近日，筆者負責的ERP實(shí)施陷入困境，項目前途境況慘不忍睹，面臨要下線(xiàn)暫停的窘境。在ERP實(shí)施的過(guò)程中筆者有喜悅，有痛苦，有成功，也有教訓，但更多的是淚水。ERP實(shí)施成為我心中的最痛，其原因到底是什么呢?這里是筆者對所負責的ERP項目實(shí)施失敗的總結、分析和思考。
一.項目匆匆上馬 缺乏風(fēng)險認識
在開(kāi)始時(shí)候，筆者作為ERP項目經(jīng)理從選型，到商務(wù)，到組織實(shí)施都存在著(zhù)一定程度的盲目性，并且沒(méi)有充分認識到ERP項目是一個(gè)管理項目，而不僅僅是IT技術(shù)項目。當然也就沒(méi)有認真地分析企業(yè)現狀和經(jīng)營(yíng)管理上的問(wèn)題，更沒(méi)有從流程管理的角度去確定業(yè)務(wù)需求，也沒(méi)有設定切實(shí)可行的實(shí)施目標，從而對ERP項目產(chǎn)生的風(fēng)險也沒(méi)有一個(gè)正確的認識和預估。老板就曾經(jīng)為公司ERP項目大發(fā)雷霆：“既然風(fēng)險無(wú)處不在，為什么我們在ERP實(shí)施還對項目風(fēng)險不以為然”。
通常人們在考慮ERP風(fēng)險因素時(shí)，一般著(zhù)重實(shí)施過(guò)程中眾多因素的分析，而往往忽視項目啟動(dòng)前和實(shí)施完成后ERP系統潛在的風(fēng)險，匆忙上馬的ERP項目往往會(huì )對風(fēng)險估算不足。項目風(fēng)險是指在項目活動(dòng)中不可預期的潛在可能性。對于ERP項目而言，風(fēng)險存在于項目的全過(guò)程，包括項目規劃、項目準備、實(shí)施過(guò)程和系統運行。歸納起來(lái)，ERP項目的風(fēng)險主要有以下幾方面：
?、偃狈σ巹澔蛞巹澆缓侠盹L(fēng)險認識;企業(yè)在實(shí)施ERP過(guò)程中，一般著(zhù)重于實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險因素分析。對于ERP項目而言，風(fēng)險涵蓋項目組織的整個(gè)過(guò)程，總體規劃設計的合理與否直接關(guān)系到項目的成敗。
?、诓糠指邔宇I(lǐng)導高估了ERP的作用，認為ERP的上線(xiàn)運行就能解決企業(yè)的所有問(wèn)題，一旦發(fā)現ERP的實(shí)現還需要做很多的基礎數據和業(yè)務(wù)流程梳理、管理措施配套、組織架構調整等，就擔心打破了原有的運營(yíng)平衡會(huì )出現失控的局面，并覺(jué)得難以接受或拒絕改變。
?、蹖ο到y啟用后暫時(shí)的低潮缺乏心理準備，大部分ERP項目對企業(yè)構架的改變是革命性的，這不僅僅是技術(shù)轉型，它很大程度上改變了一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、企業(yè)文化、企業(yè)知識以及工作環(huán)境。因此，項目上線(xiàn)后隨之而來(lái)的適應期是不可避免的。有研究表明，甚至那些在實(shí)施階段非常順利的項目，也無(wú)法避免新系統啟動(dòng)后的適應期。如果執行得當，那么這種負效果可以減低到最小，而且在最短的時(shí)間內消除。但在筆者所負責的ERP項目，當前路茫茫，毫無(wú)頭緒時(shí)就失去信心，現在回想起來(lái)也讓筆者感到汗顏。
二.需求多變，項目失敗根源
作為公司ERP項目負責人，給我印象最深刻的，也是最讓我頭痛的考驗是ERP項目上線(xiàn)的最后期限總是一延再延，導致預算超支、老板不滿(mǎn)、團隊人心渙散。其原因分析起來(lái)主要是軟件功能無(wú)法滿(mǎn)足公司需求，不停的開(kāi)發(fā)、修改浪費了大量時(shí)間和資金，需求多變和不斷的二次開(kāi)發(fā)成為我在這個(gè)ERP項目實(shí)施中揮之不去的夢(mèng)魘和永遠的痛。
當需求不確定的時(shí)候，ERP項目上線(xiàn)必須趕在最后期限內完成，但是這無(wú)異于自欺欺人。因此，實(shí)施團隊總是一而再再而三地貽誤項目期限。實(shí)際上，每個(gè)ERP項目實(shí)施負責人總是想盡自己最大的能力把項目做得最好最完美，這種初衷是好的，但往往結果不盡如人意。當ERP項目不能如期完成時(shí)，撲面而來(lái)的指責、財務(wù)壓力、會(huì )使整個(gè)項目組都疲憊不堪。
由于公司經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化，為了應對公司業(yè)務(wù)、流程、環(huán)境和市場(chǎng)的變化，刪減、增加或者改變ERP項目需求時(shí)有發(fā)生。例如，新的業(yè)務(wù)需求被提出;原先的需求調研考慮不周;業(yè)務(wù)的流程改弦更換等，而且軟件技術(shù)通常也會(huì )帶來(lái)更多的需求變化。因此，正常來(lái)說(shuō)需求不斷發(fā)生變化，這對任何ERP項目來(lái)說(shuō)都是不可避免的狀況。但當項目需求出現大變動(dòng)時(shí)，新增加的大量功能往往會(huì )直接導致項目貽誤項目期限。這個(gè)時(shí)候，特別是在項目后期增加需求往往會(huì )使項目進(jìn)度變的非常糟糕。
一直以來(lái)，需求的變更和蔓延被認為是ERP項目實(shí)施過(guò)程中最大的風(fēng)險之一。需求的蔓延會(huì )導致ERP工期一再推遲和投資一再追加，到頭來(lái)項目被拖垮，項目經(jīng)理像溫水里的青蛙被煮死了。因此，在ERP實(shí)施過(guò)程中，當每一種需求和預期的相差一點(diǎn)點(diǎn)，積累起來(lái)就足以導致項目貽誤期限。
三.數據管理缺陷 加速深陷泥潭
在企業(yè)實(shí)施ERP系統的過(guò)程中，存在著(zhù)一個(gè)巨大的技術(shù)管理問(wèn)題，就是未能有效地進(jìn)行基礎數據的管理，這是導致ERP實(shí)施失敗的重要原因。
一般來(lái)說(shuō)，都會(huì )存在以下三方面的數據問(wèn)題：①數據輸入不規范，同一部門(mén)不同的成員有不同的數據輸入格式，造成數據不統一。②數據操作權限混亂，從而存在數據來(lái)源多，同一業(yè)務(wù)在不同部門(mén)的賦值不同。③企業(yè)本身一些業(yè)務(wù)不規范，沒(méi)有及時(shí)形成業(yè)務(wù)數據，導致在系統中的數據不完整。
四.人際關(guān)系紛爭，成項目殺手
在實(shí)施ERP項目的過(guò)程中，人際關(guān)系問(wèn)題不可避免發(fā)生。這也是一個(gè)頭痛的考驗。ERP項目跟其它項目最大的不同就是人的因素對項目影響很大。對人際關(guān)系處理不當，會(huì )導致有些員工辭職、員工間合作不愉快、士氣低下，出現爭權奪利、自保反抗的局面，甚至引發(fā)無(wú)謂的口水戰，以及各個(gè)層面上的政治紛爭。
由此而引發(fā)的其他問(wèn)題將會(huì )浮出水面，包括質(zhì)量不過(guò)關(guān)及貽誤最終期限等。人際關(guān)系處理不當會(huì )在項目實(shí)施過(guò)程中的產(chǎn)生協(xié)作不利，這往往是拖住項目工期的軟繩索。人際關(guān)系問(wèn)題擺在桌面上有點(diǎn)說(shuō)不清道不明，實(shí)際上卻極富韌性。不僅拖住了工期，甚至阻礙了進(jìn)程，是項目進(jìn)度的有力殺手。在我所負責的ERP實(shí)施項目中，人際關(guān)系的復雜性超過(guò)我的預估范圍，常常讓我陷入象老鼠跑進(jìn)風(fēng)箱一樣，兩頭受氣，兩頭都不是人，只能夾著(zhù)尾巴做人。
五.實(shí)施標準缺乏，執行隨意性強
ERP失敗的原因實(shí)在是太多了，而歸根到底最本質(zhì)之一的是隨意性。軟件廠(chǎng)商開(kāi)發(fā)的隨意，實(shí)施團隊的隨意實(shí)施。在項目實(shí)施過(guò)程中的標準缺位是讓ERP項目“隨意性”過(guò)大的主要原因之一。
?、貳RP項目實(shí)施標準缺乏。由于行業(yè)的專(zhuān)業(yè)性以及企業(yè)應用的特殊性，在很多行業(yè)應用中，很難有通用的解決方案，而往往要根據實(shí)際的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行實(shí)施設計和開(kāi)發(fā)。在這種情況下，產(chǎn)品的選擇、技術(shù)的選擇、實(shí)施的方式、項目管理的方法都很難拿一個(gè)統一的標準衡量，最后項目陷入困境了，該如何評定難以定論。
?、贓RP項目驗收評估標準難以量化。項目是否成功，要看最后系統是否能順利運行，看用戶(hù)是否用得起來(lái)，是否能成功驗收，這是關(guān)鍵，但同時(shí)也很模糊。對于客戶(hù)來(lái)說(shuō)“驗收的隨意性”是一個(gè)非常嚴重的禍害。根源在于客戶(hù)有時(shí)也不清楚自己要什么，客戶(hù)不知道或根本就沒(méi)有制定階段目標和驗收標準。最后有可能80%的時(shí)間都在關(guān)注一些小問(wèn)題上，而對關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的驗收卻忽視了。從而每個(gè)環(huán)節的人都不知道輕重緩急，溝通又沒(méi)有傳達到位，于是大家各自為政，一到驗收交接的時(shí)候就容易出問(wèn)題了。
六.項目管理失控，執行人浮于事
項目控制能力是ERP項目的基石，如果項目控制能力不足，項目就會(huì )無(wú)立足的基石，變成無(wú)源之水，就注定項目要失敗。項目團隊是實(shí)施ERP項目的主體，項目失敗項目經(jīng)理和項目團隊無(wú)疑負有不可推卸的責任。為了發(fā)揮ERP項目基石的作用，項目經(jīng)理必須把好兩個(gè)關(guān)，第一個(gè)是項目控制，另一個(gè)是需求調查，分析和確認。
項目控制包括整體項目、子項目、項目里程碑、以及人員任務(wù)等的控制。項目控制的難點(diǎn)主要在于如何使項目組所有成員實(shí)時(shí)了解整個(gè)項目中的每一個(gè)細節，包括自己和項目伙伴，以便項目團隊能合理編制控制計劃和監控實(shí)施的過(guò)程。然而絕大多數項目由于缺乏有效溝通和高效控制體系很難做到這一點(diǎn)。
①項目管理措施不到位。
因為公司高層沒(méi)有直接參與ERP項目的實(shí)施，造成的推動(dòng)力不夠。面對缺乏執行力的措施，項目組的推動(dòng)力就容易缺失。在沒(méi)有一個(gè)熟悉業(yè)務(wù)、能協(xié)調企業(yè)資源、理解ERP實(shí)施方法的項目實(shí)施小組，再加上面對實(shí)施初期大量的基礎數據整理沒(méi)有思想準備的責任部門(mén)，都會(huì )使ERP項目的實(shí)施進(jìn)程時(shí)續時(shí)斷;或使業(yè)務(wù)現場(chǎng)的動(dòng)態(tài)數據不能及時(shí)、準確、有效地采集等。筆者認為在項目實(shí)施中配套措施不得力、不到位，是導致ERP項目拖延、乃至失敗的重要原因。
②項目進(jìn)度失控
項目進(jìn)度控制主要包括時(shí)間安排、任務(wù)安排、進(jìn)度變化調整。當項目缺乏進(jìn)度控制而不能發(fā)揮團隊力量推進(jìn)項目時(shí)，進(jìn)度計劃的實(shí)施就難以得到保障。因此，大多數ERP項目失敗的主要原因就是在于項目進(jìn)度很難按計劃進(jìn)行。
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項目實(shí)施的目的是在一定的時(shí)間范圍內，以合理的成本投入完成既定的項目目標。在整個(gè)項目生命周期中，項目經(jīng)理要綜合考慮項目環(huán)境和項目?jì)r(jià)值，以便投入合理的人力、物力以盡可能低的成本完成ERP項目。但實(shí)際的ERP項目實(shí)施中，往往項目成本超出預算而又沒(méi)有很好的實(shí)施效果。當項目在成本投資過(guò)大時(shí)，往往會(huì )造成直接經(jīng)濟損失而造成ERP項目失敗或暫停。
④項目質(zhì)量失控
項目實(shí)施的質(zhì)量是公司和項目成員最為關(guān)注的問(wèn)題，項目實(shí)施的質(zhì)量得到充分認可是項目成功的必要條件，項目質(zhì)量的控制標準制定和公司對質(zhì)量標準認同也是項目實(shí)施過(guò)程中的難點(diǎn)之一。項目質(zhì)量控制不力會(huì )使項目基本無(wú)法推進(jìn)，形成ERP項目因質(zhì)量而失敗。
⑤項目例會(huì )制度名存實(shí)亡
筆者公司和軟件廠(chǎng)商在ERP項目實(shí)施中制定了詳細的項目實(shí)施計劃，并確定了具體的階段目標。根據這些計劃和目標，規定在項目實(shí)施期間，項目負責人每半個(gè)月召集一次ERP項目例會(huì )。會(huì )上各業(yè)務(wù)部門(mén)匯報項目進(jìn)度和遇到的問(wèn)題，共同協(xié)商解決方案和協(xié)調各種關(guān)系。初衷是例會(huì )上確定的方案在下次例會(huì )時(shí)檢查落實(shí)情況，并把ERP項目實(shí)施進(jìn)度和成果與部門(mén)和相關(guān)人員的考核掛鉤。
如果例會(huì )制度能夠堅持不懈的執行，使項目管理落到實(shí)處，應該說(shuō)是能為項目成功提供保證。但因為各種原因例會(huì )制度沒(méi)有很好的執行，從而使項目處于失控狀態(tài)，成為筆者感受最深的一個(gè)痛惜之處。
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還有一個(gè)頭痛的考驗就是，我們在ERP項目中常常聽(tīng)到這種言論：“別把時(shí)間浪費在什么進(jìn)度報告上了，實(shí)實(shí)在在地干活才是最重要的。”這種言論背后的觀(guān)點(diǎn)聽(tīng)起來(lái)都是非常正確的。然而，在宣布進(jìn)度報告完全無(wú)用武之地之前，我們還須從以下幾個(gè)方面多加考慮。首先，如果出了問(wèn)題，必須依靠這些報告工具來(lái)解決。其次，如果沒(méi)有這些工具，當你知道有問(wèn)題出現的時(shí)候已經(jīng)悔之晚矣了。
由于缺乏有效的ERP項目報告工具，在那些沒(méi)有向ERP項目團隊進(jìn)行過(guò)匯報或溝通的領(lǐng)域內，鐵定會(huì )出現問(wèn)題。如能較早發(fā)現這些問(wèn)題，也許能夠將其克服。但是，缺乏報告工具通常意味著(zhù)這些征兆將被忽視，直到問(wèn)題出現時(shí)已經(jīng)太遲了。
古人云：愛(ài)之切，痛之深。筆者對ERP項目實(shí)施成功存在著(zhù)欣切期望，但因為各種各樣的原因和失誤，最終聚集成筆者ERP實(shí)施的心中最痛。
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