“標題”樣式，那么，各章節的頁(yè)眉也會(huì )隨章節名稱(chēng)而改變，用戶(hù)會(huì )很方便地獲得具有一定專(zhuān)業(yè)水準的外觀(guān)效果。

1.6.8顯示所有樣式

要把樣式應用到文檔，請先用鼠標選中文字，然后從“格式”工具條的“樣式”下拉列表框選擇樣式。如果你找不到自己想要的樣式，點(diǎn)擊樣式下拉列表的時(shí)候按住Shift鍵就可以顯示出完整的樣式清單。如果要把文字格式轉化成3種主要的標題樣式:“標題1、“標題2”、“標題3”的話(huà)，你可以直接使用鍵盤(pán)快捷方式，它們分別是:“Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”。

1.6.9快速查看文檔樣式

在Word中可以給文字設置很多格式，以至于過(guò)了一段時(shí)間后我們自己都不能確切地說(shuō)出設置了哪些格式，這時(shí)，只需選擇“幫助”菜單下的“這是什么?”選項，鼠標指針將變成帶著(zhù)問(wèn)號的左向箭頭，將其指向被查詢(xún)的文字，單擊左鍵，就會(huì )出現提示框，告訴你相應的段落格式和字體格式。

1.6.10去掉文本的一切修飾

假如你用Word編輯了一段文本，并進(jìn)行了多種字符排版格式，有宋體、楷體，有上標、下標等等。但是，現在你卻對這段文本中字符排版格式不太滿(mǎn)意，那么你不妨選中這段文本，然后按下“Ctrl+Shift+Z”組合鍵就可以去掉選中文本的一切修飾，以缺省的字體和大小顯示文本。

1.6.11所有格式都發(fā)生改變

我們在修改一個(gè)表格的樣式后，發(fā)現文檔中的所有表格都發(fā)生了改變，為了避免更改文檔中的其它表格，可新建一個(gè)樣式，而不是改變現有的樣式。若要新建樣式，請單擊“格式→樣式和格式”命令，打開(kāi)“樣式和格式”任務(wù)窗格，然后單擊“新樣式”。

七、郵件和網(wǎng)頁(yè)編輯技巧

1.7.1在Word中發(fā)送郵件和傳真

一般在“文件”菜單中選擇“發(fā)送”命令下的“郵件收件人”和“傳真收件人”命令就可以將Word文檔發(fā)送出去。但如果在IE中不將OutlookExpress設置為電子郵件程序，執行上述命令就會(huì )出錯。解決的方法是:運行IE，單擊“工具→Internet選項”命令，選“程序”選項卡，將“Internet程序”下的“電子郵件”選項設為OutlookExpress，按“確定”按鈕后退出IE，重新進(jìn)入Word就可以發(fā)送郵件和傳真了。

1.7.2避免在Word中不慎打開(kāi)Web頁(yè)面

在Word文檔當要選中的文字中包含超鏈接時(shí)一定要小心一點(diǎn)，如果不小心點(diǎn)擊了錯誤的地方，將會(huì )意外地打開(kāi)一個(gè)Web頁(yè)面或已鏈接的文檔?，F在你可以在避免打開(kāi)Web頁(yè)面的情況下輕松地修改超鏈接文字了，方法如下:單擊“工具→選項”命令，然后單擊“編輯”選項卡，選中“使用Ctrl+單擊跟蹤超鏈接”復選框。

1.7.3建立超鏈接

用Word將輸入的網(wǎng)址與網(wǎng)站鏈接起來(lái)，上網(wǎng)時(shí)，只要點(diǎn)擊某個(gè)網(wǎng)址即可快速瀏覽該網(wǎng)站。這里有兩種方法來(lái)實(shí)現:

1.按“Ctrl+K”鍵，打開(kāi)“插入超鏈接”對話(huà)框，在“要顯示的文字”框中輸入“電腦報”（此文本將在Word文檔中顯示出來(lái)），在“地址”框中輸入“http://www.cpcw.com”（如果是E-mail地址，請鍵人“mailto:step@cpcw.com”），按“確定”按鈕即可;

2.單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對話(huà)框，將“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡下的“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超鏈接”選項選中后確定，在文檔中直接輸入網(wǎng)址或E-mail地址后，緊接著(zhù)按一下空格鍵即可建立起超級鏈接。

1.7.4自動(dòng)創(chuàng )建超級鏈接

超級鏈接帶有顏色和下滑線(xiàn)的文本或圖形，如果單擊，就會(huì )跳轉至某個(gè)文件或文件中的某個(gè)位置，或者跳轉到某個(gè)HTML頁(yè)。此外，超級鏈接還可以指向新聞組、Gopher、Telnet和FTP站點(diǎn)。

用Word的自動(dòng)套用格式功能，只需鍵入所欲跳轉到文件的地址，即可創(chuàng )建超級鏈接。自動(dòng)創(chuàng )建的步驟為:

1.單擊“工具”菜單中“自動(dòng)更正選項”命令，然后單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”標簽;

2.選擇“鍵入時(shí)自動(dòng)替換”標題下的“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換成超級鏈接”復選框;

3.這樣，鍵入位于網(wǎng)絡(luò )或Internet文件的地址時(shí)，Word2002將其轉化為超級鏈接，顏色變成帶下劃線(xiàn)的藍色文本，單擊它就可跳至相應位置。例如鍵入電腦報的網(wǎng)址:http://www.cpcw.com，該網(wǎng)址立即成為超級鏈接，你只要單擊它，就可以到該網(wǎng)址進(jìn)行瀏覽了。

1.7.5取消Word自動(dòng)轉換的超級鏈接

在Word中，當我們輸入了含有超級鏈接的文字內容時(shí)，Word會(huì )把這些內容識別出來(lái)，并以藍色加下劃線(xiàn)的超級鏈接格式顯示出來(lái)，當你輸錯了超級鏈接中的內容，想要對它進(jìn)行編輯時(shí)，可就不太方便了。如何取消Word自動(dòng)轉換的超級鏈接呢？

方法一:在輸人的超級鏈接內容剛變成藍色加下劃線(xiàn)的格式時(shí)，立即按下“Ctrl+2”組合鍵，可立刻取消超級鏈接格式，變成正常的文本格式。也可以把鼠標置于該超級鏈接上，當鼠標指針變成手的形狀后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。

方法二:上面的方法在文檔中含有少量的超級鏈接內容時(shí)，可隨時(shí)方便地修改，但如果遇到文檔中含有大量的超鏈接內容時(shí)，方法一就顯得很麻煩了，別急，我們有更快的辦法。選中所有要取消超級鏈接的內容，點(diǎn)擊工具欄上的“復制”按鈕，然后再選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”，在彈出的對話(huà)框中選擇“無(wú)格式文本”，覆蓋原來(lái)的內容就可實(shí)現一次性取消全部超級鏈接。

方法三:使用方法二將會(huì )丟失已經(jīng)設置好的文字格式，下面要介紹的方法將會(huì )讓你從此擺脫超級鏈接的困擾，而不會(huì )丟失設置好的文字格式。單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令，打開(kāi)“自動(dòng)更正”對話(huà)框，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項卡，清除“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超鏈接”復選框前的標記，然后單擊“自動(dòng)套用格式”選項卡，清除這里的“Internet及網(wǎng)絡(luò )路徑替換為超級鏈接”復選框前的標記，“確定”后退出。輸入一個(gè)超級鏈接文本試試，果然不再變成超級鏈接格式了。

八、打印技巧

1.8.1禁止打印附加信息

有時(shí)在打印一篇文檔時(shí)會(huì )莫名其妙地打印出一些附加信息，如批注、隱藏文字、域代碼等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前單擊“工具→選項”命令，在“打印”選項卡中取消選擇“打印文檔的附加信息”下的相應的內容即可。

1.8.2在打印預覽模式下編輯文字

當你在打印預覽模式下查看某Word文檔時(shí)，可能想要直接調整或編輯某些圖片和文字。如何辦呢？

1.點(diǎn)擊“文件→打印預覽”命令;

2.點(diǎn)擊需要編輯區域中的文字，Word將放大該區域;

3.點(diǎn)擊打印預覽工具欄上的放大鏡，當鼠標指針從放大鏡圖標變?yōu)镮型圖標時(shí)，你就可以編輯該文檔了。要想退出打印預覽并返回到原先的文檔視圖，點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕。

1.8.3不能打印灰色邊框

編輯表格時(shí)，我們會(huì )發(fā)現表格線(xiàn)顯示為灰色，而且不能夠打印出來(lái)，這是怎么回事呢？

在默認情況下創(chuàng )建表格時(shí)，表格帶有寬0．5磅的可打印黑色邊框。不過(guò)，刪除該邊框后，表格線(xiàn)就顯示為灰色的虛框，這些虛框不會(huì )被打印出來(lái)。如果要打印表格中的線(xiàn)條，必須添加邊框，方法是:單擊“格式→邊框和底紋”，選擇“邊框”選項卡，在“設置”標題下單擊“全部”，最后單擊“確定”按鈕。如果不需要在文檔中顯示虛框，請在“表格”萊單上單擊“隱藏虛框”。

1.8.4隨心所欲打印批注

單擊“文件→打印”命令，在彈出的“打印”對話(huà)框中，單擊“打印內容”下拉列表框，選擇“顯示標記的文檔”項目則可以把文檔連同批注打印出來(lái);如果選擇“文檔”則只會(huì )打印出文檔內容，不會(huì )打印出文檔批注內容;而選擇“標記列表”只會(huì )打印出文檔批注內容，不會(huì )打印文檔。

1.8.5橫向打印

在工作中有時(shí)需要使用8開(kāi)紙打印，而Word的頁(yè)面設置中僅提供了16開(kāi)紙型，如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？

我們可以使用“橫向打印法”來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，在“頁(yè)面設置”對話(huà)框中選擇“紙張”選項卡，選擇“紙型”為“自定義大小”，并把“高度”設為26厘米，“寬度”設為36.8厘米;在“頁(yè)邊距”選項卡中把“方向”選為“橫向”，這樣我們就做出了一個(gè)8開(kāi)紙了，編輯完成后直接打印即可。

1.8.6在同一文檔中同時(shí)使用兩種頁(yè)面打印方向

如果要在一篇文檔中同時(shí)使用豎向和橫向兩種不同的頁(yè)面方向，我們可先選中需要改變方向的文檔內容，然后單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，在彈出的“頁(yè)面設置”對話(huà)框中的“頁(yè)邊距”選項卡中選擇所需的頁(yè)面方向，并在“應用于”選項欄中選中“所選文字”即可。其實(shí)Word是在所選內容的前后各插入一個(gè)分節符，并僅對這一節中的內容進(jìn)行頁(yè)面方向更改，從而實(shí)現了在同一文檔中使用不同的頁(yè)面方向。

1.8.7只打印奇（偶）數字頁(yè)

在Word打印時(shí)想紙的正反兩面都打，先打奇（偶）數頁(yè)但因為頁(yè)數太多不想敲頁(yè)碼范圍，你可以這樣進(jìn)行設置，就只打奇（偶）數頁(yè):單擊“文件→打印”，出現“打印”對話(huà)框，選擇“打印”下拉框中的“奇數頁(yè)”或“偶數頁(yè)”即可。

1.8.8同時(shí)打印多個(gè)文檔

在Word中可同時(shí)打印多個(gè)文檔，其方法為:

1.單擊“文件→打開(kāi)”命令，打開(kāi)“打開(kāi)”對話(huà)框;

2.選中要打印的多個(gè)文檔，用Shift可選擇順序相連文檔，用Ctrl鍵可選擇不相連的多個(gè)文檔;

3.選擇“打開(kāi)”對話(huà)框中“工具”下拉菜單的“打印”即可。

1.8.9打印含窗體的文檔

利用Word中的窗體可以創(chuàng )建諸如統計表格之類(lèi)的格式化的文檔，其它用戶(hù)可在文檔中特定的地方填寫(xiě)相關(guān)的信息，而不能更改其它處于非填寫(xiě)區的內容。如果要利用已事先打印好的含窗體的空白文檔（即在填寫(xiě)區還沒(méi)有填寫(xiě)內容）來(lái)打印多份不同的統計信息，我們可以單擊“工具→選項”命令，在“打印”選項卡中選中“僅打印窗體域內容”選項，這樣當在窗體中填寫(xiě)完信息后，打印出來(lái)的僅僅是所填寫(xiě)的信息，而不是將整個(gè)統計表格文檔打印出來(lái)。

1.8.10打印到文檔

如果需要將一篇用Word編輯好的文檔進(jìn)行打印，而正好這臺電腦又沒(méi)有配備打印機，我們可以在“打印”對話(huà)框中選中“打印到文檔”選項后確定，在接下來(lái)彈出的對話(huà)框中輸入一個(gè)文件名后再確定，即可生成一個(gè)后綴名為prn的打印機文件，然后將上述文件拷貝到軟盤(pán)上或網(wǎng)絡(luò )傳送，再到另外一臺電腦上，在DOS狀態(tài)下用“copya.prnLPT1”命令，即可按排版的格式將文檔打印出來(lái)（即使那臺電腦上沒(méi)有安裝Word也行）。

1.8.11在一張紙上打印多頁(yè)文檔

想把多張文檔打印在同一張紙上嗎?可以通過(guò)下述方法實(shí)現:單擊“文件→打印”，出現“打印”對話(huà)框，在“按紙型縮放”下拉列表框中選擇所使用的紙張即可實(shí)現縮印。例如你在編輯文件時(shí)所設的頁(yè)面為A4大小，如果想用16開(kāi)紙打印，就可以在“打印”對話(huà)框下拉列表中選擇16開(kāi)紙型，Word會(huì )通過(guò)縮小整篇文件的宇體和圖形的尺寸將文件打印到16開(kāi)紙上，完全不需重新設置頁(yè)面并重新排版。

1.8.12打印快捷鍵列表

下面的方法可以幫你快速制作和打印一份Word中的快捷鍵列表:

1.單擊“工具→宏→宏”命令，打開(kāi)宏對話(huà)框;

2.在“宏的位置”框中，選擇“Word命令”項;

3.在“宏名”框中，單擊“ListCommands”命令;

4.單擊“運行”按鈕;

5.在“命令列表”對話(huà)框中，單擊“當前菜單和快捷鍵設置”;

6.單擊“文件→打印”命令。

1.8.13有選擇地打印部分頁(yè)碼

有時(shí)我們需要在一篇很長(cháng)的文章中有選擇地打印其中幾頁(yè)或其中幾節，如果一頁(yè)一頁(yè)地查找并打印會(huì )非常麻煩，這時(shí)我們可利用Word給我們提供的部分打印功能:

1.如果打印范圍是連續頁(yè)，只需直接在打印對話(huà)框的“頁(yè)碼范圍”內輸入頁(yè)碼即可，如“3-10”等;

2.如果打印范圍雖然是連續頁(yè)，但中間有間斷，可用逗號進(jìn)行分隔。例:想打印第3頁(yè)至第6頁(yè)和第10頁(yè)至第20頁(yè)，這時(shí)可在“頁(yè)碼范圍”內輸入“3-6，10-20”;

3.如果打印不連續的若干頁(yè)，可直接輸入用逗號間隔的頁(yè)碼。例:想打印第2、第4、第6、第9頁(yè)，可在“頁(yè)碼范圍”內輸入“2，4，6，9”;

4.如果想打印某節文件，可按“S節號”的格式輸入?！癝2”表示打印第2節;如果有不連續的節，也可用逗號間隔，例:“S2，S4，S8”表示打印第2節、第4節和第8節;

5.如果想打印某一節內的某頁(yè)，可輸入“P頁(yè)碼S節號”。例:“P3S8'，表示第8節的第3頁(yè)，“P2S4-P6S6”表示打印第4節的第2頁(yè)至第6節的第6頁(yè);

6.如果打印某文件內的某一部分，可以先選中要打印的內容，然后在“打印”對話(huà)框中的“頁(yè)面范圍”下選擇“所選內容”項后即可。

1.8.14打印副本

有時(shí)想多打印幾份同一個(gè)文件，但我們沒(méi)有必要按幾次“打印”按鈕，只要在打印對話(huà)框中的“副本”選項區域下的“份數”框中輸入要打印的份數，即可同時(shí)打印出幾份相同內容的文件。如果選中“逐份打印”選項，則Word會(huì )按打印完一份再打印另一份的順序打印文件，這樣我們就不用在打印完后再分類(lèi)。如果不選“逐份打印”選項則會(huì )將所有份數的第一頁(yè)打印完之后，再打印以后各頁(yè)。

1.8.15不見(jiàn)內容打印文檔

單擊“文件→打開(kāi)”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中，選定文件名后右擊，在出現的菜單中選擇“打印”命令，就可不打開(kāi)文件而快速打印Word文檔。

1.8.16倒序打印

如果你有一篇很多頁(yè)的文檔需要打印，按照Word中的默認設置總是從第一頁(yè)打印到最后一頁(yè)，所以整篇文檔打印完后是最后一頁(yè)在上面，第一頁(yè)在最下面，這樣我們又要手工將所有的頁(yè)逆序整理一遍，十分麻煩。其實(shí)我們在打印前只要單擊“工具→選項”命令，在“打印”選項卡中選中“逆頁(yè)序打印”，即可在打印時(shí)按逆序從最后一頁(yè)打印到第一頁(yè)，從而打印完后所有的頁(yè)是順序排列的。

1.8.17自動(dòng)調整文檔打印效果

在用Word打印文檔時(shí)，我們會(huì )發(fā)現有時(shí)打印出的頁(yè)面效果與顯示的版式有明顯的差別，這主要是因為正在打印的文檔中是用其它語(yǔ)言版本的Word創(chuàng )建的文檔，并且文檔的紙張大小也與當前打印機的要求不同。要想改變文檔設置格式，使其符合所用打印機的類(lèi)型，可單擊“文件→打印”命令，在“縮放”下的“按紙型縮放”中選擇所用紙型，Word將調整頁(yè)面使其適合你所用的紙型。

要在每次打印時(shí)都以這種方式調整文檔比例，可單擊“工具選項”命令，然后單擊“打印”選項卡，選中“允許重調A4／Letter紙型”復選框。

1.8.18文檔鏡像打印

利用“選擇性粘貼”命令可以讓W(xué)ord2002提供鏡像打印功能，其操作方法是:

在Word中完成文檔的編輯排版，按常規方法保存待打印文件。根據待打印文件的頁(yè)面設置建立一個(gè)新文件，再切換到待打印文件的第一頁(yè)，將其中的全部?jì)热葸x中并復制到剪貼板?；氐叫陆ㄎ募目瞻醉?yè)面，單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，打開(kāi)對話(huà)框，選中其中的“圖片”（或“增強型圖元文件”）后單擊“確定”按鈕，鼠標單擊新文件中的內容，可以看到其四周的圓形控點(diǎn)，說(shuō)明它們已經(jīng)變?yōu)閳D片。在“繪圖”工具欄上單擊“繪圖→旋轉或翻轉”子菜單下的“水平翻轉”命令，新文件中的圖片就被翻轉成了鏡像。重復上面的操作，將待打印文件中的其它頁(yè)變?yōu)閳D片鏡像，最后單擊工具欄中的“打印”按鈕逐個(gè)打印即可。

1.8.19調整頁(yè)面設置

在更改紙張大小、方向時(shí)，有時(shí)會(huì )出現因錯誤提示而無(wú)法修改的現象，這多半是因為有些段落的欄太窄或左右邊距太小造成的。只要打開(kāi)“分欄”對話(huà)框后復選“欄寬相等”，就可以進(jìn)行其它設置了。

1.8.20打印大字

1.設置頁(yè)面大小

單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，打開(kāi)“頁(yè)面設置”對話(huà)框，選擇“紙張”標簽，并選擇“紙型”為“自定義大小”，設置紙張的大小，如寬55厘米、高55厘米等，單擊“確定”按鈕，此時(shí)Word會(huì )提示“有一處或多處頁(yè)邊距設在了頁(yè)面之外，選擇‘調整’按鈕可適當增加頁(yè)邊距”，我們選擇“忽略”按鈕。

2.設置文字大小

在頁(yè)面直接輸入需要打印的漢字內容，然后選中它們，單擊“格式→字體”命令，在打開(kāi)的“字體”對話(huà)框中選中“字號”輸入框，輸入字號大小，輸入字號的大小在1～1638磅之間。一般縱向A4幅面單字大小為500磅．縱向A3幅面單字大小為750磅，注意輸入字號后一定不要忘了回車(chē)，否則字號設置不起作用，最后單擊“確定”按鈕保存。

3.打印輸出

此時(shí)我們可以看到Word窗口中漢字明顯大了，為了取得更好的效果，我們單擊工具欄上的比例縮放下拉框，選擇一個(gè)合適的比例，就可以看到整體效果，單擊“打印”按鈕后即可把當前大字打印出來(lái)了。

九、設置技巧

1.9.1讓字數統計結果隨時(shí)顯示在屏幕上

Word2002設計了更方便的字數統計功能，使用“字數統計”工具欄可以檢查文檔中的當前字數，而不必重復打開(kāi)“字數統計”對話(huà)框。要想讓“字數統計”工具欄顯示在屏幕上，可以單擊“工具→字數統計”命令，在彈出的對話(huà)框中單擊“顯示工具欄”按鈕，就可以在文檔編輯窗口上看到出現的“字數統計”工具欄，以后要統計字數時(shí)直接單擊“重新計數”按鈕即可，單擊其中的下拉菜單可以看到更多字數統計內容。

1.9.2添加/刪除工具欄按鈕

利用工具欄可以大大加快操作的速度，因此我們會(huì )把經(jīng)常使用的工具放在工具欄上。一般來(lái)說(shuō)，我們是通過(guò)“視圖→工具欄”命令來(lái)選擇顯示在工具欄上的項目，這比較麻煩。事實(shí)上，要想快速向工具欄中添加/刪除項目，可以直接在工具欄上右鍵單擊，在彈出的菜單中直接選擇有關(guān)的項目即可，選中該項目，可以使它顯示在工具欄上;取消選擇，就可以使它從工具欄中刪除。

1.9.3快速刪除工具欄中不用的按鈕

在Word的工具欄中有不少按鈕，可是有很多我們并不是經(jīng)常用到，這些按鈕白白地占著(zhù)我們本來(lái)就不寬敞的屏幕，實(shí)在是一種浪費，那么怎樣才能快速地刪除這些按鈕呢?你只要按住A1t鍵，再用鼠標左鍵把不需要的按鈕拉到工具欄外，待鼠標指針下方出現一把小叉后放開(kāi)鼠標左鍵，你就會(huì )發(fā)現這個(gè)按鈕已被刪除了。

如果想恢復原來(lái)的工具欄樣式，那么可以點(diǎn)擊“工具→自定義”按鈕，在彈出的對話(huà)框的“工具欄”選項卡的列表框中選中要恢復的工具欄名稱(chēng)，然后點(diǎn)擊右側的“重新設置”按鈕，接下來(lái)確認要恢復的工具欄樣式僅限于當前的文檔還是作用于所有的Word文檔，點(diǎn)擊“確認”按鈕即可。

1.9.4添加/刪除按鈕分隔線(xiàn)

在Word工具欄中有一些分隔線(xiàn)，把工具欄按鈕按功能分成不同的區域。當你為工具欄增減按鈕之后，如果覺(jué)得某分隔線(xiàn)的位置不合適，可按住Alt鍵，同時(shí)左鍵拖動(dòng)工具欄按鈕，若拖動(dòng)方向為增大按鈕間距，則自動(dòng)在其中間增加分隔符;若拖動(dòng)方向為減小按鈕間距，則自動(dòng)去掉兩者中間的分隔符。

1.9.5分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄

缺省情況下，“常用”工具欄和“格式”工具欄共享同一行，不便于使用。如果把“常用”工具欄和“格式”工具欄分開(kāi)，具體操作是:單擊菜單“工具→自定義”命令，選擇“選項”標簽，選中“分兩排顯示常用工具欄和格式工具欄”復選框即可。

1.9.6設置不同的奇偶頁(yè)頁(yè)眉或頁(yè)腳

有時(shí)需要奇數頁(yè)的頁(yè)眉或頁(yè)腳與偶數頁(yè)的設置不相同，只需單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中單擊“版式”選項卡，選中“奇偶頁(yè)不同”選項即可。

1.9.7備份“自動(dòng)更正”

因工作需要，我們常常向Word的“自動(dòng)更正”中添加一些新內容，可一旦重新安裝Word后，這些信息就全部丟失了，讓人非常難受。事實(shí)上你可以采用下面的方法保存“自動(dòng)更正”:每次重新安裝Word前，用“查找”的方法把Word安裝目錄下所有擴展名為ACL的文件找到，然后把它們復制到軟盤(pán)或硬盤(pán)的其它分區保存，并記錄下每個(gè)文件所對應的路徑，一同保存。這樣，一旦重新安裝Word后，將這些文件復制到對應文件夾中覆蓋掉同名文件，馬上就可以使用以前添加的“自動(dòng)更正”內容。

1.9.8始終顯示整個(gè)菜單

在默認情況下，當我們打開(kāi)菜單時(shí)，它并沒(méi)有完全展開(kāi)整個(gè)菜單，而是在菜單下面出現一個(gè)向下的雙箭頭，當你將鼠標放到這個(gè)箭頭上片刻，就會(huì )展開(kāi)整個(gè)菜單，這樣不利于我們快速找到需要的命令。我們能否一打開(kāi)菜單，就能看到所有的命令呢？

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)自定義對話(huà)框，單擊“選項”標簽，選中其中的“始終顯示整個(gè)菜單”選項，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，再單擊菜單，是不是立即看到了所有的命令。

1.9.9調整工具按鈕布局

如果想調整工具欄中按鈕的布局，把按鈕從一個(gè)位置移動(dòng)到另一個(gè)位置，可以采用以下方法:按住Alt鍵，同時(shí)左鍵拖動(dòng)工具欄按鈕，拖到到合適位置釋放即可。

1.9.10快速插入圖片文件

文檔要做到圖文并茂，首先就要為自己的Word工具欄添加一個(gè)“插入圖像”按鈕，方法是:單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，選擇“命令”標簽，在“類(lèi)別”中選擇“插入”項目，然后在右側“命令”中找到“來(lái)自文件”圖標，用鼠標按住該圖標不動(dòng)，將其拖放到工具欄上，插入到工具欄中任一位置，松開(kāi)手，你就會(huì )發(fā)現該圖標已經(jīng)位于工具欄中了。以后要插入圖片文件時(shí)，直接單擊“插入圖片”按鈕，就會(huì )馬上打開(kāi)“插入圖片”對話(huà)框．是不是方便很多呢。

1.9.11更改默認標尺單位

在Word中編輯文檔時(shí)，為了精確地控制文檔的左右邊界和某些字符的制表位，一般是在頁(yè)面視圖中使用垂直與水平標尺來(lái)達到這個(gè)效果。你是否注意到，水平標尺與垂直標尺使用的度量單位默認為字符，這與我們常用的以厘米為單位來(lái)計算不同。為適合習慣，我們可以將標尺上的默認的度量單位由字符單位設置為比較熟悉的厘米單位，設置非常簡(jiǎn)單，可以在菜單欄中選擇“工具→選項”命令，在出現的窗口中選擇“常規”選項卡，將“使用字符單位”選項取消即可。

1.9.12讓所有打開(kāi)的文檔在一個(gè)窗口中顯示

默認情況下，我們每次打開(kāi)或新建一個(gè)文檔，Word都會(huì )自動(dòng)新建一個(gè)窗口，每個(gè)Word文檔在Windows任務(wù)欄均顯示為一個(gè)圖標，這雖然對切換文檔帶來(lái)很大方便，但你不能一次操作即關(guān)閉所有打開(kāi)的文檔并退出Word。為了用戶(hù)使用方便，微軟增加了讓用戶(hù)自行決定是否讓打開(kāi)的每個(gè)Word文檔都在任務(wù)欄顯示為一個(gè)圖標，設置方法是:

1.單擊“工具→選項”命令，系統彈出“選項”對話(huà)框;

2.單擊“視圖”選項卡，在“顯示”標題下，清除“任務(wù)欄中的窗口”復選框;

3.單擊“確定”按鈕。

之后，無(wú)論你打開(kāi)幾個(gè)Word文檔，在Windows任務(wù)欄上只顯示一個(gè)Word程序圖標，這樣，你就可以單擊Word程序的“關(guān)閉”按鈕或者“文件”菜單中的“退出”命令，快速退出Word程序了。

1.9.13為命令指定快捷鍵

在Word2002中，你可以為命令、宏、字體、自動(dòng)圖文集詞條、樣式或常用符號指定快捷鍵。方法如下:

1.單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)自定義對話(huà)框架;

2.單擊“鍵盤(pán)”按鈕，打開(kāi)自定義鍵盤(pán)窗口;

3.在“將更改保存在”框中，單擊要用于保存對快捷鍵所作修改的文檔或模板名稱(chēng);

4.在“類(lèi)別”框中，單擊包含所需命令或其它項目的類(lèi)別;

5.在“命令”框中，單擊所需命令或其它項目的名稱(chēng)，如果已經(jīng)為其指定了快捷鍵，該快捷健將出現在“當前快捷鍵”框中;

6.在“請按新快捷鍵”框中，鍵入要指定的快捷鍵組合;

7.單擊“指定”按鈕。

1.9.14給特殊字符定義快捷鍵

在Word中輸入特殊符號挺麻煩的，如果能用快捷鍵輸入常用的符號那就好了。定義快捷鍵的方法如下:單擊“插入→符號”命令，打開(kāi)對話(huà)框架，選中要定義快捷鍵的符號，單擊“快捷鍵”按鈕，打開(kāi)自定義鍵盤(pán)對話(huà)框，在“請按新快捷鍵”框中，鍵入要使用的組合鍵，單擊“指定”按鈕即可。

1.9.15取消快捷鍵定義

1.單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)自定義對話(huà)框;

2.單擊“鍵盤(pán)”按鈕，打開(kāi)自定義鍵盤(pán)對話(huà)框;

3.在“將更改保存在”框中，單擊包含要刪除其快捷鍵的命令或其它項目的文檔或模板;

4.在“類(lèi)別”框中，單擊包含所需命令或其它項目的類(lèi)別;

5.在“命令”框中，單擊命令或其它項目;

6.在“當前快捷鍵”框中，單擊要刪除的快捷鍵;

7.單擊“刪除”按鈕。

1.9.16恢復快捷鍵的初始設置

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)自定義對話(huà)框，單擊“鍵盤(pán)”按鈕，在“將更改保存在”框中，單擊包含要恢復的快捷鍵設置的文檔或模板名稱(chēng)，單擊“全部重設”按鈕。

1.9.17在工具欄中添加“自動(dòng)求和”按鈕

在編輯Excel工作表時(shí)，有時(shí)要用到常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕。那么你想不想讓W(xué)ord的常用工具欄中也有一個(gè)“自動(dòng)求和”按鈕呢?設置方法如下:

1.單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框;

2.單擊“命令”選項卡，然后在“類(lèi)別”框中，單擊“表格”，在“命令”框中，找到并單擊“自動(dòng)求和”，按住左鍵將其拖動(dòng)到常用工具欄適當位置并釋放左鍵，此時(shí)“自動(dòng)求和”按鈕出現在工具欄中;

3.單擊“關(guān)閉”按鈕。

之后，在Word表格中，要計算并顯示插入點(diǎn)所在單元格上方或左方單元格中數值的總和時(shí)，只需單擊常用工具欄中的“自動(dòng)求和”按鈕即可。

1.9.18設定自動(dòng)保存文檔的時(shí)間

Word利用自動(dòng)保存功能，能夠在一定的時(shí)間范圍內保存一次，若突然斷電或出現其它特殊情況，它能幫你減少損失。自動(dòng)保存時(shí)間越短保險系數越大，在Word中打開(kāi)文檔后出現斷電或類(lèi)似問(wèn)題時(shí)，能夠恢復的信息就越多，當然占用系統資源越多。你可以改變自動(dòng)保存的時(shí)間間隔，方法如下:

單擊“工具→選項”命令，然后單擊“保存”選項卡，選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復選框，在“分鐘”框中，輸入時(shí)間間隔，以確定Word保存文檔的頻繁程度。

1.9.19建立個(gè)性化菜單

如果想建立一個(gè)自己的菜單，把常用的命令都放在其中，該如何做呢？

1.添加新菜單

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，單擊“命令”選項卡，然后在“類(lèi)別”中單擊“新菜單”項目，這時(shí)在右側“命令”項中將顯示出“新菜單”項目，用鼠標選中“新菜單”，把它拖到Word的菜單欄中，放開(kāi)鼠標左鍵，就可以在菜單欄中添加一個(gè)“新菜單”，不過(guò)目前它還只是一個(gè)空菜單。

2.添加命令

下面就把一些常用的功能命令放入新建立的菜單中。單擊“工具→自定義”命令，在“自定義”窗口中選擇“命令”，在“類(lèi)別”中可以找到所有Word菜單、命令與按鈕，選中某個(gè)命令，把它拖到新建立的菜單中釋放即可，重復以上操作，可以把多個(gè)命令添加到菜單中，這樣我們就建立起了自己的菜單。

1.9.20給工具欄添加一個(gè)計算器按鈕

計算器小巧玲瓏，計算數據非常方便，我們可以把它添加到工具欄上，以便隨時(shí)調用。添加的方法如下:

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，右擊工具欄上“插入超鏈接”按鈕，單擊“分配超鏈接→打開(kāi)”命令，打開(kāi)“分配超鏈接”對話(huà)框，單擊“查找范圍”右側的下拉按鈕，找到計算器程序文件CALC．EXE（通常位于C:\Windows目錄中），按下“確定”按鈕退出。以后需要調用“計算器”時(shí)，只要按工具欄上“插入超鏈接”按鈕，啟動(dòng)前會(huì )彈出一個(gè)安全警示對話(huà)框，請按“確定”按鈕，即可啟動(dòng)“計算器”程序。

注意:給“插入超鏈接”按鈕另行分配了超鏈接后，單擊工具欄中的“插入超鏈接”按鈕后只會(huì )直接打開(kāi)“計算器”，如果按下“Ctrl+K”鍵或選擇“插入→超鏈接”命令，仍可以打開(kāi)原來(lái)的“插入”對話(huà)框。

要想恢復原來(lái)的超鏈接功能，可以再次打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，然后右擊該按鈕，選擇“編輯超鏈接→打開(kāi)（或刪除超鏈接）”命令，可以重新分配（或刪除）該按鈕的超鏈接。而選擇“編輯超鏈接→刪除分配”命令則可恢復其原有的功能。

分配的超鏈接對象不僅是應用程序，還可以是文件夾和具體文件。如果是文件夾，按下按鈕后會(huì )快速定位到該文件夾，方便打開(kāi)其中的文件;如果是具體文件，就會(huì )調用相應的關(guān)聯(lián)程序打開(kāi)該文件。

1.9.21拆分窗口

將鼠標指針移動(dòng)到垂直滾動(dòng)條頂端上的拆分條上，此時(shí)鼠標變成上下箭頭，然后雙擊或拖動(dòng)，就把當前窗口拆分為兩個(gè)窗口。當要合為一個(gè)窗口時(shí)，則再用鼠標雙擊或拖回原處即可。

1.9.22實(shí)現字體無(wú)級縮放

在Word2002中，我們要縮放文字的大小，可以通過(guò)工具欄上的字號列表選取。但這種方式是有局限性的，中文字體只能在初號到八號之間選取，英文字體的磅值也僅限于5～72磅之間，不能滿(mǎn)足我們打印超大字體的要求。如何才能實(shí)現字體無(wú)級縮放呢？

單擊“工具→自定義”命令，單擊“命令”選項卡，在“類(lèi)別”列表框中選取“所有命令”，在其右邊列表框中找到“ShrinkFont”和“GrowFont”命令，將其拖放到Word2002工具欄上，這兩個(gè)命令是對文字的大小進(jìn)行無(wú)級縮放，前一個(gè)是以當前設置值的10%縮小所選文字的字號，后一個(gè)是以當前設置值的10%增大所選文字的字號。你還可以把“ShrinkFontonepoint”和“GrowFontonepoint”這兩項命令也拖放到Word2002工具欄上，它們執行的命令分別是將所選文字減小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按鈕，可以使用如下快捷鍵，放大字體:“Ctrl+]”或者“Ctrl+Shift+>”;縮小字體:“Ctrl+[”或者“Ctrl+Shift+<”。

1.9.23將字體放到工具欄上

為了達到快速選擇字體的目的，可以將常用字體以按鈕形式設置在工具欄上。操作如下:單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，然后在“自定義”界面中選擇“命令”選擇卡，并移動(dòng)光標條到“類(lèi)別”欄中的“字體”項，在“字體”項中有系統中安裝的各種字體，此時(shí)就可以通過(guò)使用鼠標直接將相應的字體拖曳到工具欄上，利用這種方法可以將經(jīng)常用的字體都放到工具欄上。

1.9.24將多余文檔縮小到一頁(yè)顯示

打印文檔時(shí)，如果只有一兩行落在最后一頁(yè)，那么打印出來(lái)的效果一定十分別扭。這時(shí)，快速使文檔減少一頁(yè)的方法是使用“縮至整頁(yè)”功能，方法如下:

1.單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框;

2.單擊“命令”選項卡，然后在“類(lèi)別”框中單擊“工具”，在“命令”框中找到并單擊“減少一頁(yè)”，用左鍵將其拖放到常用工具欄中的適當位置;

3.單擊“關(guān)閉”按鈕。

現在，單擊常用工具欄中的“縮至整頁(yè)”按鈕，Word將自動(dòng)減小字號，使文檔頁(yè)數少去一頁(yè)。當然，Word減小字號并非無(wú)原則地減小，它遵循既要使文檔減少一頁(yè)，又要使減小后的字號最接近原字號的雙原則。

1.9.25自定義批注框文本

Word2002默認的注釋字體有些太小，可以通過(guò)以下方法很容易地改變字體和大小。

1.單擊“格式→樣式與格式”命令，打開(kāi)“樣式與格式”任務(wù)窗格;

2.在任務(wù)窗格上的“請選擇要應用的格式”下面，如果“批注框文本”條目可見(jiàn)，則轉入第3步，如該條目不可見(jiàn)就繼續下面的步驟:在“顯示”下拉菜單中點(diǎn)擊“自定義”，在“格式設置”對話(huà)框中的“可見(jiàn)樣式”下面，點(diǎn)擊“批注框文本”，然后點(diǎn)擊“確定”;

3.在“請選擇要應用的格式”下面，用右鍵點(diǎn)擊“批注框文本”條目，然后點(diǎn)擊“更改”;

4.選擇你想要的選項;

5.要想看到更多選項，點(diǎn)擊“格式”，然后點(diǎn)擊你想要改變的屬性;

6.在更改了每一個(gè)屬性后點(diǎn)擊“確定”;

7.對你想要更改的其它屬性，重復5、6步。

1.9.26快速自定義快捷鍵

同時(shí)按下“Ctrl+Alt++（數字鍵盤(pán)上的加號鍵）”，這時(shí)鼠標符號會(huì )變成一個(gè)奇怪的形狀，將這個(gè)鼠標符號移動(dòng)到菜單上或工具欄上，左鍵單擊你想指定的菜單命令或工具欄上的命令按鈕便會(huì )自動(dòng)彈出“自定義鍵盤(pán)”對話(huà)框，將光標放到“請按新快捷鍵”輸入框中，按想要新建的快捷鍵后，輸入框中會(huì )顯示你的快捷鍵組合。在“當前快捷方式”文本框里選中要刪除的快捷方式，單擊“刪除”可以去除不需要的快捷鍵。

1.9.27從工具欄中選擇自動(dòng)圖文集

使用“自動(dòng)圖文集”可以大大加快我們的輸入速度，提高工作效率，對于一些經(jīng)常使用的詞條都可以定義成“自動(dòng)圖文集”。一般情況下，我們是通過(guò)“插入→自動(dòng)圖文集”命令來(lái)選擇要插入的內容，這顯得很麻煩，我們可以單擊“插入→自動(dòng)圖文集→自動(dòng)圖文集”命令，在彈出的對話(huà)框中單擊“顯示工具欄”按鈕，就可以把“自動(dòng)圖文集”顯示在工具欄上，這樣就可以單擊“所有詞條”下拉菜單來(lái)進(jìn)行選擇了。

1.9.28變換菜單彈出方式

是不是覺(jué)得普通的菜單彈出方式太枯燥了，那就試試改變一下吧。單擊“視圖→工具欄→自定義”，在“自定義”對話(huà)框中選擇“選項”，然后你就會(huì )在“其它”中看到“菜單的打開(kāi)方式”項，在下拉菜單中選擇一種打開(kāi)方式，任意、展開(kāi)或滑動(dòng)，關(guān)閉對話(huà)框。再次打開(kāi)菜單，看看是不是與以前不同了。

1.9.29刪除菜單中的命令

按下“CtrI+Alt+-（減號）”組合鍵，這時(shí)光標將變成粗減號（按Esc鍵可以取消），然后在要刪除的菜單命令上單擊就可以將它刪除。這個(gè)方法也可以刪除“文件”菜單中打開(kāi)過(guò)的文檔記錄。

1.9.30恢復菜單中丟失的命令

如果誤刪了菜單中的命令項，可以單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，選擇“命令”選項卡，從“類(lèi)別”列表中選中丟失的命令所在的菜單，從“命令”列表中選擇丟失的命令，然后將命令拖放到菜單欄中合適的位置即可恢復。

1.9.31向菜單中添加命令

我們以向“文件”萊單里添加一個(gè)“全部保存”命令的操作方法為例。

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，單擊“文件”菜單，在“自定義”對話(huà)框里選擇“命令”標簽，再在“類(lèi)別”列表框中選“文件”，用鼠標將“命令”列表框中的“全部保存”命令拖到“文件”菜單的“保存”命令下，然后關(guān)閉“自定義”對話(huà)框，這樣“全都保存”就被添加到了“文件”菜單下。其它命令的添加方法同上。

1.9.32從菜單中刪除命令

這里以刪除“文件”菜單下的“全部保存”為例來(lái)說(shuō)明。

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，打開(kāi)“文件”菜單，單擊“全部保存”命令，在“自定義”對話(huà)框中單擊“更改所選內容”按鈕，在彈出的對話(huà)框中選“刪除”命令，最后單擊“自定義”對話(huà)框中的“關(guān)閉”按鈕，這樣，“全部保存”命令就從“文件”菜單中刪除了。

1.9.33定制個(gè)性化菜單欄和工具欄

按下Alt鍵后，就可以用鼠標將菜單欄上的某個(gè)菜單拖到工具欄上（如果拖到文本區域，就會(huì )將其刪除;左右拖動(dòng)可以改變排列順序），或者將其從工具欄上拖回菜單欄上，還可以將工具欄上的工具按鈕拖到某個(gè)“菜單”中。利用此法，可以快速打造“菜單欄”和“工具欄”。

1.9.34保存用戶(hù)個(gè)性化設置

Word2002自帶有一個(gè)保存用戶(hù)個(gè)性化設置的工具，利用它可以集中保存Office指定設置，你可以將這些設置保存到文件或Web，還可以在需要時(shí)將保存的設置恢復到本機或其它機器上。保存設置的操作是:單擊“開(kāi)始→程序→MicrosoftOffice工具→用戶(hù)設置保存向導”，將出現個(gè)性設置對話(huà)框，按提示操作就行。

1.9.35快速打開(kāi)幫助窗口

在Word中，只要按下F1鍵，總是彈出一個(gè)“請問(wèn)你要做什么”的小窗口，然后提示你輸入要搜索的問(wèn)題，感到非常不便。怎樣才能按下F1鍵就直接打開(kāi)幫助窗口呢?

按下F1鍵，在彈出一個(gè)提示窗口中單擊“選項”按鈕，在彈出的窗口中選擇“選項”，取消選擇“響應F1鍵”選項，單擊“確定”按鈕，這時(shí)你再按下F1鍵，就會(huì )出現熟悉的幫助窗口了。

1.9.36更改頁(yè)畫(huà)默認設置

Word默認的頁(yè)面為A4紙，如果想把默認的頁(yè)面改為自己喜歡的，以便以后打開(kāi)Word就是這種頁(yè)面，你可以單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，選擇“紙張”標簽，在“紙型”下拉列表框中，選擇自己的紙型，選中后，單擊“默認”按鈕，在出現的提示中，單擊“是”即可。

1.9.37快速打開(kāi)頁(yè)面設置窗口

雙擊橫標尺上的空白灰色區域或豎標尺上任意位置，會(huì )彈出“頁(yè)面設置”對話(huà)框。

1.9.38快速打開(kāi)制表位窗口

雙擊標尺上任何一個(gè)制表位，會(huì )彈出“制表位”對話(huà)框。

1.9.39快速打開(kāi)自定義窗口

雙擊工具欄兩側空白處會(huì )彈出“自定義”對話(huà)框。

1.9.40為Word添加聲音效果

想不想在打開(kāi)和關(guān)閉Word時(shí)伴隨悅耳的聲音效果呢？下面就是具體的設置方法:

1.單擊“開(kāi)始”菜單，選擇“運行”，在“運行”對話(huà)框中輸入regedit,按“確定”進(jìn)入“注冊表編輯器”;

2.打開(kāi)HKEY_CURRENT_USER\AppEvents\Schemes\Apps;

3.在“Apps”項上單擊鼠標右鍵，選擇“新建主鍵”，將新出現的鍵名命名為“Word”，然后雙擊右面窗口中的“默認”，在打開(kāi)的鍵值中輸入“Word2002”;

4.再分別在“Word”上單擊右鍵，新建兩個(gè)名為“Close”和“Open”的主鍵，退出“注冊表編輯器”;

5.單擊“開(kāi)始→設置→控制面板”，打開(kāi)“聲音”選項，在“事件”欄中出現“Word2002”一項，你可以為其中“打開(kāi)程序”和“關(guān)閉程序”選擇合適的聲音文件。再次打開(kāi)或關(guān)閉Word，就可以聽(tīng)到聲音了。

1.9.41刪除第三方軟件的工具按鈕

有一些第三方軟件安裝后會(huì )在Word工具欄中添加一些快捷工具按鈕，如Foxmail，而且此按鈕不能關(guān)閉，這次關(guān)了，下次重新啟動(dòng)Word時(shí)又會(huì )自動(dòng)打開(kāi)，非常討厭?，F在有辦法了，只要打開(kāi)注冊表進(jìn)入[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Word\Addins\]中，將WordAddIn.KSWordAddIn.1子項全部刪除，這樣再啟動(dòng)Word時(shí)就不會(huì )出現這個(gè)工具按鈕。

1.9.42制作個(gè)性化按鈕圖標

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，然后鼠標右鍵單擊工具欄中要修改的按鈕，在彈出的快捷菜單中單擊“編輯按鈕圖像”命令，在打開(kāi)的“按鈕編輯器”窗口中單擊“清除”按鈕刪除原來(lái)的圖片，然后用鼠標編輯一個(gè)有個(gè)性的圖形符號，單擊“確定”按鈕，最后單擊“自定義”對話(huà)框中的“關(guān)閉”按鈕，你制作的按鈕圖標就會(huì )出現在工具欄上。

1.9.43在屏幕提示中顯示快捷鍵

在Word中，通過(guò)在屏幕提示中顯示快捷鍵，你就可以知道最常用Word命令的快捷鍵。在選擇顯示工具欄屏幕提示時(shí)，你可以指定Word同時(shí)顯示該工具欄按鈕的快捷鍵。

在屏幕提示中顯示快捷鍵的操作方法:

1.單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡;

2.選中“顯示關(guān)于工具欄的屏幕提示”復選框;

3.選中“在屏幕提示中顯示快捷鍵”復選框;

4.設置完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕。

1.9.44向上、向下快速翻頁(yè)

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，單擊對話(huà)框中的“命令”標簽，在“類(lèi)別”下拉列表框中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”下拉列表框中將“PageUp”和“PageDown”拖到工具欄上，就會(huì )出現“向上翻頁(yè)”和“向下翻頁(yè)”按鈕。以后預覽多頁(yè)文檔時(shí)，只要單擊工具欄上的“向上翻頁(yè)”和“向下翻頁(yè)”按鈕，即可輕松快速翻頁(yè)。

1.9.45自動(dòng)翻頁(yè)

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，單擊對話(huà)框中的“命令”標簽，在“類(lèi)別”下拉列表框中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”下拉列表框中將“AutoScroll”拖到工具欄上，此時(shí)工具欄上出現“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕。單擊“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，鼠標會(huì )變成三角形，移動(dòng)鼠標，文檔就會(huì )自動(dòng)向上或向下移動(dòng)。要關(guān)閉自動(dòng)翻頁(yè)功能，只要隨便點(diǎn)一下鼠標，鼠標指針就會(huì )自動(dòng)回到原來(lái)的位置。

1.9.46創(chuàng )建自定義工具欄

1.創(chuàng )建新工具欄

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，選擇對話(huà)框中的“工具欄”標簽，單擊“新建”按鈕，在“新建工具欄”對話(huà)框的“工具欄名稱(chēng)”文本框中輸入要建立的工具欄名稱(chēng)，如“我的工具欄”，然后再在“工具欄可用于”下拉列表框中選定“normal”，最后單擊“確定”按鈕，則此時(shí)在當前的Word編輯區出現一個(gè)空的“我的工具欄”。

2.向工具欄中添加對象

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，選擇“命令”標簽，將“命令”列表中的命令拖到“我的工具欄”中釋放即可。另外還可以在按住Alt鍵的同時(shí)，用鼠標把要粘貼的按鈕從其它工具欄中直接拖到“我的工具欄”中。

1.9.47刪除自定義工具欄

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，選擇“工具欄”標簽，從“工具欄”列表框中單擊要刪除的自定義工具欄名稱(chēng)，再單擊“刪除”按鈕，在隨后的對話(huà)框中單擊“確定”按鈕，所選取的“工具欄”即被刪除。

注意:只有自定義的工具欄可以被刪除，系統本身所提供的工具欄是不能被刪除的。

1.9.48快速打開(kāi)右鍵菜單

按下“Shift+F10”組合鍵，就可以彈出右鍵快捷菜單，這在鼠標右鍵失靈時(shí)很有用。

1.9.49修改自定義詞典

在自定義詞典中添加、刪除或編輯單詞的方法:單擊“工具→選項→拼寫(xiě)和語(yǔ)法”，單擊“自定義詞典”按鈕，選中要編輯的詞典前面的復選框，單擊“修改”按鈕，然后執行下列操作之一:

◆若要添加單詞，請在詞匯框中鍵入單詞，再單擊“添加”。

◆若要刪除單詞，請在詞典框中選擇單詞，再單擊“刪除”。

◆若要編輯單詞，在詞典框中選中要編輯的單詞，修改它，然后單擊“添加”，刪除拼寫(xiě)錯誤的單詞。

1.9.50設置自動(dòng)恢復文件功能

單擊“工具→選項”命令，在彈出的對話(huà)框中選擇“文件位置”，在“文件類(lèi)型”框中選擇“自動(dòng)恢復”文件，然后單擊“修改”按鈕，選擇你保存文檔的文件夾，最后單擊“確定”，這樣Word會(huì )自動(dòng)備份文檔到指定文件夾中，當出現異常情況時(shí)，Word會(huì )自動(dòng)在下一次打開(kāi)程序時(shí)給予恢復。

1.9.51更改按鈕圖標

單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框，然后鼠標右鍵單擊工具欄中要修改的按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“更改按鈕圖像”命令，在它的子菜單中有42種圖標可供選擇，選中一種單擊，就可以變成當前按鈕的圖標。

1.9.52讓字體設置隨文件走

編輯完文檔后，單擊“工具→選項→保存→嵌入TrueType字體”，再選中“只嵌入所用字符”，這樣在把文件拿到別的電腦中打開(kāi)時(shí)，即使該電腦中沒(méi)有你編輯文檔時(shí)用的字體，文章還可以保持原樣。

1.9.53自由設定Word啟動(dòng)后的默認文件夾

Word啟動(dòng)后，使用“打開(kāi)”命令打開(kāi)文件時(shí)，Word使用的默認文件夾通常是“我的文檔”文件夾。實(shí)際上很多時(shí)候需要打開(kāi)的文件都存放在自己事先設定好的文件夾中，怎樣才能讓W(xué)ord識別自己的文件夾呢？你可以按照如下步驟設置Word啟動(dòng)后的默認文件夾:

1.單擊“工具→選項”命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框;

2.選擇“文件位置”標簽，在“文檔類(lèi)型”選中“文檔”;

3.單擊“修改”按鈕，打開(kāi)“修改位置”對話(huà)框，在“查找范圍”下拉框中選擇文件夾所在的盤(pán)符。光標指向你希望設置的默認文件夾并單擊“確定”按鈕，此時(shí)Word的默認文件夾就指向用戶(hù)自己設定的文件夾;

4.最后單擊“確定”按鈕，完成設置工作。

十、文檔安全和保護技巧

1.10.1刪除最近打開(kāi)的文檔列表

在Word的“文件”菜單中總是保存著(zhù)最近打開(kāi)的4個(gè)文件列表，如果想清除它，可以按住“Ctrl+Alt+-（減號）”鍵，鼠標箭頭就會(huì )變成黑色的減號。打開(kāi)文件萊單，在要清除的文檔上點(diǎn)擊一下，文件名就會(huì )從菜單中消失。文件名雖然從列表中消失但是文件卻還保存著(zhù)，不過(guò)別人無(wú)法知道你最近打開(kāi)的文檔了。

1.10.2防止修改文檔

如果只希望別人看，而不希望別人修改自己的文檔，怎么辦?

可以將其制成圖片格式，方法是:一頁(yè)一頁(yè)地分別選中Word文檔（可以包括頁(yè)面中的圖片），復制，再新建一個(gè)Word文檔，單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對話(huà)框，選中“圖片”選項后，按“確定”按鈕，上述所選中的文檔（包括圖片）即以圖片格式粘貼到文檔中，別人就只能看不能修改了。

注意:此法只能騙過(guò)一些菜鳥(niǎo)，對Word略為精通的人，只要右擊圖片，選“編輯圖片”選項，進(jìn)入圖片編輯狀態(tài)，仍可將你的文檔改得面目全非。

1.10.3給文檔加密

你可以給自己的文檔創(chuàng )建密碼，如果丟失密碼，將無(wú)法打開(kāi)或訪(fǎng)問(wèn)受密碼保護的文檔。建立的步驟是:打開(kāi)文件，在“工具→選項→安全性”，在“打開(kāi)權限密碼”框中鍵入密碼，再單擊“確定”;在“請再鍵入一遍打開(kāi)權限密碼”框中再次鍵入該密碼，然后單擊“確定”。在“修改權限密碼”框中鍵入密碼，再單擊“確定”;在“請再鍵入一遍修改權限密碼”框中再次鍵入該密碼，然后單擊“確定”。

1.10.4設置打開(kāi)文檔密碼

單擊“文件→另存為”命令，在“另存為”對話(huà)框中，單擊“工具”菜單中的“安全措施選項”命令，在“打開(kāi)權限密碼”框中鍵入密碼，再單擊“確定”按鈕;在“請再鍵人一遍打開(kāi)權限密碼”框中再次健入該密碼，然后單擊“確定”按鈕，最后單擊“保存”按鈕即可。如果要設置修改文檔密碼，可以在“修改權限密碼”框中鍵入密碼即可。

1.10.5自動(dòng)建立文檔備份

對Word進(jìn)行設置，使其在每次保存文檔時(shí)自動(dòng)保留一個(gè)備份。該備份提供了上一次所保存的副本，這樣，原文檔是當前的信息，而副本中是上次所保存的信息。每次保存文檔時(shí)，新的備份都會(huì )取代已有的備份。如果擔心不小心保存了不需要的信息或刪除了源文件，保留備份可使文檔恢復。

1.單擊“文件→另存為”命令，出現對話(huà)框，單擊“工具→保存選項”命令，選中“保留備份”復選框，單擊“確定”按鈕，這樣我們就保存了備份;

2.選中“打開(kāi)→文件類(lèi)型→所有文件”選項（注意:如果要打開(kāi)保存在另一個(gè)文件夾中的備份，請找到并打開(kāi)該文件夾），單擊“視圖”按鈕旁的箭頭，然后單擊“詳細資料”命令，找到并雙擊要打開(kāi)的備份。

1.10.6取消顯示打開(kāi)過(guò)的文件列表

如果不想讓別人看到自己打開(kāi)過(guò)的文件列表，請單擊“工具→選項”命令，點(diǎn)擊“常規”標簽，取消選中“列出最近所用文件”選項，按“確定”按鈕即可。這樣，你操作的文件名就再也不會(huì )出現在“文件”菜單中了。

1.10.7自動(dòng)修復Word2002

Word2002使用久了，或者因某些誤操作等，使用是不是越來(lái)越不順手了？沒(méi)關(guān)系，用“幫助→檢測與修復”命令打開(kāi)“檢測與修復”對話(huà)框，在光驅中放入OfficeXP安裝光盤(pán)后，按下“開(kāi)始”按鈕，Word2002就可以自動(dòng)進(jìn)行自我修復，以后使用起來(lái)又是那么順手了！

1.10.8自動(dòng)恢復“自動(dòng)保存”文檔

要自動(dòng)恢復“自動(dòng)保存”的文檔，步驟如下:

重新啟動(dòng)Word，則所有在發(fā)生故障時(shí)處于打開(kāi)狀態(tài)的文檔都會(huì )自動(dòng)顯示出來(lái)。單擊“文件→另存為”命令，系統彈出“另存為”對話(huà)框，在“文件名”框中，鍵入或選定原有文檔的文件名，單擊“保存”按鈕，如有提示信息出現，詢(xún)問(wèn)是否要替換原有文檔時(shí)，請單擊“是”按鈕，否則請單擊“否”按鈕，重新命名文檔。注意，在退出Word時(shí)，所有未保存的自動(dòng)恢復文件都將自動(dòng)被刪除。

1.10.9手動(dòng)打開(kāi)自動(dòng)恢復文件

如果重新啟動(dòng)Word后，自動(dòng)恢復文檔沒(méi)有自動(dòng)打開(kāi)，你可以手動(dòng)將其打開(kāi)，步驟如下:

1.單擊常用工具欄中的“打開(kāi)”按鈕，系統彈出“打開(kāi)”對話(huà)框;

2.找到包含恢復文件的文件夾，默認情況下，Word把自動(dòng)恢復文件保存在C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Word文件夾中，在“文件類(lèi)型”下拉列表框中，單擊“所有文件”，每個(gè)自動(dòng)恢復文件都命名為“自動(dòng)恢復保存<原文件名>”，并以.wbk作為其擴展名（在未出故障前，自動(dòng)恢復文件以.asd為擴展名）。單擊需要的自動(dòng)恢復文件，單擊“打開(kāi)”按鈕;

3.單擊常用工具欄中的“保存”按鈕，系統彈出“另存為”對話(huà)框，在“文件名”框中鍵入或選中已經(jīng)存在的文件名，單擊“保存”按鈕。當有提示信息詢(xún)問(wèn)是否覆蓋原有文檔時(shí)，請單擊“是”按鈕，否則請單擊“否”按鈕，重新命名文檔。

1.10.10修復損壞的文檔

當你試圖打開(kāi)一個(gè)Word文檔時(shí)，如果系統沒(méi)有響應，有可能是該文件已經(jīng)損壞，你可以在任何時(shí)候使用“恢復文本轉換器”來(lái)打開(kāi)被損壞的文檔并恢復文本。此外，你也可以進(jìn)行以下操作:

1.單擊“文件→打開(kāi)”命令，在“打開(kāi)”對話(huà)框中選定要恢復的文件;

2.單擊“打開(kāi)”按鈕旁邊的箭頭，選擇“打開(kāi)并修復”命令。

此時(shí)，Word將檢測文檔中的問(wèn)題，并顯示是什么錯誤及出錯的部位，同時(shí)，Word會(huì )對錯誤進(jìn)行修復并提示用戶(hù)保存修復結果。

1.10.11以只讀方式打開(kāi)文檔

單擊“工具→選項”，單擊“安全性”標簽，選中“建議以只讀方式打開(kāi)文檔”復選框，再單擊“確定”即可。

如果用戶(hù)以只讀的方式打開(kāi)了文檔并對其進(jìn)行了更改，則只能以其它的文件名保存該文檔。

1.10.12保護批注和修訂

單擊“工具→保護文檔”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中執行下列操作之一:若要使審閱者可以通過(guò)插入批注和修訂的方式更改文檔，請單擊“修訂”;若要使審閱者只能插入批注，請單擊“批注”;若要允許經(jīng)授權的審閱者清除對文檔的保護，只需將密碼鍵入到“密碼”框中。

1.10.13對模板加密

如果不想讓別人使用Word提供的通用模板或自己精心創(chuàng )作的模板，可以對它加密，方法如下:

1.首先找到通用模板文件normal.dot，該文件在Windows9X和WindowsMe中保存在C:\ProgramFiles＼Microsoft＼Templates中，雙擊該文件，系統會(huì )自動(dòng)調用Word打開(kāi)它，點(diǎn)擊“工具→選項”命令，并選擇“安全性”標簽，在“打開(kāi)權限密碼”中輸入密碼，點(diǎn)擊“確定”按鈕退出;

2.單擊“文件→保存”命令，在“另存為”對話(huà)框中“文件類(lèi)型”必須選擇保存為“文檔模板”，此時(shí)Word會(huì )自動(dòng)將它保存在C:\Windows\applicationdata\microsoft\Templates中，由于normal.dot文件已經(jīng)被打開(kāi)，所以此時(shí)不能夠保存為默認的normal.dot模板，先改名保存為normal1.dot，然后再使用資源管理器將原來(lái)的模板文件normal.dot刪除，再把normal1.dot改名為normal.dot，即可制作成一個(gè)加密的模板文件。以后每次啟動(dòng)Word打開(kāi)模板時(shí)，就會(huì )提示你輸入密碼了，沒(méi)有密碼，雖然可以進(jìn)入，但是卻無(wú)法使用默認的模板。

1.10.14防止Word宏病毒

可以通過(guò)設置Word宏的安全級別來(lái)防止Word宏病毒，方法如下:單擊“工具→選項”命令，單擊“安全性”選項卡，單擊“宏安全性”按鈕，在彈出的窗口中選擇“安全級”選項卡，里面包含了高、中、低3種安全級別，選擇所要使用的安全級即可。這樣，根據宏安全設置的不同，在打開(kāi)一個(gè)宏時(shí)，你會(huì )收到一條警告，而且已安裝的模板和加載項（包括向導）中的宏可能會(huì )被禁用。接著(zhù)單擊“可靠來(lái)源”選項卡，清除“信任所有安裝的加載項和模板”復選框。

1.10.15保護文檔

當你需要別人給你的文檔加上批注而又不能修改你的文檔時(shí)，或者在網(wǎng)絡(luò )中聯(lián)機使用你的文檔不被別人有意無(wú)意地修改時(shí)，你就需要將你的文檔保護起來(lái)。單擊“工具→保護文檔”命令，在對話(huà)框中選擇保護的文檔內容，如果需要密碼，可以在密碼框中輸入密碼，確定后，需要再次輸入密碼加以確認。解除文檔只需單擊“工具→解除文檔保護”即可。

1.10.16保護窗體

你可以保護正在處理的窗體，以及窗體的最終版本，防止用戶(hù)在填充的過(guò)程當中對其進(jìn)行更改。方法是:單擊“工具→保護文檔”命令，單擊“窗體”，若要給窗體指定密碼，以便知道密碼的用戶(hù)能解除保護并修改窗體，請在“密碼”框中鍵入密碼。不知道密碼的用戶(hù)仍可在窗體域中輸入信息。如果要保護整個(gè)窗體，請單擊“確定”按鈕。若要只保護部分窗體，這些部分必須處于不同的節中，請單擊“節”，然后清除不需要保護的節的旁邊的復選框。

1.10.17刪除個(gè)人信息

在將文檔交給其它人之前，為了保證文檔中不包含個(gè)人信息，可以采用以下方法:單擊“工具→選項”命令，再單擊“安全性”選項卡，選中“保存時(shí)從此文件中刪除個(gè)人信息”復選框，然后保存文檔即可。

十一、其它技巧

1.11.1快速最大化和還原窗口

在水平和垂直滾動(dòng)條的交叉處雙擊鼠標鍵，可以讓W(xué)ord編輯窗口在最大化和還原之間變化。

1.11.2使用Word漢英互譯

中文版Word中支持英漢、漢英互譯，方法是將光標定位在要翻譯的詞，或者選中目標詞匯，然后按下“Alt+Shift+F7”即可在編輯窗口的右面出現一個(gè)對話(huà)框，單擊其中的“瀏覽”按鈕，就可以看到翻譯的結果。借助Internet可以進(jìn)行9國語(yǔ)言的全文互譯。

1.11.3快速翻譯你的Word文檔

在Word2002中,你可以用翻譯任務(wù)窗格把一個(gè)單詞、短語(yǔ)或者整個(gè)文檔翻譯成另外一種語(yǔ)言。要打開(kāi)這個(gè)任務(wù)窗格，請單擊“工具→語(yǔ)言→翻譯”命令。使用這個(gè)工具，你可以進(jìn)行下列操作:

◆在其它語(yǔ)言的詞典中查找單詞或短語(yǔ)，但前提是計算機中裝有該語(yǔ)言的詞典。

◆直接從翻譯任務(wù)窗格將翻譯后的文本插入到文檔中。

◆在翻譯任務(wù)窗格中使用萬(wàn)維網(wǎng)上的翻譯服務(wù)。如果你需要翻譯大量文本，可以在翻譯任務(wù)窗格中點(diǎn)擊通過(guò)Web翻譯下的瀏覽按鈕。

注意:大部分語(yǔ)言（非英語(yǔ)和西歐語(yǔ)言）不屬于Word標準安裝的一部分，如果你想使用這個(gè)特性，請準備好你的安裝盤(pán)。

1.11.4使用聰明的“智能標記”

Word2002能夠識別文檔中的許多數據類(lèi)型，如名稱(chēng)、日期、地址等符號。它將每一種識別出的數據轉換為一個(gè)智能標記，并提供可以選擇的按鈕，以便進(jìn)行有用的操作。例如，有了包含一個(gè)人名的智能標記，即可打開(kāi)這個(gè)人的Outlook“聯(lián)系人”項目，或者給此人發(fā)送電子郵件。

要在Word2002中啟用智能標記并激活一個(gè)或多個(gè)特定的智能標記識別器，請執行下列操作:

1.單擊“工具→自動(dòng)更正選項”命令;

2.在“自動(dòng)更正”對話(huà)框中，單擊“智能標記”選項卡;

3.選擇“使用智能標記標識文字”，使Word能夠識別文檔中的智能標記;

4.選擇“顯示智能標記操作按鈕”，使Word能夠顯示智能標記按鈕，這樣你就能夠對文檔中的智能標記數據進(jìn)行操作;

5.選擇你想使用的所有智能標記識別器，例如，你可以選擇“人名”或“地址”等;

6.要從Microsoft下載額外的智能標記識別器，單擊“其它智能標記”按鈕;

7.要更改智能標記保存的方式，單擊“保存選項”按鈕，進(jìn)行你的選擇，然后單擊“確定”。

1.11.5將Word文檔變?yōu)閳D片

Word2002可以將文字快速轉換為圖片，而且不需要專(zhuān)門(mén)的圖形編輯器，方法如下:首先，將編輯的文件存為“Word文檔”格式（.doc），然后將其關(guān)閉。再在Word2002中新建一個(gè)文件，打開(kāi)資源管理器，把剛才存盤(pán)的那個(gè)文件拖到新建的文件中，你會(huì )發(fā)現，你看見(jiàn)的雖然是文字，但Word2002已經(jīng)把它轉換成圖片啦。

1.11.6精確統計指定字詞出現的次數

有時(shí)我們需要統計一篇文章中指定字符的個(gè)數，可以這樣做:單擊“編輯→替換”命令，在“替換”對話(huà)框的“查找內容”和“替換為”對話(huà)框中填入欲統計的字符串，按“全部替換”命令。執行完命令后，Word會(huì )彈出對話(huà)框提示有XX個(gè)被替換（XX就是該字符串出現的次數）。

1.11.7快速統計文檔字數

將光標置于文檔中，單擊“插入→域”命令，打開(kāi)“域”對話(huà)框，在“類(lèi)別”中選中“文檔信息”，在“域名”中選中‘NumWords”，按“確定”按鈕，重復以上操作，將域中的NumChars和NumPage插入文檔中，則文檔字數、文檔字符數和文檔頁(yè)數將顯示在光標處。以后，當對文檔進(jìn)行了修改，只要選中剛插入的域，右鍵單擊，選擇“更新域”命令，修改后的文檔字（符）數及頁(yè)數即被快速統計出來(lái)。

1.11.8插入日歷

運行Word2002，確定要插入日歷的地方，單擊“插入→對象”命令，在打開(kāi)的對象窗口中，選擇“新建”選項卡，在“對象類(lèi)型”中選中“日歷控件”，單擊“確定”按鈕，就可以在當前文檔中插入一個(gè)日歷表，這個(gè)日歷中的時(shí)間是從1900至2100。

1.11.9轉換圖像格式

如果你想將其它格式的圖像轉換成GIF、JPG格式，用Word就可以幫你實(shí)現。方法是:在文檔中插入一個(gè)圖像文件（凡是它支持的都可以），然后將文檔保存為“Web頁(yè)”格式（比如起名為“AA.HTM”），此時(shí)Word會(huì )自動(dòng)在指定目錄創(chuàng )建一個(gè)與文件名相同的文件夾（如對應“AA.HTM“的文件夾為“AA.FILES”）。進(jìn)入這個(gè)子文件夾，你會(huì )發(fā)現帶編號的圖像文件，它們的擴展名已經(jīng)改變?yōu)镴PG或者GIF，這樣就實(shí)現了圖像格式的轉換。

1.11.10在文檔中添加個(gè)人信息

當你完成一篇文稿時(shí)，有時(shí)會(huì )在文章里附加你的個(gè)人資料，如:姓名、單位、郵編、地址、電話(huà)等，如果每次都要重復輸入很麻煩，事實(shí)上我們可以使用Word2002的域來(lái)實(shí)現個(gè)人信息的自動(dòng)輸入，方法如下:

1.制作用戶(hù)信息

單擊“工具→選項”命令，打開(kāi)選項對話(huà)框，選擇“用戶(hù)信息”項，在“姓名”中輸入姓名，在“通訊地址”中輸入詳細資料。填寫(xiě)好后，單擊“確定”按鈕保存信息。

2.添加用戶(hù)信息

如果想在文檔的末尾添加個(gè)人信息，請在文章的最后單擊“插入→域”命令，在“類(lèi)別”中選擇“用戶(hù)信息”，單擊“確定”按鈕即可在文檔中加上你的個(gè)人信息。

1.11.11快速切換到其它Office程序

我們可以在Word工具欄上建立其它Office程序的快捷按鈕，這樣就可以快速打開(kāi)其它程序，方法如下:

1.新建一個(gè)工具欄

單擊“工具→自定義”命令，彈出自定義對話(huà)框，在“工具欄”選項卡中單擊“新建”命令，在彈出的“新建工具欄”對話(huà)框中，為工具欄取一個(gè)名字，如“Office程序欄”，單擊“確定”。

2.將命令按鈕添加到工具欄中

仍然在上一步的“自定義”對話(huà)框中，單擊“命令”選項卡，在左邊的“類(lèi)別”列表中選擇“所有命令”，在右邊的“命令”列表中找到“MicrosoftAccess、MicrosoftExcel、MicrosoftFrontpage、MicrosoftPowerpoint”等Office程序命令，將它們一一拖到新建的工具欄上，單擊“確定”即可。

1.11.12轉換簡(jiǎn)繁詞語(yǔ)

由于兩岸三地的用語(yǔ)標準并未統一，一些簡(jiǎn)單的常用詞在港澳臺會(huì )有不同的稱(chēng)呼，如我們常說(shuō)的“例程”，到了港臺就變成了“常式”;“芯片”在港臺叫做“晶片”。利用Word2002繁簡(jiǎn)轉換功能，可以很方便地把這些詞匯轉換過(guò)來(lái)。使用方法是:把需要轉換的詞放到打開(kāi)的文檔中，單擊“工具→語(yǔ)言→中文簡(jiǎn)繁轉換”命令，在對話(huà)框中選擇好轉換方向。在“詞匯”下，選中“轉換時(shí)包括詞匯”復選框，選中該復選框，則Word在轉換字符的同時(shí)，轉換詞匯，比如把繁體的“軟髓”（軟體）轉換為“軟件”等，最后單擊“確定”按鈕。

1.11.13保持文檔原貌不變

你在電腦上使用Word編輯了一篇精美文檔，當拿到其它的電腦上打開(kāi)該篇文檔時(shí)，看到的卻是另外一個(gè)樣子。這是怎么回事呢?其實(shí)，要讓你的Word文檔無(wú)論在哪臺計算機或打印機上查看或打印均能保持其原始外觀(guān)，可以進(jìn)行以下操作。

1.保留版式和分頁(yè)

在默認情況下，Word97及以后版本的文檔版式取決于字體。就是說(shuō)，只要字體保持不變，任何人都可以按原始的換行與分頁(yè)查看并打印該文檔。如果打開(kāi)一個(gè)在Word早期版本中創(chuàng )建的文檔，Word按所使用的打印機決定文檔的版式。如果希望文檔版式與打印機無(wú)關(guān)，可以使Word按字體決定文檔版式，方法是:

單擊“工具→選項”命令，然后單擊“兼容性”選項卡，在“選項”框中，清除“用打印機標準設計文檔版式”復選框。

該選項只影響在Word中處理文檔時(shí)的顯示方式，它不會(huì )對文檔進(jìn)行永久性修改。如果要恢復文檔的原始版式，可重新選中該選項。

2.嵌入TrueType宇體

在創(chuàng )建或編輯文檔時(shí)，如果使用了TrueType字體，就可將其保存或“嵌入”文檔。這樣其他人就能以原始字體查看、修改和打印文檔，即使他們的計算機上沒(méi)有安裝TmeType字體。

在文檔中嵌入TrueType字體的方法是:

單擊“工具→選項”命令，然后單擊“保存”選項卡，選中“嵌入TrueType字體”復選框，單擊“確定”按鈕，保存文檔。

不過(guò)，嵌入TrueType字體會(huì )增加文檔大小，同時(shí)選中“只嵌入所用字符”復選框，可以減小文檔的文件大小。該選項只嵌入文檔中使用的字體樣式。

注意:因為不能在編輯時(shí)使用沒(méi)有嵌入的字體字符和樣式，所以如果其他用戶(hù)只需要查看或打印文檔，則此選項將很有用處。

3.指定替換字體

在某些情況下，文檔可能包含除TrueType字體外的其它字體。在查看文檔時(shí)，如果計算機上未安裝這些字體，可用與丟失字體最接近的字體替換丟失字體，操作如下:打開(kāi)需要替換字體的文檔，單擊“工具→選項”命令，然后單擊“兼容性”選項卡，單擊“字體替換”按鈕，然后在“文檔所缺字體”框中，單擊要替換的字體，在“替換字體”框中單擊用于替換缺失字體的字體。

如果當前文檔使用的所有字體都是有效的，則不能使用“字體替換”命令，“字體替換”僅是將當前文檔中不可用的字體替換為你的系統可用的字體。而且Word不替換缺失字體的名稱(chēng)，只是用系統提供的一種字體，改變缺失字體在屏幕上顯示和打印時(shí)的外觀(guān)。如果替換字體被列為“默認”，請閱讀對話(huà)框底部旁邊的信息，了解將替換哪種字體。對每種要改變的字體重復該步驟。

1.11.14為Windows2000/NT/XP增加五筆輸入法

在Windows2000／NT／XP中，一般的五筆輸入法（尤其是為Windows9x設計的五筆輸入法）無(wú)法安裝和使用。其實(shí)，只要將OfficeXP光盤(pán)插入光驅?zhuān)\行安裝程序，選擇“自定義”安裝類(lèi)型，同時(shí)單擊“Office共享功能”下“五筆型輸入法”，并選中“從本機運行”選項，安裝后就可以使用OfficeXP為我們準備的五筆輸入法了。

注意:如果已經(jīng)安裝OfficeXP，請運行安裝光盤(pán)中的安裝程序，并選擇“添加或刪除功能-更改已安裝的功能或刪除指定的功能”按鈕，就可選擇安裝五筆輸入法了。

1.11.15安裝更多中文字體

安裝OfficeXP后，系統的字庫多了。但默認情況下，OfficeXP安裝程序只會(huì )安裝華文中宋、華文細黑、隸書(shū)、幼圓、華文行楷、方正舒體等9種字體。而OfficeXP安裝光盤(pán)上還有華文宋體、華文楷體、華文仿宋、華文隸書(shū)和華文琥珀5種字體可供安裝，這些字體制作相當精美而且大多數支持GBK字符集。只要在安裝時(shí)選中“Office共享功能→中文字體→所有項目”即可安裝。

1.11.16用主控文檔編輯大文件

為了解決Word編輯大文件時(shí)運行速度慢的問(wèn)題，可以首先將一份大文件按照某種順序分別保存到幾個(gè)小文件中，然后在這些小文件中進(jìn)行編輯，從而有效地提高工作效率。每個(gè)小文件完成編輯之后，再使用“Includetext”域建立一個(gè)主控文檔，直接控制和連接先前建立的獨立的小文件，然后在Word中不但可以把這幾個(gè)小文件當作一個(gè)大文件進(jìn)行打印，而且還可以將頁(yè)碼、腳注、索引、目錄等順序自動(dòng)排好。

1.11.17文檔比較

如果你想比較一篇文章修改前與修改后都有什么不同之處（需要分別保存成兩個(gè)文檔），那么可以借助Word中隱藏的比較功能。在工具欄上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“自定義”，接著(zhù)進(jìn)入“命令”選項卡，在“類(lèi)別”列表中找到“工具”，然后在右側“命令”列表中找到“比較并合并文檔”，將其拖放至工具欄中?，F在打開(kāi)你的原稿，然后單擊工具欄中新建的“比較并合并文檔”圖標，并在“選擇與當前文檔比較的文件”對話(huà)框中打開(kāi)修改后的文件，這樣Word將自動(dòng)用紅色高亮顯示兩個(gè)文檔中不同的地方。

1.11.18減少文檔容量

Word文檔往往體積很大，其實(shí)完全可以采用一些方法來(lái)減少文檔的容量。下面就是一些行之有效的方法:

1.取消快速保存

當文檔打開(kāi)時(shí)，使用快速保存比使用完全保存需要更多的磁盤(pán)空間。只要我們單擊“工具→選項”命令，在打開(kāi)的窗口中選擇“保存”標簽，并取消選擇“快速保存”選項即可。

2.不嵌入TrueType字體

在Word中有一項嵌入字體技術(shù)，它能夠將一篇文檔和這篇文檔所包含的字體結合成一個(gè)文件，以便傳輸到另一臺計算機上。嵌入字體保證了在傳輸的文件中所使用的字體能夠顯示在接收文件的計算機上，但是這樣做會(huì )使得文檔的容量大大增加。我們可以單擊“工具→選項”命令，再單擊“保存”選項卡，然后取消“嵌入TrueType字體”選項。

注意:在文檔中盡量使用Windows中自帶的字體，如果為了美觀(guān)或特殊排版需要而選擇了其它字體，請將包含有此TrueType字體文件的光盤(pán)帶上，以便隨時(shí)安裝。

3.只嵌入所用字符

在文檔中嵌入TrueType字體會(huì )增加文檔的尺寸，但有時(shí)原先的字體盤(pán)由于某種原因找不到了或者有些不方便，這時(shí)只有嵌入TrueType字體。如果選擇嵌入TrueType字體，則請選中“只嵌入所用字符”選項減小文檔的尺寸，此選項只嵌入你的文檔中使用的字體樣式，也能夠使你的文檔的容量大大減少。

4.將嵌入對象轉換為圖像處理

給文檔添加嵌入對象會(huì )增加文檔的字節，如果不需要更新包含在文檔中的嵌入對象，可以通過(guò)將嵌入對象轉換為圖形的方式減小文檔的文件尺寸。完成對象轉換后，可以像編輯其它Word圖形一樣進(jìn)行編輯。在將嵌入對象轉換為圖形后，不能再將其轉換回嵌入對象。

5.使用鏈接的對象代替嵌入對象

將對象嵌入到Word文檔中后，我們可以將原對象刪除，這樣顯然方便了許多。但同時(shí)一方面會(huì )增加文檔的容量，二來(lái)不便于對象的修改。其實(shí)，使用鏈接對象不僅僅可以在源文件中的內容改變時(shí)，方便地更新Word文檔中的內容，同時(shí)也能夠使文檔的容量變小。

6.不創(chuàng )建多個(gè)版本

使用“版本”功能為一個(gè)文檔創(chuàng )建多個(gè)版本可供其它版本的Word（如Word97）來(lái)讀取，但是這樣也會(huì )增加文件尺寸。單擊“文件→版本”命令，可查看某個(gè)文檔是否有其它版本。如果存在其它版本，可以通過(guò)刪除最老的版本來(lái)減小文件字節。

7.文件另存法

可能大家不知道，Word在保存DOC文件時(shí)只是把一些后來(lái)的信息存入，這樣就會(huì )出現即使你刪除了文檔中的內容也會(huì )使它的文件越來(lái)越天的情況。這時(shí)候，只要我們使用“另存為”命令，Word則會(huì )重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣反而會(huì )使得文件的容量大大減少。

8.“頁(yè)面虛假設置”法

在保存之前，單擊“文件→頁(yè)面設置”命令，打開(kāi)對話(huà)框，然后用鼠標任意點(diǎn)擊幾下其中的“紙張大小”、“頁(yè)邊距”等標簽（其中的內容可以不改動(dòng)），點(diǎn)擊“確定”后再保存。通過(guò)這一系列的假動(dòng)作，你會(huì )發(fā)現文檔也莫名其妙地變小了。

9.保存為RTF文件

如果我們把Word文件保存為文本文件，那毫無(wú)疑問(wèn)，文件肯定會(huì )小很多，但關(guān)鍵是保存成了文本文件后，其中的格式會(huì )丟失。而我們試著(zhù)另存為RTF格式的文件后，不但格式完好如初，而且能夠被許多Windows應用程序所支持，同時(shí)容量還會(huì )大大地減少。

1.11.19不打開(kāi)文件預覽文檔

單擊“文件→打開(kāi)”命令，在打開(kāi)的對話(huà)框中單擊“視圖”按鈕，選擇“預覽”選項，就可以在打開(kāi)的對話(huà)框中出現一個(gè)小的預覽窗口瀏覽文檔。

1.11.20快速獲得文檔格式或工具按鈕幫助信息

按下“Shift+Fl”組合鍵，可以得到有關(guān)文本格式或文檔圖片的直接信息，這時(shí)光標變成一個(gè)帶有箭頭的問(wèn)號？用它點(diǎn)擊文本或圖片，屏幕上出現一個(gè)顯示格式信息的對話(huà)框。按下“Shift+Fl”后，點(diǎn)擊任何命令、圖標、工具欄或其它Word窗口中的功能，可以看到關(guān)于它們的描述。按下Esc鍵就可恢復光標的正常功能。

1.11.21替換無(wú)效的字體

由于在不同計算機上安裝的字體不同，所以在不同的電腦上瀏覽文檔就會(huì )出現兼容性問(wèn)題，如出現無(wú)效的字體等，如何解決這個(gè)問(wèn)題呢？方法如下:

1.單擊“文件→打開(kāi)”命令，將包含有無(wú)效字體（即本計算機沒(méi)有安裝的字體）的文檔調入內存，此時(shí)文檔中那些無(wú)效字體將顯示為系統默認的宋體;

2.單擊“工具→選項”命令，系統彈出“選項”對話(huà)框;

3.在“選項”對話(huà)框中單擊“兼容性”標簽;

4.單擊“替換字體”按鈕，若該文檔中不存在無(wú)效字體，則系統就會(huì )彈出“Word不需要進(jìn)行字體替換，文檔中的所有字體都是有效的”提示，否則將會(huì )彈出“替換字體”對話(huà)框要求替換字體;

5.“替換字體”對話(huà)框的“文檔所缺字體”框中將顯示出所有本篇文檔中使用了、而該計算機上又沒(méi)有安裝的字體，并將同時(shí)顯示出Word默認的替換字體（系統默認的替換字體一般多為宋體）;

6.從“文檔所缺字體”框中選擇某種無(wú)效的字體（如“微軟簡(jiǎn)楷體”）;

7.單擊“替換字體”下拉框，從本機上所有已安裝的字體中選擇某種用以替換“微軟簡(jiǎn)楷體”的字體。如“楷體”，這樣即可令Word用“楷體”來(lái)代替“微軟簡(jiǎn)楷體”進(jìn)行顯示及打印;

8.采用同樣方法將本篇文檔中無(wú)效的字體都替換為相似的字體。

1.11.22Word教你認字

如果有些文字你不認識，沒(méi)關(guān)系!你先將他們輸入到Word2002的一個(gè)文檔中，再選中它們，單擊“格式→中文版式→拼音指南”命令，打開(kāi)“拼音指南”對話(huà)框后，直接按“確定”按鈕，Word會(huì )將這兩個(gè)字的拼音自動(dòng)加到文字的上一行，怎么樣?認識它們了吧。

1.11.23制作聯(lián)合行文文件頭

在工作中常常遇到兩家以上單位聯(lián)合行文的情況，怎樣設計聯(lián)合行文文件頭呢?下面以?xún)杉衣?lián)合行文為例，淺談一下制作技巧。

1.在打開(kāi)的新建文檔中多打幾行回車(chē)（視發(fā)文單位多少，如兩家6～9行即可），留足文件頭的高度。打開(kāi)“繪圖”工具欄，用左鍵單擊“文本框”按鈕，這時(shí)鼠標指針成十字形，在第二行建立文本框，把文本框拉伸至長(cháng)1厘米，高7厘米;

2.在文本框中輸入第一個(gè)單位的名稱(chēng)，硬回車(chē)后，輸入第二個(gè)單位名稱(chēng)，設置字體、字號、分散對齊;

3.重復上述步驟，把文本框建在第一個(gè)文本框后面，把“文件”二字輸入，并選擇字符縮放（一般選66％），設置字號為二號，字間距選緊縮;

4.選直線(xiàn)圖標，按住Shift鍵畫(huà)直線(xiàn)，線(xiàn)型選1.5磅即可;

5.在編輯菜單中選擇“全選”命令，把顏色設置為紅色，然后用打印機打出即可。

1.11.24快速打開(kāi)“系統信息”

有時(shí)我們需要打開(kāi)“系統信息”窗口來(lái)了解系統配置情況，在打開(kāi)Word文檔的情況下按“Alt+Ctrl+F1”鍵，就可以迅速打開(kāi)“系統信息”窗口。

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