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優(yōu)秀的人是如何處理工作學(xué)習中多任務(wù)的壓力的?
1.真正有效的“多任務(wù)工作”模式

從技術(shù)層面上看,我們當然能夠同時(shí)做兩件(或多件)事情。比如,邊做飯邊看電視、邊接電話(huà)邊發(fā)郵件。但是,我們大腦做不到同時(shí)在兩件事情上集中注意力。所以,只有滿(mǎn)足了以下兩個(gè)條件才是真正的“多任務(wù)工作”:
  • 至少其中的一項任務(wù)是不需要全神貫注的,比如走路、吃飯等無(wú)需思考的行為;

  • 不同的任務(wù)涉及到的大腦處理過(guò)程是不同的,比如看書(shū)的時(shí)候,聽(tīng)古典音樂(lè );但如果看書(shū)的時(shí)候,你聽(tīng)的音樂(lè )是帶歌詞的,那么你獲取書(shū)中信息的有效性就有可能會(huì )降低,因為兩者同時(shí)激發(fā)了大腦處理語(yǔ)言的區域。

如果你正在做的幾件事不能滿(mǎn)足以上任一條件,很有可能你就是做了假的“多任務(wù)工作” ,或者說(shuō),你所謂的“多任務(wù)工作”其實(shí)是“連環(huán)任務(wù)(serial task)”。和前者的不同在于,“連環(huán)任務(wù)”是你的注意力迅速在不同的任務(wù)之間連續切換,比如你一會(huì )用微信和你朋友聊天,一會(huì )在電腦上回郵件,這兩者的時(shí)間切換非常迅速,以至于你認為你是在同時(shí)做這兩件事。

如果你是一個(gè)“連環(huán)任務(wù)工作者(serial tasker)”,那么當你的大腦在不同任務(wù)上連續轉換的時(shí)候就會(huì )付出“心理代價(jià)(mental price)”,在心理學(xué)上,我們稱(chēng)之為“轉換成本(switching cost)”,即在多任務(wù)轉換過(guò)程中,轉換對當前任務(wù)造成的干擾。

發(fā)表在International Journal of Information Management上的一項2003年的研究發(fā)現,當一個(gè)人每五分鐘查看一次郵箱,那么他平均需要耗費64秒來(lái)重新開(kāi)始之前的工作。換句話(huà)說(shuō),僅因為查看郵箱,我們每六分鐘就會(huì )浪費一分鐘。

同理,大家應該也大概了解自己在工作學(xué)習的時(shí)候每看一次社交媒體的轉換成本是多少了吧...

斯坦福大學(xué)的心理學(xué)教授Clifford Nass在研究了同時(shí)在多種媒體中切換的利弊關(guān)系后發(fā)現:偽“多任務(wù)工作者”雖然看起來(lái)忙碌,但實(shí)際上他們才是最缺乏“多任務(wù)工作”最應具備核心能力(集中注意力、組織信息能力等)的群體。因為這些人通常很難斷斷續續得將之前任務(wù)造成的干擾排除掉,結果就會(huì )導致他們非但沒(méi)有把工作做得更好,反而是更糟(Ophir, Eyal, Clifford Nass, and Anthony D. Wagner, 2009)。

除此以外,錯誤的“多任務(wù)工作”模式還會(huì )帶來(lái)另外一個(gè)副作用——不能長(cháng)時(shí)間聚焦于復雜問(wèn)題的學(xué)習和提升,這對我們的認知能力也會(huì )產(chǎn)生負面影響。喬治城大學(xué)專(zhuān)門(mén)研究社交媒體、app對我們行為影響的計算機教授Cal Newport在2016年自己的新書(shū)《深度工作(Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World)》中指出,相對“浮淺工作(shallow work,指那些不需要很高的認知水平,也不需要高強度的智力投入,操作簡(jiǎn)單的工作,如以每天發(fā)了多少封郵件來(lái)量化員工的表現)”,深度工作(deep work)需要的是連續不間斷地高度投入、需要調動(dòng)人的認知和思考能力使其盡可能逼近極限,從而得到不易得到的創(chuàng )造性的、具有高價(jià)值的工作結果。

如果你時(shí)常感覺(jué)自己每天都忙的不可開(kāi)交,但不覺(jué)得自己在重要的方面有“質(zhì)”的進(jìn)步,那么建議你查看一下自己的時(shí)間安排,看看到底有多少占據你時(shí)間的任務(wù)是缺乏深度思考和認知的,要多少任務(wù)又是真正有價(jià)值的“深度工作”。因為正如Cal Newport在書(shū)中寫(xiě)的,你永遠無(wú)法通過(guò)重復、累積的“浮淺工作”得到“深度工作”的工作結果。

所以,“多任務(wù)工作”的重點(diǎn)不是同時(shí)做幾件事,而是將自己的精力合理分配,這其中最重要的就是將自己的專(zhuān)注力分給其中一項最重要、有價(jià)值的深度工作,同時(shí)其他的任務(wù)不會(huì )分散這項任務(wù)的專(zhuān)注力,只有這樣的“多任務(wù)工作”才能保證最終的生產(chǎn)力。

2. 稀缺的專(zhuān)注力

然而,專(zhuān)注力在現代社會(huì )是多么稀缺的資源??!

那保持專(zhuān)注力,不被其他瑣事打擾的核心又是什么呢?

在這里我們分享一個(gè)股神巴菲特和他私人飛行師的故事:

巴菲特曾讓自己的私人飛行師Mike Flint寫(xiě)下他職業(yè)生涯中最想實(shí)現的25個(gè)目標。(PS:當然也可以列出短時(shí)間內想實(shí)現的目標)

接著(zhù),巴菲特讓Flint重新審視這25個(gè)目標,再選出其中5個(gè)重中之重。

于是,Flint手中就有了兩份清單,清單A上是5個(gè)最最重要的目標,清單B上是25個(gè)目標中剩下的20個(gè)。

Flint馬上認識到他應該開(kāi)始去實(shí)現這5個(gè)目標。此時(shí),巴菲特開(kāi)始問(wèn)他關(guān)于第二份清單的事情,“那剩下的20個(gè)目標呢?”

Flint回答道,“這5個(gè)目標我優(yōu)先考慮,而剩下的20個(gè)目標對我同樣重要,所以我會(huì )在合適的空隙時(shí)間去做。它們只是不那么緊急,但我也會(huì )竭盡全力?!?/div>

巴菲特卻對他說(shuō),“不。你理解錯了。當你選出那5個(gè)目標時(shí),清單B就已經(jīng)變成了‘無(wú)論如何都不要做的事情’的清單。直到你成功完成那5個(gè)優(yōu)先目標之前,其他事情都不應該分散你的注意力?!?/div>

從這個(gè)例子我們可以看出,專(zhuān)注力就是當我們接受一件事情時(shí),要拒絕其他所有事情。換句話(huà)說(shuō),淘汰機制是注意力集中的先決條件。專(zhuān)注力在于取舍,你選擇不做的什么,決定了你能做什么。

我們再從生產(chǎn)力的角度看看,只選擇幾件對我們重要的事情去做是不是能幫我們更好地利用時(shí)間呢?曾寫(xiě)過(guò)《168小時(shí)》、《成功人士在早餐前都干了什么》、《成功女性是如何利用時(shí)間》等書(shū)的時(shí)間管理專(zhuān)家Lara Vanderkam在調查了數百名成功人士使用時(shí)間的規律后總結出了一個(gè)可能是最簡(jiǎn)單、但常常被大家忽略的事實(shí):我們并不是靠節省時(shí)間創(chuàng )造想要的生活,而是先知道我們想要什么樣的生活,然后時(shí)間就自動(dòng)節省下來(lái)了。

不難發(fā)現,好的時(shí)間管理恰恰就是對自己想做的事情保持專(zhuān)注,而不是成為一個(gè)自我打斷者(self-interupter)。

3.專(zhuān)注力的提升

有關(guān)如何提升專(zhuān)注力,以下有幾個(gè)做法和思考方式提供給大家~
  • 選擇核心任務(wù)。每天給自己定一個(gè)(只有一個(gè))最高優(yōu)先級的核心任務(wù)。盡管一天中還要處理其他事情,但是這個(gè)核心任務(wù)是不可商量,必須完成的。這么做能強迫你安排你的生活,規劃你的行為。

比如,Facebook的首席運營(yíng)官Sheryl Sandberg就規定自己每天要和孩子有一段quality time,這位超級大忙人就強行安排自己必須下午5點(diǎn)半離開(kāi)辦公室,一直到晚上10點(diǎn)都不做任何和工作有關(guān)的事,等孩子睡了之后再集中處理自己的工作,每天如此。
  • 管理好你的精力,而不是時(shí)間。如果某項任務(wù)需要你全情投入,那么應該把這件事情安排在一個(gè)具體的時(shí)間,確保在這個(gè)時(shí)間段里你有足夠的精力。

比如,當你的創(chuàng )造力在早晨最充沛,那么你就應該在這個(gè)時(shí)間段寫(xiě)作,諸如回復郵件、數據分析處理等等都推后執行。盡管幾乎每一條提高效率的辦法都看重對時(shí)間的管理,但是如果你沒(méi)有足夠的精力去完成任務(wù),時(shí)間就是沒(méi)有意義的,比如用熬夜來(lái)趕ddl,就不是很明智啦。
  • 有意識地知道自己在做什么(Be mindful),并有意識的做出選擇(Make informed decision)。華盛頓大學(xué)信息學(xué)院教授,計算機專(zhuān)家 David M. Levy在自己書(shū)中《警惕科技:如何權衡數碼與現實(shí)生活(Mindful Tech: How to Bring Balance to Our Digital Lives) 》提出了一個(gè)很容易做到,并且適用于所有人的一個(gè)方法。他說(shuō),在這個(gè)電子設備遍布我們每個(gè)人生活的時(shí)代,與其完全杜絕電子產(chǎn)品,還不如建議大家,更關(guān)注自己在使用電子產(chǎn)品時(shí)的感受,并且有意識地知道自己用電子產(chǎn)品到底干了什么。在這一點(diǎn)上,《深入工作》的作者Cal Newport也有相似的建議。

比如,你沉迷于刷看微信、微博是不是因為你在逃避某些你不想做的事?當你不停刷某寶的時(shí)候,是否知道屏幕的另一端可能有上千人,而他們的任務(wù)就是擊垮你的自制力?你是在有意識地做決定,而不是下意識為之?你是否意識到自己使用電子產(chǎn)品已經(jīng)變成了一種不經(jīng)思考的行為定式,沒(méi)有它們你會(huì )不習慣?...

當然,除了做到以上三點(diǎn),要想長(cháng)時(shí)間的集中注意力,我們還需要結合反饋和自身感受。

評估成果

首先,你應該嘗試去記錄你在某件事上周期性取得的進(jìn)步。

注意力常因為缺乏信息反饋而逐漸分散。如果你仔細回想你的學(xué)習歷程,你會(huì )發(fā)現,越是你精確記錄的事情,并在記錄的基礎上尋求信息反饋,你越有可能在這件事上獲得進(jìn)步。

“當我記下我做了多少個(gè)俯臥撐,我會(huì )變得更強壯?!?/div>

“當我保持每天讀20頁(yè)書(shū)的習慣,我就能讀更多的書(shū)?!?/div>

“當我審視自己的個(gè)人價(jià)值,我會(huì )活得更正直、生活更完整?!?/div>

但是,出于害怕結果不盡人意的原因,我們常常逃避做出這樣的評估。但是你應該明白的是,這種評估并不是要判定你是誰(shuí)、你做得怎么樣,而只是想告訴你現在處于什么位置。

這種評估能讓你更好地了解自己,讓你明白你是否在你想做的事情上下功夫,并讓你更關(guān)注于真正重要的事情。

關(guān)注過(guò)程,而非結果

接下來(lái)你應該對過(guò)程保持長(cháng)時(shí)間的注意力,而不是去過(guò)度關(guān)注結果。注意,這一點(diǎn)和上面一點(diǎn)是互補的關(guān)系,既要有反饋,知道自己在哪一方面需要精進(jìn),同時(shí),還要享受這個(gè)過(guò)程。

過(guò)度關(guān)注于結果的例子有哪些呢?比如:

健康:“如果我減下20磅,那我就苗條了?!?(正確的想法:我今天跑1公里,明天打一個(gè)小時(shí)的羽毛球...感覺(jué)到自己變得更健康,逐漸形成運動(dòng)的習慣,然后發(fā)現自己沉迷于運動(dòng)中不能自拔)

創(chuàng )業(yè):“如果我們能上某雜志的封面,那我們的事業(yè)就騰飛了?!保ㄕ_的想法:我為用戶(hù)解決了困難,我覺(jué)得自己做的事情有意義或者我有了新的idea,我想改變一些行業(yè)現狀等)

只關(guān)注目標、結果是我們人類(lèi)的本性所向,但從長(cháng)期看,關(guān)注過(guò)程才會(huì )有更多豐碩的成果。

所以,如果你想成為一個(gè)杰出作家,有一本最佳暢銷(xiāo)作品固然不錯,但在那之前,你應該沉迷于每一天的寫(xiě)作過(guò)程,享受創(chuàng )作的快樂(lè ),并根據反饋找到屬于自己的風(fēng)格,不停地提高寫(xiě)作技能。

4.如何利用“分心”?

那,是不是所有的事情只要專(zhuān)心就能做好呢?

這可不一定。

相反,很多事情可能恰恰就需要那一點(diǎn)點(diǎn)“分心”。

今年5月份發(fā)表在《哈佛商業(yè)評論》網(wǎng)站上的一篇文章《想要擁有更多創(chuàng )造力,得先計劃好休息時(shí)間段(To Be More Creative, Schedule Your Breaks)中就提到:經(jīng)常切換任務(wù)對創(chuàng )造性工作是有利的(Lu, Jackson G., Modupe Akinola, and Malia F. Mason, 2017)。研究人員通過(guò)將實(shí)驗參與者分成三組,每組都有4分鐘的時(shí)間來(lái)解答兩道難題,只不過(guò),三組人員解答問(wèn)題的方式不一樣:
  • 第一組被指定“連續切換”解題——每30秒受試者就會(huì )被強行要求去解另一道題,也就是在兩道題上停留的時(shí)間均只有30秒,在兩道題上反復這個(gè)過(guò)程。

  • 第二組被指定“任意切換”解題——受試者可以在4分鐘以?xún)茸孕姓瓶卦趦深}上切換的時(shí)間,來(lái)回解答也可以。

  • 第三組被指定“平均切換”解題——受試者被要求花在在第一題上的時(shí)間只能是前2分鐘,后兩分鐘分給第二題。

這三種方式看起來(lái)好像第二種的效率應該最高才對,因為受試者可以自由安排時(shí)間,有思路的時(shí)候可以不被強行打斷,想不出來(lái)的時(shí)候可以隨時(shí)換另一道題做??墒?,出乎意料之外的是,最終的實(shí)驗結果顯示第一組居然有51.4%的受試者將兩道題都做對了,而這個(gè)數據在第二組和第三組是12.5%和14.3%,這可是第一組完爆后兩組的節奏??!

在后續的實(shí)驗中,研究人員在網(wǎng)上招募了一批受試者,要求他們在8分鐘做兩道題,分別是列舉磚頭和牙簽的不同用處,做題的方式和上面實(shí)驗一樣,分成三種:連續切換、任意切換和平均切換。實(shí)驗結果顯示還是第一組的成績(jì)最好。

這是為什么呢?

研究者是這樣解釋的:當人腦過(guò)長(cháng)時(shí)間思考一個(gè)問(wèn)題的時(shí)候,就會(huì )很容易進(jìn)入一個(gè)低效狀態(tài),在這個(gè)狀態(tài)中,你其實(shí)很有可能已經(jīng)沒(méi)有新的想法,這就相當于在一個(gè)沒(méi)有出口的迷宮中不停來(lái)來(lái)回回地走,但是你自己卻很難意識到自己的處境。但如果此時(shí)強制切換你的注意力,你就很有可能從這種狀態(tài)中解放出來(lái),重新找到別的路徑。

另外,我們還可以從“集中思維”和“發(fā)散思維”來(lái)看這個(gè)問(wèn)題。我們知道“集中思維”,其實(shí)就像我們解數學(xué)題,一個(gè)外部信息進(jìn)來(lái),我們就會(huì )迅速在自己的大腦中找到曾經(jīng)相關(guān)的學(xué)習經(jīng)驗為其定位,然后集中注意力思考,找到相應的答案,也就是說(shuō),我們的大腦已經(jīng)將我們每天接收到的信息進(jìn)行了路徑分配,而這也正是“集中思維”的一大弊端,即“定勢效應(Einstellung Effect)”——新信息來(lái)了我們的大腦就會(huì )自動(dòng)調用那些已有的路徑(也叫高速公路)來(lái)解決。

但問(wèn)題就在于,如果有一個(gè)外部信息不屬于我們大腦中的任何一條路徑的時(shí)候,我們就極容易會(huì )像上面說(shuō)的陷入“迷宮”,在已有的路徑中做無(wú)用功。如果這個(gè)時(shí)候我們開(kāi)啟“發(fā)散思維”,讓新信息不局限于之前的“高速公路”,而是將以前互不相通的的路也連接起來(lái),有點(diǎn)像毫無(wú)方向的亂撞,說(shuō)不定就能撞出新的火花。

左為“集中思維”,右為“發(fā)散思維”

上面實(shí)驗中在兩道截然不同的題目中不斷切換就是將之前不相通的道路進(jìn)行連接,重新產(chǎn)生新的無(wú)限種“路徑”,這也就無(wú)形中大大增大了找到正確路徑的可能性。

值得注意的是,這種時(shí)常切換注意力的方法在做創(chuàng )造性工作時(shí),尤其有用~

比如,你可能需要強大的專(zhuān)注力來(lái)讀書(shū),但如果你是寫(xiě)書(shū)、創(chuàng )作,那么,每隔一段時(shí)間切換注意力就是很有必要的啦。

在Tim Harford(《臥底經(jīng)濟學(xué)》的作者,被譽(yù)為“作家中最懂經(jīng)濟學(xué)的,經(jīng)濟學(xué)家中最會(huì )寫(xiě)作”的人)的新作《混亂:改變我們生活的無(wú)序力量(The Power of Disorder to Transform Our Lives)》中提到了這樣一個(gè)現象:如果你仔細想想那些特別多產(chǎn)而且有原創(chuàng )精神的科學(xué)家,你不難發(fā)現他們都有一個(gè)共同特征:同時(shí)在好幾個(gè)領(lǐng)域開(kāi)展研究。比如有的科學(xué)家就是同時(shí)在生物、數學(xué)、化學(xué)物理上進(jìn)行跨學(xué)科研究,他們經(jīng)常能將一個(gè)領(lǐng)域的新思想用到另一個(gè)領(lǐng)域上去,并取得突破和成就。

實(shí)際上,能力越強,越高效的高手就是在需要專(zhuān)注的時(shí)候能高度專(zhuān)注,需要“分心”的時(shí)候能做到有質(zhì)量的“分心”,也就是Tim Harford新書(shū)名字的來(lái)源:序中有亂,亂中有序。

References:

Ophir, Eyal, Clifford Nass, and Anthony D. Wagner. 'Cognitive control in media multitaskers.' Proceedings of the National Academy of Sciences 106.37 (2009): 15583-15587.

David M. Levy(2016).Mindful Tech: How to Bring Balance to Our Digital Lives.Yale University Press. ISBN: 978-0300208313

Cal Newport(2016).Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World.Grand Central Publishing.ISBN: 978-1455586691

Lu, Jackson G., Modupe Akinola, and Malia F. Mason. '“Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation.' Organizational Behavior and Human Decision Processes 139 (2017): 63-75.

Tim Harford(2016).Messy: The Power of Disorder to Transform Our Lives.Riverhead Books.ASIN: B01BD1SU2E
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