輕裝上陣: 減少團隊的啟動(dòng)時(shí)間

作者 Pat Kua譯者 韓鍇 發(fā)布于 2007年12月4日 下午8時(shí)55分

社區

Agile

主題

領(lǐng)導能力,

培訓/認證,

團隊協(xié)作

面對現實(shí)：團隊的變化

在 過(guò)去的幾年里，我和很多團隊一起工作過(guò)，有的時(shí)間很長(cháng)，有的則很短。我注意到在這些團隊中，都面臨一個(gè)相同的問(wèn)題，即團隊的成員總是在變化。通常，任何項目背后的變動(dòng)都會(huì )引發(fā)這樣的改變：比如員工生病或者度假，項目需求增加，出現新的項目或者僅僅是員工希望能改變當前的工作。然而像每日站立會(huì )議、結對編程等這樣的敏捷實(shí)踐，如果沒(méi)有足夠的上下文場(chǎng)景，就無(wú)法提供給新員工以足夠有用的信息。這是因為敏捷實(shí)踐并不能直接提供新團隊成員的學(xué)習需要。因此我建議使用其他一些實(shí)踐以便有效減少新成員的"啟動(dòng)時(shí)間"。

將排隊論（Queuing theory）應用于團隊中

在制造業(yè)中，從訂貨到交貨這段時(shí)間基本上都會(huì )分為四部分，包括：

• 啟動(dòng)（Setup）——產(chǎn)品等待進(jìn)入運作（Run）階段的耗時(shí)。
  
• 運作（Run）——產(chǎn)品從待處理階段進(jìn)入處理階段的耗時(shí)。有時(shí)會(huì )分為處理耗時(shí)和等待耗時(shí)兩個(gè)部分。
  
• 移動(dòng)（Move）——產(chǎn)品轉移到下一個(gè)階段的耗時(shí)。
  
• 等候（Queue）—— 產(chǎn)品進(jìn)入下一個(gè)啟動(dòng)（Setup）階段前的所有耗時(shí)。
  

將相同的概念應用到團隊以及團隊中有新的成員加入的情況時(shí)，你就能得到如下圖所示的結論：

由于從訂貨到交貨這段時(shí)間的后兩部分（移動(dòng)和等候時(shí)間）不會(huì )影響一個(gè)獨立的項目，因此我們的關(guān)注點(diǎn)通常都會(huì )落到前兩部分上（啟動(dòng)和運作時(shí)間）。對于團隊的新成員來(lái)說(shuō)，啟動(dòng)時(shí)間指的就是他能融入團隊并充分發(fā)揮自己能力所花費的時(shí)間。其中，團隊需要吸收并培養新人，教會(huì )他們各種技巧，直到他們可以發(fā)揮自己最大的潛力為止。為這些事情所付出的所有時(shí)間和努力，構成了啟動(dòng)時(shí)間。運行時(shí)間則與成員在項目中工作的效率有關(guān)。

Brook 在他的《人月神話(huà)》中非常詳盡地闡釋了新人加入會(huì )對項目帶來(lái)的影響，尤其是已經(jīng)陷入困境的項目。除了新人了解項目需要花費的時(shí)間外，書(shū)中還強調了伴隨更多 人員的加入，會(huì )產(chǎn)生更多溝通的開(kāi)銷(xiāo)。提攜培訓新人還會(huì )進(jìn)一步拖延項目的進(jìn)度。用于與其他團隊成員溝通的開(kāi)銷(xiāo)通常會(huì )延續在完整的項目過(guò)程中。綜上所述，新員 工加入由此產(chǎn)生的總開(kāi)銷(xiāo)可以下面的圖表表示：

大多數過(guò)程都致力于促進(jìn)團隊的通力合作，幫助降低項目運營(yíng)的開(kāi)銷(xiāo)。但是它們都忽略了一件事，減少新人用于熟悉環(huán)境所需的時(shí)間——比如，新成員多快可以加入到團隊中，或者團隊處理成員變更的能力有多強。

敏捷實(shí)踐關(guān)注運行時(shí)間，而非啟動(dòng)時(shí)間

"學(xué)習"對于每一種敏捷方法論都是不可分割的一部分。其中大多數都關(guān)注于短期的反饋環(huán)、進(jìn)行自我反省以及強調持續改進(jìn)。

但是，每個(gè)新進(jìn)入項目的人在進(jìn)入項目一段時(shí)間后，對學(xué)習的需求會(huì )變得大相徑庭。

對于新的團隊成員來(lái)說(shuō)，消化信息的過(guò)程通常會(huì )帶來(lái)更多的問(wèn)題。像在Scrum站立會(huì )議上說(shuō)的“我昨天做了……”這種話(huà)，會(huì )觸發(fā)新人更多的問(wèn)題，比如“他 們在說(shuō)什么，這與我所了解的又有什么聯(lián)系呢？”結對編程的效果也會(huì )有變化，如果結對的那個(gè)新人對整個(gè)項目有個(gè)大致的了解，效果會(huì )好些；但如果只是面對一個(gè) 接一個(gè)的User Story，效果就會(huì )很差，畢竟此時(shí)窺一斑而難以見(jiàn)全豹。我曾經(jīng)見(jiàn)到過(guò)，當面對大量瑣碎的信息碎片，也沒(méi)有一條明確的線(xiàn)索將它們串連到一起時(shí)，很多團隊的新員工都會(huì )感到很沮喪。

新人需要學(xué)習的主要內容是關(guān)于項目的概貌（larger context）。他們要找到應該了解的知識，逐步理解領(lǐng)域相關(guān)的詞匯表，并融入團隊及其文化。項目越復雜，加入的人數越多，這個(gè)階段就需要持續更長(cháng)的時(shí)間。

了解了項目的概況之后，就要學(xué)習一些更加深入的知識了。有了概況中包含的信息，其他信息就變得更容易被接受了。每日站立會(huì )議、結對編程、測試驅動(dòng)開(kāi)發(fā)等這些 敏捷實(shí)踐，它們提供的所有信息只有放在一個(gè)更大的場(chǎng)景中才會(huì )真正有用。前述的這些敏捷實(shí)踐并不會(huì )直接關(guān)注團隊新成員的不同的學(xué)習需求。你應該怎么做？答案 是：應用其他特定的實(shí)踐來(lái)減少新團隊成員的“啟動(dòng)時(shí)間”。

利用“提攜(onboarding)策略”減少使用時(shí)間

下面簡(jiǎn)要地列出了一些技術(shù)，在我的團隊中，新員工們發(fā)現這些有助于幫助他們掌握必要的上下文場(chǎng)景，來(lái)理解其他敏捷實(shí)踐提供的信息：

• 預備Email——在新員工加入前，給他們發(fā)一封Email，解釋一下項目的背景，這樣他們在正式工作前就可以先閱讀一些資料，或者鍛煉并學(xué)習與項目相關(guān)的技能和知識。

• 業(yè)務(wù)問(wèn)題的大視野——開(kāi)一個(gè)會(huì )，告訴新成員項目背后的價(jià)值以及驅動(dòng)力。讓他們一點(diǎn)點(diǎn)地熟悉領(lǐng)域相關(guān)的術(shù)語(yǔ)，并把他們的工作放在一個(gè)更大的上下文環(huán)境中。
  

• 具化架構——圖表可以很好地用于將瑣碎的概念放到更大的概念中。以此來(lái)將討論聚焦在匯集知識和分析這些知識如何相互關(guān)聯(lián)上面。
  

• 項目問(wèn)題透明——坦誠地公布團隊已知的需要改進(jìn)的領(lǐng)域。要關(guān)注如何提高、并制定計劃，而不是一味地看到問(wèn)題有多糟糕。
  

• 細小的任務(wù)——將一件龐雜的工作劃分為大量細小的任務(wù)，以便新的團隊成員不需要很多麻煩就能理解項目團隊成員正在做些什么。確保每項任務(wù)都能在相對獨立的條件下完成。

• 互相學(xué)習——讓角色相似的人們一同工作，來(lái)分享他們學(xué)到的新知識和任何可能對其他人有用的技巧。這類(lèi)會(huì )議應該集中在技能的學(xué)習與共享上。

• 從學(xué)生到老師——嘗試讓新成員去幫助其他的團隊成員。讓新成員向其他的團隊成員解釋概念，這樣既能鞏固他們所學(xué)的知識，又能提高他們的思考方法。
  

• 尊重個(gè)人的差異——讓學(xué)習的過(guò)程適合每個(gè)人。使用圖表、文檔、CRC卡或者任何事物，幫助他們更好地構建出項目的整體圖景來(lái)。
  

• 放手一搏——給予每個(gè)成員以足夠的空間，讓他們在一個(gè)安全的環(huán)境里犯錯。有些教訓如果是自己學(xué)習的，印象將更加深刻。

團隊成員在不同項目間輪換不再困難

敏捷實(shí)踐強烈推崇“學(xué)習”，但是它們只關(guān)注減少“運行時(shí)間”，而非“啟動(dòng)時(shí)間”，因此對于團隊的新成員來(lái)說(shuō)，敏捷并不是非常有效。理解了新成員對學(xué)習的不同需求后，就可以使用一些特定的“提攜策略”，直接解決問(wèn)題。然后采用其他實(shí)踐持續減少“啟動(dòng)時(shí)間”。

大多人在加入新公司時(shí)都會(huì )經(jīng)歷一些入職的程序。你在項目使用的那一套有多有效呢？

關(guān)于作者

Patrick Kua是ThoughtWorks公司的軟件開(kāi)發(fā)工程師、培訓導師和教練。Patrick熱情地為他所在的團隊創(chuàng )造價(jià)值，對于那些盡情享受生活的人， Patrick也會(huì )熱情對待。他相信，如果能把喜歡的事情和事業(yè)結合到一起，就會(huì )變得更好。在過(guò)去三年半的時(shí)間里，他指導、領(lǐng)導并參與了很多實(shí)踐敏捷的團 隊。

查看英文原文：A Leaner Start: Reducing Team Setup Times